第二節(jié)　接待方案的制定程序

接待方案的制定程序是接待工作非常重要的環(huán)節(jié)，涉及接待部門(mén)的地位、作用和工作機(jī)制。那么，方案的起草與制定應(yīng)該由哪個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)呢？

省、市、縣級(jí)接待辦公室是當(dāng)?shù)毓珓?wù)接待活動(dòng)的管理部門(mén)，具有負(fù)責(zé)管理本級(jí)黨政機(jī)關(guān)國(guó)內(nèi)公務(wù)接待工作，指導(dǎo)下級(jí)黨政機(jī)關(guān)國(guó)內(nèi)公務(wù)接待工作，負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查本級(jí)黨政機(jī)關(guān)各部門(mén)和下級(jí)黨政機(jī)關(guān)國(guó)內(nèi)公務(wù)接待工作的職能。

國(guó)內(nèi)公務(wù)接待工作實(shí)行 “黨委統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，任務(wù)集中管理，工作分級(jí)負(fù)責(zé)，函電歸口通知，活動(dòng)對(duì)口接待，接待部門(mén)牽頭，相關(guān)部門(mén)配合，上下左右聯(lián)動(dòng)，接待資源共享，各方優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，全局一盤(pán)棋”的工作機(jī)制。

概括地說(shuō)，就是接待任務(wù)由各級(jí)黨委政府接待辦公室負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理 （統(tǒng)籌接待全局、協(xié)調(diào)任務(wù)各方、調(diào)配接待資源、實(shí)施管理職能），分層級(jí)歸口負(fù)責(zé)、對(duì)口接待，實(shí)行誰(shuí)領(lǐng)導(dǎo)誰(shuí)負(fù)責(zé)、誰(shuí)管理誰(shuí)負(fù)責(zé)、誰(shuí)接待誰(shuí)負(fù)責(zé)的制度，從工作機(jī)制上明確領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任、管理責(zé)任、主體責(zé)任。各級(jí)接待辦，實(shí)際上是 “一崗雙責(zé)”，既是管理者，又是執(zhí)行者，具有較大的跨部門(mén)統(tǒng)籌調(diào)度權(quán)限。

根據(jù)接待職能和工作分工，原則上接待方案的制定工作應(yīng)由各級(jí)接待部門(mén)負(fù)責(zé)。以市級(jí)接待為例，方案制定與組織落實(shí)的普遍做法是：重要接待任務(wù)的方案，由市接待辦制定，經(jīng)市委 （或市政府）辦公廳 （室）呈秘書(shū)長(zhǎng)審定，市領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由市接待辦組織落實(shí)，市領(lǐng)導(dǎo)參與接待，由市接待辦商請(qǐng)市委 （或市政府）辦公廳（室）協(xié)調(diào)安排；一般接待任務(wù)由市接待辦或相關(guān)辦公廳制定接待方案，經(jīng)市委、市人大、市政府、市政協(xié)秘書(shū)長(zhǎng)簽批后，負(fù)責(zé)組織落實(shí)，市領(lǐng)導(dǎo)以及有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人參與接待活動(dòng)，由市接待辦商請(qǐng)有關(guān)辦公廳 （室）協(xié)調(diào)安排；需市委領(lǐng)導(dǎo)或兩套班子以上市領(lǐng)導(dǎo)參與接待的，由市接待辦或?qū)谵k公廳 （室）商請(qǐng)市委辦公廳 （室）協(xié)調(diào)安排；接待本省領(lǐng)導(dǎo)同志，由市有關(guān)辦公廳 （室）制定工作方案 （此類任務(wù)往往領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)更直接，工作更具體，針對(duì)性更強(qiáng)），報(bào)請(qǐng)市領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后會(huì)同市接待辦組織落實(shí)。

一、總體原則

依法接待、按規(guī)操作、有利公務(wù)、務(wù)實(shí)節(jié)儉、符合禮儀、嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范、安全高效、尊重民俗、內(nèi)外有別，以及 “保障工作需要、待遇適當(dāng)從低”。

二、任務(wù)等級(jí)

