2.1　表格結構的不規范操作

有沒有碰到過這些情況：選取部分數據區域的時候不能選取，結果選取了更大的數據區域；對某一列排序的時候出現錯誤提示；用數據透視表的時候發現不能創建；用函數公式的時候會出現錯誤結果等，看著別人操作得那么熟練，到自己操作時為什么就不行了呢？表格結構不規范，是影響數據處理的一大因素。

2.1.1　多行表頭的不規范應用

在設計表格的時候，有人會習慣地將標題先分大類，再分明細，這樣就造成了多行表頭。在文字描述中，這樣的思路很清晰，但是這是設計數據源表格，它和文字描述的思路還是不同的。如圖2-1所示，這是一份人事信息表中的一部分，此表格中用了兩行表頭。前面介紹了，數據源表格存儲的是基礎的數據，我們沒必要去對這些基礎數據進行分類，而且數據源表格本身就是自己看的，我們所要的各項數據是從數據源表格中提取、匯總、分析出來的，可以說數據源表格本身不能拿來即用。

多行表頭可以應用，但是在數據源表格中一定不能應用，因為在Excel默認的規則里，第一行是標題行，這樣設計會給我們的操作帶來一定的麻煩。

危害一：影響分類匯總。如圖2-2所示，做分類匯總時，選定匯總項時，只出現第一行的標題，第二行的標題不會出現。

危害二：應用表格標題行出錯。如圖2-3所示，應用表格時，標題行是第一行，但大部分標題都在第二行。

危害三：應用數據透視表出錯。如圖2-4所示，在創建數據透視表時，會出現錯誤的提示，數據透視表的字段名無效。

2.1.2　小計行、合計行的不規范應用

在我工作后的很長一段時間，我都認為很多統計表格加入小計或合計是很美觀的，那時候一直琢磨在一張表中盡可能地加入更多的數據和匯總分析，以便讓領導能看到。畢業當年，公司十幾個班組進行了考核，為了對比各個班組的平均成績，我在各個班組后面插入一行得分小計，并加入了平均分，如圖2-5所示。我將每個班組的成績進行匯總并計算平均分，這樣一行行地插入、計算、加粗，做完后很有成就感。這樣的操作，浪費了大量的時間不說，到后面又要統計成績總排名和員工在各班組的排名，這時我才吃到了苦頭，但是這次依然沒有改正，直到有一天我看了一個分類匯總的介紹才知道Excel還有這個功能。

數據源表格設計的一個特點是不用或盡量少用通過計算得到的數據，小計行或合計行的出現，是不符合數據源表格設計原則的，而數據源表格中人為地出現小計行或合計行，更是浪費了我們大量的時間。想要得到匯總數據，可以通過公式、數據透視表等方法在一張新表中匯總統計，或者通過分類匯總在數據源工作表中進行匯總，看完結果后還可以快速地恢復原狀。

Excel的功能是很強大的，如果在匯總分析表格的過程中，出現了大量手工計算或者操作時，就應該停下來想一想有沒有簡單一些的辦法，如果繼續做下去，出錯的可能性是非常大的。

2.1.3　合并單元格的不規范應用

合并單元格在Excel應用中很廣泛，在數據源表格中合并單元格，嚴重阻礙了數據匯總分析，稱它為“表格操作殺手”毫不夸張。剛參加工作時接觸Excel，看著諸多的同類項，我也總是不由自主地合并單元格，工作沒多久就有人告訴我“合并單元格的操作盡量不要出現”，那時還一知半解，因為本身對Excel的各項操作、數據透視表、函數等都不是太了解。隨著我操作Excel越來越熟練，才發現合并單元格的“危害”不是一星半點。圖2-6所示為5月份培訓實施表，我們通過此表來講解合并單元格的一些危害。

危害一：影響選取數據區域。如要選取品質部人員參加的培訓內容，應該選擇A1：F14數據區域，選擇這個區域時就會擴展到A1：F16區域，因為合并單元格的存在，我們不能選擇合并單元格的一部分，Excel會自動擴展到整個合并單元格，這樣就會為我們的操作帶來不便。

危害二：影響排序。培訓時間因為沒有按時間順序錄入，如果按時間進行升序排列，就會出現如圖2-7所示的提示框，最終得不到想要的結果。

危害三：影響篩選。合并單元格后，數據只保存在合并單元格區域的首行或首列，如圖2-8所示。所以用篩選時，也只能篩選到合并單元格首行的信息，如圖2-9所示，我們篩選生產部人員參加的培訓，結果只顯示15行一條信息，16行的信息沒有顯示，因為E16單元格為空值。

危害四：數據透視表不能統計正確信息。如圖2-10所示，用數據透視表統計各部門參加培訓的人次，結果顯示技術部、生產部和品質部分別為1人，與實際情況不相符。

危害五：應用表格出錯。如圖2-11所示，應用表格后，合并單元格會被取消，原來做的合并單元格的工作被表格打回原形。

危害六：其他危害。除了上述的幾種危害，在有合并單元格的情況下，我們不能隨意地移動某一行的數據；因為合并單元格后數據在第一行或第一列，所以用公式查找引用數據時，會經常出錯；在合并的項目較多且有分頁情況出現時，打印出來的內容前一頁會有項目，而后一頁是空白，沒有項目。

