1.1 Word/Excel/PPT概述

由于Word、Excel和PPT這3個組件的界面結構非常相似，因此本書對它們在界面環境方面的相同與不同之處進行了整體介紹，有關功能區的詳細介紹請參考本章1.2節。此外，雖然這3個組件的核心功能完全不同，但是它們具有很多相同或相似的功能，本節統一對這些功能進行了總結，便于讀者快速了解這3個組件的通用功能，節省學習的時間。在介紹這些內容前，本節首先介紹Word、Excel和PPT 3個組件的應用環境與功能劃分，使讀者對這3個組件有基本的了解。

1.1.1 Word/Excel/PPT應用環境與功能劃分

Word、Excel和PPT在數據錄入、基礎格式設置以及自動化等方面具有很多相同或相似的功能，它們之間的主要區別在于各組件具有的核心功能和最終數據的呈現方式不同。下面簡要介紹Word、Excel和PPT 3個組件的主要應用環境與功能劃分。

1. Word應用環境與功能劃分

Word主要用于文檔內容的編輯、排版與打印，可以完成從只有文字的簡單文檔，到同時包含文字、表格、圖片以及其他類型內容的復雜文檔的編輯與排版。具體而言，Word可以完成以下類型文檔的制作。

◎ 純文字類文檔：只包含文字的文檔，如各種類型的通知。

◎ 表格類文檔：只包含表格，或文字與表格混合的文檔，如員工登記表、個人簡歷。

◎ 圖文混合類文檔：包含文字和圖片的文檔，如宣傳海報、名片。

◎ 圖表類文檔：包含圖表的文檔，如銷售業績報告。

◎ 具有相同版式布局的大量文檔：具有相同頁面布局和格式，但內容稍有差異的大批量文檔，如錄用通知書、會議邀請函。

◎ 大型文檔：圖、文、表以及其他有效內容混合在一起，且具有嚴格排版要求的文檔，如論文、書籍。

根據文檔編輯與排版的不同階段以及所完成的不同任務，可以將Word涵蓋的主要功能劃分為以下幾個部分：內容錄入與編輯、格式設置與圖文表混排、排版自動化、多文檔處理、頁面設置與打印。

2. Excel應用環境與功能劃分

Excel主要用于表格數據的存儲、計算、分析和呈現，可以完成從只存儲固定數據的靜態表格，到包含公式、函數與數據分析工具的動態表格的制作與處理。具體而言，Excel可以完成以下類型表格的制作。

◎ 數據存儲類表格：僅用于存儲固定數據和信息的表格，其中不包含任何用于計算的公式或其他可自動更新的功能，如人員資料表。

◎ 數據計算類表格：用于對數據進行計算的表格，通過使用公式與函數對指定數據進行各種類型的計算和處理，如匯總求和與平均值、統計數量、提取文本中的特定部分、計算財務數據等。

◎ 數據分析類表格：用于對數據進行分析的表格，可以使用排序、篩選和分類匯總對數據進行簡單的分析工作，也可以使用數據透視表更靈活地從不同角度來分析數據，還可以使用假設分析、規劃求解等高級工具對數據進行分析。

◎ 數據呈現類表格：使用圖表、迷你圖、圖片、形狀等圖形化方式來呈現數據內在含義的表格，如通過圖表來分析商品的銷售趨勢。

◎ 功能定制類表格：××管理系統或帶有增強、擴展功能的插件，需要在其中通過VBA編程來定制表格的操作方式、數據計算和分析方法等大量特定的功能。

根據對表格中的數據進行制作與處理的不同方式以及所完成的不同任務，可以將Excel涵蓋的主要功能劃分為以下幾個部分：數據錄入與編輯、格式設置與數據呈現、數據計算、數據分析、頁面設置與打印、自動化處理。

3. PPT應用環境與功能劃分

PPT主要用于幻燈片的設計、制作、放映與發布，可以完成從只有文字和圖片的簡單幻燈片，到同時包含文字、圖片、圖表、動畫和交互功能的復雜幻燈片的設計與制作。具體而言，PPT可以完成以下類型幻燈片的制作。

◎ 簡單的文字和圖片類幻燈片：只包含文字和圖片的靜態幻燈片，如工作總結。

◎ 數據呈現類幻燈片：包含表格數據和圖表的幻燈片，如銷售業績報告。

◎ 視覺呈現類幻燈片：具有豐富視覺效果的幻燈片，其中可能包含大量的圖片、視頻以及為幻燈片中的對象設置的動畫效果，如教學課件。

◎ 簡單交互類幻燈片：帶有簡單交互功能的幻燈片，如使用圖形化按鈕控制動畫的播放。

◎ 特殊功能定制類幻燈片：帶有特殊功能或自動化要求的幻燈片，通常需要通過VBA編程才能實現，如自動出題與評分系統。

根據幻燈片設計與制作的不同階段以及所完成的不同任務，可以將PPT涵蓋的主要功能劃分為以下幾個部分：構建PPT內容、美化與自定義PPT、設置動畫與交互、放映與發布PPT、自動化處理。