（一）內(nèi)賓接待

（1）一級(jí)任務(wù)接待對(duì)象：中央政治局常委及曾經(jīng)擔(dān)任該職務(wù)的老同志。

（2）二級(jí)任務(wù)接待對(duì)象：中央政治局委員、書(shū)記處書(shū)記，全國(guó)人大常委會(huì)副委員長(zhǎng)，國(guó)務(wù)委員，全國(guó)政協(xié)副主席，最高人民法院院長(zhǎng)，最高人民檢察院檢察長(zhǎng)以及曾經(jīng)擔(dān)任上述職務(wù)的老同志。

（3）省 （部）級(jí)任務(wù)接待對(duì)象：中央國(guó)家部委和省（區(qū)、市）的省 （部）級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。

（4）地 （司、廳）級(jí)任務(wù)接待對(duì)象：中央國(guó)家部委、省 （區(qū)、市）和地市 （州、盟）的地 （司、廳）級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。

（5）縣 （處）級(jí)任務(wù)接待對(duì)象：中央國(guó)家部委、省（區(qū)、市）和地市 （州、盟）、縣 （市、區(qū)、旗）的縣（處）級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。

（6）各類黨政代表團(tuán)，巡視、督導(dǎo)、調(diào)研、考察、檢查等工作組人員。

（7）有關(guān)會(huì)議、會(huì)展、論壇、節(jié)慶等活動(dòng)的禮賓接待與服務(wù)保障工作。

不同層級(jí)的接待部門(mén)有不同的任務(wù)接待對(duì)象范圍。

（二）外事接待

國(guó)賓劃分：

（1）一級(jí)：國(guó)家元首、政府首腦 （總統(tǒng)、主席、總理）；

（2）二級(jí)：副元首、副政府首腦、議長(zhǎng) （副總統(tǒng)、副主席、副總理）；

（3）三級(jí)：副議長(zhǎng)、外交部長(zhǎng)、國(guó)防部長(zhǎng)。

另外，王室主要成員、前政要、友好省 （州）領(lǐng)導(dǎo)人、國(guó)際知名人士的接待工作，通常參照上述級(jí)別，個(gè)案處理。

三、任務(wù)批件 （任務(wù)受理）

（1）來(lái)自黨委、人大、政府、政協(xié)辦公廳，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批的值班報(bào)告、電報(bào)、傳真、函件等公務(wù)接待批文；

（2）參加部署重要接待任務(wù)的活動(dòng)、會(huì)議文件或精神 （包括通知、邀請(qǐng)函等）；

（3）主要領(lǐng)導(dǎo)交辦 （包括電話通知，以及臨時(shí)、緊急、突發(fā)特殊情況下的公務(wù)接待任務(wù)，要做好相關(guān)記錄，并完善相應(yīng)手續(xù)，如大型會(huì)議、活動(dòng)時(shí)的相互交往、突發(fā)事件應(yīng)急接待等）。

四、掌握信息

（1）了解任務(wù)主題、任務(wù)規(guī)格、接待原則和相關(guān)規(guī)定。

關(guān)于規(guī)格問(wèn)題，對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同志的迎送、陪同規(guī)格，中央有明確規(guī)定。國(guó)內(nèi)同級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)賓的迎送、陪同、會(huì)見(jiàn)、會(huì)談、陪餐 （商務(wù)、涉外接待活動(dòng)可稱為宴會(huì)，宴會(huì)通常以黨委政府的名義舉行；政務(wù)接待陪餐稱為工作餐會(huì)、早餐會(huì)、午餐會(huì)、晚餐會(huì)或餐敘會(huì)，一般以領(lǐng)導(dǎo)同志名義安排，陪餐具有工作性、禮節(jié)性，餐標(biāo)低于宴會(huì)）、簽約等禮賓規(guī)格各地也都有規(guī)定，做法基本相同。地方禮賓規(guī)格的確定主要依據(jù)來(lái)訪者的身份和客團(tuán)性質(zhì)、目的，適當(dāng)考慮兩地關(guān)系。正式場(chǎng)合出面領(lǐng)導(dǎo)通常要與來(lái)賓的職務(wù)身份對(duì)等 （或相當(dāng)）、工作對(duì)口。“對(duì)等”也要分場(chǎng)合，如迎送、陪同時(shí)就不一定對(duì)等，通常陪同人員低于主賓一格或半格。但在會(huì)見(jiàn)、會(huì)談、座談、簽約等正式場(chǎng)合時(shí)就應(yīng)該按照對(duì)等原則安排。但有時(shí)實(shí)在沒(méi)有對(duì)口、對(duì)等領(lǐng)導(dǎo)，也可以采取變通措施，由相當(dāng)職級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)出面。總之，由于各種原因主客身份不能完全對(duì)等時(shí)，可靈活變通，但相差不要過(guò)大。禮儀可以簡(jiǎn)化，但不能失禮。

