2.2　工作表內(nèi)容的不規(guī)范操作

有沒有碰到這些情況：好不容易請(qǐng)教別人學(xué)到了一個(gè)公式，但是用在自己的表中卻發(fā)現(xiàn)返回的結(jié)果是錯(cuò)誤的；明顯兩個(gè)表中都有同一個(gè)人，但是這個(gè)人的信息卻引用不過來；明明表格中是數(shù)字，卻不能進(jìn)行運(yùn)算；在應(yīng)用篩選、排序、條件格式等功能時(shí)，總是不能順利地得到想要的結(jié)果；請(qǐng)教別人函數(shù)公式時(shí)，他給你編輯的公式很長，末了還說一句如果格式改成什么樣，還可以用更簡短的某公式……有沒有想過為什么會(huì)出現(xiàn)這些情況？表格內(nèi)容的不規(guī)范，是影響數(shù)據(jù)處理的又一大因素。

2.2.1　空格的濫用

在兩個(gè)字的名字中間加入空格與三個(gè)字的名字對(duì)齊、連續(xù)敲入空格代替居中、加入空格進(jìn)行右對(duì)齊……這些是經(jīng)常會(huì)見到的操作，尤其是加入空格對(duì)齊名字，甚至在輸入內(nèi)容過程中也會(huì)一不小心輸入空格。我認(rèn)為在Excel的操作中，空格是很少出現(xiàn)的，尤其是在數(shù)據(jù)源表格中，空格是絕對(duì)不能出現(xiàn)的。我們來看“張三”和“張三”，雖然他們是一個(gè)名字，但是在Excel中，空格也是一個(gè)字符，所以Excel判斷“張三”和“張三”不是同一個(gè)人。

圖2-19所示為要查找“武博”的實(shí)發(fā)工資，在M2單元格中輸入公式“=VLOOKUP（L2，$B$2：$J$9，9，0）”，返回的結(jié)果為錯(cuò)誤值#N/A。

Excel是根據(jù)設(shè)定程序來判斷信息的，它不像我們可以自動(dòng)過濾一些錯(cuò)誤信息，要想讓Excel按我們的要求來“做事”，也必須符合它的一些“規(guī)則”。如果碰到數(shù)據(jù)源表格中有空格或其他人給你的數(shù)據(jù)中有空格，可以試試用查找替換將空格全部去除。

2.2.2　日期格式不規(guī)范

日期格式不規(guī)范，可以說是很多人常犯的錯(cuò)誤，在前面也講到了，Excel是按設(shè)定程序來判斷信息的，它不能自動(dòng)過濾一些錯(cuò)誤信息。在Excel中表示年、月、日的日期格式，一般用“-”或者“/”做連接符時(shí)是正規(guī)的，其他的用“.”、“、”或者八位日期表達(dá)（如20140622）等都是不正規(guī)的用法，雖然日期格式中還有其他用法，但建議還是用這兩種格式。而用“-”或者“/”做連接符的日期，可能還會(huì)有文本型日期格式，也是需要多加注意的。

在Excel表格中出現(xiàn)不規(guī)范的日期格式，無論是篩選、排序、數(shù)據(jù)透視表還是公式計(jì)算等，都會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤的信息，必須將這些不規(guī)范的格式規(guī)范后才能參與統(tǒng)計(jì)運(yùn)算。圖2-20所示為常用的正確和錯(cuò)誤的日期格式。

想讓所有人都按一個(gè)格式輸入日期，可以培養(yǎng)所有人的操作意識(shí)、在表格中進(jìn)行提醒、設(shè)置數(shù)據(jù)有效性對(duì)輸入內(nèi)容進(jìn)行限定，無論表格內(nèi)容是一個(gè)人輸入還是多人輸入，都將按同一格式進(jìn)行輸入。

2.2.3　數(shù)字格式不規(guī)范

在Excel中，數(shù)值分為文本型數(shù)字和數(shù)值型數(shù)字，文本型數(shù)字不能參與計(jì)算，因?yàn)樗鋵?shí)就是文本，只不過表現(xiàn)出來的是數(shù)字；數(shù)值型數(shù)字能參與各種計(jì)算。在輸入過程中，很少出現(xiàn)文本型數(shù)字的情況，但從各種軟件導(dǎo)出的數(shù)據(jù)中容易出現(xiàn)文本型數(shù)字。但凡事都有例外，有時(shí)會(huì)將設(shè)置文本格式的范圍擴(kuò)大、復(fù)制文本型數(shù)字到新的表格中，將文本型數(shù)字輸入本應(yīng)該輸入數(shù)值型數(shù)字的單元格中，導(dǎo)致計(jì)算出現(xiàn)錯(cuò)誤。圖2-21所示為文本型數(shù)字和數(shù)值型數(shù)字參與計(jì)算的結(jié)果。