1.1.2 Word/Excel/PPT操作界面的整體結構

從Office 2007開始，微軟對Office應用程序的界面環境做出了重大改進，使用新的功能區界面代替了Office早期版本中的菜單欄和工具欄界面。Office 2016是在編寫本書之際發布的最新版本，在從Office 2007發展到Office 2016的過程中，每一個高版本都對其前一個版本的功能區界面進行了不同程度的改進。雖然Word、Excel和PPT的核心功能完全不同，但是它們具有相似的界面環境。下面將介紹這3個組件在界面環境方面的共同點，以及其中存在的一些區別。

無論是Word、Excel，還是PPT，它們都提供了基于功能區的界面環境，每個組件功能的主要命令都位于功能區中。從界面的整體結構來看，Word、Excel和PPT 3個組件的界面環境都由幾個部分組成。這里以Excel為例進行介紹，如圖1-1所示。

◎ 標題欄：位于Office應用程序窗口的頂部，顯示了在窗口中打開的文檔名稱，以及Office應用程序的名稱。

◎ 窗口控制按鈕：位于標題欄的右側，Office應用程序窗口的右上角，用于調整窗口的狀態，包括【最小化】【最大化/還原】【關閉】3個按鈕。【最大化】和【還原】兩個按鈕位于同一個位置，但不能同時出現。

◎ 快速訪問工具欄：默認位于標題欄的左側，以按鈕的形式顯示了一些常用的命令。默認只顯示【保存】【撤銷】【恢復/重復】3個按鈕，可以根據需要向其中添加更多命令或從中刪除不需要的命令。

◎ 功能區：位于標題欄下方，是橫跨應用程序窗口的矩形區域。圖1-2所示為Word 2016、Excel 2016和PPT 2016的功能區。功能區由選項卡、組和命令3個部分組成，每個選項卡的頂部都有一個用于標識該選項卡類別和用途的文字標簽，如【開始】選項卡和【視圖】選項卡，單擊標簽可以切換到對應的選項卡。每個選項卡中的命令按照功能類別被劃分為多個組，如【開始】選項卡中的【剪貼板】組和【字體】組。組中的命令就是用戶可以執行的各種操作。

◎ 【文件】按鈕：位于功能區中第1行選項卡的左側，單擊該按鈕進入的界面中包含了與文檔操作相關的命令。應用程序選項設置界面需要通過單擊【文件】按鈕后選擇【選項】命令才能進入。

◎ 內容編輯區：位于功能區的下方，可在其中輸入和編輯文檔的內容。圖1-3所示為Word 2016、Excel 2016和PPT 2016的內容編輯區。在內容編輯區中輸入的內容類型和方式由Office應用程序類型決定：Word的內容編輯區顯示為頁面，以先行后列的方式輸入并顯示文本，可以在頁面中插入表格、圖片和圖形等內容；Excel的內容編輯區顯示為縱橫交錯的單元格，可以在表格中輸入和編輯數據，也可以在其中插入圖片和圖形等內容；PPT的內容編輯區顯示為幻燈片，可以在每張幻燈片中輸入文字，插入表格、圖片、圖形、音頻和視頻等內容。

◎ 滾動條：用于調整文檔窗口中當前顯示的內容，拖動滾動條上的滑塊可以在屏幕中顯示位于當前窗口之外的內容。

◎ 狀態欄：位于Office應用程序窗口的底部，圖1-4所示為Word 2016、Excel 2016和PPT 2016的狀態欄。狀態欄中顯示了與當前文檔內容相關的一些信息，不同的Office應用程序在狀態欄中會顯示不同的信息。例如，在Word狀態欄中會顯示插入點當前位于哪一頁、文檔包含的總頁數等信息；在Excel狀態欄中會顯示當前選中的單元格區域中數據的統計信息。右擊狀態欄中的空白處，在彈出的菜單中可選擇要在狀態欄中顯示的信息類型。狀態欄的右側提供了用于調整窗口顯示比例的控件，顯示比例控件的左側是視圖按鈕，用于在不同的視圖之間切換。

1.1.3 Word/Excel/PPT通用操作一覽

本節對Word、Excel和PPT 3個組件包含的相同功能進行了總結，便于讀者更容易地掌握它們的共同點及操作方法。這里所說的“相同”是指3個組件中的某個功能在其操作界面和使用方法方面完全相同或具有很高的相似性。Word、Excel和PPT包含的一些主要的相同功能如表1-1所示。

下面將對表1-1中列出的3個組件包含的一些主要的相同功能進行簡要介紹，這些功能的詳細說明會在具體介紹各個組件時進行講解。

1. 文檔的相關操作

文檔操作是Word、Excel和PPT中其他所有操作的基礎，只有先創建或打開一個文檔，才能在其中執行其他操作。完成文檔的編輯后，需要將工作成果保存下來，以便以后繼續使用。在Word、Excel和PPT中單擊【文件】按鈕，在進入的界面左側顯示了一系列命令，用于執行與文檔相關的操作，如【新建】【打開】【保存】【另存為】【關閉】【打印】【導出】等。圖1-5所示的是在Word中單擊【文件】按鈕后進入的文檔操作界面，在Excel和PPT中單擊【文件】按鈕進入的界面與Word類似。