按照慣例，考察交流互訪活動(dòng)，主客雙方都會(huì)對(duì)包括接待方式在內(nèi)的很多接待細(xì)節(jié)提前進(jìn)行磋商，如接機(jī)接站、迎送、陪同、會(huì)見(jiàn)、座談、陪餐、車輛、食宿，以及雙方由什么人出面，采用怎樣的禮賓程序，著裝有什么要求，雙方領(lǐng)導(dǎo)是否講話等事宜進(jìn)行溝通。接待規(guī)格 （禮賓規(guī)格）反映主人對(duì)來(lái)賓的重視程度，對(duì)考察活動(dòng)起著至關(guān)重要的作用 （外事禮賓講究平衡、對(duì)等、慣例三原則，內(nèi)事接待除此之外，最重要的是上下、隸屬關(guān)系原則）。

（2）了解領(lǐng)導(dǎo)批示精神。

（3）了解客團(tuán)信息、背景資料、特殊情況。

客團(tuán)信息：任務(wù)名稱、帶隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)、人員名單、職務(wù)、稱謂、性別、民族、來(lái)訪日期、事由、要求、抵離時(shí)間、交通工具 （乘坐飛機(jī)、火車或自備車）、航班號(hào)或車次、來(lái)賓聯(lián)系人和聯(lián)系電話等基礎(chǔ)性資料信息。

背景資料：主要來(lái)賓的生平閱歷、民族籍貫、性別年齡、教育背景、分管工作、處事風(fēng)格、榮譽(yù)成就、興趣愛(ài)好、身高體態(tài)、宗教信仰、飲食習(xí)慣、住宿習(xí)慣、乘車習(xí)慣、起居習(xí)慣以及往來(lái)情況等信息 （據(jù)此，可在接待中有針對(duì)性地融入個(gè)性化元素，體現(xiàn)個(gè)性化設(shè)計(jì)安排）。

有時(shí)，還需要向任務(wù)對(duì)象的工作地，或已考察過(guò)的前幾站了解有關(guān)接待情況。

（4）了解有關(guān)接待單位情況。

主要了解和掌握接待場(chǎng)所、酒店的接待能力和水平。例如客房、餐廳、會(huì)議室 （包括會(huì)議室的數(shù)量、形狀、面積、功能、風(fēng)格、價(jià)格），停車場(chǎng)的位置及車位數(shù)，電梯品質(zhì)、位置、數(shù)量及所乘人數(shù)等。又如參觀考察的接待單位的接待條件、名稱、位置、距離、路線、內(nèi)容或項(xiàng)目、場(chǎng)地、環(huán)境、現(xiàn)狀、歷史背景材料等情況。

五、任務(wù)對(duì)接

（1）與來(lái)賓單位或前站人員對(duì)接：了解對(duì)方考察意向、目的和要求，協(xié)商考察事宜，包括日程安排、考察內(nèi)容、迎送陪同、會(huì)見(jiàn)會(huì)談、住宿交通、招待陪餐、座談交流等。

（2）根據(jù)任務(wù)需要擬定接待單位、對(duì)口部門(mén)和任務(wù)相關(guān)單位，如考察點(diǎn)、下榻賓館、新聞單位、醫(yī)療衛(wèi)生、交通警衛(wèi)、機(jī)場(chǎng)車站等。做好對(duì)上、對(duì)下任務(wù)前期銜接工作。

