1.2 了解功能區

功能區是Office應用程序界面的重要組成部分，其中包含用于執行Office應用程序主要功能的命令，可以從功能區中快速執行這些命令。本節將詳細介紹功能區的整體結構及其包含的各組成元素。

1.2.1 功能區的基本結構

功能區是一個位于窗口標題欄下方，且與窗口等寬的矩形區域。功能區由選項卡、組和命令3部分組成，圖1-15所示為【開始】選項卡中的【剪貼板】和【字體】兩個組及其中包含的命令。

選項卡頂部的文字稱為標簽，單擊某個選項卡的標簽可以將其激活，使其成為活動選項卡并顯示其中包含的命令。每個選項卡中的命令按功能和用途劃分為多個組，用戶最終可以執行的是每個組中的命令。

1.2.2 功能區中包含的命令類型

命令以控件的形式顯示在功能區中。根據命令的外觀和操作方式，可以將命令分為普通按鈕、開關按鈕、組合按鈕、復選框、下拉列表、庫等多種控件類型。下面以Excel為例，介紹功能區中包括的命令類型和操作方式。

◎ 普通按鈕：單擊此類按鈕將執行指定的操作。圖1-16所示的【開始】選項卡【剪貼板】組中的【剪切】按鈕就是一個普通按鈕。

◎ 開關按鈕：此類按鈕分為按下和彈起兩種狀態。按鈕按下時表示已啟用該按鈕代表的功能，按鈕彈起時表示未啟用該按鈕代表的功能?！鹃_始】選項卡【字體】組中的【加粗】按鈕就是一個開關按鈕。

◎ 組合按鈕：此類按鈕分為左右或上下兩部分。圖1-17所示的【開始】選項卡【對齊方式】組中的【合并后居中】按鈕就是一個組合按鈕，單擊按鈕的左側部分會直接將選中的單元格合并在一起并將文本居中對齊，單擊按鈕右側的下拉按鈕會打開一個列表，從中可以選擇更多的選項。

◎ 彈出式菜單按鈕：此類按鈕與組合按鈕的外觀類似，但是單擊按鈕后彈出的菜單與按鈕是一個整體，而不是分為左右兩部分。單擊彈出式菜單按鈕不會直接執行命令，而是彈出一個包含命令的菜單。圖1-18所示的【頁面布局】選項卡【頁面設置】組中的【分隔符】按鈕就是一個彈出式菜單按鈕。

◎ 復選框：復選框由方框及其右側的文字組成。通過選中或取消選中方框來決定是否啟用復選框代表的功能。選中復選框時，方框中會顯示一個對勾標記。圖1-19所示的【視圖】選項卡的【顯示】組中包含4個復選框。

◎ 下拉列表：下拉列表由一個文本框和一個下拉按鈕組成，可以單擊下拉按鈕后從列表中選擇所需選項，也可以直接在文本框中輸入內容后按【Enter】鍵。圖1-20所示的是【開始】選項卡【字體】組中包含的【字體】下拉列表。

◎ 庫：可以將庫看做是下拉列表的增強版，庫中的選項常以圖形化的方式顯示，除了可以像下拉列表那樣選擇庫中的選項外，當右擊庫中的選項時，將彈出與選項相關的命令菜單，以便對特定選項執行所需操作。某些庫中的部分選項會顯示在功能區中，可以使用庫中的、和3個按鈕瀏覽庫中的選項。圖1-21所示的是【開始】選項卡【樣式】組中的【單元格樣式】庫。

1.2.3 上下文選項卡

在進行一些操作時，除了固定顯示在功能區中的選項卡外，功能區中還會新增一個或多個選項卡，這些選項卡會出現在所有固定選項卡的最右側。例如，當在文檔中選擇圖片時，功能區中將出現名為【圖片工具|格式】的選項卡，其中包括的選項用于設置圖片的格式，如圖1-22所示。該選項卡是動態顯示的，如果取消選擇圖片，【格式】選項卡將自動隱藏。

除了圖片外，在選擇很多其他類型的對象或執行一些特定操作時，也會在功能區中出現類似的選項卡。由于這些選項卡只有在進行特定操作時才會顯示和隱藏，因此將它們稱為“上下文選項卡”。

1.2.4 對話框啟動器

除了上面介紹的命令類型外，在選項卡中的某些組的右下角有一個形狀的按鈕，稱為“對話框啟動器”。單擊該按鈕將打開一個對話框，該對話框中的選項對應于按鈕所在組中的選項，而且通常還包括一些未顯示在組中的選項。例如，單擊【開始】選項卡【對齊方式】組右下角的對話框啟動器，如圖1-23所示，將打開【設置單元格格式】對話框中的【對齊】選項卡，其中包含與文本對齊方式相關的選項。

1.2.5 功能區控件的外觀隨窗口大小自動調整

當Office應用程序窗口以最大化方式顯示時，功能區中的大多數命令控件都能完整顯示出來。如果改變窗口的大小，為了適應窗口尺寸的變化，一些命令控件的外觀和尺寸會自動調整，最顯著的變化主要有以下幾種。

◎ 原來同時顯示文字和圖標的按鈕，改為只顯示圖標而隱藏文字，如圖1-24所示。

◎ 原來縱向顯示的彈出式菜單按鈕和組合按鈕，改為橫向顯示，如圖1-25所示。

◎ 原來在功能區中顯示部分選項的庫，顯示為一個彈出式菜單按鈕。

◎ 原來顯示全部命令或部分命令的組，顯示為一個彈出式菜單按鈕。

◎ 當應用程序窗口足夠小而無法同時顯示所有選項卡標簽時，在選項卡標簽的兩端將會各顯示一個箭頭，單擊箭頭可以滾動顯示選項卡標簽。