第七節　管理公文常識

一、考點精講

（一）管理概述

1．管理的含義與性質

（1）管理的含義

管理是指社會組織為了實現預期的目標，在一定的環境中，通過計劃、組織、領導和控制等活動，協調組織的各種資源的過程。管理（manage）是以人為中心進行的協調活動。

管理包括四層次含義：

①管理是為了實現組織未來目標的活動；

②管理的工作本質是協調；

③管理工作存在于組織中；

④管理工作的重點是對人進行管理。

管理就是制定，執行，檢查和改進。制定就是制定計劃（或規定、規范、標準、法規等）。執行就是按照計劃去做，即實施。檢查就是將執行的過程或結果與計劃進行對比，總結出經驗，找出差距。改進首先是推廣通過檢查總結出的經驗，將經驗轉變為長效機制或新的規定；其次是針對檢查發現的問題進行糾正，制定糾正、預防措施。

（2）管理的性質

管理作為一種普遍的社會活動，起源于社會成員勞動的集體性，以及社會成員在勞動和社會生活過程中相互交往的必要性。作為一種特殊的實踐活動，管理具有自己獨特的性質。

管理既是科學又是藝術。管理的科學性指它是由一系列相互關聯的概念和原理構成的知識系統，具有普遍性和真理性。管理的藝術性則是指其富有創造性的運行方式和方法，即在具體的實踐過程當中，創造性地靈活應用科學知識，將知識轉化為生產力的技巧。管理所面臨的問題和環境隨時都在變化，因此沒有可重復驗證的、一成不變的規律可循。

【例】管理的一般性是指（　　）。

A．管理普遍存在于一切社會協作和社會公共生活過程中

B．管理具有特定的社會歷史性質

C．管理必須按照客觀規律，按照科學規范的要求，運用科學的方法來進行

D．一切管理活動都應該從實際出發，具體情況具體分析

【答案】A

【解析】管理的普遍性指管理是普遍存在于一切社會協作和社會公共生活過程中的活動。

①管理具有科學性

管理具有科學的特點，以反映客觀規律的管理理論和方法為指導，有一套分析問題、解決問題的科學的方法論。而且，作為總結管理規律的管理學所具有的特點也足以證明管理是一門科學。

②管理具有藝術性

管理是一種隨機的創造性工作，它不像有些科學那樣可以單純通過數學計算去求得最佳答案，也不可能為管理者提供解決問題的具體模式，它只能使人們按照客觀規律的要求，實踐創造性管理。從這個意義上講，我們說管理是一種藝術。

③科學性和藝術性的關系

管理具有科學性和藝術性的雙重特點，管理學的科學性和藝術性并不是互相排斥的，而是互相補充的。管理的科學性來自管理的實踐，管理的藝術性要結合具體情況并在管理實踐中體現出來，兩者是統一的。

2．管理學基本原理

（1）人本原理

①概念

行政管理是由內外多種相關因素共同作用的活動過程。其中，人是最主要的因素和決定因素，行政管理主要就是管人管事，它要求人們在管理活動中堅持一切以人為核心，以人的權利為根本，強調人的主觀能動性，力求實現人的全面、自由發展。現代國家都十分重視人的因素在行政管理中的地位和作用，認為人事問題“是行政的核心”，人事制度“是一切行政的基礎”。人本原理的實質就是充分肯定人在管理活動中的主體地位和作用。西方一位管理大師指出：“管理功能的精髓則在于知人善任，激勵優秀人才。”

②基本精神

a．人是行政管理活動的主體和核心；

b．搞好行政管理的關鍵是做好人的工作；

c．搞好行政管理要靠一批優秀的行政管理人才；

d．社會主義國家的行政管理，理應更能夠科學地掌握和貫徹人本原理。

（2）激勵原理

①核心

激勵原理是根據人的行為規律，通過強化人的動機，以調動人的積極性的一種理論。沒有動力，事物不會運動，組織不會向前發展。在組織中只有擁有強大的動力，才能使管理系統得以持續、有效地運行。激勵原理的核心是以人們各種需要為基本內容的動力問題。

②動力的三種基本類型

動力的正確運用和需要滿足度的提高，能產生巨大的激勵力。根據人們需要的不同層次和內容，激勵的動力分為三種基本類型：物質動力、精神動力、信息動力。

（3）能級原理

①概念

能級原理是指管理的組織結構與組織成員的能級結構必須相互適應和協調，這樣才能提高管理效率，實現組織目標。能級原理中的“能級”，是指組織成員在一定條件下，能對實現組織目標起作用的各種能力之和的差別。

②應用原則

a．能級的劃分與組合應保證行政組織結構的穩定性和有效性；

b．不同的能級應具有不同的責任、權力和利益，實行責權利一致的原則；

c．各類能級必須動態對應。

（4）系統原理

①概念

運用系統理論，對行政管理對象進行系統分析，研究系統內部以及系統與外部環境之間的有機聯系，著力于發揮系統的整體功能，以實現行政管理最優化的原理，就是行政管理中的系統原理。

②系統的基本特性

系統，就是相互有機聯系、相互作用的諸元素的綜合體。系統具有以下基本特性：

a．整體性：通常理解為“整體大于部分之和”，即系統的功能不等于要素功能的簡單相加，而是往往要大于各個部分功能的總和；

b．內部相關性：任何較為復雜的系統內部都有一定的層次結構，彼此相關，其中低一級的要素是它所屬的高一級系統的有機組成部分；

c．環境相關性：任何系統都存在于一定的環境之中，都要和環境有現實的聯系，系統有隨環境的改變而改變其結構和功能的能力；

d．目的同一性：系統若干要素的集合，就是為了實現一定的目的。

結合行政管理實踐揭示這些特性，就是系統原理的基本內容。

（5）權變原理

①定義

權變原理是指根據系統所處的內外環境因素，因勢利導，隨機應變，適時調整管理對策和管理方法的一種管理理論。

②基本精神及其運用

這一原理的基本精神及其運用可概述為三點：

a．管理要素，復雜多變；

b．審時度勢，相機權變；

c．追求實效，實現目標。

（6）效益原理

①定義

效益原理是指在行政管理活動中，按照行政目標的要求，力圖以盡可能少的行政總投入，獲得盡可能多的行政總產出。它揭示了行政管理的目的屬性，國家行政機關的一切職能、措施、手段和方法等，最終都是為了獲得更佳的行政效益。