2.2.4　名稱表達(dá)不統(tǒng)一

在輸入內(nèi)容時(shí)，不僅要讓看表格的人能懂，還要讓Excel明白，例如“北京大學(xué)”和“北大”、“大專”和“專科”等，我們認(rèn)為是一樣的內(nèi)容，因?yàn)楸究埔粋€(gè)事物會(huì)有多種稱呼，但這在Excel里是行不通的，必須內(nèi)容完全一致，甚至是部分?jǐn)?shù)據(jù)格式一致才能被它認(rèn)為是同一內(nèi)容。名稱表達(dá)的不統(tǒng)一，對(duì)排序、篩選、公式引用、數(shù)據(jù)透視表等都造成不便，如在人事信息表中，有“大專”和“專科”兩個(gè)名稱，對(duì)學(xué)歷排序時(shí)，發(fā)現(xiàn)輸入“大專”的會(huì)排在一起，輸入“專科”的會(huì)排在一起，還需要將“大專”和“專科”的匯總到一起才能顯示專科學(xué)歷人員的所有信息，如圖2-22所示，同樣篩選、公式引用、數(shù)據(jù)透視表等也會(huì)出現(xiàn)這樣的問題。

避免名稱表達(dá)不統(tǒng)一的出現(xiàn)，可以用數(shù)據(jù)有效性限定輸入或制作下拉菜單限定輸入，也可以做一個(gè)輸入說明，讓其他人輸入時(shí)明白如何輸入。

2.2.5　多類數(shù)據(jù)混用

數(shù)據(jù)源表格輸入的是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，同一類的數(shù)據(jù)輸入一行或列中，不同類的數(shù)據(jù)要分行或分列存儲(chǔ)，如統(tǒng)計(jì)勞動(dòng)合同起止時(shí)間，用一列輸入勞動(dòng)合同開始時(shí)間，再用一列輸入勞動(dòng)合同結(jié)束時(shí)間，而不是用一列直接輸入勞動(dòng)合同開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間。Excel和Word不同，Word是文字處理，Excel是數(shù)據(jù)處理，如果勞動(dòng)合同開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間放在一個(gè)單元格，統(tǒng)計(jì)員工簽訂勞動(dòng)合同年限、續(xù)簽勞動(dòng)合同日期等都將很不方便，如圖2-23所示。

越是基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)，就越能統(tǒng)計(jì)更多的信息，對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)每個(gè)人都有自己的想法和思路，或者不同時(shí)間有不同的數(shù)據(jù)需求，但是統(tǒng)計(jì)最基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)，無論怎樣的想法、思路或需求，都可以依據(jù)數(shù)據(jù)源表格得到自己想要的數(shù)據(jù)。所以不同類別的數(shù)據(jù)不能保存在一個(gè)單元格中，分解成最基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)才是硬道理。

2.2.6　批注的不正確應(yīng)用

批注是對(duì)單元格進(jìn)行注釋，批注是給單元格提供更多有用的信息，但往往會(huì)用批注輸入一些特定的內(nèi)容或者工作表中沒有的項(xiàng)目。批注是不能參加數(shù)據(jù)計(jì)算的，批注應(yīng)用范圍的擴(kuò)大化，讓有的人將批注當(dāng)作單元格來用，隨著批注越來越多，我們根本沒有那么多精力去看那些批注，而且要統(tǒng)計(jì)批注里的內(nèi)容時(shí)才發(fā)現(xiàn)工作量很大。

如圖2-24所示，在設(shè)計(jì)人事信息表時(shí)，沒有考慮統(tǒng)計(jì)員工技術(shù)職稱這一項(xiàng)，統(tǒng)計(jì)時(shí)為了不破壞原來的表格結(jié)構(gòu)，在姓名單元格中對(duì)技術(shù)職稱進(jìn)行了批注。我們要統(tǒng)計(jì)所有工程師職稱證書時(shí)，才發(fā)現(xiàn)這是一個(gè)很大的工作量，而且也沒有證書取得時(shí)間和專業(yè)，如果員工想申報(bào)更高一級(jí)的技術(shù)職稱時(shí)，需要他自己注意時(shí)間。人力資源部門在此項(xiàng)工作中并沒有起到引導(dǎo)員工技能提升、考取各類證書的作用。

批注被應(yīng)用得太廣泛，不可能一一舉例說明，在數(shù)據(jù)源表格中盡量少用或者不用批注，用的時(shí)候也要注意是用它來進(jìn)行注釋的，而不是存儲(chǔ)一些信息。