爸爸的講座——改變拖沓的會議

幾天前，在食堂發生“硬邦邦的炸雞事件”后，葵主動找爸爸談話了。

“想把會議按時開完？能啊，這很簡單。”葵的爸爸爽快地回答道。

“欸？真的能辦到嗎？”

晚餐后的悠閑時光，兩人坐在餐桌前，爸爸喝著啤酒，葵坐在爸爸身邊。

“差不多也可以進行下一步了。來，筆記本，筆記本……”爸爸從包里拿出筆記本，認真地看向葵。一旦說到工作，爸爸的眼神就不一樣了。

“話說回來，你覺得為什么會議會開得拖沓？大家應該都想早點開完，不是嗎？這很奇怪吧？”

“嗯，確實。我說不好，不過我覺得，大家其實有時候根本不清楚想討論什么，經常在討論的過程中扯到無關的話題上去，有時感覺話題已經完全跑偏了。不過即使是這樣，大家也搞不清楚正在討論的到底是無關的還是必要的。可能也正因為這樣才會花掉很長的時間吧。”

爸爸在筆記本上寫下了幾點：“無法按時開完會”“無關的話題很多”“話題跑偏”“無法判斷是應該討論的話題，還是無關緊要的話題”。

“原來是這樣呀。那么，為什么大家會不知道正在討論的是‘應該討論的話題’，還是‘無關緊要的話題’呢？”

“嗯……應該是不清楚開會的目的吧。”

“沒錯。這不是挺聰明的嘛。市面上教人怎么開會的書基本都會在第一頁寫上‘要明確會議目的’這一條。”

“這我也看到過，可是……”

“你是不是想說：‘可是，我不敢問為什么要開這場會呀。我又不是爸爸你’？”

“對！爸你怎么知道的？！我要是問這個，如果發言肯定會被人數落：‘你是不是傻？’”

爸爸看到葵嘟起了嘴，微笑道：

“是呀。每本書中都強調了明確會議目的的重要性，然而實際確認起來卻非常難。而且，新人也不可能用一副了不起的樣子說‘請讓我確認一下咱們開會的目的’。別人肯定會說‘目的就是討論！’‘目的就是共享信息！’‘你連這都不明白？！’”

“我好像已經想象到大家朝我發火的樣子了……那我該怎么辦呢？”

葵的表情仿佛在說：“快告訴人家怎么辦嘛。”

爸爸輕輕地嘆了口氣，說道：“只要問‘怎樣才算開完會？’就行了。”

“怎樣才算開完會？”

“對。拿你們那個例會來說，就是要達到怎樣的目的才算開完會了呢？”

“嗯，這個嘛……”葵閉上眼思考著，“我覺得，‘一旦確定好誰來負責處理、怎樣處理那些需要事后處理的咨詢事件’，會就開完了。”

聽了葵的回答，爸爸用力點了點頭，在筆記本上做著筆記。

“那么這就是會議結束的條件。一旦達到‘確定好處理方法和負責人’這個目的，會就算開完了。如果一開始就能讓大家達成這個共識，大家就會把精力集中在討論怎么決定處理方法和負責人這一點上，因為大家都想快點開完會。”

“原來是這樣啊，嗯，我有點明白了。為了達到‘確定好處理方法和負責人’這個目的，只要針對那些‘需要討論出處理方法的問題’進行討論就行了。我們可能總是在無關緊要的問題上花費了太多時間。”

“就是這樣。如果所有人始終都能記著那幾條能讓會議早點結束的條件，那么大家的方向自然就一致了。反過來，如果會議的結束條件不明確，那么大家就不知道該討論什么問題、該討論多久，所以想說什么就說什么，話題也會越說越廣。事實上，‘與會議的核心內容明顯無關的話題’非常少，通往其他話題的脈絡線隨處可見。因此，如果不去明確并時刻強調會議的結束條件，大家也就察覺不到話題已經跑偏了。”

確實如此。葵回憶了一下開會時的景象。大多數情況下，水口科長都會在向幸田和片澤提問時牽扯出一大堆自己在意的問題。水口科長是管理者，這樣做也無可厚非。不過，就算這些問題很重要也沒必要在大家開例會的時候說，只要之后再和幸田或者片澤一對一地討論就行了。

就在葵思考的這段時間，爸爸又在筆記本上補了幾句。

“出現下面這幾種情況的話，我們就可以認為會議的結束條件是不明確的。例如，在會議剛開始就以‘關于 ×××，我想聽聽大家的意見，有人想發表意見嗎’或是‘我就 ××× 問題來說明一下，首先……’等句式開頭的情況。”

