辦公室是機構(gòu)或部門的運行中樞，承擔著內(nèi)外協(xié)調(diào)管理、信息上傳下達的重要職能。辦公室工作效率直接反映出機構(gòu)或部門整體的業(yè)務素質(zhì)和精神風貌，直接影響到全局的工作成效。現(xiàn)就如何提高辦公室工作效率簡單提出以下想法和建議。

思想是行為的先導，信念是保持先進性的前提。辦公室工作人員應認真深入學習十八大以來習近平總書記一系列重要講話，補足精神之鈣、鑄就信念之魂。通過學習實踐，不斷強化政治意識、大局意識、核心意識和看齊意識，充分認識到辦公室工作的重要性，堅守“捧著一顆心來，不帶半根草去”的奉獻精神，廉潔自律，牢固樹立宗旨意識和正確的辦公室政績觀和價值觀，堅定理想信念，強化使命擔當，激發(fā)工作內(nèi)在動力，從根本上為提升辦公室工作效率奠定基礎(chǔ)。

“業(yè)貴于專，技強于精”，過硬的業(yè)務素質(zhì)是提升辦公室工作效率的關(guān)鍵。一是要系統(tǒng)熟悉本機構(gòu)各部門的核心任務和重點工作，提高預判統(tǒng)籌和把控全局的能力。在此基礎(chǔ)上，對領(lǐng)導交辦或待辦的工作有所側(cè)重，分清輕重緩急，本著“急事立辦、大事精辦、要事穩(wěn)辦、特事特辦”的原則處理好各項工作。注重整合資源，合理安排工作進度，學會“十個指頭彈琴”，提升工作效率。二是要加強辦文、辦事、辦會等辦公室業(yè)務技能學習，不斷提升工作人員的崗位勝任力。日常工作中經(jīng)常性開展內(nèi)部經(jīng)驗交流；遇到具體問題時及時向上級部門請示，多與兄弟單位溝通，在實際工作中不斷歸納總結(jié)，思考積累。

辦公室工作繁雜瑣碎，突發(fā)性、臨時性事務多。完善制度建設(shè)，規(guī)范工作程序，明確辦事的具體步驟和要求，是各項工作協(xié)調(diào)有序開展的根本保障。“大道至簡”，在追求制度完善的同時，還應充分考慮到制度的科學性和合理性，盡可能地精簡優(yōu)化流程，讓制度更加“人性化”。注重強調(diào)制度執(zhí)行，盡量明確常規(guī)業(yè)務流程的時間節(jié)點，加強制度執(zhí)行的量化評估，不能讓制度內(nèi)容模棱兩可、流于形式。

落實崗位責任制是辦公室工作高效運行的重要保障。要科學定崗，根據(jù)工作性質(zhì)、工作量的差異合理設(shè)置崗位。按崗定人，根據(jù)人員的綜合素質(zhì)、能力水平安排與之相適應的崗位。將工作責任量化分工，落實到人，每個人各司其職，各盡其責，避免人浮于事、推諉扯皮的現(xiàn)象。建立有效的考評制度，根據(jù)職責的履行和任務的完成情況進行考核和獎懲。

大數(shù)據(jù)、自媒體時代的到來，對辦公室工作人員的信息素養(yǎng)提出了更高的要求。單純熟練操作辦公軟件、傳統(tǒng)機械式收發(fā)和傳遞信息已無法滿足信息輔政的要求。一是要不斷推進辦公自動化，促進完善辦公信息系統(tǒng)建設(shè)，提高信息傳遞效率。積極參與辦公信息系統(tǒng)的設(shè)計和完善，配合有關(guān)部門做好信息資源整合和信息共享，促進部門間業(yè)務協(xié)同。二是要進一步拓寬信息來源渠道，緊扣機構(gòu)中心工作和社會關(guān)切，充分利用互聯(lián)網(wǎng)和微博、微信等新媒體工具擷取信息，提高信息傳遞的及時性。三是要在專業(yè)部門的輔助下，利用先進的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)提升信息“含金量”，加強機構(gòu)內(nèi)、外部信息整合。四是要不斷提高信息綜合研判能力，為領(lǐng)導科學決策提供更加高效的支持。

辦公室每天要應對不斷發(fā)生的新情況、新問題。這就要求辦公室要敢于突破陳舊的觀念和模式，勤于思考，勇于探索，創(chuàng)新管理，不斷形成新的工作理念和思路。

管理方法創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的實現(xiàn)載體和具體表現(xiàn)。實際工作中，在繼承以往優(yōu)秀管理經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，還應不斷嘗試將科學的管理理論、先進的管理手段和管理工具應用到辦公室工作當中，大膽探索改進辦公室管理模式，進而提高辦公室工作效率。如：采用項目管理方法，就某個專項工作成立項目辦公室，選擇適當?shù)墓芾斫M織結(jié)構(gòu)，使用“六何（5W1H）分析法”明確項目目標和實現(xiàn)路徑；應用“PDCA循環(huán)”綜合管理各類會議和活動，優(yōu)化資源、合理支出、保證進度、控制風險；對公文流轉(zhuǎn)等可量化的常規(guī)工作，明確質(zhì)量尺度和量化目標，利用“六西格瑪”等管理工具進行流程干預和質(zhì)量控制等。

辦公室工作要求“蹄疾而步穩(wěn)”，強調(diào)效率質(zhì)量并重。只有不斷加強人員能力建設(shè)、規(guī)范管理制度、提升信息素養(yǎng)、創(chuàng)新管理方式，才能不斷提升辦公效率和質(zhì)量、提高工作水平，充分發(fā)揮辦公室“協(xié)調(diào)、參謀、服務”職能，從而更好地在全局工作中發(fā)揮出重要作用。