第三節(jié) 會計憑證和會計賬簿

一、會計憑證

（一）會計憑證的概念和意義

會計憑證是用來記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟責任的書面證明，是登記賬簿的重要依據(jù)。

會計憑證不僅具有初步記載經(jīng)濟業(yè)務(wù)、作為記賬依據(jù)和重要經(jīng)濟檔案的作用，而且還具有管理、協(xié)調(diào)經(jīng)濟活動，傳輸經(jīng)濟信息的作用。填制和審核會計憑證，對于完成會計任務(wù)、發(fā)揮會計在反映和監(jiān)督預(yù)算收支執(zhí)行情況過程中的作用，具有十分重要的意義。

（1）會計憑證可以及時、如實地反映財務(wù)收支等業(yè)務(wù)內(nèi)容，是登記賬簿的依據(jù)。

（2）會計憑證可以發(fā)揮會計監(jiān)督的作用。通過填制和審核憑證可以檢查、監(jiān)督業(yè)務(wù)支出的合理性、合法性。

（3）會計憑證可以分清經(jīng)濟責任。每張會計憑證都詳細地記錄了經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容、時間，并有經(jīng)辦單位相關(guān)人員簽字或蓋章，這就明確了有關(guān)人員的經(jīng)濟責任。

會計憑證按照填制程序和用途，可分為原始憑證和記賬憑證。

（二）原始憑證

原始憑證是經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時取得的書面證明，是會計事項的唯一合法憑證，是登記明細賬的依據(jù)。

1．原始憑證的內(nèi)容

原始憑證記錄和反映的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是多樣的，各種原始憑證的具體內(nèi)容和格式也不盡相同。但是一般來說，原始憑證具備的基本內(nèi)容為：

（1）原始憑證的名稱。

（2）填制原始憑證的日期和憑證編號。

（3）接收原始憑證的單位名稱。

（4）經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容，包括業(yè)務(wù)名稱、數(shù)量、單價、金額等。

（5）填制憑證單位及其有關(guān)經(jīng)辦人簽字、蓋章。

2．原始憑證的種類

原始憑證按取得的來源不同，可分為自制原始憑證和外來原始憑證。

原始憑證按使用次數(shù)不同，可分為一次使用原始憑證和多次（累計）使用原始憑證。

原始憑證按經(jīng)濟內(nèi)容不同，可分為：

（1）收款憑證。

（2）借款憑證。

（3）預(yù)算撥款憑證。

（4）各種稅票。

（5）材料出、入庫單。

（6）固定資產(chǎn)出、入庫單。

（7）開戶銀行轉(zhuǎn)來的收、付款憑證。

（8）往來結(jié)算憑證。

（9）其他足以證明會計事項發(fā)生經(jīng)過的憑證和文件等。

3．原始憑證的基本要求

正確填制和審核原始憑證是如實反映經(jīng)濟活動的關(guān)鍵。填制原始憑證就是要根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的實際情況，依據(jù)一定的填寫要求，在規(guī)定的憑證格式中，逐項填寫內(nèi)容。只有通過審核后確認有效的原始憑證才能作為記賬的依據(jù)。原始憑證的基本要求如下：

（1）原始憑證的內(nèi)容必須齊全。

（2）外來原始憑證應(yīng)蓋有填制單位的公章和個人的簽名或蓋章。自制原始憑證必須有領(lǐng)導(dǎo)人或指定人員的簽名或蓋章。

（3）凡填有大寫和小寫金額的原始憑證，大小寫金額應(yīng)當一致。購貨憑證應(yīng)有驗收證明，支款憑證應(yīng)有收款單位和收款人證明。

（4）一式幾聯(lián)的原始憑證應(yīng)當注明各聯(lián)的用途，只能以一聯(lián)作為報銷憑證。一式幾聯(lián)的發(fā)票和收據(jù)必須用雙面復(fù)寫紙?zhí)讓懀⑦B續(xù)編號。作廢時應(yīng)當加蓋“作廢”戳記，連同存根一起保存，不得撕毀。

