2.2 高效圖表操作技巧

向圖表追加數據系列

一般作圖的過程，是先選定數據區域，然后插入圖表。實際工作中，我們經常需要往圖表中繼續加入其他數據系列，有時還是將同一數據源多次加入圖表。這個“加入”的動作是如何做的呢？有4種操作辦法。

1．鼠標拖放法。選中待加入的數據區域，鼠標置于邊框，出現十字箭頭時，按下鼠標將其拖放到圖表上釋放即可。如果新數據與已有數據格式不一致，Excel會彈出一個選擇性粘貼的窗口，詢問你加入數據的方式，如圖2-8所示，根據你的需要進行選擇。這是最方便快捷的操作方法，遺憾的是Excel 2007中已不再支持。

2．復制粘貼法。其實質與前一種方法是一樣的，只是換用鍵盤操作。先選中待加入的數據區域，Ctrl+C復制，再選中圖表，Ctrl+V粘貼，后續操作同上。此方法在Excel 2007中仍支持。

3．框線擴展法。當我們選中圖表時，其源數據區域周圍會出現紫、綠、藍的不同框線。如果待加入數據與已有數據是連續的，可以拽住藍色框線的右下角，出現雙向箭頭時，將藍框區域拉大到包含待加入數據即可。此方法僅適用于待加入數據與已有數據是相鄰連續的情況。

4．對話框添加。這是添加數據系列的常規方式。選中圖表，右鍵→數據源→系列→添加，即可增加一個數據系列，然后可在名稱、值、分類軸標簽的輸入框中指定數據源。

當要往圖表中添加散點圖系列時，一般要運用此方法，建議大家熟練掌握。首先通過數據源對話框添加一個數據系列，然后將該系列調整為散點圖類型，最后在數據源對話框中指定該系列的x、y值的引用位置，就添加了一個散點圖系列。

選擇難于選擇的數據系列

在對圖表進行格式化的過程中，我們一般是用鼠標直接點選需要的數據系列。經常做圖表的人一定遇到過這樣的困擾：當多個系列糾纏在一起，或者躺在坐標軸上看不見，或者藏在背后看不見，我們往往很難選擇到想要的數據系列。在這種情況下，有另外的2種操作辦法。

1．箭頭循環選擇。選中圖表后，按上或下箭頭，光標焦點會在各圖表元素之間循環切換，一直按到你想要的數據系列被選中即可（可通過源數據周圍的藍框判斷）。此外，這時再按左或右箭頭，焦點會在這個數據系列的每個數據點上循環移動，可以選擇不同的數據點。

2．通過圖表工具欄選擇。當選中圖表時，圖表工具欄會變亮，最左邊是一個圖表元素的下拉框，在這里我們可以選擇到所有的圖表元素，如圖2-9所示。在某些元素不易被選擇到時，記得還有這種方法。

讓F4鍵完成重復的設置任務

在Excel中有一個非常重要的快捷鍵F4，它有2種用途：一是在輸入公式時用來循環切換相對地址和絕對地址，二是重復上一次操作。在圖表制作中會有很多繁瑣枯燥的重復性設置工作，如能善用F4鍵，將大大提高作圖的工作效率。

假如在一個有3個數據系列的曲線圖中，我們要將所有線條都設置為粗線型、無數據點標記、顯示數據標志為值。首先選中其中一個系列，在其格式對話框中逐一設置好這三項格式。然后選中第二個數據系列，按F4鍵，你會發現Excel立即自動對其執行了剛才的三項格式設置，這就是“重復上一次操作”的效果。對第三個數據系列可繼續如法炮制。

可以說，只要是同類型的重復性操作，我們都可以考慮嘗試一下F4鍵，讓它來幫我們完成乏味的重復。若重復的結果不符合預期，可以隨時按Ctrl+Z鍵回退。

需要說明的是，在Excel 2003中F4鍵是以一次對話框訪問為單位，重復其中所進行的所有操作。但在Excel 2007中F4鍵是以一次操作為單位，僅重復上一次操作，而不是一組操作。Ctrl+Z鍵也只是撤銷上一次操作，而不是一組操作。不能不說這種方式很大程度上降低了操作效率，而且在Excel 2010中也未見恢復。

改變數據系列的圖表類型

一般我們制作圖表都是用Excel的圖表向導，使用標準的圖表類型或內置的自定義圖表類型。但我們會看到很多商業圖表案例，在Excel的標準類型和自定義類型中都沒有提供類似的樣式，它們是怎么制作出來的呢？

