3.4 怎樣查找錯賬

1．錯賬類型

在記賬工作中，產生差錯是很難避免的，常見的賬簿記錄上的會計差錯主要有以下幾種情況：

（1）重記分錄。一筆會計分錄或一筆會計分錄的一方在分類賬上重復登記。

（2）漏記分錄。一筆會計分錄或一筆會計分錄的一方在分類賬上沒有登記。

（3）方向記錯。將應記入借方的金額誤記入貸方，或將應記入貸方的金額誤記入借方。

（4）科目串戶。將應記某一個會計科目的金額誤入另一個會計科目。

（5）數字記錯。主要是數字移位，即應記的數字后多記或少記“0”；數碼顛倒，即某一個金額數字，其相鄰兩個數碼前后顛倒，如76元記為67元等。

（6）計算錯誤。計算過程中產生的錯誤，如合計數加錯、余額計算錯、計算中漏計或重計某一金額，等等。

2．查找錯賬的方法

□“試算表”驗證法

查核會計分錄與過賬工作有無錯誤的驗證工作，首先是從試算開始，即將總分類賬中的所有科目的余額，匯總列表，以視其借方余額合計數是否與貸方余額合計數相平衡，從而驗證總分類賬的記錄是否正確。這張各科目金額的匯總表，即稱為試算表。

根據“資產=負債+所有者權益”這一會計等式，各資產科目的期初借方余額合計數，必然等于各負債和所有者權益科目的期初貸方余額合計數。同時，根據“有借必有貸，借貸必相等”這一借貸記賬法的記賬規則，各科目本期借方發生額合計數，必然等于貸方發生額合計數。然后，應用數學上“等量加等量，其和必等”和“等量減等量，其差必等”的定理，可計算出各科目期末借方余額合計數與貸方余額合計數也必然相等。根據這些平衡關系，就可以編制三種形式的試算表，以查核日常的會計分錄與過賬工作是否正確、完整。

（1）余額式試算表。這是根據余額平衡關系編制的兩欄式試算表，其格式如表3-9所示。

將截止編制試算表時的所有總分類科目的期末借方或貸方余額，依次記入試算表的借（貸）方余額欄中，將借方余額及貸方余額的各自加總數列在該表最后的合計欄中。

（2）發生額式試算表。這是根據本期發生額的平衡關系編制的兩欄式試算表，其格式如表3-10所示。

將截止編制試算表時的所有總分類科目的本期借方發生額和貸方發生額，依次記入試算表的借（貸）方發生額欄中，將借方發生額及貸方發生額的各自加總數列在該表最后的合計欄中。

（3）發生額及余額試算表。也稱科目本期發生額及余額表，這是將各總分類科目的期初余額、本期借方發生額、貸方發生額以及期末余額分別填列，匯總編制的六欄式試算表，其格式如表3-11所示。

無論采用哪種試算表，試算結果如果發現借貸雙方平衡，并不能保證日常的記賬工作絕對正確，因為凡是一切不影響借貸金額平衡的錯誤均難以通過試算表發現。但如果經試算借貸雙方不平衡，則說明日常記賬工作發生了錯誤，必須找出差錯的原因并及時、規范地進行更正。

□全面檢查法

月末進行試算平衡時，如果發現借貸雙方不平衡，則應采用一定的方法找出差錯。

全面檢查法是將一定時期的全部賬目進行檢查。具體又有順查法和逆查法兩種。

（1）順查法。

順查法是按照“分錄→過賬→結賬→試算”的記賬順序，依次按序查對的一種檢查記賬錯誤的方法。具體檢查的內容依次為：記賬憑證的編制是否正確；依據記賬憑證登記賬簿時是否有重記、漏記和其他的過賬錯誤；各科目發生額和余額的結算是否正確；試算表上有無抄寫和計算錯誤。

順查法與平時賬務處理工作的方法一致，由于許多差錯往往是習慣性的，如仍然采用原途徑重復操作，習慣性的錯誤仍難以避免，因此一般認為錯誤的查找應以順查法來進行較為恰當。