②運用效益原理必須正確處理的關系

在行政管理中運用效益原理，必須正確處理好幾個方面的關系：

a．整體效益和局部效益的關系；

b．行政管理的直接效益與整個社會目標的關系；

c．長遠效益和當前效益的關系。

3．管理的一般過程

（1）計劃

計劃是五種管理職能中最基本的一項職能，它涉及的問題是要在未來的各種行為過程中作出抉擇，其他四項管理職能都必須反映計劃職能的要求。

①計劃工作的分類

計劃的種類有很多，可以按不同的標準進行分類，常見的分類標準有：按計劃的期限劃分，按計劃的明確度劃分，按計劃范圍的廣度劃分和按計劃的表現形式劃分。計劃按時間可以分為三種：短期計劃、中期計劃、長期計劃。

②計劃工作的主要內容

a．做什么，就是要明確計劃的目標任務和要求，明確每一個時期的中心任務和工作重點；

b．為什么做，就是要明確設立目標任務的必要性，并論證實現目標任務的可行性；

c．何時做，就是選定計劃實施的時機，以及規定計劃中各項工作的開始和完成的進度，以便進行有效地控制，

對能力資源進行平衡；

d．何地做，就是規定計劃實施地點或場所，了解計劃實施的環境條件和限制，以便合理安排計劃實施的空間組織和布局；

e．誰去做，就是計劃不僅要明確規定目標任務、地點和進度，還應規定由哪個主管部門負責；

f．怎樣去做，就是制定實施計劃的措施，以及相應的政策和規則，對資源進行合理分配和集中使用，對人力、

生產能力進行平衡，對各種派生計劃綜合平衡等。

（2）組織

①定義

組織就是建立企業的物質和社會的雙重結構。它包含明確組織所承擔和需完成的任務，由誰去完成任務，組織機構的設置，信息指令的傳遞渠道的建立，以及權力的劃分和組織任務的工作的協調。

②組織工作的主要內容

a．組織總是具有目標的，目標決定著組織的活動范圍和性質。因此，組織機構的設置，人員的調配，職位、職責和職權的確定，都必須服從于組織的目標；

b．為了履行職責和行使責權，實現組織目標，需要進行組織設計，按一定標準建立組織機構，并明確各組織機構的責權范圍和它們之間的關系；

c．為了完成組織任務，實現組織目標，管理者的重要任務之一是行使組織職能，把人、財、物、信息等進行合理有效地組合，以充分發揮其各自的效能。

（3）領導

①定義

領導就是為尋求從企業擁有的所有資源中獲得盡可能大的利益，引導組織達到它的目標。它包含如何確定領導的模式；如何去激勵下屬，引導他們實現組織的目標；如何選擇有效地溝通渠道，增強人們的相互理解，以及解決組織成員之間的沖突。

②有效的領導

任何領導者或潛在領導者的性格均充滿力量。嚴重的個性缺陷不能被忽視，它們將總是使領導者的領導無法產生實效。有效的領導要求管理人員在合理的制度（領導體制）環境中，利用優秀的素質、采用適當的方式、針對組織成員的需要及特點，采取一系列措施去提高和維持組織成員的工作積極性。

【例】下列不屬于領導者的三項基本職能的是（　　）。

A．觀念技能

B．人事技能

C．管理技能

D．技術技能

【答案】C

【解析】領導者的基本技能包括技術技能（Technical Skills）、人事技能（Human Skills）和觀念技能（Conceptual Skills），即THC技能。T技能即技術技能，是指正確地掌握了從事一項工作所需的技術和方法。H技能即人事技能，是指在工作中與人打交道的技能。C技能即觀念技能，包括對事物的洞察、判斷和概括技能。對各種不同類型組織的領導者來說，具備THC技能是一種普遍要求。

（4）控制

①定義

控制是根據組織的計劃和事先規定的標準，監督檢查各項活動及其結果，并根據偏差或調整行動或調整計劃，使計劃和實際相吻合，保證目標實現的行為。控制的實質就是使組織進行的各項工作盡可能的符合計劃和按照計劃運轉，并完成計劃中所指定的各項目標。它包含控制標準的設置，現場的監督與管理，收集工作進行的信息，將信息與標準進行比較，發現工作中的缺陷，及時地采取糾正措施，確保組織工作能沿著正確的軌道前進。

②控制的過程

a．確定業績目標、標準或指標；

b．考核實際業績；

c．比較實際業績與選擇標準；

d．評估結果，如果沒有達到標準的話，采取糾正行動。

（二）政府職能

1．政府職能的含義

（1）政府職能的基本含義

政府職能，亦稱行政職能，是國家行政機關依法對國家和社會公共事務進行管理時應承擔的職責和所具有的功能。政府職能反映著公共行政的基本內容和活動方向，是公共行政的本質表現，也是公共行政的核心內容。

