2.2 會計憑證的填制與審核

1．會計憑證如何填制

會計憑證是記錄企業經濟業務的具體內容、明確經濟責任的書面文件。科目和會計分錄最終是以會計憑證來體現的。

在“憑證→賬簿→報表”的會計循環過程中，編制和審核會計憑證是會計核算的初始工作和基本環節，任何會計主體在經濟業務發生時，都要填制或取得一定的會計憑證，詳細地記錄該項經濟業務的內容，并由有關的經辦人員在會計憑證上簽名或蓋章，以明確經濟責任。在會計核算業務中，只有經過有關人員審核無誤的會計憑證，才可以作為記賬的依據。

會計憑證按照其填制程序和用途，可以分為原始憑證和記賬憑證。

□如何填制原始憑證

原始憑證是在經濟業務發生時取得或填制的會計憑證，是記錄和證明經濟業務發生或完成情況的原始依據，是會計核算的重要原始資料。原始憑證按其來源不同可分為自制原始憑證和外來原始憑證。自制原始憑證是在經濟業務發生時，由本單位業務經辦部門和人員，根據經濟業務的內容自行填制的會計憑證，如企業的“工資結算”、“費用報銷單”等。外來原始憑證是經濟業務發生時，從其他單位或個人那里取得的會計憑證，如企業購料時從供貨單位取得的“發貨票”及有關結算憑證等。

為了簡化會計憑證的填制和登記賬簿的工作量，在實際工作中可以將一定時期內若干張反映同類經濟業務的原始憑證加以匯總，編制匯總原始憑證，如“材料發出匯總表”、“材料收入匯總表”等。

（1）原始憑證的基本內容。

原始憑證的基本內容，通常稱為憑證要素，主要有：

①原始憑證的名稱；

②填制憑證的日期；

③憑證的編號；

④填制和接受憑證的單位名稱；

⑤經濟業務的基本內容，其中包括經濟業務發生的數量、單價和金額；

⑥填制單位及主管人員的簽章。

以上內容樣式如圖2-1、圖2-2和表2-2所示。

為了滿足經營管理上的需要，自制原始憑證除應包括上述內容以外，還可補充必要的內容。例如，為了掌握計劃、預算或合同的執行情況，可以在有關憑證上注明計劃定額或合同編號等，以便更好地發揮會計憑證的作用。有些經濟業務在不同單位中經常發生，為了使各單位所填制的原始憑證能夠提供統一管理所需要的資料，應由各單位主管部門制定統一的憑證格式。例如，人民銀行統一制定的托收承付結算憑證、鐵道部統一制定的鐵路運單，就是分別在各級銀行和鐵路局廣泛使用的一種原始憑證。

從外單位取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章；從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或蓋章。自制的原始憑證必須有經辦單位領導人或其指定的人員簽名或蓋章。對外開出的原始憑證，必須加蓋本單位的公章。

（2）原始憑證的填制要求。

原始憑證是具有法律效力的證明文件，是進行會計處理的依據，必須做到正確、完整、清晰，及時地記錄和填制。原始憑證主要是根據企業經濟業務的執行和完成情況直接填制的，但有些原始憑證是根據賬簿記錄，對某些經濟業務加以歸類整理而填制的，對于如何正確填制原始憑證，要注意以下幾點基本要求：

①填制的憑證上的內容和數字，必須真實、可靠，要符合有關經濟業務的實際情況。

②各種憑證的內容必須逐項填寫齊全，不得遺漏，必須符合手續完備的要求，經辦業務的有關部門和人員要認真審查，簽名蓋章。

③各種憑證要用藍色或黑色墨水書寫，文字要簡要，字跡要清楚，易于辨認，不得使用未經國務院公布的簡化漢字，對阿拉伯數字要逐個寫清楚，不得連寫；在數字前應填寫人民幣符號，即“￥”；屬于套寫的憑證，一定要寫透，不要上面清楚，下面模糊，并注明各聯的用途，且只能以其中的一聯作為報銷憑證。

④大小寫金額數字要符合規格，正確填寫，大寫金額數字應一律用如壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億等，不得亂造簡化字。大寫金額數字到元或角為止的，在元或角之后應寫“整”或“正”字，大寫金額數字有分的，分之后不寫“整”或“正”字。大寫金額數字前未印有貨幣字樣的，應加寫貨幣名稱，貨幣名稱與金額數字之間不得留空缺，如“人民幣壹拾捌萬元整（正）”；金額數字中間有“0”字時，如￥ 101.50大寫金額應寫成：人民幣壹佰零壹元伍角整（正）；小寫金額中連續有幾個“0”字時，大寫金額中可以只寫一個“零”字；銀行結算制度規定的結算憑證，預算的繳款憑證、撥款憑證，企業的發票、收據、提貨單、合同、契約，以及其他規定需要填制大寫金額的各種憑證，必須有大寫的金額，不得只填寫小寫金額、不填寫大寫金額。