綜上所述，在數據源表格中一定不能出現合并單元格的情況，以免影響后續的各種操作。

2.1.4　人為產生隔斷的不規范應用

除了用多行表頭、合并單元格將相同或相似的項區分開，用空行或空列產生隔斷的方式也是經常出現的一種應用。不得不承認，有時候用空行或空列隔斷并填充底色或底紋的方式讓表格看起來很漂亮，但是漂亮的表格并不能為后期處理數據帶來便利，反而造成很大的影響。

圖2-12所示為人事信息表，我們通過此表講解一下人為產生隔斷的危害。

危害一：不能全選數據。我們大家都知道快捷鍵【Ctrl+A】是全選，如果將鼠標定位在數據表中的任意單元格，按快捷鍵【Ctrl+A】，只能選定沒有隔斷分開的數據，如圖2-13所示。

危害二：影響排序。按某一列進行排序，排序的數據只針對沒有隔斷分開的數據，如圖2-14所示，將序號降序排列，H2：K20區域的數據根本沒有變化。

危害三：影響數據透視表操作。在操作數據透視表時，只需將鼠標定位在有數據的任意單元格中，插入數據透視表，會默認全選有數據的區域，但是有隔斷的情況下，只能選取沒有隔斷分開的數據，如圖2-15所示。假定將數據全選以后，插入數據透視表，會提示如圖2-16所示的錯誤信息（橫向的隔斷不提示）。

危害四：其他危害。有橫向隔斷并且進行篩選時，只能篩選隔斷以上的數據，不能篩選隔斷以下的數據；用函數引用表中部分內容時，有可能也會將隔斷那一列引用過來，還需手動空列；如果隔斷再合并單元格的話，還會出現2.1.3節所列的危害情況。

2.1.5　隱藏行或列的不規范應用

隱藏行或列危害不大，但讓人抓狂；對自己的危害遠沒有對別人的危害大。表格設計后，不僅是自己操作，其他人也要操作，為了方便隱藏了行或列，自己可能會記得，或者為了貪圖省事將一些行或列隱藏起來讓其表面上看起來格式挺不錯，但是對于其他人來說，一般沒人會仔細看有沒有隱藏行或列。隱藏行或列，最主要的危害是公式引用時可能會引用錯誤，如經常用VLOOKUP（）函數，第三個參數可能會因為隱藏列出現錯誤，也可能因為隱藏行導致引用的數據不對。如果將部分數據復制到其他表格時，還需要花費時間將隱藏的內容刪除。

隱藏行或列，在數據源表格中不能應用，同時建議在報表表格中也盡量少應用，有用的數據就保留，沒必要隱藏，沒用的數據就刪除。如果只選取部分數據，另建一張新表處理格式，不要隱藏行或列，因為表面看起來挺不錯，但背后那些無用的內容在操作表格時就會原形畢露。

2.1.6　數據前后排序不重視

在實際工作中，HR應用的VLOOKUP（）函數比較多，經常會碰到有人問有沒有辦法將某一列前面所對應的數據引用過來，因為VLOOKUP（）函數是從查找列向后查找，它不能向前查找，很多人對此一籌莫展，會先將數據列前后對調后再用函數進行查找。當然想辦法用VLOOKUP（）函數還是可以解決的，它屬于VLOOKUP（）函數較高級的應用，很多人根本沒有學習到這一步，但為什么不將關鍵數據排在前面呢？將關鍵數據排在后面明顯不符合我們的思路和習慣。例如在人事信息表中，應該是先輸入員工姓名后，再將他的詳細信息列明，而不是先輸入很多其他信息，之后才將員工姓名輸入進去，關鍵數據應該是干脆利落地出現在前面，而不是遮遮掩掩在后面出現。

圖2-17所示為一個簡單的工資表，在此表中，姓名排在部門和工資等級后面，按我們的習慣，應該是姓名、部門、工資等級、工資明細等。

關鍵數據排得太靠后，在凍結窗口時被凍結的列數太多，會占用屏幕空間。

2.1.7　工作表中出現多個不同表格

據筆者觀察，不少剛接觸Excel的人員，總是想辦法將各種數據堆積到一張工作表里，很多時候喜歡將一張工作表中添加多個表格，甚至慢慢養成了習慣，這可能是為了看著方便、引用方便或計算方便，但這些小的便利卻帶來更大的危害，典型的“撿了芝麻，丟了西瓜”。

多個表格放在一張工作表中，如果其中一個表格需要插入、刪減行或列，勢必會影響其他的表格增加、刪減行或列；而同樣如果一個表格需要排序、篩選等，也會給其他表格的操作帶來不便；在一些函數引用中，可以整行或整列地引用，但是多個表格放在一張工作表時，整行或整列引用就會受到影響，需要指定范圍，給函數公式編輯也帶來不便。

2.1.8　表名的不正確應用

在我學習Excel的過程中，喜歡給各個表格都加上表名，那時候自己還沒有數據源表格和報表表格的概念，總感覺每個表格必須加上表名。隨著對Excel的了解加深，才發現數據源表格完全沒有必要增加表名。數據源表格是給自己看的，一般不需要打印出來。如圖2-18所示，工作簿、工作表都可以命名，為什么還要多此一舉再增加一個表名呢？