（2）政府職能的具體含義

政府職能包括以下四層意思：

①政府職能的實施主體是政府機構；

②政府職能的主要內容是管理國家和社會公共事務；

③政府職能的實施手段主要是依法行政；

③政府職能是完整統一的體系。

2．政府職能的體系

（1）政府的基本職能

①政治職能

政治職能亦稱統治職能，是指政府為維護國家統治階級的利益，對外保護國家安全，對內維持社會秩序的職能。政治職能具有防御性、保衛性和強制性，我國政府主要有四大政治職能：

a．軍事保衛職能；

b．外交職能；

c．治安職能；

d．民主政治建設職能。

②經濟職能

經濟職能是指政府為了國家經濟的穩定和發展，對社會經濟生活進行管理的職能。隨著我國計劃經濟體制向社會主義市場經濟體制的轉變，我國政府主要有三大經濟職能：

a．宏觀經濟調控職能；

b．提供公共產品和服務的職能；

c．市場監管職能。

③文化職能

文化職能是指政府為滿足人民群眾日益增長的文化生活的需要，依法對文化事業所實施的管理。它是加強社會主義精神文明，促進經濟與社會協調發展的重要保證。我國政府的文化職能主要是：

a．發展科學技術的職能；

b．發展教育事業的職能；

c．發展文化事業的職能；

d．發展衛生體育事業的職能。 ④社會職能

社會職能是指除政治、經濟、文化職能以外的政府必須承擔的其他職能。這類事務一般具有社會公共性，無法完全由市場解決，應當由政府從全社會的角度加以引導、調節和管理。目前，政府的社會職能主要有：

a．調節社會分配和組織社會保障的職能；

b．保護生態環境和自然資源的職能；

c．促進社會化服務體系建立的職能；

d．提高人口質量，實行計劃生育的職能。

（2）政府的層級職能

將政府職能按照政府所轄的行政區域，在中央政府和各級地方政府之間進行配置，我們把按照這種方式劃分出的政府職能，稱為政府的層級職能。層級職能的劃分，遵循“屬地”原則，即政府職能范圍主要限于本行政區域內。按照社會主義市場經濟的客觀要求，政府層級職能包括：

①中央政府專有職能

主要是管理國家事務和全國性公共事務，如國防、外交、貨幣發行、宏觀調控、全國性基礎設施建設以及與其相適應的機構設置、人員編制、經費支付等。

②地方政府專有職能

主要是在維護國家利益和中央權威的前提下管理地方性公共事務，如對本行政區經濟社會發展實施區域調節與管理、舉辦地方公益事業、征收地方賦稅以及與其相適應的機構設置、人員編制、經費支付等。

③中央政府與地方政府共同具備的職能

主要是指有些公共事務涉及國家整體利益，但由地方政府具體實施比較有效，則應當由中央政府和地方政府共同承擔。一般由中央政府制定全國統一的政策法規，由地方負責實施，與之相應的機構設置、人員編制、經費撥付等則由中央和地方分別管理。

（3）政府的管理運行職能

政府管理運行職能，是指按照管理運行程序劃分的政府職能。政府管理運行職能可分為：

①計劃職能

計劃職能是指政府為完成某一時期內的任務或某一項任務，制定戰略目標，確定實施步驟的管理過程。計劃職能包括：

a．制定組織的整體目標；

d．圍繞目標，制定可供選擇的方案；

c．對方案進行分析，最后選擇可行方案；

d．確定具體實施步驟。

②組織職能

組織職能是指政府機構和工作人員把制定的計劃方案付諸實施的活動過程。有兩種不同的情形：一是根據任務的性質和規模需要設置專門的新機構，配備新人員；二是合理組織原有的機構和人員，承擔起計劃所涉及的任務。

組織職能包括以下內容：

a．將計劃方案中的整體目標進行分解，具體化為可操作執行的工作項目；

b．將分解的各工作項目落實到下屬部門或個人；

c．配備必要的人力、物力、財力保障，提供必要的信息；

d．授予下屬執行任務的權力，明確相應的責任。

③領導職能

領導職能是指在政府部門擔任領導職務的人員，為有效完成組織目標，對下屬人員所采取的各種影響和激勵過程。現代領導者的職責，就是要使組織的目標與組織中個人的目標統一起來，使組織目標的實現與個人需求的滿足很好地結合起來。領導職能包括以下內容：

a．指導下屬人員的工作，使其盡快熟悉業務；

b．激勵下屬，使其熱愛自己的工作，愿意為組織做貢獻；

c．協調下屬人員的工作，把每個人的目標與組織目標很好地協調起來；

d．加強組織內的信息溝通，為順利完成組織目標創造良好的內部環境。

④控制職能

控制職能是指政府為使組織目標按計劃完成而對執行過程進行檢查、督促和糾偏的管理活動。

控制職能包括以下內容：

a．明確控制標準；

b．確定控制幅度；

c．疏通反饋渠道；

d．運用調節手段；

e．有效進行檢查、督促。

3．政府職能轉變的主要內容

（1）我國政府職能轉變的背景

政府職能轉變是指為了適應行政環境的發展變化，而對政府職能進行的調整、重組和優化，主要涉及職能范圍、職能重心、職能方式和職能關系等。

①政府職能轉變是經濟體制改革的必然要求

黨的十一屆三中全會以來，我國經濟體制進行了一系列的改革。經濟基礎的這一系列變革，必然要求包括行政管理體制在內的整個上層建筑與之相配套、相適應，要求政府行政職能進行調整與轉變。

②政府職能轉變是政府職能體系合理配置的根本途徑

我國改革開放前的政府職能具有集中計劃管理、微觀直接管理、片面強調政治職能等特征，由此產生了政府機構膨脹、資源配置效率低下、容易產生腐敗、企業和社會缺乏動力機制等弊端。隨著社會經濟的發展，轉變政府職能是革除這些弊端、進行政府職能體系合理配置的根本途徑。

③政府職能轉變是政府機構改革的重要前提和基礎

職能是機構設置和機構改革的重要依據，只有分清職能和明確職能，才有可能據此對原有機構進行科學的調整和改革。只有抓住政府職能轉變這個關鍵，才能避免陷入“精簡—膨脹—再精簡—再膨脹”的循環怪圈。

（2）我國政府職能轉變的基本內容

①職能重心的轉變

黨的十一屆三中全會后，黨和國家的工作重點已轉移到經濟建設上來，實現了政府職能重心的根本轉變。政府作為國家機器屬于上層建筑，隨著經濟基礎的變化，其職能也要適應這個變化，因此，轉變政府職能是建立社會主義市場經濟體制的內在要求，具有客觀必然性。當然，要在堅持以經濟建設為中心的前提下，更加重視政府的社會管理和公共服務職能，著力解決民生問題。