葵探頭看著筆記本苦笑著說：“我們公司的會議基本都是這么開始的。”

“嗯，要是說‘聽聽大家關于××× 的意見’，那樣大家就會完全搞不清楚會議的結束條件了，因為沒人知道要把意見提到哪種程度才算開完會。是要提幾個意見作為參考就行呢，還是把所有能想到的意見都提出來呢？或者是大家先踴躍提議，然后再從其中選出幾個比較有用的才算完呢？”

“確實，這么一說的確是這么回事。我之前完全沒意識到。”

“要做的其實只是確認一下而已，這不難吧？‘不好意思，是不是達到 ××× 目的后會議就結束了？那我會為此集中精力的’——只要這么說就行了。”

爸爸放下筆看著葵。

“到底難還是不難我不清楚，不過我明白要干什么了。”葵小聲地嘟囔著，抬頭望向爸爸，“我好像遇到過類似的事。爸你還記得嗎？我原來不是參加過合唱團嗎？”

葵上初中時曾經擔任過學校合唱團的團長。學校的合唱團非常有實力，葵也很積極地參加練習。葵還記得她甚至在休息日也去參加過社團活動。

“當時某地有兩所學校的合唱團的實力都非常強。其中一方的合唱團表演起來就像精密的儀器一樣，而另一方的合唱團的唱功雖然沒那么精湛，但唱起歌來卻好聽而又莫名地感人。我當時非常想知道那所學校的合唱團是怎么把歌唱得那么感人的，于是我就去那所學校做了一次實地考察。”

“哦？”爸爸對這個話題很感興趣，靠了過來，“我女兒居然會行動如此果斷！挺棒呀！”

“嗯？當時我不是跟你講過這事兒嗎？”媽媽洗著盤子，露出一臉無奈，“你這個人啊，你就只記得自己的事。”

“啊，這樣啊……”看來就連爸爸也說不過媽媽。

葵聽著兩人的對話，不禁露出了微笑，接著說道：

“然后啊我發現，一般的合唱團都會讓大家先練習調整音程，而那支歌聲動人的合唱團卻會先讓團員們畫畫。”

“畫畫？這不是和音樂沒什么關系嗎？”

“爸你也這么覺得吧？我當時也嚇了一跳。他們說，大家會先根據歌詞來畫畫。比如說歌詞里有‘藍天’，那么這片藍天具體是什么樣的藍天呢？是深藍還是清透純凈的藍？大家會互相商量著畫畫。也就是說，他們會先把這首歌表現的情景在所有人的腦海中統一起來，然后再練習唱歌，不然大家對合唱的把握就會出現偏差了。”

“原來如此，這和開會的道理確實是一樣的，要讓目的一致啊。”爸爸感慨道，“話說回來，葵你那時居然這么積極呀！”

媽媽邊給爸爸遞上第二杯啤酒邊插嘴說：“當時你也是這么說的，看來你是真的不記得了。”

“哦，我怎么能把這事兒給忘了呢！不過的確挺有意思的。合唱和開會的道理都一樣，關鍵在于要在認識上形成共同目標。僅此而已，之后大家就會各自向著目標前進。這就是引導的思路。”

爸爸略顯興奮地喝了一大口啤酒。

“那么，為了大家都能朝同一個目標沖刺，還有一件事很重要，那就是確認會議所需的時長。”

“會議時長肯定是一小時呀。雖說平常都會花上1.5到2倍的時間。”

“不，我說的不是這個時長。一小時的會議是由好幾個議題構成的，對吧？我說的是這些議題各自花費的時間。你們的議題現在是什么情況？”

“這樣啊，例會的議題大概是這樣……”

葵在爸爸的筆記本上寫下了幾行字。

?確認咨詢清單。

?確定需要事后處理的問題。

?討論事后的處理方法。

“原來如此。你覺得在每個議題上分別花多長時間比較理想？”

“嗯，很難估計啊，不過大概是這樣的吧。”

葵試著標上了數字。

?確認咨詢清單——5分鐘。

?確定需要事后處理的問題——15分鐘。

?討論事后的處理方法——40分鐘。

“很好。你只要在會議一開始首先確認這部分內容就行。如果時間明顯不夠，那么就在討論之前先讓大家商量一下該怎么辦。是延長會議時間，還是改變會議流程；是改天再說，還是回去再討論。解決的辦法，還是能想出很多的，對吧？”

葵微微地皺起了眉頭。

“爸，我不太明白，這么做能改善什么呢？到頭來會議不還是會拖延很長時間嗎？”

“問得好。你聽說過‘最后通牒效應’嗎？一旦敲定了截止時間，人就會下意識地趕在截止時間之前把事情做完。這是一個很著名的心理學效應。”