六、草擬方案

各級(jí)接待辦公室根據(jù)任務(wù)批件的要求，按照領(lǐng)導(dǎo)同志和來(lái)賓公務(wù)活動(dòng)內(nèi)容，由接待辦會(huì)同任務(wù)相關(guān)單位編制接待方案 （預(yù)案）。接待方案 （預(yù)案）內(nèi)容包括考察項(xiàng)目、路線設(shè)計(jì)、之間距離、所需時(shí)間、迎送、陪同、會(huì)見(jiàn)、座談、陪餐、會(huì)議、食宿、合影、乘車、醫(yī)療保健、食品衛(wèi)生、新聞報(bào)道、安全警衛(wèi)、職能部門(mén)、相關(guān)單位、日程安排 （重要日程的建議方案草擬過(guò)程不是一次就能完成的，往往要多次踩點(diǎn)，與有關(guān)方面反復(fù)溝通，跟蹤對(duì)接，不斷調(diào)整，細(xì)化優(yōu)化，并按時(shí)間流程匯總形成日程安排）、天氣預(yù)報(bào)、聯(lián)系電話、市情、考察點(diǎn)簡(jiǎn)介等。重要接待任務(wù)要有2～3套預(yù)案，以供領(lǐng)導(dǎo)決策參考。具體要做好以下工作。

（1）草擬參與迎送、陪同、會(huì)見(jiàn)、座談、陪餐領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人活動(dòng)安排。

在草擬方案時(shí)，提出參與和出席的迎送、陪同、陪餐、匯報(bào) （座談）會(huì)等人員安排。需要當(dāng)?shù)仡I(lǐng)導(dǎo)同志參與接待活動(dòng)的，由接待辦商請(qǐng)對(duì)口辦公廳協(xié)調(diào)。為了避免過(guò)度層層陪同，要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)規(guī)定，控制陪同、陪餐人數(shù)，以及本級(jí)接待人員、相關(guān)單位工作人員和服務(wù)保障人員的人數(shù)，能量化的可在擬訂的接待方案中予以提出。

重要活動(dòng)，一般均要設(shè)計(jì)禮賓程序，如迎賓程序、送賓程序、會(huì)見(jiàn)程序、會(huì)談程序、座談程序、陪餐程序等，做到禮儀規(guī)范，程序嚴(yán)謹(jǐn)。

同時(shí)，參與接待的人員統(tǒng)一發(fā)放任務(wù)標(biāo)識(shí)。

（2）擬訂來(lái)賓下榻賓館，安排食宿。

食宿安排是生活安排的主要部分。安排食宿要按中央規(guī)定執(zhí)行，同時(shí)考慮任務(wù)性質(zhì)、工作需要、生活習(xí)慣和來(lái)賓要求，為來(lái)賓提供休息、工作和活動(dòng)便利。

重要接待任務(wù)需編制住宿、用餐、乘車安排一覽表（包括單位、姓名、職務(wù)、房間號(hào)、電話號(hào)碼、餐廳名稱、會(huì)議地點(diǎn)、車輛編號(hào)、作息時(shí)間）。等級(jí)任務(wù)按規(guī)定安裝紅機(jī)保密電話，藥食監(jiān)管部門(mén)提前介入食品衛(wèi)生檢驗(yàn)防疫工作。住宿安排要相對(duì)集中，合理安排房型、朝向、樓層，隨行秘書(shū)、警衛(wèi)、醫(yī)生要與領(lǐng)導(dǎo)同志就近安排，房號(hào)和內(nèi)線電話通常用A4紙二號(hào)字打印好放在領(lǐng)導(dǎo)同志床頭、書(shū)桌和衛(wèi)生間，電視頻道按來(lái)賓習(xí)慣設(shè)置。同時(shí)還要做好防滑、防摔、防磕碰的工作。領(lǐng)導(dǎo)同志房間未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅入 （如住高樓，首長(zhǎng)房間一般不安排在頂樓或底層），如要會(huì)見(jiàn)或拜訪，須與接待辦工作人員聯(lián)系，按程序辦理。

（3）草擬客團(tuán)活動(dòng)日程安排。日程安排是接待方案的核心內(nèi)容，也是整個(gè)接待任務(wù)的主體部分，包括項(xiàng)目考察、情況調(diào)研、工作匯報(bào)、座談交流、會(huì)見(jiàn)會(huì)談、迎送陪同、出席會(huì)議、各種儀式等。日程安排是將這些內(nèi)容，根據(jù)活動(dòng)的需要，以天為單位，具體到時(shí)、分，安排每一天的行程和活動(dòng)。

（4）擬訂陪餐有關(guān)事宜。公務(wù)接待陪餐具有工作性、禮節(jié)性。陪餐又稱為餐敘 （邊用餐邊談工作），陪餐要嚴(yán)格按規(guī)定執(zhí)行。重要任務(wù)工作陪餐要制定工作餐方案，工作餐菜單需經(jīng)過(guò)審查批準(zhǔn)后方能實(shí)施。