②職能方式的轉變

a．由運用行政手段為主轉向運用經濟手段為主；

b．由微觀管理、直接管理為主轉向宏觀管理、間接管理為主；

c．由重視計劃、排斥市場轉向把計劃與市場有機結合起來。

③職能關系的轉變

職能關系轉變主要是分清職能、理順關系、劃分不同管理主體之間的職責權限。轉變政府職能，必須解決好以下幾方面的關系：

a．解決好政府與企業的關系

按照政企分開的原則，變行政隸屬關系為資產紐帶關系，把社會經濟管理職能、國有資產管理職能與企業經營管理職能分開，實行企業無行政主管部門的模式，使企業擺脫對政府的依附關系（不再是政府的附屬物），真正成為自主經營、自負盈虧、自我發展、自我約束的法人實體。同時既不允許政府辦企業，也避免企業辦社會，因為這樣既喪失了公平，也犧牲了效益。

b．要解決好政府與市場的關系

要充分發揮市場在資源配置中的基礎性作用。政府主要是大力培育和發展各類市場，制定宏觀調控政策，健全市場規則，加強市場監管，盡快建立統一開放、競爭有序的市場體系。

c．要解決好政府與社會的關系

充分發揮社會中介組織的作用，強化社會自我管理能力，建立一種以自由平等為核心，以社會契約關系為特征的現代社會。這樣才能減輕政府運行的負荷，建立廉價政府。

④推進政府職能轉變，創新政府管理方式，轉變管理觀念

a．變全能行政觀念為有限行政觀念；

b．變人治行政觀念為依法行政觀念；

c．變消極封閉的行政觀念為積極創新的行政觀念；

d．變“管”字當頭的陳舊觀念為“公民至上”的服務觀念。

⑤我國政府職能轉變的戰略目標

a．按照社會主義市場經濟的要求，實現政企分開是轉變政府職能的關鍵；

b．調整行政組織結構，加強宏觀調控部門，減少專業經濟部門，適當調整社會服務部門，加強執法監督部門，培養和發展社會中介組織；

c．按照權責一致的原則，調整行政部門的職責權限，明確部門間的職責分工，相同或相近的職能由同一部門承擔，克服多頭管理、政出多門；

d．按照依法治國、依法行政的要求，加強政府職能體系的法制建設，實現政府職能運行的法制化。

⑥當前政府職能轉變的關鍵

當前政府職能轉變的關鍵是政企分開,政企分開是建立社會主義市場經濟的要求。

a．政企分開的主要內容

第一，政府與企業的社會職責分開

政府的社會職責是對國家和社會公共事務進行管理，而企業的社會職責是依照國家法律和市場規則，以最小的投入向社會提供最多最好的產品。

第二，企業所有權和經營權的分開

按照公司法人治理結構，企業的資產所有權和生產經營權的行使主體應當是分離的，股東會、董事會、監事會和經理層，要各負其責、協調運轉、有效制衡。

第三，政府國有資產所有者職能與行政職能的分開

在政府內部，將國有資產所有者職能與行政職能分開，使同一政府機構不能既承擔國有資產所有者職能又承擔行政職能。

b．政企分開的主要措施

第一，解除政府主管部門與所辦經濟實體和直屬企業間的行政隸屬關系；

第二，大量裁減專業經濟部門和各種行政性公司；

第三，發展社會中介組織；

第四，加強和改善國有企業的監管方式。

（三）行政組織

1．幅度與層次的概念

（1）行政組織的幅度

①含義

行政組織的幅度是指一個行政組織或其領導者所直接領導、指揮、控制、監督的下級部門或人員的數量及范圍。一般而言，科學合理的行政組織幅度應該根據該組織的具體情況來設定。

②決定管理幅度寬窄的主要因素

a．工作性質；

b．領導水平；

c．部屬素質；

d．組織模式；

e．管理層次；

f．空間距離；

g．信息溝通手段等。

（2）行政組織的層次

①含義

行政組織的層次是指建立在縱向垂直分工基礎上形成的行政組織等級結構和層次數目。

②組織的層次的劃分

組織的層次的劃分，不但要適應組織勞動分工的需要，而且還要滿足組織權力構成的需要，業務范圍和功能不同的行政組織其管理層次也不盡相同，但基本可以分為以下兩種：

a．上、中、下三級或高、中、低三級，如我國行政機關內部常用的部、局、處三級建制；

b．高、中、低、基層四級，如國務院、省政府、縣政府、鄉政府四級領導體制。

無論采取哪一種層次組建方式，其上下級之間都有比較明確和嚴格的統屬關系，都是自上而下的金字塔結構。一般來說，功能比較側重于處理戰略目標、原則、指揮、決策、協調、監督等方面事務的組織，其人數和機構相對較多，組織層級也較高。從這個意義上說，行政組織的層級與所處理的行政事務的性質成正比。

2．幅度與層次適度原則

幅度構成組織的橫向結構，層次構成組織的縱向結構，水平與垂直相結合構成組織的整體結構。

行政組織的幅度與層次的關系是：一般而言，行政組織幅度和層次成反比例關系，即幅度越寬，層次越少；反之亦然。

在設置行政組織以及進行日常管理時，必須處理好幅度和層次的關系，以使組織結構適應組織業務的需要，發揮其最大的功效。

（四）行政領導

1．含義

行政領導是指由國家行政組織系統中的各級行政首長和行政領導集團通過決策、指揮、監督、協調等手段依法行使其權利，發揮其影響，確定并實現行政目標的活動過程。行政領導貫穿于行政管理的各層次、各方面和全過程，在整個行政系統中處于主導地位，起著非常關鍵的作用。它的正確與否決定著行政職能的實現程度和狀況，決定著行政效率的高低以及行政目標能否實現。

