3.1 登賬的要求與規則

1．啟用賬簿的要求

賬簿是重要的會計檔案，為了保證賬簿記錄的合法性和資料的完整性，明確記賬責任，會計人員在啟用賬簿時，應當在賬簿封面上寫明單位名稱和賬簿名稱，并填寫賬簿扉頁上的“賬簿啟用及接交表”或“賬簿啟用和經營人員一覽表”，其格式如表3-1所示。

“賬簿啟用及接交表”的填寫要求是：

①填寫啟用日期和啟用賬簿的起止頁數。啟用訂本式賬簿，應當從第一頁到最后一頁順序編定頁數，不得跳號、缺號（如果所啟用的訂本式賬簿的起止頁數已經印好的就不需再填）。啟用活頁式賬簿，其賬頁應當按科目順序編號，并須定期裝訂成冊。裝訂后再按實際使用的賬頁順序編寫頁碼，另加目錄，記明每個科目的名稱和頁次。可于裝訂成冊時填寫起止頁數。

②填寫記賬人員和會計機構負責人、會計主管人員姓名等，并加蓋名章，以示慎重和負責。

③加蓋單位財務公章，以示嚴肅。

④當記賬人員或會計機構負責人、會計主管人員調動工作時，應在辦好賬簿移交手續后，在啟用表上注明交接日期、接辦人員和監交人員姓名，并由交接雙方簽字或蓋章，以明確有關人員的責任。

2．登記賬簿的規則

為了確保賬簿記錄及后續會計工作的正確性，會計人員應當根據審核無誤的會計憑證登記會計賬簿。登記賬簿的具體要求是：

□賬簿登記應及時、完整

賬簿登記的間隔時間，原則上越短越好。一般而言，總賬是每日或隔幾日定期登記，應根據企業單位所采用的會計核算形式，結合實際情況自行確定；根據原始憑證、原始憑證匯總表和記賬憑證登記明細賬，是每日進行登記還是定期進行登記也應根據企業單位的具體情況，但債權債務明細賬和財產物資明細賬應當每天登記，以便隨時與對方單位結算，核對庫存余額；庫存現金日記賬和銀行存款日記賬應當根據辦理完畢的收付款憑證，隨時逐筆順序登記，至少每日登記一次。

登記會計賬簿時，應當將會計憑證日期、編號、業務內容摘要、金額和其他有關資料逐項記入賬內。在填寫日期時，為了保持賬頁的美觀，每一頁的第一筆業務的年、月應在年、月欄中填寫，只要不跨年度或月度，以后本頁再登記時，一律不填寫月份。跨月登記時，應在上月的月結線下的月份欄內填寫新的月份。賬簿登記完畢后，在記賬憑證“過賬”欄內注明賬簿的頁數或作出記號（如打“√”等），表示已登記入賬，以免重復登記或漏記，并便于查閱，同時在記賬憑證上簽名或蓋章。

□賬簿登記要連續

各種賬簿應按事先所編定的頁碼順序連續登記，不得跳行、隔頁。如發生類似情況，應將空行、空頁劃線注銷，或注明“此行空白”或“此頁空白”字樣，并由記賬人員簽名或蓋章。不得任意撕毀訂本式賬簿的賬頁，也不得任意抽換活頁式或卡片式賬簿的賬頁，以防舞弊。

□賬簿的書寫要整潔、規范

（1）賬簿登記時，必須用藍黑墨水或碳素墨水鋼筆書寫，不得用鉛筆或圓珠筆記賬（銀行的復寫賬簿等特殊情況除外）。紅色墨水登記賬簿發生在下列情況中：

①期末結賬時，用紅色墨水劃紅線；

②錯賬更正時，用紅色墨水劃線更正，或根據紅字記賬憑證，登記沖銷賬簿記錄；

③在賬簿登記發生跳行、隔頁時，用紅色墨水劃對角線注銷空行或空頁，并由記賬人員簽章；

④在借方多欄式或貸方多欄式明細賬賬頁中，用紅字登記減少數；

⑤三欄式科目的余額欄前，如未注明余額方向，在余額欄內用紅字登記負數余額。

（2）“摘要”欄的填寫應在如實反映經濟業務客觀情況的基礎上，力求簡明扼要，保證賬簿記錄既便于以后的查閱，又便于核對。

（3）“金額”欄的數字應當用阿拉伯數字書寫，并與賬頁上標明的位數對準；在一些未標明位數的明細賬上，可在金額中加上“分節號”，即自“元”位起自右向左，每三位為一分節加一逗號，“元”位和“角”位之間加一小數點，如1,230,000.00。書寫的數字和文字的大小一般占格距的二分之一，以保證賬簿的清晰、整潔和美觀，并為更正錯誤留下余地。