（5）擬訂接待任務(wù)車輛，編制乘車安排表。根據(jù)公務(wù)出行人員情況，按照輕車簡(jiǎn)從要求，合理使用車型，盡可能安排集中乘車，嚴(yán)格控制隨行車輛及人員。重要任務(wù)車隊(duì)原則上不超過(guò)3輛中巴車 （主車準(zhǔn)備備用車），一般任務(wù)車隊(duì)原則上不超過(guò)2輛中巴車。其他活動(dòng)應(yīng)根據(jù)情況安排集中乘坐大轎車。嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定使用警車，不得違反規(guī)定管控交通。確因安全需要安排警衛(wèi)的，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的警衛(wèi)界限、警衛(wèi)規(guī)格執(zhí)行 （包括現(xiàn)場(chǎng)控制、路線警衛(wèi)、沿途護(hù)送、近身安保、道路交通等）。合理安排警力，盡可能縮小警戒范圍，在確保安全的前提下，為領(lǐng)導(dǎo)同志深入基層、貼近群眾創(chuàng)造條件。

等級(jí)任務(wù)車輛須經(jīng)警衛(wèi)部門(mén)安全檢查，車輛安檢后，由警衛(wèi)部門(mén)在指定地點(diǎn)統(tǒng)一封存看管，統(tǒng)一調(diào)度指揮。

主車座位分配，應(yīng)征求上級(jí)主管部門(mén)意見(jiàn)。以省級(jí)接待任務(wù)為例，通常主車安排1～3個(gè)座位給省領(lǐng)導(dǎo) （書(shū)記、省長(zhǎng)等）外，市縣留1個(gè)座位。首長(zhǎng)座位上方空調(diào)一般處于關(guān)閉狀態(tài)，需要時(shí)開(kāi)啟。

隨車物品配備：接待手冊(cè)、礦泉水、熱水、熱毛巾、抽紙、地圖 （地方）、雨傘、清潔袋、充電裝置、常用辦公用品等。對(duì)于執(zhí)行邊遠(yuǎn)地區(qū)，尤其是高海拔地區(qū)的接待任務(wù)，由于常常是遠(yuǎn)距離、跨區(qū)域、跨文化、高強(qiáng)度，點(diǎn)多、面廣、戰(zhàn)線長(zhǎng)，因此還應(yīng)配備常用藥品和足夠的氧氣。

（6）擬訂來(lái)賓考察項(xiàng)目。重要接待任務(wù)或新增加的考察點(diǎn)需要進(jìn)行實(shí)地踩點(diǎn)，進(jìn)一步落實(shí)項(xiàng)目準(zhǔn)備、行車路線、停車地點(diǎn)、上下車位、參觀路線以及考察活動(dòng)中舉行的匯報(bào)會(huì)、座談會(huì)、會(huì)見(jiàn)、餐敘會(huì)、合影等場(chǎng)地設(shè)施情況。

（7）擬訂會(huì)議活動(dòng)場(chǎng)地。會(huì)議活動(dòng)場(chǎng)地安排主要包括匯報(bào)會(huì)、座談會(huì)、會(huì)見(jiàn)、會(huì)談、簽約等會(huì)議形式。要根據(jù)會(huì)議形式、規(guī)模布置場(chǎng)地。會(huì)場(chǎng)一般要求備音響（含錄音），擺放名簽、會(huì)議材料、與會(huì)人員名單、信紙、鉛筆、茶具等。會(huì)場(chǎng)不擺鮮花、不備水果、不放煙缸。

（8）資料準(zhǔn)備。準(zhǔn)備省情、市情簡(jiǎn)介、視察點(diǎn)、參觀點(diǎn)、考察點(diǎn)情況簡(jiǎn)介等。地級(jí)以上市的基本情況資料一般不超過(guò)800字，縣 （市、區(qū)）基本情況資料不超過(guò)600字，考察點(diǎn)簡(jiǎn)介不超過(guò)400字 （考察點(diǎn)簡(jiǎn)介按考察路線先后順序排列）。