（5）發(fā)生銷貨退回，除填制退貨發(fā)票外，還必須有退貨驗收證明。退款時，必須取得對方的收款收據(jù)或者匯款銀行憑證，不得以退貨發(fā)票代替收據(jù)。

（6）職工出差借款憑據(jù)必須附在記賬憑證之后。收回借款時，應(yīng)當另開收據(jù)或者退還借據(jù)副本，不得退還原借款收據(jù)。

（7）經(jīng)上級有關(guān)部門批準的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，應(yīng)當將批準文件作為原始憑證附件。

此外，原始憑證不得涂改、挖補。發(fā)現(xiàn)原始憑證有錯誤的，應(yīng)當由開出單位重開或者更正，更正處應(yīng)當加蓋開出單位的公章。會計機構(gòu)、會計人員要根據(jù)審核無誤的原始憑證填制記賬憑證。

（三）記賬憑證

記賬憑證是由本單位會計人員根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，載有反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的會計分錄及簡要內(nèi)容，是直接作為登記賬簿依據(jù)的一種會計憑證。

記賬憑證可以分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證，也可以只使用通用記賬憑證。其格式分別參見本書財政總預(yù)算會計、行政單位會計和事業(yè)單位會計的相關(guān)章節(jié)。

1．記賬憑證的內(nèi)容

記賬憑證的內(nèi)容如下：

（1）記賬憑證的名稱。

（2）記賬憑證的編號。

（3）填制記賬憑證的日期。

（4）經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容摘要。

（5）會計分錄。

（6）記賬標記。

（7）所附原始憑證的張數(shù)。

（8）有關(guān)人員簽名、蓋章。

2．記賬憑證的填制要求

填制記賬憑證時，應(yīng)當按記賬憑證的格式、內(nèi)容填列清楚，并對記賬憑證進行連續(xù)編號。一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)需要填制兩張以上記賬憑證的，可以采用分數(shù)編號法編號。

記賬憑證可以根據(jù)每一張原始憑證填制或者根據(jù)若干張同類原始憑證匯總填制，也可以根據(jù)原始匯總表填制，但不得將不同內(nèi)容和類別的原始憑證匯總填在一張記賬憑證上。

除結(jié)賬和更正錯誤的記賬憑證可以不附原始憑證外，其他記賬憑證必須附有原始憑證。如果一張原始憑證涉及幾張記賬憑證，可以把原始憑證附在一張主要的記賬憑證后面，并在其他記賬憑證上注明附有該原始憑證的記賬憑證的編號或者附上原始憑證復(fù)印件。

一張原始憑證所列支出需要幾個單位共同負擔的，應(yīng)當將其他單位負擔的部分，開給對方原始憑證分割單，進行結(jié)算。原始憑證分割單必須具備原始憑證的基本內(nèi)容。

如果在填制記賬憑證時發(fā)生錯誤，應(yīng)當重新填制。已經(jīng)登記入賬的記賬憑證，在當年內(nèi)發(fā)現(xiàn)填寫錯誤時，可以用紅字填制一張與原內(nèi)容相同的記賬憑證，在摘要欄注明“注銷某月某日某號憑證”字樣，登記入賬；同時，再用藍字重新填制一張正確的記賬憑證，注明“訂正某月某日某號憑證”字樣，并登記入賬。如果會計科目未錯，只是金額錯誤，也可以將正確數(shù)字與錯誤數(shù)字之間的差額，另編一張調(diào)整的記賬憑證，調(diào)增用藍字，調(diào)減用紅字。發(fā)現(xiàn)以前年度記賬憑證有錯誤的，應(yīng)當用藍字填制一張更正的記賬憑證。

記賬憑證填制完經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項后，如有空行，應(yīng)當自金額欄最后一筆金額數(shù)字下的空行處劃線注銷。

填制會計憑證，字跡必須清晰、工整，符合規(guī)定的要求，并進行嚴格的審核。

實行會計電算化的單位，對于機制記賬憑證要認真審核，做到會計科目使用正確、數(shù)字準確無誤。打印的機制記賬憑證要加蓋制單人員、審核人員、記賬人員及會計機構(gòu)負責人、會計主管人員印章或者簽字。