（4）每一賬頁登記完畢結轉下頁時，應當結出本頁合計數及余額，寫在本頁最后一行的有關欄內，在摘要欄內注明“過次頁”字樣。在下頁第一行有關欄內應抄列上頁的合計數及余額，并在摘要欄內注明“承前頁”字樣；也可以將本頁合計數及金額只寫在下頁第一行有關欄內，并在摘要欄內注明“承前頁”字樣。

（5）記賬中如發現賬簿記錄的錯誤，應根據不同的錯誤情況，按照規定的錯賬更正方法予以更正，不得刮擦、涂改、挖補或用褪色藥水消除字跡，以防篡改和舞弊。

□使用便捷符號

為了提高記賬工作效率，記賬時可以使用下列便捷符號：

（1）按規定需要結出余額的科目，結出余額后，應當在“借或貸”等欄內寫明“借”或“貸”字樣。當科目余額結平時，應當在“借或貸”欄內用“平”字表示，并在余額欄內用“Φ”表示。

（2）號碼順序可用“#”表示，如第8號，可寫成“#8”，但不能寫成“8#”。

（3）單價可用“@”表示，如單價10元，可寫作“@10元”。

（4）已記賬、已過賬或數字核對無誤的，可在“過賬”或“記賬”欄或數字后用“√”表示。

3．如何登記各種賬簿

□特種日記賬的登記方法

最常見的特種日記賬有庫存現金日記賬、銀行存款日記賬、購貨日記賬、銷貨日記賬等，其賬簿格式可以采用三欄式，也可以采用多欄式。現分別說明其登記方法。

（1）三欄式特種日記賬。

三欄式特種日記賬是指設有“收入”、“支出”、“結存”（或“借方”、“貸方”、“余額”）三個金額欄的日記賬。實際工作中較為普遍應用三欄式賬頁的有庫存現金日記賬和銀行存款日記賬。庫存現金日記賬和銀行存款日記賬必須逐日結出余額。現以庫存現金日記賬為例，說明其登記的方法。

庫存現金日記賬應由出納人員根據已辦理收付款業務，且復核無誤的庫存現金、銀行存款收、付款憑證，按經濟業務發生的時間順序，逐日、逐筆進行登記。登記時應做到登記及時，書寫工整，數字真實、準確，內容完整，賬頁相符，并做到日清月結。具體要求如下：

①日期欄：登記庫存現金實際收付日期。

②憑證號數欄：登記收付款憑證的種類和編號。

③摘要欄：應將經濟業務的內容作簡要說明。

④對方科目欄：登記根據庫存現金收入來源和支出的去向確定的相應的會計科目。

⑤收入、支出金額：登記庫存現金實際收付的金額。

⑥每日營業結束時，應分別計算當日庫存現金收入、支出金額的合計數及當日余額。庫存現金日記賬不得出現貸方余額或紅字余額。

⑦逐日盤點庫存現金，如庫存現金的實有數與當日結計出的庫存現金賬面結存金額相核對，如果發現賬實不符，應立即查明原因。同時，在檢查中如發現庫存現金有超過銀行核定的限額或庫存現金不足的情況，應及時解繳銀行或提取庫存現金。

⑧月份終了，必須按規定結賬，分別結計出本月收入、支出金額的合計數和月末余額。每年年末，要結出全年累計發生額及年末余額，并辦理必要的結轉手續。

對于涉及庫存現金和銀行存款之間的相互劃轉業務，由于按規定只填制付款憑證，則凡是這類業務的登記均以付款憑證為依據。

三欄式銀行存款日記賬的登記方法與庫存現金日記賬基本相同，不同之處僅僅是增設了“結算憑證”欄，以便于與銀行對賬單核對。

（2）多欄式特種日記賬。

多欄式特種日記賬也有多種，最常見的有庫存現金日記賬、銀行存款日記賬、購貨日記賬、銷貨日記賬等。其中庫存現金日記賬與銀行存款日記賬的登記方法基本相同，這里現以銀行存款日記賬為例加以說明。購貨日記賬與銷貨日記賬的登記方法類似，這里也只列舉購貨日記賬的登記處理方法。

