2.1 圖表基礎(chǔ)知識

插入一個圖表

要在Excel中創(chuàng)建一個圖表，先選中用來作圖的數(shù)據(jù)區(qū)域，然后單擊常用工具欄上的按鈕（或選擇菜單“插入→圖表”），就會打開圖表向?qū)υ捒?，按提示操作即可生成圖表。

掌握圖表元素

Excel圖表提供了眾多的圖表元素，也就是圖表中可設(shè)置的最小部件，為我們作圖提供了相當(dāng)?shù)撵`活性。圖2-1中顯示了常見的圖表元素。

常見的圖表元素

圖2-1中沒有出現(xiàn)的其他常見圖表元素還有：

除以上常見的圖表元素外，Excel還提供了一些分析類的圖表元素。

● 趨勢線：對于時間序列的圖表，選中數(shù)據(jù)系列后，右鍵菜單中會有一個“添加趨勢線”的選項(xiàng)，可以根據(jù)源數(shù)據(jù)按回歸分析方法繪制一條預(yù)測線。若不是對統(tǒng)計(jì)知識比較有把握，如能正確理解和判斷r系數(shù)、R2系數(shù)、p值等，建議不要輕易使用趨勢線，以免誤用而造成錯誤或笑話；

● 誤差線：根據(jù)指定的誤差量顯示誤差范圍，商業(yè)環(huán)境中以質(zhì)量管理領(lǐng)域應(yīng)用較多。本書中有利用此特征繪制Bullet圖、模擬網(wǎng)格線的例子；

● 垂直線：在曲線圖和面積圖中，可繪制從數(shù)據(jù)點(diǎn)到X軸的垂直線，實(shí)際運(yùn)用也較少；

● 漲跌柱線/高低點(diǎn)連線：在有兩個以上系列的曲線圖中會有此選項(xiàng)，它在第一個系列和最后一個系列之間繪制柱形或線條，分為漲柱和跌柱，多用于股票圖表。本書有利用此特征繪制瀑布圖的例子；

● 系列線：在堆積柱形圖或條形圖中有此選項(xiàng)，它將各柱形圖連接起來幫助比較。麥肯錫的圖表較多使用此選項(xiàng)。

如果你使用3D類的圖表類型，還會有背景墻、側(cè)面墻、底座等圖表元素。由于本書完全不建議使用3D類圖表，因此對此類圖表元素也就不做介紹。

盡管Excel提供了眾多的圖表元素，但在絕大多數(shù)場景下，我們并不需要使用到所有的元素。我們可以根據(jù)應(yīng)用場合和個人喜好來選擇如何運(yùn)用圖表元素。

圖2-2中的例子，前者傳統(tǒng)經(jīng)典、中規(guī)中矩，使用了較多的圖表元素，圖表區(qū)、繪圖區(qū)、網(wǎng)格線、坐標(biāo)軸、刻度線……一個都不少；而后者簡潔到極致，只剩下數(shù)據(jù)系列的圖形和數(shù)據(jù)標(biāo)簽，你甚至沒覺得這是個圖表，但它卻同樣有效地表達(dá)了它的目的。它們都是成功的商業(yè)圖表，只是因?yàn)椴煌闹茍D策略形成了不同的圖表風(fēng)格。

隨心所欲格式化圖表元素

快速進(jìn)入格式對話框

要開始格式化某個圖表元素，有3種操作方法：

● 用鼠標(biāo)雙擊該對象即可喚出對應(yīng)的格式對話框。此操作最為快捷，推薦使用。在Excel 2007中已不支持此操作，不過Excel 2010中仍然恢復(fù)了這一操作方法；

● 選中該對象后，按Ctrl+1快捷鍵也可喚出對應(yīng)的格式對話框；

● 選中該對象后，右鍵菜單中會出現(xiàn)相應(yīng)的格式子菜單，選擇即進(jìn)入格式對話框。

不過，當(dāng)選中圖表或某些圖表元素時，常用工具欄中的某些按鈕可以直接用來對該圖表元素進(jìn)行格式化，故而不必進(jìn)入到具體的格式對話框，如各圖表元素的字體、顏色、填充色等。

下面以Excel 2003為例，介紹各個圖表元素格式對話框的設(shè)置選項(xiàng)。Excel 2007中的界面略有差異，操作也有些許不同，可花點(diǎn)時間練習(xí)找到對應(yīng)的地方。