2．行政領導的產生方式

（1）選任制

選任制是指通過直接或間接選舉制度選舉產生行政領導者的制度。

（2）委任制

委任制亦稱任命制，是指由立法機關或其他任免機關經過考察而直接任命產生行政領導者的制度。

（3）考任制

考任制是指由專門的機構根據統一的、客觀的標準，按照公開考試、擇優錄取的程序產生行政領導者的制度。考任制源于我國古代科舉制，現已被世界各國所采用。

（4）聘任制

聘任制是指根據工作需要，通過簽訂合同的方式選用外部人員在一定的任期內擔任一定的行政領導職務的制度。一般適用于聘用社會上有名望的專家、學者和技術人員擔任學術型的行政領導職位等情況。

3．行政領導體制的類型

在我國，包括行政領導者在內的每一個國家公務員的職務活動，都是在既定的或者正在改革中的行政領導體制下進行的。以行政領導權責的劃分和配置為標準，行政領導體制的類型有以下幾種：

（1）按行政領導決策人數的多少進行劃分，可將其劃分為首長制、委員制及混合制

①首長制

首長制亦稱“獨任制”，它是指行政機關的最高決定權由行政首長一人執掌的體制。

②委員制

委員制亦稱“合議制”，它是指行政機關最高決定權由兩個以上的人員共同承擔的體制。

③混合制

混合制的基本特征是行政領導組織既設有委員制的委員會，又設有專門的行政首長，重大問題的決策由委員會集體討論決定，具體問題的決策權由行政首長個人行使。

（2）按行政權力的集中程度進行劃分，可將其劃分為集權制、分權制及均權制

①集權制

集權制是指行政決定權由上級行政機關掌握，下級行政機關依上級機關的指令處理政務的行政領導體制。

②分權制

分權制是指行政決策權由上下級機關合理劃分，下級機關在其權力范圍內可以自主處理政務的行政領導體制。

③均權制

均權制是指上下級行政機關的職權配置根據事權的性質進行合理的劃分，既不過分偏于集權，又不過分偏于分權，維持一種協調和配合的關系。

（3）按行政機關業務性質與范圍進行劃分，可將其劃分為層級制、職能制及并用制

①層級制

層級制亦稱 “直線制”、“分級制”、“系統制”，是指一個組織系統在縱向上由上至下劃分若干層級，形成一個像連續的臺階那樣的權限劃分系統。

②職能制

職能制亦稱“分職制”、“機能制”、“幕僚制”，它是指一個組織系統在橫向上劃分為各個具有不同權限的職能部門的領導體制。

③并用制

并用制是指在規模龐大、業務繁重的國家行政機關中，將層級制運用于行政性強的業務領域，將職能制運用于專門性強的業務領域，這樣并用的目的在于發揮兩制的長處。在現代社會，在一個較大的組織系統中，層級制與職能制常常是兼而用之的。

4．具有中國特色的行政首長負責制

（1）行政首長負責制的含義

行政首長負責制，是指由各級政府及其所屬部門的首長對本政府或本部門的工作負全面責任的制度。這是一種適合于中國行政管理的政府工作責任制。

（2）我國行政首長負責制的特點

我國的行政首長負責制不同于一般意義上的首長制，它既兼備了委員會制和首長制的優點，又避免了首長制和委員會制的短處。它有三個突出的特點：

①民主決策

行政首長雖然擁有最終決定權，但并不是行政首長個人獨裁。政府工作中的重大問題必須經過集體討論決定，行政首長根據大家意見，行使最終的決定權和否定權。

②責任明確

行政首長在任期內，對在法定職權范圍內的工作負完全責任，領導集團內部各個成員也需要分清職責。

③分工合作

行政首長與其他成員之間分工協作、相互配合，在實踐中實行 “歸口管理”，職責明確，分工不分家。

【例】我國政府目前采用的首長負責制實際上是運用了下列原則中的（　　）。

A．全體一致原則

B．多數原則

C．等級決定原則

D．孔多塞標準

【答案】C

【解析】等級決定原則最常見的辦法是群體成員對備選方案進行分析討論，大家充分交換信息，然后在此基礎上由群體中的一個成員（通常是領導）負責最后拍板；還可采取一種極端化的“獨裁制”方法，由某個成員代表群體拍板負責，這符合前一種等級決定方法。

（五）行政決策、行政執行與行政監督

1．行政決策

（1）含義

行政決策指國家行政領導者在處理行政事務時，從公共利益和公平公正的原則出發，依照法律和有關規定做出決定的行政行為。它是一種行動方案設計、評價和選擇的創造性思維活動過程。行政決策是行政管理過程的首要環節，它貫穿于行政管理的全過程，直接關系著行政管理的成敗。

【例】下列不屬于行政決策構成要件的是（　　）。

A．基于決策問題的需求而產生一定的目標

B．為實現這一目標而提出的多項行動方案

C．不同的行動方案及其具體實施所達到的不同結果

D．上級領導的批示

【答案】D

【解析】上級領導的批示屬于決策通過的程序性過程，不屬于行政決策的具體構成要件。

（2）類型

①從決策的風險程度可分為：

a．確定型決策

確定型決策是指決策者對決策對象的自然狀態和客觀條件能夠確定，決策目標也非常明確，對決策實施的結果也能夠確定。它可采用最優化、動態規劃等方法解決。

b．不確定型決策

不確定型決策是指決策者對決策對象的自然狀態和客觀條件都不清楚，決策目標也不夠明確，對決策的結果也不能控制和預測。

c．風險型決策

風險型決策是指決策者對決策對象的自然狀態和客觀條件比較清楚，也有比較明確的決策目標，但是實現決策的結果必須冒一定風險。

②從決策對象的結構性程度可分為：

a．程序性決策

程序性決策是指決策者對所要決策的問題有法可依、有章可循、有先例可參考的決策，是對重復性的、結構性較強的日常事務所進行的決策。

b．非程序性決策

非程序性決策是指決策者對所要決策的問題無法可依、無章可循、無先例可供參考的決策，是非重復性的、非結構性的決策。非常規性決策多出現于較高層的決策。

值得注意的是，程序性決策和非程序性決策并沒有明確的界限，大多數決策既不是完全程序化的決策，也不是完全非程序化的決策，而是程序化和非程序化決策的結合。

2．行政執行

（1）含義

行政執行是指行政機關依法對行政事務進行的直接具體的組織、指揮和控制的過程，即通過執行適用于行政管理活動的法律、法規，實現行政決策目標，完成行政管理任務的全部行政活動過程。簡言之，行政執行即為行政執法活動。