為了避免多欄式銀行存款日記賬的篇幅過大，在實際工作中，一般將多欄式日記賬分割成“銀行存款收入日記賬”和“銀行存款支出日記賬”兩本賬簿。其登記方法與三欄式日記賬基本相同，如表3 -2、表3-3所示。

應注意的是：

①每天或定期將“銀行存款支出日記賬”的“支出”欄合計數轉記到“銀行存款收入日記賬”的“支出合計”欄中，并結出當日余額。定期與銀行對賬單進行核對以加強對銀行存款的日常監督和管理，以確保銀行存款的安全。

②月末，若根據日記賬登記總賬，則各專欄不必逐筆過賬，可根據其月末合計數，一次過入相關的分類賬。如月末應將“收入合計”欄的金額204600元和“支出合計”欄的金額161820元，直接過入銀行存款總賬；將“應收賬款”欄的合計金額56200元、“主營業務收入”欄的合計金額120000元、“應交稅費”欄的合計金額20400元，分別直接過入“應收賬款”、“主營業務收入”、“應交稅費”科目的貸方。

③在同時設置庫存現金日記賬和銀行存款日記賬的情況下，由于涉及庫存現金和銀行存款之間的互轉業務，如庫存現金存入銀行或向銀行提取庫存現金，在兩本日記賬中都已作了登記，過賬時，其對應科目不必過賬，以免重復。即銀行存款日記賬中的“庫存現金”欄合計數，不必過入“庫存現金”分類科目；同理，在庫存現金日記賬中的“銀行存款”欄合計數，也不必過入“銀行存款”分類賬，否則就會重復過賬。如上述“銀行存款收入日記賬”的“庫存現金”欄合計數8000元、“銀行存款支出日記賬”的“庫存現金”欄合計數5900元，月末均不必過賬。

（3）多欄式購貨日記賬。多欄式購貨日記賬的登記方法如表3 -4所示。

①對設有專欄的科目，定期匯總后一次過入有關分類科目，不需逐筆過賬，以便簡化過賬工作。例如，“庫存商品”欄的金額合計數500000元、“應交稅費”欄的金額合計數85000元，可以直接過入“庫存商品”、“應交稅費”科目借方；而應付賬款科目則可根據“應付賬款”欄的合計金額521000元直接過入貸方。

②在同時設置銀行存款日記賬的情況下，對現款購進貨物的業務，由于在兩本日記賬中都作了記錄，過賬時，銀行存款日記賬中的“庫存商品”和“應交稅費”兩個欄目的合計金額不必過賬；同樣，購貨日記賬中的“銀行存款”欄的合計金額64000元也不必過賬，以免重復過賬。

③在匯總登記應付賬款科目后，還應登記其明細分類科目，如#10中的58500元，應過入“乙公司”明細分類科目，過賬后即在“過賬”欄作“√”符號，表示已過賬。

④“購貨分析”欄是為管理上提供某些信息之用，如各地的采購情況，或各種商品物資的購進情況等。如無必要，此欄可不設。

□分類賬的登記方法

（1）總分類賬的登記。

總分類賬是由會計人員根據審核無誤的記賬憑證直接或匯總登記。其登記的依據和方法取決于各企業單位所采用的會計核算形式。采用記賬憑證核算形式的企業單位，直接根據各種記賬憑證逐筆登記總賬；采用匯總記賬憑證核算形式的企業單位，可以根據匯總收款憑證、匯總付款憑證和匯總轉賬憑證的合計數，月終一次登記總賬；采用科目匯總表核算形式的企業單位，可以根據定期匯總編制的科目匯總表定期登記總賬；采用多欄式日記賬核算形式的企業單位，可以根據多欄式日記賬及轉賬憑證或轉賬憑證科目匯總表定期匯總，逐筆登記總賬。基本的登記方法包括：

①每一個科目都應在月初列示期初余額。

②在根據記賬憑證逐筆登記總賬時，要將記賬憑證的日期和編號，記入科目的“年、月、日”和“憑證號數”欄，在“摘要”欄將經濟業務的內容作簡要說明；在根據匯總記賬憑證或科目匯總表等匯總登記總賬時，總賬科目的“年、月、日”和“憑證號數”欄填寫的是記賬憑證的匯總日期和科目匯總表等的編號，“摘要”欄應注明發生額的起止日期。