圖表區(qū)格式

圖表區(qū)格式對話框中，有圖案、字體、屬性3個選項(xiàng)卡，如圖2-3所示。

各選項(xiàng)卡中的內(nèi)容說明如下：

● 圖案。我們最常用的就是在圖案選項(xiàng)卡中設(shè)置圖表區(qū)的邊框和填充色，不過通過常用工具欄中的按鈕設(shè)置填充色更方便；

● 字體。一般不在這里設(shè)置，因?yàn)槲覀兛梢灾苯邮褂贸Ｓ霉ぞ邫谥械陌粹o，下同；

● 屬性。可以設(shè)定圖表的大小、位置與單元格變化的關(guān)系。本章后面介紹的錨定操作會利用到這個屬性設(shè)置。

繪圖區(qū)格式

繪圖區(qū)格式對話框中，只有一個圖案選項(xiàng)卡。其操作與圖表區(qū)完全類似，我們可以在這里設(shè)置繪圖區(qū)的邊框和填充色。

一個比較常見的誤區(qū)是，初學(xué)者為追求所謂的漂亮，往往喜歡在圖表區(qū)或者繪圖區(qū)里設(shè)置漸變的填充色效果或者其他圖片，殊不知這會影響圖表中重點(diǎn)信息的傳遞。我們建議保持空白，如果實(shí)在要填色的話，可使用輕淡、柔和的顏色。

數(shù)據(jù)系列格式

數(shù)據(jù)系列格式對話框中，有圖案、坐標(biāo)軸、誤差線、數(shù)據(jù)標(biāo)志、系列次序和選項(xiàng)共6個選項(xiàng)卡，如圖2-4所示。

各選項(xiàng)卡中的內(nèi)容說明如下：

● 圖案。若是柱形圖等填充型的圖表類型，則可以設(shè)置邊框線和填充色；若是曲線圖類型，則可以設(shè)置曲線的線型和數(shù)據(jù)標(biāo)記；

● 坐標(biāo)軸。用于將選定數(shù)據(jù)系列設(shè)置到主坐標(biāo)軸或是次坐標(biāo)軸。這個選項(xiàng)只有在圖表中有多個數(shù)據(jù)系列時才可使用；

● 誤差線。根據(jù)不同的圖表類型會表現(xiàn)為誤差線X、Y或XY，可設(shè)置誤差線的顯示方式和誤差量。誤差量有多種指定方式，其中自定義方式可以引用單元格中的數(shù)據(jù)區(qū)域；

● 數(shù)據(jù)標(biāo)志。設(shè)置數(shù)據(jù)系列的數(shù)據(jù)標(biāo)簽顯示。根據(jù)不同的圖表類型，可以勾選系列名稱、類別名稱、值（或x值、y值）、百分比、氣泡尺寸等；

● 系列次序。在堆積柱形圖或條形圖中此選項(xiàng)才有意義，它可以調(diào)整數(shù)據(jù)系列的堆積順序；

● 選項(xiàng)。一些其他雜項(xiàng)設(shè)置，如：

- 若是柱形圖或條形圖，可以在這里設(shè)置重疊比例和分類間距，這個比較常用。但這里的“依數(shù)據(jù)點(diǎn)分色”則不建議使用；

- 若是曲線圖，可以在這里設(shè)置垂直線、漲跌柱線；

- 若是餅圖，可以在這里設(shè)置第一扇區(qū)的起始位置。一般設(shè)置為0度，也就是12點(diǎn)鐘位置；

- 若是氣泡圖，可以在這里設(shè)置使用氣泡的面積還是寬度來代表數(shù)值大小。

坐標(biāo)軸格式

坐標(biāo)軸格式對話框中，包括圖案、刻度、字體、數(shù)字、對齊共5個選項(xiàng)卡，如圖2-5所示。

各選項(xiàng)卡中的內(nèi)容說明如下：

● 圖案。在這里設(shè)置坐標(biāo)軸的線型、主/次刻度線的交叉方式、刻度線標(biāo)簽的位置；

● 刻度。對X軸，經(jīng)常需要調(diào)整的是刻度線標(biāo)簽之間的分類數(shù)，也就是每隔幾個數(shù)據(jù)點(diǎn)顯示一次標(biāo)簽。對Y軸，經(jīng)常需要調(diào)整的是最小值、最大值、主/次刻度單位；

● 字體。一般不在這里設(shè)置，而是直接使用常用工具欄設(shè)置；

● 數(shù)字。坐標(biāo)軸的數(shù)字格式可以通過常用工具欄設(shè)置，但這里可以設(shè)置自定義的數(shù)字格式，某些圖表技巧會利用到這里的自定義數(shù)字格式；

