第五節(jié)　接待手冊的制作

公務接待方案簽發(fā)后，除正式文稿用于文件處理外，為了方便攜帶和使用，根據(jù)慣例和要求，接待方案通常制作成手冊形式?！笆謨浴蓖ǔＳ袃煞N形式：一種是主要供來賓使用的，如 “工作安排”“日程安排”“接待安排”或 “接待方案”等；一種是供接待工作人員使用的，如“接待工作實施細則”“接待工作實施方案”等。接待方案與接待手冊二者的核心內(nèi)容是一致的、統(tǒng)一的。但是，接待手冊的內(nèi)容更為詳細、具體、全面。如果作為一種公文寫作處理的話，接待方案是例行程序、重在行文，接待手冊則便于使用、重在落實。由于每次接待任務的對象不同、性質(zhì)不同、任務主題不同、目的要求不同、時間長短不同，所以接待手冊的內(nèi)容與形式也不盡相同。接待手冊主要有文本式、折頁、單頁等。文本式適用于大型或綜合性的接待活動；折頁、單頁適用于小型單一的接待活動。以文本式 （裝訂本）為例，接待手冊主要包括以下幾個部分。

一、封面

接待手冊的封面主要包括以下內(nèi)容。

（一）接待手冊的名稱

目前，接待手冊的名稱名目繁多，如接待指南、接待安排、日程安排、行程安排、接待方案、工作安排、接待服務手冊、接待工作手冊、活動手冊、活動安排等，這在一定程度上影響了接待工作的規(guī)范化。

接待手冊的名稱反映了接待任務的性質(zhì)、工作要求和禮儀要求。它主要有以下幾種情況：

（1）接待上級領(lǐng)導同志的接待手冊，稱為 “工作安排”，如 《××領(lǐng)導同志在×視察工作安排》。

（2）接待兄弟省、市黨政代表團的接待手冊，稱為“活動安排”，如 《××市黨政代表團在×考察活動安排》。

（3）接待港澳臺高訪團的接待手冊，稱為 “接待方案”，如 《香港×××先生一行在×參訪接待方案》。

（4）大型活動的接待手冊，稱為 “活動方案”。

（5）一般接待任務的接待手冊，稱為 “日程安排”。

重要或大型任務除了制定接待方案外，還要制定“接待實施細則”。“接待實施細則”是對接待方案內(nèi)容的細化和對接待環(huán)節(jié)細節(jié)的具體落實，往往也制作成手冊的形式，如 《××領(lǐng)導同志在×視察接待實施細則》。“接待實施細則”一般僅供有關(guān)領(lǐng)導和雙方接待工作人員內(nèi)部使用，而 “接待安排手冊”則是發(fā)給來賓使用的，其內(nèi)容較為精練。

（二）接待任務起止時間

日期時間要使用阿拉伯數(shù)字，要用括號括起來。位于標題正下方。

例如：（××××年××月××日—××月××日）

（三）接待手冊編號

例如：

（1）JD2018001 （接待）

（2）SW2018001 （市委）

（3）ZF2018001 （政府）

編號位于手冊左上方。

（四）密級和保密期限

根據(jù)涉密程度分別標注 “絕密”“機密”“秘密”和保密期限 （密級位于手冊封面右上方）。絕密用于一級警衛(wèi)接待任務，主要接待對象為中央政治局常委；機密用于二級警衛(wèi)接待任務，主要接待對象為中央政治局委員、全國人大常委會副委員長、國務委員；秘密用于三級警衛(wèi)接待任務，主要接待對象為最高人民法院院長、最高人民檢察院檢察長、全國政協(xié)副主席、中央軍委副主席、中央軍委委員。凡涉密的接待手冊封面、封底多為紅色；一般接待工作手冊多為淺黃色或其他顏色 （以本地標志性建筑或自然風光為封面背景的，最好用于政務接待之外的公務接待活動，如招商引資等）。接待手冊要裝幀精良，設(shè)計科學，樸素大方，方便實用。