⑤各種憑證必須連續編號，以便查考，各種憑證如果已預先印定編號，在寫錯作廢時，應當加蓋“作廢”戳記，全部保存，不得撕毀。

⑥各種憑證不得隨意涂改、刮擦、挖補。發現原始憑證有錯誤的，應當由開出單位重開或者更正。

⑦各種憑證必須及時填制，一切原始憑證都應按照規定程序，及時送交財會部門由其加以審核，并據以填制記賬憑證。

（3）原始憑證的填制方法。

自制原始憑證主要是根據經濟業務的執行和完成的實際情況直接填制的。例如，根據實際領用的材料名稱和數量填制領料單。還有一部分自制原始憑證是根據賬簿記錄對某項經濟業務加以歸類、整理而重新編制的。例如，為了計算產品成本，分攤各項綜合性的費用，需要根據賬簿記錄編制費用分配明細表，這個明細表對于考核費用分配是否合理具有重要作用，因而是一個重要的原始憑證。

為了便于了解原始憑證的主要內容和填寫方法，現以制造費用分配明細表的一般格式為例加以說明，如表2-3所示。

假設2月份制造費用為80000元，將制造費用歸結和計算的如下資料填入后，如表2-4所示。

A產品本月耗用工時3000（工時）

B產品本月耗用工時2000（工時）

C產品本月耗用工時1500（工時）

A產品應分配金額=12.31×3000=36930（元）

B產品應分配金額=12.31×2000=24620（元）

C產品應分配金額=12.31×1500=18450（元）

又如，某軋鋼廠要填一張“發貨單”，具體格式如表2-5所示。

填制這張自制原始憑證的資料如下：

①購貨單位：第一機床廠

②貨號：2-30

③品名：炭結鋼，規格：Φ35毫米

④計量單位：千克

⑤數量：1000

⑥單價、金額：2.8元；2800元

⑦供貨單位：第二車間

⑧會計：李丹；審核：張燕；制單：王山

依據上述資料，這張“發貨單”填制如表2-6所示。

□如何填制記賬憑證

（1）什么叫記賬憑證。

記賬憑證是會計人員根據審核過的原始憑證，運用復式記賬方法和會計準則規定的會計科目，按經濟業務的內容加以歸類整理、編制的作為記賬依據的分錄憑證。原始憑證的內容不同，格式不一，且沒有標明科目的相對應關系，所以將原始憑證歸類整理后，編制成記賬憑證，并列明會計分錄及經濟業務內容摘要，把原始憑證附在記賬憑證后作為原始依據，防止差錯的發生，提高核算的質量。

（2）記賬憑證的種類。

記賬憑證按其所記錄的經濟業務是否與庫存現金、銀行存款收付有關，可以分為收款憑證、付款憑證和轉賬憑證三種類型。另外，在實際工作中，也可以使用通用記賬憑證。

收、付款憑證是用于庫存現金和銀行存款收、付款業務的記賬憑證，它是根據庫存現金、銀行存款收付業務的原始憑證編制的，既是出納人員收、付款項的依據，又是登記庫存現金和銀行存款日記賬的依據。轉賬憑證是不涉及庫存現金和銀行存款收、付的轉賬業務的憑證，它是根據有關轉賬業務的原始憑證編制的，作為登記賬簿的依據。對于庫存現金和銀行存款之間的相互收付業務，為避免重復記賬，一般以付方為主，只填制付款憑證，不填制收款憑證。

一般在實際工作中，為了簡化記賬工作量，可以將一定時期內同種記賬憑證按一定方法匯總，編制匯總記賬憑證，如匯總收款憑證、匯總付款憑證等，再據以登匯總分類賬。

（3）填制記賬憑證的基本方法。

各種記賬憑證應按照以下要求填制：

①必須根據審核無誤的原始憑證填制記賬憑證。記賬憑證可以根據每一張原始憑證填制，也可以根據若干張同類原始憑證匯總填制，還可以根據原始憑證匯總表填制。但不能將不同內容和類別的原始憑證匯總填制在一張記賬憑證上。

②正確使用記賬憑證。應根據經濟業務性質，先確定使用收款憑證、付款憑證，還是轉賬憑證。涉及庫存現金與銀行存款之間，以及不同銀行存款賬號之間的劃轉業務，只需填制付款憑證，以避免重復記賬。此外，在同一筆經濟業務中既涉及庫存現金（或銀行存款）的收付業務，又涉及轉賬業務時，應同時編制收款（或付款）憑證和轉賬憑證。

