第一章 會計電算化概述

第一節(jié) 會計電算化的概念及其特征

一、會計電算化的相關概念

（一）會計電算化

會計電算化是指電子計算機信息技術在會計中的應用，是一個應用電子計算機實現(xiàn)的會計信息系統(tǒng)。它實現(xiàn)了數(shù)據處理的自動化，使傳統(tǒng)的手工會計信息系統(tǒng)發(fā)展演變?yōu)殡娝慊瘯嬓畔⑾到y(tǒng)。在我國，會計電算化的基本概念最初于1981年8月財政部和中國會計學會在長春召開的“財務、會計、成本應用電子計算機專題討論會”上正式提出。

關于會計電算化，一般有狹義和廣義之分：

狹義的會計電算化是把電子計算機和現(xiàn)代數(shù)據處理技術應用到會計工作中的簡稱，是用電子計算機代替人工記賬、算賬和報賬，以及部分代替人腦完成對會計信息的分析、預測、決策的過程，其目的是提高企業(yè)財會管理水平和經濟效益，從而實現(xiàn)會計工作的現(xiàn)代化。

廣義的會計電算化是指與會計工作電算化有關的所有工作，包括會計電算化軟件的開發(fā)與應用、會計電算化人才的培訓、會計電算化的宏觀規(guī)劃、會計電算化制度建設、會計電算化軟件市場的培育與發(fā)展等。

會計電算化是會計發(fā)展史上的一次重大革命，它通過會計核算手段的變革，極大地減輕了會計人員的勞動強度，提高了會計工作的效率和質量，促進了會計職能的轉變，提高了會計人員業(yè)務素質。這不僅是會計發(fā)展的需要，而且是經濟和科技對會計工作提出的要求。目前會計電算化已成為一門融計算機科學、管理科學、信息科學和會計科學為一體的邊緣學科，在經濟管理的各個領域中處于應用電子計算機的領先地位，起著帶動經濟管理諸領域逐步走向現(xiàn)代化的作用。

（二）會計信息化

會計信息化是指利用計算機、網絡通信等現(xiàn)代信息技術手段開展會計核算，以及利用上述手段對傳統(tǒng)會計模式進行重構，建立技術與會計高度融合的、開放的現(xiàn)代會計信息系統(tǒng)，將會計核算與其他經營管理活動有機結合，提高會計信息在優(yōu)化資源配置中的作用的過程。因此，會計電算化是會計信息化的初級階段，是會計信息化的基礎工作。

1994年4月初，在深圳召開“會計信息化理論專家座談會”，與會專家們認為，隨著計算機和現(xiàn)代信息技術的飛速發(fā)展，會計信息需求的日益增加，會計電算化的功能不斷拓展和豐富，“會計電算化”逐步向“會計管理信息化”（簡稱“會計信息化”）的高級階段邁進。提出“會計信息化”這一概念，更有利于推進新形勢下會計的研究和發(fā)展。

相對于會計電算化，會計信息化是一次質的飛躍。計算機網絡和現(xiàn)代通信為主的信息技術的廣泛應用，推動建立了計算機技術與會計高度融合的、開放的現(xiàn)代會計信息系統(tǒng)。會計信息已經成為一種重要的管理信息資源。現(xiàn)代信息技術手段能夠實時便捷地獲取、加工、傳遞、存儲和應用會計信息，為企業(yè)經營管理、控制決策和經濟運行提供充足、實時、全方位的信息。

（三）會計軟件

會計軟件是專門用于會計核算、財務管理的計算機軟件、軟件系統(tǒng)及其功能模塊，包括一組指揮計算機進行會計核算與管理的程序、存儲數(shù)據以及有關資料。會計軟件以會計理論和會計方法為核心，以會計制度為依據，以計算機和通信技術為基礎，以會計數(shù)據為處理對象，以提供會計信息為目標。凡是具備相對獨立完成會計數(shù)據輸入、處理和輸出功能的模塊的軟件，如賬務處理軟件、固定資產核算軟件、工資核算軟件、長期股權投資核算軟件、金融資產核算軟件等，均可視為會計軟件。

會計軟件中的賬務處理模塊，不僅包括指揮計算機進行賬務處理的程序、基本數(shù)據（會計科目、憑證等），而且包括軟件使用手冊等有關技術資料，用以指導使用人員進行賬務處理操作。會計軟件通常具有以下主要功能：

（1）為會計核算、財務管理直接提供數(shù)據輸入；

（2）生成憑證、賬簿、報表等會計資料；

（3）對會計資料進行轉換、輸出、分析、利用。

（四）會計信息系統(tǒng)

會計信息系統(tǒng)（Accounting Information System, AIS），是利用信息技術對會計信息進行采集、存儲和處理，完成會計核算任務，并能提供為進行會計管理、分析、決策用的輔助信息的系統(tǒng)。其實質是將會計數(shù)據轉化為會計信息的系統(tǒng)，是企業(yè)管理信息系統(tǒng)的一個重要子系統(tǒng)。