（9）根據(jù)需要，擬訂執(zhí)行任務(wù)的相關(guān)單位，如警衛(wèi)、交警、新聞、考察點(diǎn)、機(jī)場(chǎng)、車站、港口、對(duì)口業(yè)務(wù)單位等。

（10）擬訂迎送車輛、人員、時(shí)間、地點(diǎn)和路線。

（11）擬訂任務(wù)負(fù)責(zé)人和承辦人 （包括打前站、陪同、取行李、接站、值班等）、工作用車、工作用房、工作用餐、通信聯(lián)絡(luò)、辦公用品 （物品）計(jì)劃，大型活動(dòng)要附有專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案。

接待方案草擬后，按審批權(quán)限報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批 （重要任務(wù)接待方案須征求上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)的意見(jiàn)，征得同意后實(shí)施；一般任務(wù)也要與對(duì)方提前溝通，盡量滿足合理要求，否則應(yīng)做好解釋工作）。

七、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)

建立各司其職，各負(fù)其責(zé)，運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)，高效有序，與中央精神相一致，與公務(wù)接待任務(wù)和職能相適應(yīng)，與本地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步相協(xié)調(diào)的公務(wù)接待管理體制，是做好國(guó)內(nèi)公務(wù)接待工作的機(jī)制保障。

不同層級(jí)的黨政機(jī)構(gòu)類別，具有不同的公務(wù)接待統(tǒng)籌。重大接待任務(wù)按慣例要在接待方案正式確定前后召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)，組成接待工作團(tuán)隊(duì)。參加協(xié)調(diào)會(huì)的單位應(yīng)根據(jù)任務(wù)需要而定，通常有接待、公安、宣傳、交通、衛(wèi)生、賓館等相關(guān)單位，以及有關(guān)方面的主要負(fù)責(zé)人參加。

一般接待任務(wù)由接待辦牽頭，組織協(xié)調(diào) （包括協(xié)調(diào)會(huì)的會(huì)議通知、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議材料等會(huì)務(wù)），相關(guān)部門(mén)和單位參加，按工作職責(zé)進(jìn)行分工和提出要求，分頭實(shí)施；重要任務(wù)由黨委或政府秘書(shū)長(zhǎng) （相關(guān)機(jī)關(guān)秘書(shū)長(zhǎng)），或黨委、政府負(fù)責(zé)接待工作的副秘書(shū)長(zhǎng)出面進(jìn)行協(xié)調(diào)。接待辦負(fù)責(zé)具體組織落實(shí)。如接待黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、省部級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同志、地方黨政考察團(tuán)等重要公務(wù)活動(dòng)，由于工作指導(dǎo)、工作考察處于非常重要的位置，召開(kāi)的接待工作協(xié)調(diào)會(huì)，一般都由黨委或政府秘書(shū)長(zhǎng) （相關(guān)機(jī)關(guān)秘書(shū)長(zhǎng)），或副秘書(shū)長(zhǎng)召集，對(duì)參與接待工作的有關(guān)各方明確任務(wù)分工、落實(shí)工作責(zé)任、提出工作要求、擬訂各自接待安排和實(shí)施細(xì)則，并由接待辦負(fù)責(zé)方案的組織落實(shí)工作。重要的接待任務(wù)，黨政主要領(lǐng)導(dǎo)同志都會(huì)親自主持協(xié)調(diào)會(huì)，聽(tīng)取有關(guān)單位意見(jiàn)和建議，對(duì)重點(diǎn)和細(xì)節(jié)提出要求。黨委或政府秘書(shū)長(zhǎng)親自指揮預(yù)演，親自走線踩點(diǎn)，明確分工，細(xì)化流程，檢查落實(shí)。重要接待任務(wù)需要反復(fù)多次檢查落實(shí)，通過(guò)檢查、落實(shí)，再檢查、再落實(shí)，不斷完善，直至萬(wàn)無(wú)一失。

重大或大型接待任務(wù)往往需要組織專門(mén)的工作班子成立專門(mén)的工作機(jī)構(gòu)，設(shè)立任務(wù)總牽頭人、總協(xié)調(diào)人、總負(fù)責(zé)人、總調(diào)度、總接待、總保衛(wèi)等，實(shí)行大兵團(tuán)作戰(zhàn)。