③“借方”和“貸方”金額欄在采用逐筆登記時，按記賬憑證的應借、應貸的金額逐筆記入各該科目的借方或貸方欄；根據匯總記賬憑證或科目匯總表等匯總登記總賬時，將匯總的應借、應貸金額記入各該科目同一行的“借方”和“貸方”欄。

④本月經濟業務全部登記完畢后，于月末結計出總賬各科目的本期發生額和期末余額，并在“借或貸”欄列明余額方向。

（2）明細分類賬的登記方法。

各種明細分類賬的登記方法，應結合經濟業務具體內容及其繁簡程度和經營管理上的實際需要來確定，都是根據記賬憑證、原始憑證或原始憑證匯總表，或者進行定期匯總登記，或者按經濟業務發生的時間先后順序逐日逐筆登記。

①三欄式明細賬。這類明細賬，尤其是債權債務明細賬，一般可根據記賬憑證、原始憑證或原始憑證匯總表逐日逐筆登記，并隨時結出余額，月終結出本期借、貸方發生額及余額。

②數量金額式明細賬。這類用來登記財產物資的明細賬的登記方法與“三欄式”明細賬基本相同，所不同的只是要同時登記實物數量。

③多欄式明細賬。一般可根據記賬憑證、原始憑證或原始憑證匯總表逐日逐筆或定期匯總登記各專欄的借方或貸方發生額，月終，借方多欄式或貸方多欄式明細賬的本期結轉數（即貸方發生額或借方發生額），用紅字在有關專欄、專行登記轉出，如有余額，仍在各專欄、專行中反映。

□總分類賬與明細分類賬的平行登記

（1）總分類賬與明細分類賬的關系。

按照科目提供信息的詳細程度不同，科目可以分為總分類科目和明細分類科目。總分類科目是根據一級會計科目設置，以貨幣為計量單位，用來分類、系統、連續、總括地反映企業單位經濟業務發生情況及其結果。明細分類科目是根據總分類科目所屬的二級或明細科目設置的，以貨幣為主要的計量單位，同時輔助以實物量度計量，分類、系統、連續、詳細地反映企業單位發生的經濟業務。

總分類賬與明細分類賬兩者所登記反映的經濟業務內容是相同的，僅僅是記錄的詳簡程度不同。總分類賬提供總括的會計核算資料，對所屬明細分類賬起控制、統馭作用；明細分類賬則提供具體、詳細的會計核算資料，對總分類賬起補充說明的作用。鑒于總分類賬和明細分類賬之間的相互聯系、相互制約的關系，記賬時總分類賬和明細分類賬要采用平行登記的方法。

（2）總賬與明細賬的平行登記。

所謂平行登記，是指經濟業務發生后，凡是涉及明細科目的同一筆經濟業務，要根據會計憑證在登記相關的總分類科目的同時，按相同的方向、相等的金額登記該總分類賬所屬的各有關明細分類科目。其要點如下：

第一，同時登記。對同一筆經濟業務，在同一會計期間內，既要記入有關的總分類科目，又要記入其所屬的有關明細分類科目，不能漏記或重記。

第二，方向相同。總分類科目的登記方向在借方，其明細分類科目也應登記在借方；總分類科目的登記方向在貸方，其明細分類科目也應登記在貸方。

第三，金額相等。將一筆經濟業務記入幾個明細分類科目時，則記入總分類科目的金額，應與記入幾個明細分類科目的金額之和相等。

（3）平行登記的結果應達到以下要求：

第一，總分類科目的期初余額，應與其所屬的各明細分類科目的期初余額之和核對相符。

第二，總分類科目的本期借方發生額，應與其所屬的各明細分類科目的本期借方發生額合計數之和核對相符。

第三，總分類科目的本期貸方發生額，應與其所屬的各明細分類科目的本期貸方發生額合計數之和核對相符。

第四，總分類科目的期末余額，應與其所屬的各明細分類科目的期末余額合計數之和核對相符。

利用這種相等關系，可以核對總分類科目與明細分類科目的登記是否正確。如有不等，就表明記賬出現差錯，即應查明原因，予以更正。核對的方法，可將各明細分類科目的本期發生額及余額分別相加，與總分類科目直接核對，或定期編制“明細分類科目本期發生額及余額表”，據以與總分類科目相核對。