行政執行具有經常性、實務性、強制性、果斷性及靈活性等特點。

【例】下列對行政執行的闡述，不正確的是（　　）。

A．行政執行是實現決策目標的活動

B．行政執行受權力機關的監督和控制

C．行政執行主體可以是行政機關授權的社會團體

D．行政執行活動本質上是對未來行政管理活動作出的一種反應

【答案】D

【解析】行政決策是對未來行政管理活動作出的一種反應，行政執行則是行政決策的實現。

（2）層次

在我國，現階段行政決策的執行大致可以劃分為中央級、省級、縣級、鄉級等不同層級的政府機關及其工作部門。職位不同，行政執行的內容、重點、手段都不同。一般而言，越是上層，執行越宏觀、越專業化；越是下層執行越微觀、越綜合化。

（3）手段

行政執行的手段是多種多樣的，最普遍最主要的有：

①法律手段

法律手段是指行政機關在行政執行過程中，必須以現行的法律和行政法規、規章為依據，必須依法行政，提高依法辦事的能力。法律手段是行政執行中的外在約束因素，對行政執行的內外部關系均具有強制性、權威性和普遍性的規范作用。

②行政手段

行政手段是指各級行政機關憑借上下級之間的權威和服從關系，對社會生活、經濟生活進行管理的一種手段，也就是行政干預。行政手段的優點在于它具有強制性，并且能夠依托行政體制內的各種行政資源，迅速有力地推動行政執行的實施。

③經濟手段

經濟手段是指通過經濟利害關系，以鼓勵或抑制下屬單位和機關工作人員及其他公民作為或不作為的一種管理手段。它必須以法律、法規為依據，在尊重經濟規律的前提下，主要是利用包括稅收、罰款、政府開支、政府合同、利息等在內的經濟杠桿進行管理。

④思想教育手段

思想教育手段是指依靠宣傳、說服、溝通、精神鼓舞等方式，激勵人們的積極性，使行政人員自覺、自愿地從事行政決策，從而實現行政目標的行政管理方法。

3．行政監督

（1）含義

行政監督是指各類監督主體（包括政黨和立法機關、司法機關、社會組織、社會輿論和公民以及行政系統自身），依法對國家行政機關及其公務員的行政行為的合法性、公平性和有效性所實施的監察和督導活動。這實際上是對行政的監督，而不是行政對“老百姓”的監督，更不是僅指行政監察。

【例】行政監督是指行政系統內外監督主體對行政組織及其工作人員的（　　）。

A．所有行為所進行的監察

B．行政行為所進行的監察

C．非職務行為所進行的監察

D．非行政行為所進行的監察

【答案】B

【解析】行政監督有狹義和廣義之分。狹義的行政監督是指行政機關內部上下級之間，以及專設的行政監察、審計機關對行政機關及其公務人員的行政行為所進行的監察。廣義的行政監督泛指執政黨、國家權力機關、司法機關和人民群眾等多種社會力量對國家行政機關及其公務人員的行政行為所進行的監察。因此答案選B。

（2）分類

我國行政系統的內部監督，以行政監督的對象是否特定為標準，可以分為一般監督和專門監督。

①一般監督

一般監督是指各行政機關自上而下和自下而上以及相互之間進行的普通監督。它主要包括以下四方面內容：

a．上級對下級的監督

即指各行政機關按照直接隸屬關系，自上而下所產生的監督。由公民、法人或者其他組織提起的行政復議，是上級行政機關對下級行政機關進行監督的法定形式之一。

b．下級對上級的監督

下級對上級的監督即指各行政機關按照直接隸屬關系，自下而上所產生的監督。

c．職能監督

職能監督是指政府各職能部門就其主管的工作在其職能范圍內對其它部門實行的工作監督，它包括平行關系和上下級關系的政府職能部門的監督。職能監督是以業務內容為核心的專項監督。如國家財政部就其主管的國家財政收支工作，對各部委、各地區的預算、計劃、收支等工作實施的監督等。又如國家人事部就其主管的人事業務，對各部委、各地區行政編制、人事錄用、人事法規執行情況等進行的監督。

d．主管業務監督

主管業務監督是指上級人民政府的各職能部門和直屬機構對下級人民政府相應的工作部門所實施的業務上的監督與督導。

②專門監督

專門監督指行政系統內部設立的專門監督機構，對所有行政機關及其公務員的行政行為所實施的監督與督導。如各類監察機關、審計機關的監督。

a．行政監察

行政監察是指政府系統內部的專門監察機關，對所有行政機關及其公務員所實施的全面性的監督。

我國的行政監察機關是監察部和地方各級監察廳、局，其主要職責是：

第一，檢查監察對象在遵守和執行法律、法規以及人民政府的決定、命令中存在的問題；

第二，受理對監察對象違反行政紀律行為的控告、檢舉；

第三，調查處理監察對象違反行政紀律的行為；

第四，受理監察對象不服主管行政機關給予行政處分決定的申訴，以及法律、行政法規規定的其他由監察機關受理的申訴；

第五，法律、行政法規規定由監察機關履行的其他職責。

b．審計監督

審計監督是指根據會計記錄等有關經濟資料和國家有關法律法規，由專門設立的國家審計機關依法審核和稽查有關單位的財政收支活動、經濟效益和財經法紀的遵守情況，作出客觀公正的評價，并提出審議報告，其目的是維護國家財政經濟秩序，促進廉政建設，保障國民經濟健康發展。

