第二節(jié) 全面預(yù)算的編制程序

一、準(zhǔn)備階段

（一）召開預(yù)算啟動會議

每年編制預(yù)算時，為了凝聚共識，企業(yè)應(yīng)召開預(yù)算啟動會議，使各部門明確預(yù)算編制的原因以及預(yù)算的目標(biāo)、方針和思想等。

簡單地說，預(yù)算啟動就是為預(yù)算的正式開始而做的準(zhǔn)備，目的是為了使預(yù)算能夠順利地實施，為預(yù)算工作的全面展開提供保障。預(yù)算啟動的內(nèi)容包括以下幾點。

1.確定制定預(yù)算的時間

通過預(yù)算啟動會議約定企業(yè)從預(yù)算啟動到制定預(yù)算的時間，這樣能使企業(yè)各部門及其負(fù)責(zé)人了解預(yù)算編制期間的工作要領(lǐng)和約束條件，防止預(yù)算工作的盲目性和主觀性。

2.確定預(yù)算控制目標(biāo)

（1）確保預(yù)算啟動之前各預(yù)算編制部門能在充分理解企業(yè)下年度戰(zhàn)略目標(biāo)的基礎(chǔ)上，就年度財務(wù)和經(jīng)營目標(biāo)以及各項分解指標(biāo)達成共識，并致力于通過全面預(yù)算的編制達成企業(yè)的年度戰(zhàn)略目標(biāo)。

（2）確保全面預(yù)算的工作要求和預(yù)算表格能夠及時下發(fā)到各預(yù)算編制部門，并保證關(guān)于年度預(yù)算工作的指導(dǎo)性要求能夠從上往下得到有效傳達。

（3）確保各預(yù)算編制部門在企業(yè)全面預(yù)算工作中的職責(zé)得到合理的劃分和落實。

3.確定預(yù)算的主要控制點

（1）每年在規(guī)定日期之前，預(yù)算管理委員會（總裁辦公會）召集副總裁、各部門負(fù)責(zé)人召開預(yù)算啟動會議，討論確定企業(yè)年度經(jīng)營計劃及經(jīng)營目標(biāo)值，并落實各預(yù)算單位在實現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)值中的責(zé)任。

（2）總裁秘書在預(yù)算啟動會議后將企業(yè)年度經(jīng)營計劃整理成文，待各部門負(fù)責(zé)人進行會簽后，由總經(jīng)理正式批準(zhǔn)下發(fā)。

（3）各預(yù)算編制部門負(fù)責(zé)人必須向本部門人員傳達預(yù)算編制的內(nèi)容和要求。

（4）通過預(yù)算啟動會議使企業(yè)各部門掌握預(yù)算管理辦公室對預(yù)算編制人員的培訓(xùn)時間和內(nèi)容。

（5）編制并下發(fā)全面預(yù)算全套文件。

4.約定預(yù)算啟動會議的規(guī)則

企業(yè)預(yù)算管理委員會應(yīng)要求各部門負(fù)責(zé)人在規(guī)定的日期前提交初步預(yù)測報告，經(jīng)審核后再召開預(yù)算會議。

企業(yè)董事長、董事會董事、總經(jīng)理、副總經(jīng)理以及各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)參加預(yù)算啟動會議，會議期間參加者如需請假，副總經(jīng)理及部門負(fù)責(zé)人須有總經(jīng)理和董事長的批準(zhǔn)，總經(jīng)理和執(zhí)行董事須有董事長的批準(zhǔn)。財務(wù)行政主管副總在預(yù)算啟動會議開始時匯報本年度財務(wù)狀況及預(yù)算執(zhí)行情況。會議必須確定企業(yè)年度經(jīng)營目標(biāo)，目標(biāo)中需包括各部門費用制定依據(jù)和調(diào)整幅度。

（二）確定預(yù)算編制大綱

餐飲企業(yè)的年度經(jīng)營目標(biāo)確定之后，預(yù)算管理委員會會出臺全面預(yù)算的編制大綱。餐飲企業(yè)規(guī)模較大時，一定要有全面預(yù)算編制大綱；餐飲企業(yè)規(guī)模較小時則可以簡化。通常而言，全面預(yù)算編制大綱包括以下內(nèi)容。

1.總綱

總綱是預(yù)算編制大綱的基本原則，一般包括預(yù)算要達到的目標(biāo)、餐飲企業(yè)年度經(jīng)營方針和預(yù)算編制的指導(dǎo)思想等內(nèi)容。

2.預(yù)算編制的組織領(lǐng)導(dǎo)

明確餐飲企業(yè)預(yù)算編制的組織機構(gòu)和組織領(lǐng)導(dǎo)，要將責(zé)任落實到機構(gòu)和個人。

3.預(yù)算編制方法與要求

當(dāng)餐飲企業(yè)編制全面預(yù)算時，必須在預(yù)算的編制大綱中明確每一模塊采用的方法，使預(yù)算編制大綱更具指導(dǎo)性，讓各部門、各門店都知道編制什么和如何編制。例如某部門應(yīng)該采用增量預(yù)算還是零基預(yù)算，應(yīng)在編制大綱中明確。

4.預(yù)算和審批程序

明確預(yù)算編制的每一步做什么，每步對應(yīng)的時間節(jié)點和審批環(huán)境。

5.預(yù)算編制的時間安排與要求

不要泛泛而談，如“10月下旬”，一定要有一個具體的時間節(jié)點。

6.預(yù)算表的填寫說明與要求

餐飲企業(yè)應(yīng)對預(yù)算表格如何填寫進行詳細(xì)的說明。

7.附件

附件一般包含兩項內(nèi)容：一是預(yù)算編制的相關(guān)政策，比如基本前提以及其他相關(guān)資料；二是編制預(yù)算表格的格式。

二、編制階段

編制預(yù)算時，每一階段、每一節(jié)點的銜接合理與否決定著預(yù)算執(zhí)行效果的好壞。在全面預(yù)算過程中，編制時間雖然占的比重很小，但卻能決定預(yù)算編制的準(zhǔn)確性。在預(yù)算編制階段，餐飲企業(yè)可以設(shè)計一些固定的表格下發(fā)至各個部門，以保證表格形式的統(tǒng)一和統(tǒng)計數(shù)據(jù)時的方便，如表2-1～表2-12所示。