● 對齊。在這里設(shè)置坐標(biāo)軸文本的方向。某些時候Excel會將坐標(biāo)軸標(biāo)簽傾斜起來，導(dǎo)致閱讀困難，可以在這里調(diào)整為水平方向。

圖例格式

圖例的格式對話框與圖表區(qū)的很相似，有圖案、字體和屬性3個選項(xiàng)卡。其中屬性選項(xiàng)卡用來設(shè)置圖例的位置，但事實(shí)上，我們直接使用鼠標(biāo)拖放圖例的位置會來得更加方便。所以整個圖例的格式化一般使用常用工具欄即可。

圖例的順序由前面介紹到的數(shù)據(jù)系列的次序決定，因此要調(diào)整圖例的順序，可以通過調(diào)整數(shù)據(jù)系列的次序來完成。

圖表選項(xiàng)

這是一個綜合性的圖表設(shè)置選項(xiàng)，通過選中圖表后的右鍵菜單可訪問。圖表選項(xiàng)對話框包括標(biāo)題、坐標(biāo)軸、網(wǎng)格線、圖例、數(shù)據(jù)標(biāo)志、數(shù)據(jù)表共6個選項(xiàng)卡，如圖2-6所示。不同的圖表類型其選項(xiàng)卡會有所不同。

各選項(xiàng)卡中的內(nèi)容說明如下：

● 標(biāo)題。在這里設(shè)置圖表的標(biāo)題、坐標(biāo)軸的標(biāo)題；

- 在創(chuàng)建一個包含多數(shù)據(jù)系列的圖表時，默認(rèn)是沒有圖表標(biāo)題元素的，可以在這里輸入內(nèi)容后啟用圖表標(biāo)題元素；

- 但是，圖表標(biāo)題元素的格式化受到很大限制，特別是我們無法控制其不自動換行。因此當(dāng)標(biāo)題較長時，一般建議不啟用標(biāo)題元素本身，而是使用單元格或文本框來代替，以獲得更大的靈活性；

- 而坐標(biāo)軸標(biāo)題，若非必要，一般不需使用。散點(diǎn)圖因?yàn)橛袃蓚€坐標(biāo)軸，一般需要使用。

● 坐標(biāo)軸。在這里設(shè)置分類軸的類型是“分類”的、還是“時間刻度”的，參見理解時間刻度一節(jié)的內(nèi)容。當(dāng)使用了次坐標(biāo)時，可在這里設(shè)置如何啟用主/次坐標(biāo)軸的X/Y坐標(biāo)；

● 網(wǎng)格線。在這里設(shè)置是否顯示水平和垂直的網(wǎng)格線。一般建議使用水平的網(wǎng)格線，作為比較數(shù)值大小的參考；

● 圖例。設(shè)置是否顯示圖例。至于圖例的位置，手動拖動即可，一般不在這里設(shè)置；

● 數(shù)據(jù)標(biāo)志。設(shè)置是否顯示以及如何顯示數(shù)據(jù)標(biāo)簽；

● 數(shù)據(jù)表。可以勾選是否在圖表的X軸下方顯示一個數(shù)據(jù)表。由于數(shù)據(jù)表會占用過多的圖表空間，因此一般不建議使用。

除了這些基本的格式對話框，當(dāng)我們啟用了某個圖表元素（如數(shù)據(jù)標(biāo)簽），這些圖表元素也會有相應(yīng)的格式對話框，操作方法完全類似，這里不再一一細(xì)述。

事實(shí)上，我們并不需要完全記住這些格式對話框及其選項(xiàng)。在實(shí)際設(shè)置時，用鼠標(biāo)雙擊圖表元素（或按Ctrl+1鍵）, Excel自然會帶你找到它們。一旦熟練后，這些都是無意識的操作而已。

制作一個商業(yè)周刊風(fēng)格的圖表

在這一節(jié)里，我們將通過模仿制作一個《商業(yè)周刊》新風(fēng)格的圖表，熟悉各個圖表元素的格式化方法，并實(shí)際演練第1章介紹的圖表方法。范例

在Excel中插入一個柱形圖，如果不做特別的設(shè)置，一般將如左圖的默認(rèn)樣式。這是最常見的圖表面孔，相信大家非常熟悉，它給人的印象就是再普通不過，甚至是很粗糙。