我國的審計機關是審計署和地方各級審計局，其主要職責是：

第一，審計機關對本級各部門（含直屬單位）和下級政府預算的執行情況和決算以及其他財政收支情況，進行審計監督；

第二，審計機關對國有企業的資產、負債、損益，進行審計監督；對國有資本占控股地位或者主導地位的企業、金融機構進行審計監督；

第三，審計機關對政府部門管理的和其他單位受政府委托管理的社會保障基金、社會捐贈資金以及其他有關基金、資金的財務收支，進行審計監督。

（3）強化廉政勤政監督約束機制的具體措施

①強化制約機制，要重點解決權力高度集中部位的制約機制問題；

②改進監督方式，完善監督內容；

③實行政務公開，使行政監督有的放矢；

④加大懲戒力度，提高行政監督的威懾力。

（六）公文

1．公文的性質及類型

（1）性質

黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策，公布法規和規章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。

（2）類型

①決議：適用于會議討論通過的重大決策事項。

②決定：適用于對重要事項做出決策和部署、獎懲有關單位及人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項的一種公文。

③命令：黨政機關及其領導人發布的帶有強制性、領導性、指揮性要求的公文。

④公報：適用于公布重要決定或者重大事項。

⑤公告：適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項的公文。根據內容、作用和發布機關的不同，公告可以分為要事性公告、法定性公告、政策性公告、任免性公告。

⑥通告：適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。

⑦意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法的公文。

⑧通知：適用于發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。

⑨通報：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況時使用的公文。

⑩報告：適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

?請示：適用于向上級機關請求指示、批準。

?批復：適用于答復下級機關請示事項的公文。

?議案：適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。

?函：適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項的公文。

?紀要：適用于記載會議主要情況和議定事項。

2．公文的格式

《黨政機關公文格式》將公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。

（1）版頭

正式公文一般都有版頭，標明是哪個機關的公文。版頭，又稱為文頭、眉首，下面加一條紅線襯托。版頭包括公文份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、版頭中的分隔線7個要素。

①份號

份號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號，一般用6位3號阿拉伯數字，頂格編排在版心左上角第一行。涉密公文應當標注份號。

②密級和保密期限

涉密公文應當根據涉密程度分別標注“絕密”、“機密”、“秘密”。機密等級由發文機關根據公文內容所涉及的機密程度來劃定，并據此確定其送遞方式，以保證機密的安全。一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數字用阿拉伯數字標注。

③緊急程度

根據公文送達和辦理時限的要求，可分為 “特提”、“特急”、“加急”、“平急”。標明緊急程度是為了引起特別注意，以保證公文的時效，確保緊急工作問題的及時處理。一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角。

④發文機關標志

發文機關標志由發文機關全稱或者規范化簡稱后加“文件”二字組成，也可以使用發文機關全稱或者規范性簡稱。發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。

⑤發文字號

發文字號又稱發文編號、文號，它是發文機關在某一年度內所發各種不同文件總數的順序編號。發文字號應當包括機關代字、年份、序號；聯合行文，只標明主辦機關發文字號。發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數字后加“號”字。

⑥簽發人

簽發人是發文機關核準并簽發該公文的主要負責人或主持工作的負責人，上報的公文應當標注簽發人姓名。

許多文件尤其是請示或報告，需要印有簽發人名，以示對所發文件負責。簽發人應排在文頭部分，即在版頭紅線右上方，編號的右下方，字體較編號稍小。

⑦版頭中的分隔線

版頭中的分隔線，是指發文字號之下4mm處居中印的一條與版心等寬的紅色分隔線。

（2）主體

置于公文首頁紅色分隔線（不含）以下至抄送機關（不含）之間的各要素統稱主體。包括：標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件。

①標題

《條例》第九條規定，標題由發文機關名稱、事由和文種組成，稱為公文標題“三要素”。

②主送機關

主送機關是指公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。上行的請示性公文只能有一個主送機關；下行的公文，主送機關較多的，可采用概括性的統稱，如：“各省、自治區、直轄市人民政府”、“各有關部門和單位”。

③正文

這是公文的主體，是敘述公文具體內容的，為公文最重要的部分。正文內容要求準確地傳達發文機關的有關方針、政策精神，寫法力求簡明扼要，條理清楚，實事求是，合乎文法，切忌冗長雜亂。請示問題應當一文一事，不要一文數事。文中的結構層次序數應準確掌握和使用。

④附件說明（源自百度百科）

公文附件的順序號和名稱。公文如有附件，在正文下空一行左空２字用３號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數字標注附件順序號（如“附件：1．×××××”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。

⑤發文機關署名、成文日期和印章（源自百度百科）

a．加蓋印章的公文

成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現空白印章。

第一，單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名，印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。

第二，聯合行文時，一般將各發文機關署名按照發文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。

b．不加蓋印章的公文

第一，單一機關行文時，在正文（或附件說明）下空一行，右空二字編排發文機關署名，在發文機關署名下一行編排成文日期，首字比發文機關署名首字右移二字，如成文日期長于發文機關署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發文機關署名右空字數。

第二，聯合行文時，應當先編排主辦機關署名，其余發文機關署名依次向下編排。

c．加蓋簽發人簽名章的公文

第一，單一機關制發的公文加蓋簽發人簽名章時，在正文（或附件說明）下空二行，右空四字加蓋簽發人簽名章，簽名章左空二字標注簽發人職務，以簽名章為準上下居中排布，在簽發人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。

第二，聯合行文時，應當先編排主辦機關簽發人職務、簽名章，其余機關簽發人職務、簽名章依次向下編排，與主辦機關簽發人職務、簽名章上下對齊；每行只編排一個機關的簽發人職務、簽名章；簽發人職務應當標注全稱。簽名章一般用紅色。

注意事項：成文日期中的數字用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。

⑥附注

附注是指公文印發傳達范圍等需要說明的事項，如“此件可見報”等。如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。