會計信息系統(tǒng)根據信息技術的影響程度，可劃分為手工會計信息系統(tǒng)、傳統(tǒng)自動化會計信息系統(tǒng)、現(xiàn)代會計信息系統(tǒng)；根據其功能和管理層次的高低，可以分為會計核算系統(tǒng)、會計管理系統(tǒng)和會計決策支持系統(tǒng)。

（五）ERP和ERP系統(tǒng)

ERP是企業(yè)資源計劃（Enterprise Resource Planning）的簡稱，20世紀90年代初期由美國著名的咨詢公司Gartner Group首先提出，它是建立在信息技術基礎上，以系統(tǒng)化的管理思想為基礎，為企業(yè)決策層及員工提供運行手段的管理平臺，其目的是整合、優(yōu)化企業(yè)資源。一方面，ERP將企業(yè)內部所有資源整合在一起，對開發(fā)設計、采購、生產、成本、庫存、分銷、運輸、財務、人力資源、品質管理進行科學規(guī)劃；另一方面，將企業(yè)與其外部供應商、客戶等市場要素有機結合，實現(xiàn)對企業(yè)的物質資源、人力資源、財務資源和信息資源等資源的一體化管理，其核心思想是供應鏈管理，強調對整個供應鏈的有效管理，提高企業(yè)配置和使用資源的效率。

ERP系統(tǒng)通過利用計算機和網絡等現(xiàn)代技術，實現(xiàn)企業(yè)內部甚至企業(yè)間的業(yè)務集成，在高效、實時地共享企業(yè)事務處理系統(tǒng)間數(shù)據和資源的同時，實現(xiàn)應用間的協(xié)同工作，并將軟件的應用集成起來，形成一個協(xié)調的企業(yè)信息和管理系統(tǒng)。

ERP系統(tǒng)信息集成的特點是數(shù)據來源單一、實時共享。來源單一是指任何數(shù)據由一個部門、一個員工從一個應用程序錄入，減少重復勞動、避免差錯、提高效率、明確責任；實時共享是指將數(shù)據存入統(tǒng)一的數(shù)據庫，按一定規(guī)則處理，然后對相關人員授權，使他們能及時獲得所需的不斷變化的信息，高效且有效地執(zhí)行業(yè)務或作出決策。

ERP系統(tǒng)是覆蓋整個企業(yè)管理的信息系統(tǒng)，除了最核心的財務、分銷和生產管理等管理功能以外，還集成了人力資源、質量管理決策支持等企業(yè)其他管理功能。此時的會計信息系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)已融為一體，成為ERP系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)。業(yè)務發(fā)生時，觸發(fā)會計業(yè)務執(zhí)行邏輯，能夠實時采集詳細的業(yè)務信息、財務信息，執(zhí)行處理和控制規(guī)則。

ERP系統(tǒng)中的會計信息系統(tǒng)包括財務會計和管理會計兩個子系統(tǒng)，財務會計子系統(tǒng)處理日常的財務工作，并以企業(yè)為單位對外出具各種規(guī)定格式的會計報表；管理會計子系統(tǒng)以企業(yè)內部管理為目標，可以靈活設置核算對象，從財務管理角度為管理提供信息。

（六）XBRL

XBRL（eXtensible Business Reporting Language），即可擴展商業(yè)報告語言。它是以可擴展標記語言XML（Extensible Markup Language）為基礎的開放性業(yè)務報告技術標準。XBRL以互聯(lián)網和跨平臺操作為基礎，專門用于財務報告編制、披露和使用，以及非結構化數(shù)據尤其是財務信息的集成、交換和最大化利用。

XBRL使用的標簽以標準化的會計業(yè)內定義為基礎，來描述和識別各類財務信息，如收入、盈余、應收賬款等。通過XBRL，有關數(shù)據可以準確地在不同操作系統(tǒng)、不同數(shù)據庫、不同軟件之間傳輸和交換，能夠直接為使用者或者其他軟件所讀取和進一步處理，實現(xiàn)數(shù)據的一次錄入、多次使用和信息共享。會計信息的生產者和使用者可以在互聯(lián)網上有效處理各種信息，并且迅速將信息轉化成各種形式的文件。企業(yè)運用XBRL的優(yōu)勢主要在于：