2. 設置文檔顯示比例

設置文檔顯示比例是比較常用的一種操作，它可以改變文檔內容的顯示大小，以便于更清楚地查看內容的細節，但不會改變文檔內容自身的尺寸。在Word、Excel和PPT狀態欄的右側都提供了用于設置顯示比例的滾動條和按鈕，如圖1-6所示。

在Word、Excel和PPT功能區【視圖】選項卡的【顯示比例】組中也提供了用于設置顯示比例的命令，如圖1-7所示。

3. 撤銷、恢復與重復

Word、Excel和PPT都提供了撤銷、恢復和重復3個功能，各功能的含義如下。

◎ 撤銷：如果執行了錯誤的操作，可以使用【撤銷】命令取消該操作。例如，在文檔中輸入數字100，執行【撤銷】命令后會取消輸入操作，并返回到輸入該數字前的狀態。

◎ 恢復：如果執行了【撤銷】命令，可以使用【恢復】命令還原被撤銷的操作。例如，在文檔中輸入數字100，執行【撤銷】命令后會返回到輸入該數字前的狀態，此時如果執行【恢復】命令，將重新輸入數字100，即恢復之前輸入的數字100。

◎ 重復：如果執行了某個操作，可以多次使用【重復】命令反復執行該操作。例如，在文檔中輸入數字100，執行【重復】命令將再次輸入數字100，繼續執行【重復】命令，會重復輸入該數字。

【撤銷】【恢復】和【重復】命令默認都位于快速訪問工具欄中，【恢復】和【重復】命令位于同一個位置，但不會同時出現。圖1-8所示的是【撤銷】命令和【重復】命令，以及【撤銷】命令和【恢復】命令。單擊【撤銷】按鈕上的下拉按鈕，可以從列表中選擇撤銷多步操作。

4. 剪切、復制和粘貼

在Word、Excel和PPT中輸入與編輯內容時，通常都會用到剪切、復制和粘貼這3個操作。它們在Word、Excel和PPT中的位置相同，都位于功能區【開始】選項卡的【剪貼板】組中，如圖1-9所示。

在Word、Excel和PPT中復制的內容將暫時存儲在Office剪貼板中，它們共享同一個Office剪貼板，如果在其中一個組件中執行復制操作，已復制的內容會同時出現在該組件和其他兩個組件的Office剪貼板中。

5. 設置字體格式

Word、Excel和PPT都提供了字體格式功能，用于為文檔中的文本設置字體、字號、字體顏色以及其他字體效果。字體格式功能在Word、Excel和PPT中的位置相同，都位于功能區【開始】選項卡的【字體】組中，如圖1-10所示。可以發現，相對于Excel和PPT而言，Word在字體格式設置方面提供了更多選項。

6. 使用圖片、SmartArt、形狀、文本框和藝術字

在Word、Excel和PPT中可以添加多種類型的對象并設置它們的格式，包括圖片、SmartArt、形狀、文本框和藝術字等，在3個組件中操作這些對象的方法基本相同。在Word和Excel中，圖片、SmartArt和形狀這3個功能位于功能區【插入】選項卡的【插圖】組中，在PPT中位于功能區【插入】選項卡的【插圖】組和【圖像】組中。文本框和藝術字功能在Word、Excel和PPT中的位置相同，都位于功能區【插入】選項卡的【文本】組中，如圖1-11所示。

7. 使用圖表

圖表是數據可視化的一種有效工具。Word、Excel和PPT都提供了圖表功能，在Word和PPT中圖表功能位于功能區【插入】選項卡的【插圖】組中，在Excel中圖表功能位于功能區【插入】選項卡的【圖表】組中。圖1-12所示的是Excel 2016中的【圖表】組。

在文檔中插入圖表并將其選中后，在功能區中將新增【設計】和【格式】兩個選項卡，使用這兩個選項卡中的命令可以更改圖表的類型、外觀和格式。

8. 設置文檔主題

主題是指將一組設置好的顏色、字體和圖形效果組合在一起而形成的文檔外觀設計方案，在不同主題之間切換可以快速改變文檔的外觀。主題可以在Word、Excel和PPT之間共享，這有些類似于前面介紹的Office剪貼板。在Word和PPT中主題功能位于功能區【設計】選項卡中，在Excel中主題功能位于功能區【頁面布局】選項卡的【主題】組中。圖1-13所示的是Excel 2016中的【主題】組。

9. 使用批注和語言文字工具

Word、Excel和PPT都提供了批注功能，可以為文檔內容添加批注，從而明確標識出對內容的意見或建議，便于與其他人進行討論和交流。批注功能在Word、Excel和PPT中的位置相同，都位于功能區【審閱】選項卡的【批注】組中，如圖1-14所示。

除了批注功能外，Word、Excel和PPT都在【審閱】選項卡中提供了文字校對和語言工具，如簡繁互轉、語言翻譯等。