三、初審階段

各部門提交預(yù)算草案后，預(yù)算管理委員或預(yù)算管理部要對預(yù)算草案進行初審，查看其是否符合預(yù)算的編制規(guī)范。比如，預(yù)算表中應(yīng)該填寫“銷售收入”，有些部門卻填寫成“銷售量”。預(yù)算管理委員或者預(yù)算管理部需要將不符合預(yù)算編制規(guī)范的預(yù)算草案返回原部門重新編制。

四、討論階段

全面預(yù)算的討論階段由財務(wù)部或預(yù)算管理部主導(dǎo)，相關(guān)部門參加，對各部門預(yù)算的可執(zhí)行性提出質(zhì)疑，討論該預(yù)算是否全面、可行和科學(xué)。由于很多預(yù)算在編制時都是粗略的想法，如果在執(zhí)行階段不認(rèn)真審查，就會導(dǎo)致執(zhí)行結(jié)果存在隱患。

五、決策下發(fā)

預(yù)算被審核通過后就可以被下發(fā)，通常在每年的12月底之前完成。企業(yè)要明確各部門的工作要求與工作職責(zé)，并嚴(yán)格執(zhí)行。

六、簽訂業(yè)績合同

全面預(yù)算的決策下發(fā)之后，餐飲企業(yè)應(yīng)將預(yù)算指標(biāo)和各項預(yù)算數(shù)據(jù)結(jié)合起來形成一份業(yè)績合同，這份業(yè)績合同需要逐級簽訂，如總經(jīng)理與部門經(jīng)理簽、部門經(jīng)理與員工簽，每一級的工作開展都圍繞著業(yè)績合同進行，讓所有人對業(yè)績合同負(fù)責(zé)。此時，業(yè)績合同便成了績效考核的數(shù)據(jù)來源。

（一）簽訂業(yè)績合同的目的

通過簽訂業(yè)績合同，餐飲企業(yè)能夠建立科學(xué)的管理機制，使所有員工的利益與股東利益相一致。具體而言，業(yè)績合同的簽訂要達到以下目的。

（1）保證企業(yè)總體戰(zhàn)略的實施。

（2）使高層管理者將精力集中在對企業(yè)價值最關(guān)鍵的經(jīng)營決策上。

（3）使被考核者將精力放在對企業(yè)價值最關(guān)鍵的經(jīng)營決策上。

（4）培育業(yè)績至上的企業(yè)文化。

（5）以合同的方式體現(xiàn)達成業(yè)績承諾的嚴(yán)肅性。在企業(yè)中，高層管理層與業(yè)務(wù)單元及職能單元之間通過業(yè)績合同界定彼此的業(yè)績承諾，具體如圖2-3所示。

（6）激勵集體業(yè)績，明確個人責(zé)任。具體如圖2-4所示。

（二）業(yè)績合同的設(shè)計

1.業(yè)績合同的設(shè)計原則

在進行業(yè)績合同設(shè)計時應(yīng)遵循四個原則，具體如圖2-5所示。

2.業(yè)績合同的內(nèi)容

不同企業(yè)所使用的業(yè)績合同也不一樣。大多數(shù)業(yè)績合同包括但不限于如表2-13所示的內(nèi)容。

（三）業(yè)績合同的簽訂

1.業(yè)績合同的簽訂范圍

并不是所有的員工都要簽訂業(yè)績合同。餐飲企業(yè)在確定簽訂范圍時應(yīng)考慮以下因素。

（1）對餐飲業(yè)務(wù)發(fā)展的把握。按照既定戰(zhàn)略與員工簽訂有針對性的業(yè)績合同，可以確保餐飲企業(yè)的發(fā)展方向。

（2）對員工的評估激勵效果。合適的業(yè)績合同可以有效地考核和識別人才。

（3）損益責(zé)任。業(yè)績合同簽訂對象主要是對損益結(jié)果有重大影響的管理人員，其下屬人員可不必簽訂業(yè)績合同。受約人可以將自己的業(yè)績合同分解成不同職責(zé)的員工的關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)，以督促和考核下屬人員。

建議簽訂業(yè)績合同的員工范圍，如圖2-6所示。

2.業(yè)績合同的簽訂步驟

業(yè)績合同的簽訂是按層級進行的，具體步驟如圖2-7所示。

3.發(fā)約人的選擇

發(fā)約人選擇的原則如下。

（1）主發(fā)約人應(yīng)是受約人的直接領(lǐng)導(dǎo)。

（2）職能部門可增設(shè)副發(fā)約人。副發(fā)約人通常是與受約人有密切業(yè)務(wù)聯(lián)系的其他職能部門中高一級的領(lǐng)導(dǎo)或者非直接領(lǐng)導(dǎo)的從屬業(yè)務(wù)單位的經(jīng)理。

4.業(yè)績合同的期限

業(yè)績合同的有效期一般為一年。

5.業(yè)績合同的效力

業(yè)績合同一旦簽訂就具有約束效力，在有效期內(nèi)不得擅自更改。如遇到對企業(yè)影響重大的、人力不可控制的極特殊情況（如自然災(zāi)害或外部環(huán)境的巨大改變），董事會有權(quán)酌情予以調(diào)整。