其實很簡單，我們只要掌握一條要領：Excel圖表中的每一個數據系列，都可以單獨設置其圖表類型。這樣，我們實際上可以制作多種圖表類型混存的組合圖表，從而擺脫Excel圖表類型的限制。

操作方法上，可以先制作簡單的柱形圖或曲線圖，然后選中需要修改圖表類型的數據系列（如圖2-10中的柱形圖系列），單擊鼠標右鍵→圖表類型，在對話框中選擇需要的圖表類型，則該系列會變成指定的圖表類型。注意是僅選擇目標數據系列而不是整個圖表或其他元素，否則整個圖表都會變成所選擇的類型了。

不過，并非所有的圖表類型都能夠用于創建組合圖表，如三維圖表類型就不能采用以上方法。但因為我們一般不會使用3D的圖表類型，所以基本不會遇到這樣的問題。

刪除輔助系列的圖例項

在一些較高級的作圖方法中，經常會往圖表中加入輔助系列，以便完成某一特定的任務。但在最后完成的圖表中，我們并不希望出現這些輔助系列的身影。在對這些數據系列設置隱藏后，圖例上仍會留下蛛絲馬跡，因此需要刪除圖例中的輔助系列的項。

操作方法可以稱作兩次擊鼠標法，注意不是雙擊。第一次單擊鼠標選中圖例，稍候（大約1秒鐘之后），再單擊鼠標選中要刪除的圖例項，按Delete鍵，即可刪除該圖例項。如圖2-11所示。

注意第二次是用鼠標單擊圖例項的文字部分（例圖中“輔助”二字），而不是圖形部分。否則會只選中該圖例項的圖形部分（稱作圖例項標示）, Delete鍵會刪除該圖例項所代表的數據系列而不僅僅是該圖例項。

這個技巧也說明，圖例中的每一個圖例項也是可以被單獨選中進行格式化的。

快速復制圖表格式

當我們已經有一個格式化好的Excel圖表，想要將其格式應用到其他圖表上時，我們會希望能有類似格式刷的操作來快速復制圖表格式。當然圖表對象無法應用格式刷，但通過粘貼格式的方法，也可以完成這一任務。

先選中已格式化好的圖表，Ctrl+C復制；再選中待格式化的圖表，點擊菜單“編輯→選擇性粘貼→格式”，即可把源圖表的格式應用到目標圖表上。如圖2-12的示意。

其他的操作方法，還可以將源圖表復制一份后，再將其數據源修改為新的目標數據區域。

跨電腦復制自定義圖表類型

當你精心制作了一個滿意的圖表，包含了漂亮的格式，這時可以保存為自定義圖表類型，便于以后快速引用，這個地球人都知道了。選中圖表，右鍵→圖表類型→自定義類型→選自→自定義→添加，出現“添加自定義類型”對話框，輸入你的名稱和說明，保存即可。

這里要說的是另外一種情況，你在公司的電腦上定義了很多自己的圖表類型，用起來都很順手，現在要在家里加班，怎么把公司電腦上的自定義圖表類型復制到在家里的電腦上使用呢？

在Excel 2003中，用戶自定義圖表類型保存在一個名為xlusrgal.xls的文件中。首先要在你公司的電腦上找到這個文件，一般情況下這個文件在以下目錄：

    C:\Documents and Settings\你的賬號\Application Data\Microsoft\Excel

把它復制到你家里電腦的對應位置就可以了。

不過這個文件非常詭秘，一般很難找到它，即使在設置隱藏文件可見的情況下使用搜索方式查找，也還有可能無法找得。這時可使用變通方法：直接把公司電腦上的自定義圖表類型一一做成圖表，保存為一個文件；然后在家里電腦上打開此文件，再將這些圖表一一添加為自定義圖表類型。

在Excel 2007中，對自定義圖表類型采用管理模板方式，復制共享就要容易些。

理解時間刻度

在反映時間序列的數據時，如果數據點的采集間隔不是等距的，那么在圖表上也應正確反映出這種不等距間隔。圖2-13中，所有相鄰月份之間的距離都是不一樣的，做成的柱形圖的柱子之間就應該是不等距的。這種情況需要用到時間刻度的坐標軸。