（四）會計憑證的傳遞和保管

各單位會計憑證的傳遞程序應(yīng)當科學(xué)、合理，具體辦法由各單位根據(jù)會計業(yè)務(wù)需要自行規(guī)定。會計機構(gòu)、會計人員要妥善保管會計憑證。會計憑證應(yīng)當及時傳遞，不得積壓。會計憑證登記完畢后，應(yīng)當按照分類和編號順序保管，不得散亂丟失。

記賬憑證應(yīng)當連同所附的原始憑證匯總表，按照編號順序，按期裝訂成冊并加具封面，注明單位名稱、年度、月份和起訖日期、憑證種類、起訖號碼，由裝訂人在裝訂線簽名處簽名或蓋章。

二、會計賬簿

（一）會計賬簿的概念和意義

預(yù)算單位的預(yù)算收支業(yè)務(wù)都是在有關(guān)會計憑證上加以反映和監(jiān)督的。由于會計憑證數(shù)量多、種類雜，又比較分散，并且每張憑證只能反映個別業(yè)務(wù)情況，不能全面地、綜合地反映單位在一定時期內(nèi)同類或全部預(yù)算收支的完成情況。因此，就有必要設(shè)置賬簿將會計憑證所提供的各種分散資料加以歸類，登記到各種專設(shè)的賬簿中。

會計賬簿是由具有一定格式、互相聯(lián)系的賬頁組成的，以供會計人員在會計憑證的基礎(chǔ)上，全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄和反映各項收支業(yè)務(wù)的簿籍。

設(shè)置和登記賬簿的主要意義在于：

（1）賬簿是系統(tǒng)地、全面地歸納積累會計核算資料的基本形式。

（2）賬簿是單位定期編制會計報告，提供綜合會計信息的基礎(chǔ)。

（3）賬簿是劃清特定范圍經(jīng)濟責任的有效工具。

（4）賬簿是會計分析和會計檢查的重要依據(jù)。

（5）賬簿是單位重要的經(jīng)濟檔案。

（二）會計賬簿的種類

會計賬簿按用途，可分為分類賬簿、序時賬簿和備查賬簿。

1．分類賬簿

分類賬簿是對全部經(jīng)濟業(yè)務(wù)按其性質(zhì)分類設(shè)置賬戶進行登記的賬簿。分類賬簿的登記是以會計科目為經(jīng)，以時間順序為緯來進行的。分類賬簿又可分為總分類賬簿和明細分類賬簿。總分類賬簿是按一級會計科目設(shè)置并進行分類登記的賬簿，用來核算會計要素的總內(nèi)容；明細分類賬簿是按明細科目設(shè)置并進行分類登記的賬簿，用來核算會計要素的明細內(nèi)容。總分類賬簿和明細分類賬簿有一定的統(tǒng)屬關(guān)系。總賬中所登記的金額總數(shù)，應(yīng)與其有關(guān)的各明細賬中所登記金額之和相等。明細賬中登記的詳細數(shù)字是對總賬內(nèi)容的具體化和詳細說明。

2．序時賬簿

序時賬簿也稱日記賬，是按經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的時間先后順序，逐日逐筆連續(xù)登記的賬簿。日記賬又分為現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。現(xiàn)金日記賬用來核算單位現(xiàn)金收支情況，一般采用訂本式的三欄式賬簿，由出納人員根據(jù)現(xiàn)金收支原始憑證按照業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序逐日逐筆登記。每日結(jié)出現(xiàn)金余額與庫存現(xiàn)金核對。銀行存款日記賬是用來核算單位存入開戶銀行的款項收支情況。其外表形式與格式和現(xiàn)金日記賬一樣。出納人員應(yīng)根據(jù)銀行存款收支憑證按照業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序逐日逐筆登記，并定期與銀行對賬單核對。