（五）落款

如×××接待辦公室 ［一般不以中共××省 （市）委、××省 （市）人民政府名稱落款］。如果有些地方未設(shè) “接待辦公室”，則以 “辦公廳”的名義落款，如中共××省 （市）委辦公廳、××省 （市）人民政府辦公廳。

（六）規(guī)格

常用規(guī)格主要有以下兩種：

（1）10厘米×14．5厘米。

（2）10厘米×17．5厘米或9．5厘米×17厘米。

二、目錄

例如：

一、××一行人員名單　…………………………　（　）

二、××省陪同人員名單　………………………?。ā。?/p>

三、××市陪同人員名單　………………………　（　）

四、日程安排　……………………………………　（　）

五、乘車安排　……………………………………?。ā。?/p>

六、食宿安排　……………………………………?。ā。?/p>

七、省、市、縣情況及視察點簡介　……………?。ā。?/p>

八、天氣預報　……………………………………?。ā。?/p>

九、有關(guān)人員聯(lián)系方式　…………………………?。ā。?/p>

三、人員名單

例如：

一、××一行人員名單 （××人）

（一）陪同 （隨行）人員 （××人）

（二）工作人員 （××人）

（三）記者 （××人）

二、××省陪同人員名單

三、××市陪同人員名單

注：接待上級領(lǐng)導時，方案中地陪領(lǐng)導只稱陪同人員，不稱陪同領(lǐng)導；接待同級時，地陪領(lǐng)導可以稱為陪同領(lǐng)導。

四、日程安排

日程安排是接待方案最為重要的部分，也是核心部分。日程安排包括整個活動的內(nèi)容及流程，如時間地點、迎送陪同、會見會談、工作匯報、工作餐敘、座談交流、項目考察、路線設(shè)計、停車位置、活動銜接、統(tǒng)籌各方等。它是執(zhí)行任務的路線圖和活動指南，各項活動均要靠日程安排來穿插落實?？茖W的日程安排是整個接待任務順利實施、圓滿完成的重要保證。日程安排在形式上要做到簡潔而不簡單，內(nèi)容上要務實而不務虛，節(jié)奏上要體現(xiàn)各級領(lǐng)導同志轉(zhuǎn)變工作作風的新要求，文字表達要準確、規(guī)范。

五、乘車安排

編制 “乘車安排表”。按照輕車簡從要求，合理使用車型，盡可能安排集中乘車，嚴格控制隨行車輛。

六、食宿安排

根據(jù)任務需要，編制 “食宿安排一覽表”，內(nèi)容包括單位、姓名、職務、房間號、房間電話號碼、餐廳名稱、會議地點、作息時間等 （見表2-1、表2-2）。食宿安排要按中央規(guī)定執(zhí)行，同時考慮任務性質(zhì)、工作需要、生活習慣和來賓要求。

需要注意的是，如果主人陪同客人活動需要安排房間休息，房間的標準應一致。如果條件有限，房間標準不一致，則應按先賓后主進行房間安排。

表2-1　　乘車、食宿安排

表2-2　　食宿安排

七、相關(guān)資料

例如，省情、市情、區(qū) （縣）情、黨政主要領(lǐng)導資料，視察點、考察點、參觀點簡介，項目介紹，人物簡歷等。

八、天氣預報

天氣預報：一般為三天。

九、服務信息

（1）下榻酒店電話使用辦法。

（2）工作人員聯(lián)系電話。

（3）備忘錄，2～3頁即可。

十、接待任務手冊的發(fā)送

（1）按任務涉及單位和領(lǐng)導確定發(fā)送范圍。

（2）一般情況下發(fā)送給本地陪同人員、來賓及工作人員、相關(guān)機構(gòu)秘書長 （或副秘書長）、相關(guān)機構(gòu)辦公廳（室）等。

（3）由專人第一時間發(fā)送到有關(guān)單位和領(lǐng)導，并履行簽收手續(xù)。