⑦附件

這是指附屬于正文的文字材料，它也是某些公文的重要組成部分。附件不是每份公文都有，它是根據需要一般作為正文的補充說明或參考材料的。公文如有附件，應當在正文之后、發文機關之前，注明附件的名稱和件數，不可只寫“附件如文”或者只寫“附件×件”。

（3）版記

版記主要包括分隔線、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等要素。

①版記中的分隔線

版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm），中間的分隔線用細線（推薦高度為0.25mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

②抄送機關

抄送機關是指需要了解此公文內容的有關單位。除主送機關外需要執行或者知曉公文內容的其他機關，抄送機關排列順序一般為：上級機關排一行，黨政機關、軍事機關、人民團體、民主黨派等排一行，人大、政協、法院、檢察院等排一行，其他單位全排一行。

③印發機關和印發日期

印發機關和印發日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發機關左空一字，印發日期右空一字，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發”二字。版記中如有其他要素，應當將其與印發機關和印發日期用一條細分隔線隔開。

④頁碼

一般用4號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續編排。

【例】下列屬于行政公文格式必備要素的是（　　）。

A．附注

B．附件

C．簽發人姓名

D．成文日期

【答案】D

【解析】《黨政機關公文處理工作條例》第九條規定，公文一般由公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文單位標識、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、主題詞、抄送單位、印發單位和印發日期等要素組成。必須說明的是，并非所有的公文都要由這些要素組成，但其中的發文機關標識、發文字號、標題、主送機關、正文、成文日期、印章、主題詞、印發機關和印發日期這9個要素是一般公文的固定組成部分，其他要素是否標注要視公文的具體情況而定。因此答案選D。

3．公文行文規則

（1）行文總規則

①行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。

②行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的機關。

（2）向上級機關行文的規則

①原則上主送一個上級機關，根據需要同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關。

②黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應當經本級黨委、政府同意或者授權；屬于部門職權范圍內的事項應當直接報送上級主管部門。

③下級機關的請示事項，如需以本機關名義向上級機關請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉報上級機關。

④請示應當一文一事，不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

⑤除上級機關負責人直接交辦事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文。

⑥受雙重領導的機關向一個上級機關行文，必要時抄送另一個上級機關。

（3）向下級機關行文的規則

①主送受理機關，根據需要抄送相關機關，重要行文應當同時抄送發文機關的直接上級機關。

②黨委、政府的辦公廳（室）根據本級黨委、政府授權，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經政府審批的具體事項，經政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經政府同意。

③黨委、政府的部門在各自職權范圍內可以向下級黨委、政府的相關部門行文。

④涉及多個部門職權范圍內的事務，部門之間未協商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級機關應當責令其糾正或者撤銷。

⑤上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時抄送該下級機關的另一個上級機關。

（4）其他行文規則

①同級黨政機關、黨政機關與其他同級機關必要時可以聯合行文。屬于黨委、政府各自職權范圍內的工作，不得聯合行文。

②黨委、政府的部門依據職權可以相互行文。

③部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。

4．公文辦理

公文辦理包括收文辦理、發文辦理和整理歸檔。

（1）發文辦理程序

發文辦理是指以本機關名義制發公文的過程，是對公文進行擬制、處置和管理。發文辦理主要程序包括：復核、登記、印制、核發。

①復核

發文機關負責人已經簽批的公文，印發前應當對公文的審批手續、內容、文種、格式等進行復核；需作實質性修改的，應當報原簽批人復審。

②登記

對復核后的公文登記，主要登記行將發出的公文的發文字號、文種、標題和發文范圍。

③印制

公文印制必須確保質量和時效，涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。

④核發

指秘書部門在定稿形成后、公文正式印發前，對公文的審批手續、文種、結構格式等進行復核，確定發文字號、分進單位和印制份數。

【例】行政公文發文處理是行政機關日常必須做好的基礎性工作，也是辦公部門處理行政公文不可或缺的工作內容，發文處理的首要任務是對行政公文進行（　　）。

A．管理

B．辦理

C．傳遞

D．撰制

【答案】D

【解析】發文處理的一般過程包括：①第一階段：文稿的形成，包括擬稿（撰擬公文文稿），會商、核稿、簽發。公文的撰制是發文處理的首要任務；②第二階段：公文的制作，即注發、繕印、用印或簽署；③第三階段：公文的對外傳遞，包括分裝、發出；④第四階段：處置辦畢公文，包括：立卷歸檔、暫存、銷毀等。因此答案選D。

（2）收文辦理程序

收文辦理是指對所收到的本機關外部的公文進行的辦理與管理活動，其程序主要包括：簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復。

①簽收

簽收是收文辦理的第一道程序，指收到文件后收件人在對方的文件投遞單或送文簿上簽字，表示收到。其作用一是為明確交接雙方的責任提供一種憑證；二是為了保證文件運行安全。

②登記

對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載。登記的形式主要有簿式、卡片式、聯單式三種。

③初審

對來文的主送機關、公文格式、承辦單位進行初步審查把關，通常包括收文的處置方法、程序，承辦單位及責任，承辦的要求等。

④承辦

承辦單位接到需辦文件后，要認真及時辦理，急件隨到隨辦。需兩個以上單位承辦的文件，主辦單位要主動會同有關單位協商辦理，并負責回復辦理結果。

⑤傳閱

將公文送有關領導閱知，并做輪簽記錄。隨時掌握公文傳閱去向，避免漏傳、誤傳和延誤。機要文件傳閱當天送、當天收回，或閱文者在經辦室閱讀。

⑥催辦

根據承辦時限和有關要求對公文承辦過程實施的催促和檢查過程。

⑦答復

公文的辦理結果應當及時答復來文單位，并根據需要告知相關單位。

（3）公文整理歸檔

需要歸檔的公文及有關材料，應當根據有關檔案法律法規以及機關檔案管理規定，及時收集齊全、整理歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。