（1）能夠提供更精確的財務報告與更具可信度和相關性的信息；

（2）能夠降低數(shù)據采集成本，提高數(shù)據流轉及交換效率；

（3）能夠幫助數(shù)據使用者更快捷方便地調用、讀取和分析數(shù)據，不受個別公司軟件和信息系統(tǒng)的限制；

（4）能夠使財務數(shù)據具有更廣泛的可比性；

（5）能夠提升資料在未來的可讀性和可維護性；

（6）能夠適應變化的會計準則的要求。

從2002年底開始，我國證監(jiān)會組織滬深證券交易所和相關軟件公司的人員對國際商業(yè)報告領域出現(xiàn)的XBRL標準進行研究，并結合我國國情制定了《上市公司信息披露電子化規(guī)范》，該規(guī)范由全國金融標準化技術委員會審批通過，使得我國上市公司進行XBRL的報告披露有了合法統(tǒng)一的規(guī)范。上海證券交易所在2004年開始XBRL報告試點，首先選擇的是50家上海本地的上市公司，先從定期報告摘要開始，由簡到繁，逐步推進，先后對滬市上市公司2003年年報摘要、2004年一季度報告、2004年中報摘要等進行XBRL數(shù)據試點。2005年1月，試點公司范圍和試點內容進一步擴展，要求所有在上海證券交易所注冊的上市公司在報送2004年年報時，必須同時報送XBRL格式的年報全文。2005年4月，上海證券交易所正式成為XBRL國際組織的會員，這是我國以單位身份加入XBRL國際組織的第一例，此舉有力地推動了XBRL在我國的應用。

2005年3月，深圳證券交易所正式發(fā)布了《XBRL應用示范》，為投資者提供了基于XBRL實例文件的Web分析工具。借助這一工具，上市公司、監(jiān)管機構、交易所、會計師事務所、投資者、研究機構、證券信息服務商等上市公司信息的加工者與使用者能夠以更低的成本、更高的效率獲取深市部分上市公司最近5年的財務數(shù)據和實例文件，實現(xiàn)信息的生成、提取、分析、交換和共享，并且將生成的信息通過友好的圖形界面直觀展示。2006年3月，深圳證券交易所加入XBRL國際組織。此后，我國的XBRL組織機構和規(guī)范標準日趨完善。

財政部高度重視XBRL對會計信息化的影響，2006年，財政部在中國會計準則委員會下設立了XBRL組織，致力于開發(fā)基于我國企業(yè)會計準則的XBRL國家層面分類標準。2008年11月，財政部牽頭，聯(lián)合銀監(jiān)會、證監(jiān)會、保監(jiān)會、國資委、審計署、中國人民銀行、稅務總局等部門，成立中國會計信息化委員會暨XBRL中國地區(qū)組織，至此，XBRL中國地區(qū)組織成立。2009年4月，財政部在《關于全面推進我國會計信息化工作的指導意見》中將XBRL納入會計信息化的標準。2010年10月19日，我國發(fā)布了《企業(yè)會計準則通用分類標準》，國家標準化管理委員會發(fā)布了由財政部牽頭制定并歸口管理的《可擴展商業(yè)報告語言（XBRL）技術規(guī)范第1部分：基礎》（GB/T 25500.1—2010）等4項XBRL技術規(guī)范國家標準。這是深化會計改革、全面推進我國信息化建設的重大舉措，表明XBRL在我國的各項應用有了統(tǒng)一的架構和技術標準。

2011年，財政部組織以在美上市公司為主的15家國有大型企業(yè)，以及12家具有證券期貨相關業(yè)務資格的會計師事務所開展通用分類標準首批實施工作，取得良好成效。2012年，財政部在2011年基礎上擴大實施范圍，增加17個省區(qū)市組織地方國有大中型企業(yè)開展實施工作，同時聯(lián)合銀監(jiān)會組織包括全部16家上市銀行在內的18家銀行業(yè)金融機構開展實施工作。

二、會計電算化的特征

（一）人機結合

在會計電算化方式下，會計人員填制電子會計憑證并審核后，執(zhí)行“記賬”功能，計算機將根據程序和指令在極短的時間內自動完成會計數(shù)據的分類、匯總、計算、傳遞及報告等工作。盡管大部分會計核算工作基本上實現(xiàn)了自動化，但會計數(shù)據的收集、審核和輸入等工作仍需人工完成，各種處理指令也需要由人發(fā)出。

（二）會計核算自動化、集中化

在會計電算化方式下，試算平衡、登記賬簿等以往依靠人工完成的工作，都由計算機自動完成，大大減輕了會計人員的工作負擔，提高了工作效率。計算機網絡在會計電算化中的廣泛應用，使得企業(yè)能將分散的數(shù)據統(tǒng)一匯總到會計軟件中進行集中處理，既提高了數(shù)據匯總的速度，又增強了企業(yè)集中管控的能力。

（三）數(shù)據處理及時準確

利用計算機處理會計數(shù)據，可以在較短的時間內完成會計數(shù)據的分類、匯總、計算、傳遞和報告等工作，使會計處理流程更為簡便，核算結果更為精確。此外，在會計電算化方式下，會計軟件運用適當?shù)奶幚沓绦蚝瓦壿嬁刂疲軌虮苊庠谑止嬏幚矸绞较鲁霈F(xiàn)的一些錯誤。

（四）內部控制多樣化

在會計電算化方式下，與會計工作相關的內部控制制度也將發(fā)生明顯的變化，內部控制由過去的純粹人工控制發(fā)展成為人工與計算機相結合的控制形式。內部控制的內容更加豐富，范圍更加廣泛，要求更加嚴格，實施更加有效。