1.2 界定：變革中的核心概念是什么？

文件：文件在廣義上是指“人們在社會活動中，為了相互聯系、記載事物、處理事務、表達意志、交流情況而制作的記錄材料”。本書論述與翻譯的對象在多數時候對應廣義的文件。

文件、檔案：這是一個組合表達，為了能與外文文獻中的“records”對應，也為了和國內外已有的文獻與資料的論述保持一定的一致性，因而選擇了“文件、檔案”這樣的表述。同時，部分翻譯以及文獻的表達根據語境，會有獨立使用“文件”“檔案”之時。為簡便起見，文件、檔案管理在本書簡稱“文檔管理”。

信息：信息是用以傳遞復雜意義而組合的數據集合，在表現上依據信息資源管理領域的提法，它是其所指代的內容與形式的結合。

檔案化管理：檔案化的英文對應詞為archivization，由哲學家德里達在1995年的作品《檔案的狂熱或本源的苦惱》中提出，將檔案化指代為對事件的記錄過程。而在中國，首次提出是在馮惠玲教授的博士論文《擁有新記憶——電子文件管理研究》中，她在其中的論述為“電子文件的‘檔案化’進程”與“歸檔——電子文件檔案化的開始”，雖無明確界定檔案化是什么，依據內容來看，是檔案部門/人員參與電子文件的管理，倡導電子文件的前端控制與全程管理。而后，安小米教授在翻譯澳大利亞學者的作品時將archiving翻譯為檔案化，何嘉蓀教授認為業界提倡的全程管理和前端控制原則的實質就是“檔案化”，因而提出檔案化管理。他認為，“檔案化是確保并且能夠證明文件的真實性、完整性、可靠性和長期有效性(可讀性、可理解性等)，使文件有可能用作證據和作為檔案保存，檔案化是使電子文件具備成為檔案和法律證據的能力，檔案化管理是為使文件檔案化而采取的管理措施，比如在電子文件管理系統內建立元數據著錄機制等”。

本書的檔案化管理則是：在Web 2.0的非線性環境中，信息的管理同樣難以完全對應線性的有序階段化管理流程，在這些信息當中有著將成為檔案的那部分，在脆弱的數字環境中需要以檔案化管理在每個時空點保障得到處置前的信息，保證那些應當成為檔案的信息能夠滿足檔案屬性的要求。檔案化管理遵循在檔案領域中已經得到一定共識的一系列理論、方法論與實踐，根據Web 2.0環境及其中的實踐主體、對象等多方面的特點有所調整與變化，即下面提出的參與式的信息檔案化管理。

參與式檔案管理：它在不同的情境和表現下有不同的定義，例如參與式檔案館指使用Web 2.0構建用戶參與的檔案館。它們有一定的共性：第一，強調社會與社區，這主要是來自美國、英國、加拿大、澳大利亞等國家學者的研究，認為文件、檔案是對社會以及不同社區的記錄；第二，參與人員不局限于專業的檔案工作者，公眾、歷史家等眾多主體均可參與；第三，不限于以國家的檔案館為平臺，甚至不稱為檔案館；第四，更加以用戶和社會需求為中心。

參與式的信息檔案化管理：這是本書提出的核心概念，與“參與式檔案管理”的區別源自對參與式的界定有新的拓展，并結合了檔案化管理的理念：①關注信息形成至長期保存的全流程；②側重于Web 2.0環境中的原生數字信息；③參與的主體突出表現“人人參與”; ④描述了參與的不同層次；⑤將信息、媒體、時空也視作參與的要素。具體的闡釋在本書第六章呈現。

檔案世界：本書關于“檔案世界”的提法并不是一個嚴格的定義，它是為了指代由不同的主體(機構、組織、群體、個人等)在各自的文件與檔案觀的指導下，為了不同的目的形成文件與檔案及制度，并執行相應的管理行為，由此開展相關活動形成一種概念上的“世界”的總稱。它是以整體的視角來看待跨時空的管理檔案的主體在一定的社會網絡中開展檔案活動的，與檔案相互作用而形成一種大系統，其中包括各主體、檔案(信息)、理論、方法論和實踐活動，各要素自身的網絡以及要素間共同連通的網絡。所謂的檔案世界，既有檔案資源的呈現，也有檔案工作者開展檔案活動和檔案利用者使用檔案等。