3．備查賬簿

備查賬簿是指對某些未能在分類賬簿和序時賬簿中進行登記的會計事項進行補充登記的輔助賬簿。

實行會計電算化的單位，用計算機打印的會計賬簿必須連續(xù)編號，經(jīng)審核無誤后裝訂成冊，并由記賬人員和會計機構(gòu)負責人、會計主管人員簽字或蓋章。

啟用會計賬簿時，應(yīng)當在賬簿封面上寫明單位名稱和賬簿名稱。在賬簿扉頁上應(yīng)當附啟用表，內(nèi)容包括啟用日期、賬簿頁數(shù)、記賬人員和會計機構(gòu)負責人、會計主管人員姓名，并加蓋名章和單位公章。記賬人員或者會計機構(gòu)負責人、會計主管人員調(diào)動工作時，應(yīng)當注明交接日期、接辦人員或者監(jiān)交人員姓名，并由交接雙方人員簽名或者蓋章。

啟用訂本式賬簿時，應(yīng)當從第一頁到最后一頁按順序編定頁碼數(shù)，不得跳頁、缺號。使用活頁式賬簿，應(yīng)當按賬戶順序編號，并定期裝訂成冊。裝訂后再按實際使用的賬頁順序編定頁碼。

（三）登記會計賬簿的要求

會計人員應(yīng)當根據(jù)審核無誤的會計憑證登記賬簿。相關(guān)基本要求如下：

（1）登記會計賬簿時，應(yīng)當將會計憑證日期、編號、業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、金額和其他有關(guān)資料逐項記入賬內(nèi)，做到數(shù)字準確、摘要清楚、登記及時、字跡工整。

（2）登記完畢，要在記賬憑證上簽名或蓋章，并注明已經(jīng)登賬的符號，表示已經(jīng)記賬。

（3）賬簿中書寫的文字和數(shù)字上面要留有適當?shù)目崭瘢灰獙憹M格，一般應(yīng)占格距的1/2。

（4）登記賬簿要用藍黑墨水或碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆或者鉛筆書寫。

（5）下列情況可用紅色墨水書寫：①按照紅字沖賬法的記賬憑證，沖銷錯誤記錄；②在不設(shè)借、貸欄的多欄式賬頁中，登記減少數(shù)；③在三欄式賬戶的余額欄前，如未印明余額方向的，在余額欄內(nèi)登記負數(shù)余額。

（6）各種賬簿按頁次順序登記，不得隔頁、跳行。如果發(fā)生跳行、隔頁，應(yīng)當將空行、空頁劃線注銷并由記賬員蓋章。

（7）凡需要結(jié)出余額的賬戶，結(jié)出余額后，應(yīng)當在“借”或“貸”等欄內(nèi)寫明“借”或“貸”等字樣。沒有余額的賬戶，應(yīng)當在“借”或“貸”欄內(nèi)寫上“平”字，并在余額欄內(nèi)用“0”表示。現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬必須逐日結(jié)出余額。

（8）每一賬頁登記完畢結(jié)轉(zhuǎn)下頁時，應(yīng)當結(jié)出本頁合計數(shù)及余額，寫在本頁最后一行和下頁第一行有關(guān)欄內(nèi)，并在摘要欄內(nèi)注明“過次頁”和“承前頁”字樣；也可以將本頁合計數(shù)及金額只寫在下頁第一行有關(guān)欄內(nèi)，并在摘要欄內(nèi)注明“承前頁”字樣。對需要結(jié)計本月發(fā)生額的賬戶，結(jié)計“過次頁”的本頁合計數(shù)應(yīng)當為自本月月初起至本頁末止的發(fā)生額合計數(shù)；對需要結(jié)計本年累計發(fā)生額的賬戶，結(jié)計“過次頁”的本頁合計數(shù)應(yīng)當為自本年年初起至本頁末止的累計數(shù)；對既不需要結(jié)計本月發(fā)生額也不需要結(jié)計本年累計發(fā)生額的賬戶，也可只將每頁末的余額結(jié)轉(zhuǎn)次頁。

