- Excel日常會計與財務管理高效辦公必備
- 吳祖珍等編著
- 2873字
- 2019-09-23 15:16:58
2.2 新手基礎
在Excel 2013中進行會計憑證管理需要用到的知識點包括插入工作表、設置數據格式、填充數據、定義名稱等。不要小看這些簡單的知識點，扎實地掌握這些知識點會讓你的工作大有不同！
圖2-3
2.2.1 插入工作表
在日常會計憑證管理工作中是不可能只用到一張工作表的，我們經常需要多張工作表來進行憑證管理。快速插入新的工作表，是我們必備的工作技能。
圖2-4
2.2.2 設置金額為貨幣格式
在輸入固定資產估值等金額類型數據的時候，我們需要為金額數據添加貨幣符號。如果在輸入數據時一一為其添加，則會非常煩瑣。其實，我們可以先輸入數據，然后一次性地將需要添加貨幣符號的數據的數據設置為貨幣格式，這樣操作既簡單又不會出錯。具體操作如下：
圖2-5
圖2-6
圖2-7
貨幣格式是不是就是會計專用格式呢？
兩者還是有細微區別的。主要是幣種符號位置不同，貨幣格式的貨幣符號與數據是連在一起靠右顯示的，而會計專用格式的貨種符號是靠左顯示，數字靠右顯示。而且會計專用格式不能特殊設置負數的顯示樣式。
2.2.3 在連續單元格填充相同數據
在創建表格時，有時會遇到很多連續單元格的內容都相同的情況，一個一個單元格慢慢地輸入內容需要花費很多時間，這就使我們的工作效率變低了。其實，Excel中有更簡單的辦法，我們可以利用填充柄來填充相同數據，具體操作如下：
圖2-8
圖2-9
圖2-10
知識擴展
對于在連續的單元格中輸入相同的數據，還可以利用命令操作的方法來實現。首先選中需要進行填充的單元格區域（注意，要包含已經輸入的數據的單元格，即要有填充源）；然后在“開始”選項卡下“編輯”組中單擊
按鈕，從打開的下拉菜單中選擇填充方向即可。
2.2.4 直接定義名稱
“定義名稱”是Excel 2013中非常好用的一項工具。顧名思義，“定義名稱”就是為一個區域、常量值，或者數組定義一個名稱，它可以幫助我們快速定位指定的數據區域。例如，我們在編寫公式時可以很方便地用所定義的名稱引用指定數據區域，進而方便快捷地編寫公式。下面介紹一個可以快速地將單元格區域定義為名稱簡單方法。
圖2-11
知識擴展
在為單元格、數值、公式等定義名稱時，定義的名稱不能是任意的字符，需要遵循以下命名規則：
1）名稱的第一個字符必須是字母、漢字或下劃線，其他字符可以是字母、數字、句號和下劃線。
2）名稱不能與單元格名稱相同。
3）名稱之間不能有空格符，可以使用“.”。
4）名稱長度不能超過255個字符，字母不區分大小寫。5）同一工作簿中定義的名稱不能相同。
如果定義名稱時不遵守上述規則，就會彈出“Microsoft Excel 2013”對話框。
2.2.5 通過設置使系統只允許輸入某類型的數據
Excel 2013中提供了“數據驗證”功能，通過該功能我們可以設定輸入規則。如果輸入的數據不符合規則，則系統將拒絕用戶所輸入的數據。對一些特定的字段設置數據驗證，如只允許輸入整數、日期或時間等類型的數據，不僅可以大大提高數據錄入的效率，還可以減少輸入的錯誤概率。使指定單元格區域只接受輸入大于某指定日期類型數據的操作如下：
圖2-12
圖2-13
圖2-14
圖2-15
提示
在“允許”下拉列表中還可以選擇整數、時間等類型，用戶可根據需要選擇相應選項進行設置。
2.2.6 清除數據驗證設置
如果需要重新更改單元格區域的數據驗證，或者需要清除其設置，就可以通過以下方法進行設置。
圖2-16
2.2.7 IF函數（根據條件判斷而返回指定的值）
【函數功能】IF函數是根據指定的條件來判斷其“真”（TRUE）、“假”（FALSE），從而返回其相對應內容的函數。
【函數語法】IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)
◆ Ogical_test：邏輯判決表達式。
◆ Value_if_true：當判斷條件為邏輯“真”（TRUE）時，顯示該處給定的內容。如果忽略，返回“TRUE”。
◆ Value_if_false：當判斷條件為邏輯“假”（FALSE）時，顯示該處給定的內容。如果忽略，返回“FALSE”。