左圖是《商業(yè)周刊》上的圖表，顯然比我們普通的圖表要專業(yè)得多。在圖1-19中我們已經(jīng)分析了其做法，現(xiàn)在我們實(shí)際演練一次，看如何將一個Excel的默認(rèn)圖表變成雜志般效果的專業(yè)圖表。

第一步 在作圖數(shù)據(jù)準(zhǔn)備上，對于年份字段不要輸入為：“2003、2004……”，而是輸入為：“''03、''04……”, Excel會將其顯示為“:'03、'04……”，顯得更加簡潔。這里的第一個撇號是通知Excel把其后面的輸入都按照文本處理，如圖。

第二步 以B2:C8為數(shù)據(jù)源做柱形圖，得到默認(rèn)樣式的圖表，進(jìn)行一些簡單的格式化：刪除圖例，刪除圖表標(biāo)題，刪除繪圖區(qū)的灰色填充色，等等。此時圖表應(yīng)如圖，還是很普通。

第三步 繼續(xù)進(jìn)行格式化：

- 選擇圖表區(qū)，通過常用工具欄設(shè)置所有字體為Arial、8磅；

- 選擇繪圖區(qū)，按Delete鍵刪除繪圖區(qū)的格式，繪圖區(qū)的邊框消失；

- 在Y坐標(biāo)軸格式→圖案選項(xiàng)卡下，設(shè)置坐標(biāo)軸“無”, Y軸的豎線消失；

- 在X坐標(biāo)軸格式→圖案選項(xiàng)卡下，設(shè)置主要刻度線類型為“無”, X軸上的小刻度線消失；

- 在X坐標(biāo)軸格式→對齊中，將偏移量設(shè)置為0，可使刻度標(biāo)簽離X軸更近。

現(xiàn)在圖表如圖，與普通樣式略有不同。

第四步 設(shè)置數(shù)據(jù)系列格式：

- 運(yùn)用第1章介紹的顏色拾取方法，拾取雜志例圖中顏色的RGB值為0,174,247，將其配置到顏色模板中；

- 在數(shù)據(jù)系列格式→圖案中，設(shè)置柱形圖的填充色為剛才配置的顏色，無邊框線；

- 在數(shù)據(jù)系列格式→選項(xiàng)中，設(shè)置柱形圖的分類間距為40%，使柱形變粗，彼此靠近。

現(xiàn)在圖表如圖，初步呈現(xiàn)雜志圖表的風(fēng)格。

現(xiàn)在我們完成了一個圖表的核心部分。若是為了以后方便，可以將其保存為自定義圖表類型，參見第2.2節(jié)的相關(guān)內(nèi)容，這是后話。下面我們將以它為基礎(chǔ)，以雜志例圖樣式為參考，繼續(xù)作圖。

第五步 利用其他元素完成圖表，如圖2-7所示：

- 將B列寬度調(diào)整至約35個單位（1個單位為2.54毫米），在B2單元格輸入圖表標(biāo)題，大小為20磅。字體可選擇為Arial，若是中文可使用黑體，下同；

- 在單元格B3～B5中輸入副標(biāo)題，大小為10磅。調(diào)整行高至約10（單位為磅），使文字間距合適；

- 將之前做好的圖表對齊到單元格B7:B16（參見第2.2節(jié)中的“錨定”操作介紹），設(shè)置圖表區(qū)無邊框線；

- 在圖表上合適的位置繪制兩個文本框，分別輸入指標(biāo)單位和名稱，大小為8磅；

- 在單元格B17中輸入數(shù)據(jù)來源信息，大小為6磅；

- 選中單元格B2:B17，設(shè)置邊框線為黑色，使該區(qū)域形成一個“圖表區(qū)”。

至此，我們已經(jīng)完成了一個《商業(yè)周刊》風(fēng)格的圖表，與雜志效果相差無幾。制作過程也都是些最基礎(chǔ)的操作，并無難度。要把完成的圖表引用到PPT等其他文檔中去，可復(fù)制單元格區(qū)域B2:B17，選擇性粘貼到PPT中去，具體可參見第7.4節(jié)的內(nèi)容。至于此例中網(wǎng)格線在柱形圖上面的效果，可參考第3.1節(jié)的內(nèi)容。

從這個例子可以看到，只要一點(diǎn)點(diǎn)改變，我們就可以把Excel圖表做得如同雜志般專業(yè)。即使本書你只閱讀到這里，也已經(jīng)可以制作簡單但卻專業(yè)的圖表了。不過，下面我們還會介紹更多高效、高級和專業(yè)的作圖方法。