（四）賬簿錯誤的更正方法

如果賬簿記錄發(fā)生錯誤，不準涂改、挖補、刮擦或者用藥水消除字跡，不準重新抄寫，必須按照下列方法進行更正：

（1）登記賬簿時發(fā)生錯誤，應(yīng)當將錯誤的文字或者數(shù)字劃紅線注銷，但必須使原有字跡仍可辨認；然后在劃線上方填寫正確的文字或者數(shù)字，并由記賬人員在更正處蓋章。對于錯誤的數(shù)字，應(yīng)當全部劃紅線更正，不得只更正其中的錯誤數(shù)字。對于錯誤的文字，可只劃去錯誤的部分。

（2）由于記賬憑證錯誤而使賬簿記錄發(fā)生錯誤，應(yīng)當按更正的記賬憑證登記賬簿。

（五）對賬

對賬是指對各會計賬簿的記錄，依據(jù)借貸記賬法的原理和有關(guān)勾稽關(guān)系進行賬簿核對的過程。

各單位應(yīng)當定期對會計賬簿記錄的有關(guān)數(shù)字與庫存實物、貨幣資金、有價證券、往來單位或者個人等進行相互核對，保證賬證相符、賬賬相符、賬實相符。對賬工作每年至少進行一次。

（1）賬證核對。核對會計賬簿記錄與原始憑證、記賬憑證的時間、憑證字號、內(nèi)容、金額是否一致，記賬方法是否相符。

（2）賬賬核對。核對不同會計賬簿之間的賬簿記錄是否相符。這包括總賬與有關(guān)的賬戶余額核對、總賬與明細賬核對、總賬與日記賬核對、會計部門的財產(chǎn)物資明細賬與財產(chǎn)物資保管和使用部門的有關(guān)明細賬核對等。

（3）賬實核對。核對會計賬簿記錄與財產(chǎn)等實有數(shù)額是否相符。這包括現(xiàn)金日記賬賬面余額與現(xiàn)金實際庫存數(shù)相核對、銀行存款日記賬賬面余額定期與銀行對賬單相核對、各種財物明細賬賬面余額與財物實存數(shù)相核對以及各種應(yīng)收、應(yīng)付款明細賬賬面余額與有關(guān)債務(wù)、債權(quán)單位或者個人核對等。

（六）結(jié)賬

結(jié)賬是在每個會計期末，將所發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)全部記錄入賬的基礎(chǔ)上，結(jié)出本期各賬簿發(fā)生額和期末余額并進行試算平衡的過程。各單位應(yīng)當按照規(guī)定定期結(jié)賬。

（1）結(jié)賬前，必須將本期內(nèi)所發(fā)生的各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)全部登記入賬，然后在此基礎(chǔ)上進行期末余額試算平衡。

（2）結(jié)賬時，應(yīng)當結(jié)出每個賬戶的期末余額。需要結(jié)出當月發(fā)生額的，應(yīng)當在摘要欄內(nèi)注明“本月合計”字樣，并在下面通欄劃雙紅線。需要結(jié)出本年累計發(fā)生額的，應(yīng)當在摘要欄內(nèi)注明“本年累計”字樣，并在下面通欄劃單紅線；12月末的本年累計就是全年累計發(fā)生額。全年累計發(fā)生額下面應(yīng)當通欄劃雙紅線。年度終了結(jié)賬時，所有總賬賬戶都應(yīng)當結(jié)出全年發(fā)生額和年末余額。

（3）年度終了，需要將各賬戶的余額結(jié)轉(zhuǎn)到下一會計年度，并在摘要欄注明“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣；在下一會計年度新建有關(guān)賬簿的第一行余額欄內(nèi)，填寫上年結(jié)轉(zhuǎn)的余額，在摘要欄注明“上年結(jié)轉(zhuǎn)”字樣。

思考題

1．預(yù)算會計的會計要素有哪些？

2．設(shè)置會計科目的原則有哪些？

3．什么是借貸記賬法？其要點有哪些？

4．預(yù)算會計憑證如何分類？

5．原始憑證的內(nèi)容和填制要求有哪些？

6．記賬憑證的種類和填制要求有哪些？

7．賬簿分為哪幾類？如何登記賬簿？