運用IF函數可以幫助我們完成以下常見的工作任務：
1）判斷數值在某區間時返回對應的比率。本例中想要依據員工的銷售業績計算出提成金額。具體要求：銷售金額≤1000元的，提成率為5%；銷售金額為＞1000～5000元的，提成率為8%；銷售金額為＞5000～10000元的，提成率為10%；銷售金額＞10000的，提成率為14%。具體操作如下：
圖2-17
圖2-18
公式解析
使用IF函數判斷銷售業績是否大于10000元，若大于10000元，則返回14%；若不大于10000元，再用IF函數判斷業績是否大于5000元，若大于5000元，則返回10%；若不大于5000元，再使用IF函數判斷業績是否大于1000元，若大于1000元，則返回8%，否則返回5%。
2）對比兩列數據中值是否相等。圖2-19所示為產品銷售價格統計表。表中產品條目非常多，如果想比較銷售1部與銷售2部對每種產品銷售的價格是否一致，可以按如下操作來設置公式。
圖2-19
圖2-20
公式解析
先使用NOT函數求反值，判斷各產品的統計價格是否相同；再使用IF函數根據NOT函數返回的各判斷結果決定顯示內容，如果不相等則顯示為“請核對”，如果相等就顯示為空單元格。
3）根據雙條件判斷完成時間是否合格。本例統計了不同項目中“總工”和“職員”的完成時間，要求根據職位和時間來判斷最終的完成時間是否達到合格要求。具體要求：當職位為“總工”時，用時小于8h返回結果為“合格”，否則返回結果為“不合格”；當職位為“職員”時，用時小于10h返回結果為“合格”，否則返回結果為“不合格”。也就是說，要通過表格中的B列與C列的數據得到D列的結果，如圖2-21所示。具體操作如下：
圖2-21
圖2-22
圖2-23
公式解析
使用OR函數設定了兩個條件：第一個表達式為使用AND函數判斷B2單元格職位是否為“總工”，并且C2單元格中的時間是否小于10；第二個表達式為判斷B2單元格職位是否為“職員”，并且C2單元格中的時間是否小于15。使用IF函數判斷兩個AND函數返回結果中是否有一個為真，如果有一個為真，返回“合格”，否則返回“不合格”。
2.2.8 SUM函數（求單元格區域中所有數字之和）
【函數功能】SUM函數用來返回某一單元格區域所有數字的和。
【函數語法】SUM（number1,numer2...）
◆ Number1,number2...：參加計算的1～30個參數，包括邏輯值、文本表達式、區域和區域引用。
運用SUM函數可以幫助我們完成以下常見的工作任務：
1）對多行多列的大塊區域一次性求和。圖2-24所示的表格統計了各個商品在兩個倉庫的庫存量，如果要統計出總庫存量，可以使用SUM函數來設置公式。具體操作如下：
圖2-24
圖2-25
2）計算總銷售額。圖2-26所示的表格統計了各種產品的銷售數量和單價，下面運用SUM函數計算總銷售額。
圖2-26
圖2-27
提示
該公式進行的是一項數組運算，是逐一將B2:B6單元格區域的值與C2:C6單元格區域的值相乘，得到的一個數組，然后再對數組內值求和。數組公式，需要按〈Ctrl+Shift+Enter〉組合鍵得出計算結果。
2.2.9 SUMIF函數（按照指定條件求和）
【函數功能】SUMIF函數用于按照指定條件對若干單元格、區域或引用求和。
【函數語法】SUMIF(range,criteria,sum_range)
◆ Range：用于條件判斷的單元格區域。
◆ Criteria：由數字、邏輯表達式等組成的判定條件。
◆ Sum_range：需要求和的單元格、區域或引用。
運用SUMIF函數，可以幫助我們完成以下工作任務：
1）按部門統計銷售業績之和。圖2-28所示的表格統計了銷售業績，下面運用SUMIF函數分別統計各個部門的銷售業績之和，需要統計銷售1部業績總和、銷售2部業績總和及銷售3部業績總和。
圖2-28
提示
由于在進行公式復制時，$B$2:$B$8和，$C$2:$C$8這兩部分單元格區域始終是不能改變的，所以必須使用絕對引用方式。
圖2-29
圖2-30
圖2-31
2）統計某個時段的總出庫量。圖2-32所示的表格中按銷售日期統計了產品的銷售出庫量，下面運用SUMIF函數統計出前半月與后半月的總銷售量。
圖2-32
圖2-33
圖2-34