③正確填寫記賬憑證日期。一般應填制記賬憑證當天的日期，也可根據需要填寫經濟業務發生的日期或月末日期。但收、付款憑證應填寫庫存現金或銀行存款收付當天的日期。轉賬憑證原則上應按其填制日期填寫。月終的轉賬業務，應按月末的日期填寫。

④連續編號。記賬憑證應根據業務發生順序，按自然數1、2、3…連續編號。一張記賬憑證編一個號，不能跳號、重號。具體編號視記賬憑證的種類不同而不同。采用通用記賬憑證，可按業務發生的順序，將所有記賬憑證統一編號，即采取順序編號法。專用記賬憑證，通常采用分類編號法，即按收款憑證、付款憑證和轉賬憑證分收、付、轉三類編號，如“收字第×號”、“付字第×號”、“轉字第×號”。若憑證多，收付款憑證還可以細分為“現收字第×號”、“現付字第×”、“銀收字第×號”、“銀付字第×號”。對于一批業務需編制多張記賬憑證的，則應在原編號后面用分數的形式表示，第3筆轉賬業務需要編制2張轉賬憑證，則其編號分別為“轉字”、“轉字”。

⑤寫好“摘要”內容。“摘要”是對該項經濟業務的簡要說明。記賬憑證的摘要在表達上要簡明表達會計分錄中的對應關系所概括的經濟業務內容。具體填寫因事而異，但一般應指明經濟業務發生的對象，即對方是什么單位或什么人；經濟業務的主要內容，即發生了什么事、是購貨還是銷貨；重要憑證號碼等。例如，對于收款業務，應當寫明收款單位名稱、款項內容，若是支票結算的，應填寫支票號碼；而對于采用支票結算的付款業務、當日的付款憑證還應按支票號碼排列，以便查考。又如，對于采購業務，則應寫明供貨單位名稱，所購貨物的品種、數量等。

⑥正確使用會計科目，編制會計分錄。編制會計分錄時應根據經濟業務的具體內容，正確使用會計科目，并填寫會計科目的全稱。首先，會計科目不能簡寫或只寫科目編號而不寫名稱。同時要寫明一級科目、二級科目，甚至三級科目，以便登記總分類賬和明細分類賬。其次，應保持會計科目的對應關系，一般一個科目只能同一個科目或幾個科目相對應，即保持一借一貸、一借多貸或多借一貸的對應關系，盡量不要編制多借多貸的會計分錄。最后，要注意的是一張記賬憑證只能反映一項經濟業務，不得將不同內容、不同類型的經濟業務合并編制會計分錄，填寫在一張記賬憑證上，以至于分不清經濟業務的具體內容及其來龍去脈，給記賬、查賬帶來困難。

⑦就金額的填寫來講，首先要保證記賬憑證的金額與原始憑證相符。其次，在填寫金額數字時，書寫要規范、應平行對準借貸欄次和科目欄次，防止錯欄串行；金額數字要填寫到位，如果角位、分位沒有數字的，要寫上“0”字樣，如332.00元。再次，每筆經濟業務填入金額后，要在記賬憑證的合計行填寫合計金額數。一筆經濟業務因涉及會計科目較多，需在一張記賬憑證上填寫多行或填寫多張記賬憑證的，一般在每張記賬憑證的合計行填寫合計金額，并應在合計前面填寫貨幣符號“￥”。不是合計數，則不填寫貨幣符號。最后，對記賬憑證金額欄空行，應劃斜線或一條“S”形線注銷。劃線應從金額欄最后一筆金額數字下的空行劃到合計數行上面的空行，要注意斜線兩端都不能劃到金額數字的行次上。

⑧應注明記賬憑證的附件。一般來說，凡是收付業務的記賬憑證后面應附有原始憑證，如采用支票結算方式下，收款人將收到的支票送存銀行，并進行收入確認的賬務處理時，應將銀行進賬單（回單）、收據或發票等憑證作為附件，附在記賬憑證后面。轉賬業務也應附有原始憑證，如采用托收承付結算方式銷售產品，在產品發出，并辦妥托收承付結算手續確認收入時，應將增值稅專用發票、托收承付結算憑證回單聯等作為附件，附在收入確認的記賬憑證后面。又如，采用商業承兌匯票結算購貨時，當付款企業收到增值稅專用發票，并承兌商業匯票，據以編制有關購貨業務記賬憑證時，應將商業匯票存根聯、增值稅專用發票憑證作為附件，附在記錄該購貨業務的記賬憑證后面。即使是預提和攤銷類轉賬業務，也應有附件，如“制造費用分配表”、“輔助生產費用分配表”等，都是該類業務記賬憑證的附件。只有下列情況的記賬憑證可以不附原始憑證：第一，更正錯賬的記賬憑證；第二，期末結賬的記賬憑證。此外，記賬憑證附件的張數還應在記賬憑證上加以注明。收付款憑證業務，一般按所附原始憑證的自然張數計。轉賬憑證的原始憑證張數計算，以構成記賬憑證金額張數為準。