在圖表選項的坐標軸選項中，分類軸有3個選擇：自動、分類和時間刻度。“分類”指各數據點是相同的分類事件，彼此之間的間距在X軸方向是等距的，而“時間刻度”則按數據點之間的數值差距來決定間距。時間刻度的分類數據可以是日期格式，也可以是整數格式。

Excel圖表的時間刻度，準確地說應該是“日期刻度”，因為它只支持以天為單位的日期格式，小時及以下的時間是被忽略的。如果需要對小時數據作圖，只能采取變通方式，將其轉換為日期數據或整型數據。

使用時間刻度屬性作不等距刻度的圖表時，X軸的刻度標簽往往不會符合我們的要求，例如我們只希望有數據點的地方才出現刻度標簽。這時可以利用輔助數據來模擬。

在圖2-14中，先用C～D列的數據制作一個時間刻度的柱形圖，再將E列的輔助數據加入圖表繪制曲線圖，用每個數據點的數據標簽來顯示位于C（或者B）列的刻度標簽，就像是X軸的刻度標簽。最后再將輔助系列設置不可見。范例

利用時間刻度屬性，可以制作一些特殊的圖表，如第4章介紹的不等寬柱形圖、市場份額圖表等，都是這一技巧的應用。

將圖表錨定到單元格

這一方法用于快速、精確地對齊圖表等對象。

當新創建一個圖表時，在其“圖表區格式→屬性”里，“對象位置”的默認設置是“大小、位置隨單元格而變”，如圖2-15。如果調整圖表所在單元格的行高和列寬，圖表的位置和大小將跟隨變化。

利用這個屬性，讓圖表始終跟隨某一個單元格或單元格區域而變動，將為我們帶來很大便利，我們把這種操作稱作“錨定（anchor）”。由于我們會大量運用“圖表+單元格”的方式來制作圖表，將圖表對齊到單元格就是很自然的事情，所以這種錨定的操作也將會大量運用。

如圖2-16，假設我們要將圖表錨定于單元格B3:B13。首先選中圖表，按住Alt鍵，用鼠標拖動圖表，這時圖表會成整行或整列地移動位置（move）。將圖表的左上角對齊在B3左上角，這樣圖表的左上角就錨定于B3的左上角了。

然后，再選中圖表，將鼠標光標置于圖表的右下角，鼠標光標變為雙向斜箭頭，按住Alt鍵，按住鼠標拽動圖表右下角，這時圖表會成整行或整列地調整大小（size）。將圖表的右下角對齊在B13右下角，這樣圖表的右下角就錨定于B13的右下角了。

經過這樣的操作，圖表就精確錨定于單元格區域B3:B13內。如果調整該區域的列寬或行高，則圖表會自動跟隨變化大小。

圖表錨定于單元格后，我們可以通過調整列寬和行高來調整圖表的大小和位置。特別地，當把多個圖表都錨定在某一列或行的單元格上，既可實現圖表的精確對齊，又可快速批量地調整圖表大小，這比通過圖表選項逐一調整更靈活方便。觀察P97圖3-39中的多個小圖表，都是通過錨定方式精確對齊于行或列，從而呈現一種非常專業的外觀。

照相機的用途

Excel有一個奇怪的功能，稱作“照相機”，估計95%以上的用戶都不知道它的存在，或者雖然知道這個功能，但也不知道用它有什么實際用途。其實這是個相當有用的功能，只是“藏在深閨人未識”。

調出和使用照相機功能

一般情況下，照相機功能并沒有顯示在菜單或者工具欄中，所以普通用戶也就無從知曉。可以使用如下方法將其調出來：選擇菜單“工具→自定義”，在出現的對話框中選擇“命令”選項卡，在左邊的類別列表中選擇“工具”，在右邊的命令列表中找到“照相機”，用鼠標將其拖拽到工具欄合適的地方，放開鼠標，一個照相機的圖標按鈕就會出現在工具欄中。如圖2-17所示。

在圖2-18中，我們選中一塊包含表格和圖表對象的單元格區域B2:G9，單擊“照相機”按鈕，這時所選區域周圍出現閃爍的虛線，鼠標光標也變為十字狀態。把十字光標定位到目標位置（可以是其他Sheet），單擊一下，就會出現一個與原區域完全一樣的圖片對象，處于原區域范圍內的所有格式和表格、圖表等對象，都被原樣復制到這個圖片中。

