4.2 新手基礎

在Excel 2013中進行公司往來賬款管理需要用到的知識點包括：自動填充連續序號、將數字轉換為文本、對特定的區域進行排序、調整圖表大小等。這些知識點在我們創建應收付賬款記錄表和對其分析起到很大的作用哦！

4.2.1 自動填充連續序號

如果要在表格中填充連續的序號，而你還在逐條輸入編號，那就太對不起Excel 2013的功能了，因為自動編號功能能夠幫你快速地完成連續序號填充，具體操作步驟如下：

自動填充完成后，都會出現“自動填充選項”按鈕（圖4-6），在此按鈕的下拉菜單中，我們可以為填充選擇不同的方式，例如“僅填充格式”、“不帶格式填充”等，如圖4-7所示。

4.2.2 通過單引號將數字轉換為文本

4.2.3 讓日期顯示為想要的格式

在我們的日常工作中我們經常會遇到日期類數據的輸入操作，而日期數據有多種格式，在不同的情況下我們往往需要使用不同的日期格式。下面向你介紹如何為日期數據設置指定的日期格式的具體操作如下：

4.2.4 只對特定區域排序

對數據進行升序或者降序排列是一項非常常用的技能，它能夠幫助我們高效的理順數據條例，便于觀察數據規律，下面我們以升序排列為例，向你介紹數據排序的具體操作步驟如下：

4.2.5 按自定義的規則排序

在實際工作中簡單的升序和降序排列很難滿足我們的工作需求。例如下例中我們需要對學歷依照“博士-碩士-本科-大專”的序列進行排序，此時我們可以通過Excel 2013中的自定義規則排序功能來實現，具體操作如下：

4.2.6 調整圖表大小

圖表創建以后為了使版面更加簡潔美觀我們經常要根據需要更改圖表的大小，具體我們可以通過下面介紹的步驟來實現。

4.2.7 切換行列改變圖表表達重點

在許多圖表中，如果對圖表進行行列切換，可以改變圖表的表達重點，得到不同的效果。例如下例中圖表原先的表達重點是比較每個季度哪類產品的銷售收入最高（圖4-21），如果我們需要通過切換行列以使圖表重點表達每類產品在哪個季度的銷售收入最高（圖4-22）。則我們可以按照以下步驟進行操作：

4.2.8 TODAY函數（返回當前的日期和時間）

【函數功能】TODAY返回當前日期的序列號。

【函數語法】TODAY()

◆ TODAY函數沒有參數。

合理使用TODAY函數可以幫助我們完成以下常見財務工作：

1）統計賬齡。在賬務管理中經常需要對應收賬款的賬齡進行分析，以及時催收賬齡過長的賬款。在實際工作中我們經常需要制作如圖4-24所示的賬期匯總表。下面就向你介紹如何利用TODAY函數制作出一份合格的賬期匯總表。

2）實時更新員工在職天數。利用TODAY函數我們可以根據如圖4-27所示的表格中員工的入職日期來計算員工在職天數。具體操作方法如下例所示：

4.2.9 AND函數（判斷多個條件是否同時成立）

【函數功能】AND函數用于當所有的條件均為“真”（TRUE）時，返回的運算結果為“真”（TRUE）；反之，返回的運算結果為“假”（FALSE）。所以它一般用來檢驗一組數據是否都滿足條件。

【函數語法】AND(logical1,logical2,logical3...)

◆ logical1,logical2,logical3...：測試條件值或表達式，不過最多有30個條件值或表達式。

合理使用AND函數可以幫助我們判斷是否為員工發放獎金。

如圖4-31所示表格中統計的是銷售部門員工的業績和工齡，公司要求對于工齡達到2年，業績達到20000以上才能發放獎金。我們可以通過以下方法利用AND函數實現自動判定是否需要發放獎金。