1.5 空頭文件≠管理模式

1.5.1 “藏經閣”

不少企業在建立維修管理模式、GB/T 33172—2016資產或TPM（全面生產維護）等管理體系時，居然以建立一套文件為終極成果，如手冊、程序文件、指導書、表格等。

當然不是說不需要建立文件。沒文件會導致做工作無從下手、運行會失去劃一的準則、人員培訓會缺乏一致性等，繼而企業的可持續發展會受到影響。但把主要心思用在做精美的文件，而不是用在文件的執行、執行結果的檢查和改進，于是文件就成了空頭文件。

而把文件視為終極成果，基本都會打造一個像模像樣的文件室或計算機文件庫，類似于少林寺的“藏經閣”。但問題是，光有“藏經閣”卻不去苦心修煉，又怎么可能成為“掃地僧”呢?

1.5.2 有效性是生命力

實際上，“搞管理模式，就是要搞一套文件”的觀點和做法，既是文牘主義的典型表現，也是對管理模式建設的嚴重誤讀。但凡管理模式者，“有效性”是其生命力，是其最基本的要求。例如：

1）推行“第四代維修模式：戰略維修”，要使維修工作為企業經營戰略目標的如期實現做出貢獻，例如提高OEE（設備綜合效率）、設備全壽命周期投入產出比。

2）推行GB/T 33172—2016，要提高資產全壽命周期的價值創造能力（包括但不限于總資產報酬率）。

3）推行精益，要提高效率和降低成本。

換言之，企業推行任何管理模式若只是建文件，則未達到“有效性”這一最基本要求。“現代管理之父”彼得·德魯克曾如此說：“管理是一種實踐，其本質不在于知而在于行；其驗證不在于道理而在于成果”。

文件充其量只能算是“道理”而非成果。于企業而言，成果是指客戶滿意、營業額、利潤、社會價值等；于維修工作而言，成果是可靠性、可用性、全壽命周期成本等。

1.5.3 空頭文件的危害

筆者曾目睹一個不過2000人左右的工廠，其管理手冊、程序文件、規章制度、指導書、表格、外來文件等，加起來居然超過1000份，其中有很多文件不要說去執行，連看都沒人看。而且，文件往往與會議緊密關聯，“文山會海”這個成語就形象地說明了這一點。即便是空頭文件，企業也要花寶貴的時間與精力開會進行起草、討論、審核、宣傳。另外，文件一多，互相矛盾的規定就多，懶政者常慣于借這類文件來推諉責任。更有甚者，一些部門在起草文件時，缺乏全局觀念而心懷部門墻主義，素愛寫上只有利于本部門局部利益的規定，以制約和擠兌其他部門。

建文件理應是增值的工作，所建的文件既不應成為空頭擺設，也不應成為白白消耗寶貴時間與精力的一個源頭，更不應成為懶政者和部門墻主義者的盾牌。

1.5.4 消除文牘主義

空頭文件、文牘主義在不少企業大行其道，與企業高層對管理模式的認知程度、價值取向有直接的關系。鄧小平同志在治軍治國中消除文牘主義的方法，①也可用于企業管理模式的文件建設。

1.嚴肅對待

注意調查研究，勤于觀察與思考，做到精通業務。毛澤東主席曾稱贊說：“看鄧小平的報告，好像吃冰糖葫蘆”。

2.明確規定

目標明確、職責明確、任務明確、方法明確。

3.減少發文（或合并使用）

可發可不發的文件，堅決不發。鄧小平同志特意提醒同事：“下面深感文件太多的痛苦，我們應加注意”。

4.簡明扼要

重復的話要省略，可以不說的話要堅決壓縮掉。

5.切合實際

內容要符合客觀實際，掌握分寸，恰如其分。

6.力抓落實

鄧小平同志曾嚴厲批評“公文旅行”的做法，“為什么非把文件傳過來傳過去，盡畫圈，還不是官僚主義?有的事畫圈畫了半年還解決不了，究竟是贊成還是反對，也不知道”。

1.5.5 以價值成果為導向

企業在建設各類管理模式時，“文件多且精美，管理亂與低效”的情形并不少見，故而考核管理模式建設的優劣時，應以價值成果為導向，而不應以建立文件為導向；應多下現場去驗證價值成果，而不能只是在辦公室、會議室看文件聽匯報就算完成了驗證；對于“搞管理模式就是要搞一套文件”的觀點和做法，應及時予以批評和糾正。

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[1] 資料來源：國家市場監督管理總局官網，2017年 4月 17日，《質檢總局關于 2016年全國特種設備安全狀況情況的通報》。

[2] 見參考文獻[10]第 2頁。

[3] 見參考文獻[3]第 9-10頁。

[4] 見參考文獻[11]第 26頁。

[5] 見參考文獻[12]第 10-13頁。