如果僅僅如此，那么照相機與“復制圖片”的功能也沒有什么差別了，其特殊之處就在于這個圖片是與源區域實時聯動的。在源區域范圍內的任何變化，都將實時反映到這個圖片上，這就是照相機的功能。在圖片的公式欄中，顯示了其引用的源區域地址。雙擊這個圖片，還可以立即選中源區域。

對拍照后得到的圖片，可以進行移動、縮放、旋轉等操作。該圖片默認有邊框線和填充色，可通過設置無線條色、無填充色去掉。一般情況下不建議對拍照的圖片進行大小調整，以免長寬比例失調。如果需要調整大小，可直接對原區域進行調整，調整的結果會同時反映在拍照圖片中。實在要調整拍照圖片大小的話，可按住Shift鍵后再拉動，確保圖片不會變形。

使用另外一種方法也可以產生一個拍照圖片。在上面的操作中，選中包含表格或圖表對象的單元格區域后，按Ctrl+C復制，再把鼠標定位到目標位置，然后在按住Shift鍵的同時單擊“編輯”菜單，這時你會發現下面的子菜單與平時不一樣了，多出了三個選項：復制圖片、粘貼圖片、粘貼圖片鏈接。

選擇“粘貼圖片鏈接”，在目標位置立即產生一個圖片。與照相機所得結果一樣，這也是個與源區域實時聯動的拍照圖片。

照相機功能的用途

很多人會問，這又怎么樣呢，直接使用和修改原區域不更好嗎，要照相機究竟有什么用？我理解其主要用途可以概括為“引用與整合”，常見有以下用法。也許看完這些內容后，你還會想出更精妙的用法。

1．節省打印紙張

我猜測照相機功能的設計初衷，可能是出于打印方面的考慮。將不同Sheet里的不同形式的表格拍照引用到一起，可以實現異構表格的混排，甚至是旋轉排版，以節省打印紙張。

2．制作圖例

可以用拍照方法來制作圖表的圖例等附件。第4章介紹的華爾街日報的一個圖表，其特殊的圖例看似復雜，但在單元格中制作卻是相當的簡單，填色和文字而已，然后拍照為圖片引用到圖表中的相應位置。利用單元格自制圖例，然后用拍照引用，簡單便捷，個性十足。如圖2-19所示。

第4章的中國數據地圖中的圖例，也是這一方法的應用。最后的地圖導出，也是利用照相機將多個零散的繪圖對象拍照為一個整體，便于引用導出。

3．旋轉表格或圖表

通過旋轉拍照圖片，可以完成一些意想不到的任務。第4.2節的不等寬條形圖，第4.7節的Bullet圖，都是運用了旋轉拍照對象的技術。為什么不直接做條形圖呢？因為那樣要么無法做到，要么非常復雜。而先做柱形圖則很簡單，再拍照、旋轉，也得到了想要的圖表，非常巧妙省事。

4．動態引用的容器

當選中拍照的圖片對象時，公式欄中會顯示一個引用地址（參見圖2-18的頂端），這說明圖片引用的是某個單元格區域。如果我們把這個公式修改為引用某個名稱，而對這個名稱進行動態定義，那么這個拍照圖片也將是動態變化的。這樣我們就可以動態引用不同的區域，以及區域內包含的所有對象。在這種方法里，拍照圖片扮演了一個引用容器的角色。

5. Dashboard式報告

在我看來，照相機功能最精妙的應用，應該是制作高度濃縮信息的Dashboard式報告。利用拍照技術，將不同工作表中的不同表格、圖表等對象，都拍照引用到一個綜合的工作表中，進行總體排版布局，制作一份整合的商務報告，便于打印和閱讀。

ExcelUser.com的kyd最擅長制作這種Dashboard式報告。仔細觀察他的文檔（圖2-20），你會發現那些表格有著不同的行數、列數、行寬、列高，并不能與當前工作表的行列線一一對應，所以不可能是在當前工作表內制作的。這其實都是拍照技術的應用，引用了來自其他工作表的區域。當然，這需要事先進行精心的內容考慮和布局設計。

有一點需要提示的是，照相機功能存在一個小缺陷：當拍照已與單元格錨定對齊的圖表時，拍照結果中的圖表邊框會有所縮小，并不是像原圖那樣與單元格邊框合絲合縫。作為變通的解決辦法，可以設置圖表無框無填充色至透明，而利用單元格的邊框線和填充色來作圖表的邊框線和填充色，這樣拍照后的圖片就看不出任何異常了。