⑨各種記賬憑證都必須由會計主管人員或指定的專人審核后簽名蓋章方能作為記賬的依據。其中，收款憑證、付款憑證須經審核簽章后才能交給出納人員辦理收、付業務。對于辦妥收、付業務的收、付款憑證及其所附的所有原始憑證，必須當即加蓋“收訖”、“付訖”戳記，以防重復支付，并由出納人員在收、付款的記賬憑證上簽字和蓋章。

2．會計憑證如何審核

□如何審核原始憑證

會計憑證的審核，包括對原始憑證的審核和對記賬憑證的審核兩部分。但主要是對各種原始憑證的審核。及時審核原始憑證，是對經濟業務進行的事前監督。審核原始憑證，主要是審核兩方面的內容。

（1）審核原始憑證所記錄的經濟業務的合法性和合理性。

就是審查發生的經濟業務是否符合國家的政策、法令、制度以及計劃、預算、合同等有關規定，有無違反財政法律等違法亂紀行為。如有違反，要向本單位領導匯報，提出拒絕執行的意見。必要時，可向上級領導機關反映有關情況。對于弄虛作假、營私舞弊、偽造涂改憑證等違法亂紀行為，必須及時揭露，并向領導匯報，嚴肅處理。

（2）審查原始憑證填寫的內容和手續是否符合規定的要求。

主要是查明憑證所記錄的經濟業務是否符合實際情況，應填寫的項目是否齊全，數字和文字是否正確，書寫是否清楚，有關人員的簽章是否齊備。如有手續不完備或數字計算錯誤的憑證，應由經辦人員補辦手續或更正錯誤。

在原始憑證的審核過程中，對于出現的問題，應分清問題的性質，按照有關規定進行處理，具體處理方法如下：

①對于出現手續不完備、數字計算不準確等問題，應及時向有關人員講清楚，解釋制度的要求，同時協助有關人員補辦手續，更正錯誤。

②對于違反財經紀律的一切開支，財會人員有權拒絕支付和報銷，對不符合法令制度規定的經濟業務，有權拒絕執行，并及時向領導匯報。

③對于違法亂紀行為，如弄虛作假、營私舞弊、偽造或涂改憑證等行為，應扣留憑證，及時報告有關部門作嚴肅處理。

□如何審核記賬憑證

記賬憑證主要是審核其完整性和正確性。審核的內容一般包括以下方面：

（1）對所附的原始憑證，按照原始憑證的要求進行復核。

（2）記賬憑證是否附有原始憑證，所附原始憑證的內容和張數與記賬憑證所填到的內容是否相符，所附原始憑證的金額合計與記賬憑證的金額是否一致。

（3）正確使用會計科目，憑證上所寫的科目及細目名稱和內容必須前后一致，同一經濟業務不得應用不同的科目和細目，以保證統一口徑，取得正確的匯總指標。

（4）審核、填制、出納等有關人員是否簽名蓋章。經審核發現記賬憑證上有錯誤時，應查清原因，按規定辦法及時更正。只有經過審核證明無誤的記賬憑證，才能據以登記賬簿。

（5）對記賬憑證上的各個項目，不僅要從形式上檢查填制的完整性和正確性，還應從政策上對有關經濟業務的合法性與合理性進行實質性檢查。

在記賬憑證的審核中，如發現錯誤，應及時查明原因，分別不同情況，按規定的方法進行更正或重新填制。其中，如果是因為原始憑證錯誤引起的記賬憑證錯誤，凡尚未登記賬簿的應責成經辦人退回原填制單位或填制人更正或補填。記賬憑證的填證人員根據更正或補填原始憑證，一般應重新填制記賬憑證或采用劃線更正法進行更正。凡已經入賬的，則不能抽出原來的原始憑證，責成經辦人另行補填原始憑證，按補填正確的原始憑證，選用正確的錯誤更正方法進行更正。

如果是記賬憑證本身填制錯誤，凡是尚未登記賬簿的，應責成填制人員重新填制；對已經登記入賬的，在年度內發現填寫錯誤時，可以用紅字填寫一張與原內容相同的記賬憑證，在“摘要”欄注明“注銷某月某日某號憑證”字樣，同時用藍字重新填寫一張正確的記賬憑證，注明“訂正某月某日某號憑證”字樣。如果會計科目沒有錯誤，只是金額錯誤，也可以將正確的數字與錯誤數字之間的差額，另編一張記賬憑證予以調整，調增金額用藍字，調減金額用紅字。發現以前年度記賬憑證有錯誤的，應當用藍字填制一張更正的記賬憑證。