“好像聽說過。據說減肥什么的也是，一旦敲定了期限就容易見效。”

爸爸滿意地點了點頭。“一旦把每個議題的時長都分配好，截止時間也就細分好了。這樣一來，大家就會下意識地趕在截止時間之前把事情討論完，效率也就提高了。如果可以的話，盡量在開會期間告訴大家‘還剩幾分鐘’，這樣做能使效果翻倍。還剩1小時，還剩30分鐘，還剩15分鐘，還剩10分鐘，還剩5分鐘——像這樣宣布還剩多長時間就行了。”

爸爸的筆記本上又多了幾行字。

“這樣做還有一個好處，那就是能不斷地改善會議情況。預計要花15分鐘，結果卻花了30分鐘，究竟是哪里做得不好呢？是會議流程不合理，時間預估失誤，還是合作制度有問題？如果不能明確預定時間和實際花費的時間，我們甚至都沒法回過頭去反省會議的好壞與對錯。當然，這樣一來會議的效率也就不可能提高了。”葵的爸爸似乎越來越興奮，語速也跟著快了起來。

“這種情況在制造業領域是根本無法想象的——‘不知道今天一天該做多少個，總之我就先做做看吧。呼……做好了、做好了！總覺得今天花費了不少時間，算了，不管啦！明天也這么做吧！’在制造業領域中是不可能存在這種情況的。也就是白領的工作方式才會……”

“啊，我知道了、知道了。”爸爸一旦打開了話匣子，葵就攔不住了。

（你這才叫話題跑偏吧！）葵一邊這樣想著，一邊反駁道：

“不過，打斷大家的討論來確認時間這種事，我可做不出來。”

“沒必要打斷討論啊，你自言自語就行。”

“這樣就行？”

“提醒一下大家就可以。只要讓大家意識到‘還剩十分鐘了’就夠了。總之，你下次開會先這樣試試看吧。”

爸爸將剩下的啤酒一飲而盡。

——葵一口氣轉述完后，深深地喘了口氣，說：“大概就是這樣。”

“原來如此，是這么回事啊！”聽到葵的“揭秘”后，片澤抱著胳膊低聲感嘆道。在親身感受到會議的實質性改善后再聽揭秘內容，說服力也變得更強了。

葵停了停，試著詢問二人：“你們覺得實際效果如何？”

“哎呀，超棒的！讓人能清晰地感覺到時間節奏！”

片澤夸張地擺出一個“倒地”的姿勢，說道：“西田前輩，你這感想也太隨便了吧！”

“那片澤你呢？你肯定有什么一針見血的言論吧？”

“嗯，我感覺關鍵在于，在會議一開始的時候，腦子里就要有時間分配的概念。之前我根本沒考慮過時間分配的問題，所以當時被問到‘要花多久’的時候，我沒能馬上回答上來。”片澤凝視著天空，擠出幾句話。

“哎呀，瞧你正經的！不過確實如此呀。”

“雖然我沒資格說這種話，不過沒考慮過時間分配確實是個大問題。我覺得這次也是因為我們考慮了時間分配，才下意識地想要把時間控制在限定范圍內。之前我都是隨便寫寫議題，下次我打算配合議題，好好考慮一下時間分配的問題，反正也花不了多少時間。”

片澤的話很發人深省。葵聽了他的一番話，感覺自己對爸爸所傳授的內容，理解得更深刻了一些。

“這么說來，我們平時都是在還沒弄清要花多長時間討論什么內容的時候，就已經含含糊糊地討論了半天。大家在開會時也常會有這樣的想法吧，比如‘這件事情用得著討論這么久嗎？’”

聽完葵的話，西田用力點了點頭，說：“確實是這樣啊，我也經常納悶，一個問題究竟要討論到什么程度才算結束！”

“那您應該在會上說一下呀！”片澤略帶責備地說道，隨后又接著說，“而且我也很喜歡確認‘會議結束的條件’這一點。如果能明確‘什么狀態下才算開完會’，就會以此為目標，向這種狀態去集中，這樣也很容易判斷會議是否跑題了。因為只要有‘就算再討論下去，會議也無法達成結束條件’這種想法的時候，就說明會議跑題了。”

“哎呀，片澤你今天怎么這么聰明呀！”

“還真是！”片澤自嘲道，“不過，回想起來，自己還真有點起雞皮疙瘩的感覺。沒想以前會掉到這種不起眼的陷阱中啊。”

片澤撓著頭看向葵。

“你爸爸到底是什么人？竟然能教給你這種像魔法一樣的東西。”