（2）逆查法。

逆查法是按照與原賬務處理工作程序相反的順序，即沿著“試算→結賬→過賬→分錄”的次序依次進行檢查的一種查對記賬錯誤的方法。具體查找時，應先檢查試算表本身，復核試算表內各欄金額合計數是否平衡，核對表內各科目的各欄金額是否抄列正確；然后應檢查各賬戶的發生額及余額的計算是否正確；接下來應檢查過賬工作是否正確，將賬簿記錄與會計憑證進行核對；最后再檢查記賬憑證的填制是否正確。

□重點檢查法

全面檢查是對試算表所包含期間的所有記錄進行詳細查對，查對的工作量較大。如果能夠結合差錯的特點，有針對性地進行重點檢查，就可以提高工作效率，減輕錯賬查找的工作量。在實際工作中，根據差錯的特點及其規律，總結出一些檢查錯賬的方法，具體包括：

（1）差錯法。

這種方法用于檢查過賬時一筆分錄一方重記、漏記或錯記造成的差錯。在按照記賬憑證記賬時，如果一筆分錄的一方重記、漏記或錯記，就會造成本期借、貸方發生額合計數不符。當試算不平衡時，將本期借、貸方發生額合計數相抵，計算出借貸方合計數的差錯，以此為線索，重點檢查與該差數的相同金額的發生額是否存在一方重記、漏記或錯記的情況。

（2）除2法。

此方法用于檢查記賬方向記錯的錯誤。如果誤把應記入科目借方的金額記入貸方，或誤把應記入科目貸方的金額記入借方，就會使借貸雙方合計數的差數是錯記金額的兩倍。當試算不平衡時，將借貸雙方合計數相抵后的差數除以2，以此為線索，重點檢查與該商數相同的金額是否記賬記反了。

（3）除9法。

此方法用于檢查數字錯位和數字顛倒的差錯。當試算不平衡時，將借貸雙方合計數相抵后的差數除以9，若能被9整除，則可能是記賬過程中出現了數字移位（錯位）或數字顛倒的差錯。

①數字移位，往往是在過賬時，在應記的數字后多加或少加了“0”，使正確的數字擴大9倍或縮小0.9倍。因此，數字移位又分為將數字寫大和將數字寫小兩種錯誤。

○將數字寫大。如將150寫為1500。查找的方法是：將差數除以9，得到的商數為正確數，將商數乘以10后所得的積為錯位數。本例的差數為1350（1500-150），除以9后，所得的商數150為正確數，150乘以10，其積1500即為錯位數。在查找差錯時，以此為線索，重點檢查與該商數之積相同的金額是否存在記錄上錯位的情況。

○將數字寫小。如將3600寫成360。查找的方法是：將差數除以9，得到的商數為錯位數，將商數乘以10后所得的積為正確數。本例的差數為3240（3600-360），除以9后，所得的商數360為錯誤數，360乘以10，其積3600即為正確數。在查找差錯時，以此為線索，重點檢查與該商數相同的金額是否存在記錄上錯位的情況。

上述處理方法是針對錯移一位的情況。當錯移兩位時，將差數除以9，并將得到的商數再除以11，其最后的商數就是正確數（將數字寫大的情況）或錯位數（將數字寫小的情況）。如將52000誤記為520，兩數相差51480，除以9后，得到商數5270，再除以11，其最后的商數520即為錯位數。

當錯移三位時，則應除以111，以此類推。

②數字顛倒，如將59寫為95、將28寫成82等。查找的方法是：將差數除以9，所得到的商數連續加11，直到出現顛倒的數字為止。如59寫成95，兩數之差為36，除以9得4，連加11為15、26、37、48、59、70，其中就有被錯寫的59。在錯誤查找時，以此為線索，重點檢查有與連加11后的數字相同金額的業務是否存在記錄上數字顛倒的情況。

此外，如果差錯的數字只是角位、分位，就可以專查角位、分位的數字，其他數字就不必一一檢查，此乃尾數法。

總而言之，當發現賬簿記錄有差錯時，一般可以根據差錯的具體特征，先進行重點抽查。若經用上述方法抽查仍無法發現差錯所在，則應采用逆查法或順查法進行全面檢查，以便于迅速、準確地找出差錯，及時更正錯賬。

3．如何更正錯賬

如果發現賬簿記錄有錯誤，則應按規定的方法進行更正。由于記賬錯誤各不相同，其更正的方法也不盡相同。常見的錯賬更正方法有劃線更正法、紅字更正法和補充登記法三種。

□劃線更正法

劃線更正法是指用劃紅線注銷原有錯誤記錄，然后在劃線上面寫上正確記錄的一種方法。它主要適用于記賬當時或結賬前發現賬簿記錄有誤，而記賬憑證正確，且純屬過賬時文字、數字的筆誤或方向錯誤及賬簿數字計算錯誤等情況。

更正的方法是：先將錯誤的文字或數字劃一條紅線予以注銷，然后在所劃紅線的上方空白處寫上正確的文字或數字，并加蓋更正人員的印章，以示負責。應注意的是，首先，在劃線時，要保持賬簿記錄的整潔，保證被劃掉的原來字跡仍清晰可辨，以備查考。其次，對于數字差錯的更正，應將錯誤的數額整筆全部劃掉，不能僅僅劃去其中的幾個錯誤數字。例如，在過賬時，誤將8765元寫成8756元，則應采用劃線更正法用紅線將“8756”這個數字全部劃掉，并用藍字在其上方寫上“8765”，再由更正人員在上述更正處加蓋印章，以明確責任。

□紅字更正法

紅字更正法又稱紅字沖銷法、赤字沖賬法或紅筆訂正法。它是指用紅字沖銷或沖減原有的錯誤記錄，以更正或調整賬簿記錄的一種方法。該方法主要適用于原編制的記賬憑證有錯誤，并且已根據錯誤的記賬憑證登記入賬的情況。具體分以下兩種情況：

（1）記賬后發現原編制的記賬憑證中會計科目使用有誤，則采用本方法更正。具體做法是：先用紅字金額填制一張內容與原來錯誤的記賬憑證完全相同的記賬憑證，在摘要欄注明“注銷某月某日某號憑證”字樣，并據以登記入賬，以沖銷原有的錯誤記錄；然后，再用藍字金額填制一張正確的記賬憑證，在摘要欄注明“訂正某月某日某號憑證”字樣，并據以登記入賬。

例3 -1 公司行政處購買價值400元辦公用品一批，直接領用。當時在編制記賬憑證時，誤記為：

并已登記入賬，事后被發現，更正時：

①應用紅字金額編制一張與上述錯誤記賬憑證相同的記賬憑證，并據以登記入賬，以沖銷原有的錯誤記錄。

②用藍字填制一張正確的記賬憑證，并據以登記入賬。

以上錯賬更正的會計分錄，在科目中的登記情況如下所示：

（2）記賬后發現記賬憑證上會計科目沒有錯誤，只是金額多記了，則采用本方法將多記的金額予以沖銷。具體做法是：編制一張與原錯誤的記賬憑證會計科目相同的記賬憑證，在摘要欄注明“訂（更）正某月某日某號憑證”字樣，將多記的金額用紅字填寫，并據以登記入賬。

例3-2 向興發公司賒購商品一批，價值56000元。原記賬憑證上誤寫成：

并已登記入賬。更正時，應用紅字金額編制一張記賬憑證，沖減多記的金額9000元，并據以登記入賬。

以上錯賬更正的會計分錄在科目中的登記情況如下所示：

上述紅字更正法的處理僅僅是針對發現本年度的錯誤，若本年度發現以前年度記賬憑證有錯誤的，則應當用藍字填制一張更正的記賬憑證。

□補充登記法

補充登記法是通過編制一張藍字記賬憑證來補充記錄科目中少記金額的一種方法。當過賬后發現據以入賬的原記賬憑證雖然會計科目正確，但金額少記了，則可以采用補充登記法更正此差錯。

更正時，編制一張與原錯誤的記賬憑證會計科目相同的藍字記賬憑證，在摘要欄注明“更正某月某日某號憑證”字樣，將少記的金額用藍字填寫，并據以登記入賬。

例3-3 向嶺南公司賒購商品一批，價值16000元。原記賬憑證上誤寫成：

并已登記入賬。更正時，應用藍字金額編制一張補充的記賬憑證，補足少記的金額14400元，并據以登記入賬。

以上錯賬更正的分錄在科目中的登記情況如下所示：

上述的會計差錯及其更正方法可以歸納如下表3-12所示。