根據(jù)任務(wù)大小、重要程度，接待方案有 “綜合方案”和 “專項(xiàng)方案”之分。 “綜合方案”又有 “大綜合”與“小綜合”之分。在人員配備上有時(shí)是單兵、小分隊(duì)作戰(zhàn)，有時(shí)是集團(tuán)軍、大兵團(tuán)作戰(zhàn)。一個(gè)大任務(wù)，就是一個(gè)戰(zhàn)役。不同任務(wù)，有不同要求。

八、方案綜合

方案綜合的一般流程為：

（1）由 “兩辦”擬定領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)方案、日程安排、人員名單；

（2）由對(duì)口業(yè)務(wù)單位 （工作部門(mén)）提供工作方案（活動(dòng)安排、考察流程、考察點(diǎn)、考察項(xiàng)目、地理位置、行進(jìn)路線、活動(dòng)場(chǎng)所、情況匯報(bào)、工作交流等）；

（3）由相關(guān)部門(mén)或單位 （公安警衛(wèi)、醫(yī)療衛(wèi)生、鐵路民航、電力通信、賓館酒店等）提供保障方案及各種配套安排；

（4）由接待辦擬訂生活方案 （食宿、乘車安排）、禮賓方案 （各種禮賓活動(dòng)的安排）；

（5）由接待辦負(fù)責(zé)方案統(tǒng)籌，將以上各專項(xiàng)方案進(jìn)行綜合，形成整體方案。

九、方案報(bào)批

（見(jiàn)第一章第七節(jié)）

十、方案起草流程

根據(jù)任務(wù)批件，啟動(dòng)接待方案起草程序。

（1）處室草擬方案。

（2）分管副主任初審。

（3）接待辦主任審核。

（4）相關(guān)辦公廳 （室）把關(guān)，秘書(shū)長(zhǎng)審定。

（5）主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

擬訂的 “接待方案”應(yīng)按接待任務(wù)管理權(quán)限進(jìn)行報(bào)批。通常是：一般接待任務(wù)由相關(guān)機(jī)構(gòu)秘書(shū)長(zhǎng)批示，重要接待任務(wù)由常委秘書(shū)長(zhǎng)或黨政主要領(lǐng)導(dǎo)同志批示，特別重要的接待任務(wù)由黨政主要領(lǐng)導(dǎo)同志批示。

十一、任務(wù)下達(dá)

接待方案一經(jīng)批準(zhǔn)，應(yīng)立即以黨委或政府辦公廳（室）發(fā)文形式電傳下一級(jí)相關(guān)黨委或政府，下達(dá)任務(wù)通知。按照工作機(jī)制，啟動(dòng)工作程序，進(jìn)入接待狀態(tài)，落實(shí)接待方案。

接待辦應(yīng)按正常渠道和程序，將方案及時(shí)報(bào)送參與接待的領(lǐng)導(dǎo)同志，抄送參與接待工作的新聞報(bào)道、公安警衛(wèi)、食品衛(wèi)生、醫(yī)療保障等相關(guān)職能部門(mén)和單位；協(xié)調(diào)聯(lián)系機(jī)場(chǎng)、車站、港口等單位，為來(lái)賓提供必要禮遇；通知考察點(diǎn)及屬地管理部門(mén)按要求做好考察服務(wù)工作。無(wú)特殊情況，一般不得更改接待方案內(nèi)容，重要接待任務(wù)更應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行。如果調(diào)整活動(dòng)內(nèi)容或行程，則應(yīng)按程序辦理。

任務(wù)本級(jí)接待辦公室根據(jù)批準(zhǔn)后的接待方案編制實(shí)施方案 （實(shí)施細(xì)則）亦稱接待安排。內(nèi)容包括來(lái)賓名單、陪同名單、日程安排、迎送安排、住宿安排、用餐安排、乘車安排、匯報(bào) （座談）安排等，并負(fù)責(zé)全程跟蹤跟進(jìn)指導(dǎo)落實(shí)。落實(shí)接待方案是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作，尤其是重要或大型接待任務(wù)方案可以說(shuō)是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程往往要在幾十或上百個(gè)單位之間進(jìn)行協(xié)調(diào)落實(shí) （此類任務(wù)的接待方案手冊(cè)制定出來(lái)以后，通常是厚厚的一大本）。

各有關(guān)接待單位和部門(mén)要根據(jù)上一級(jí)接待辦公室編制的接待方案、日程安排，結(jié)合本地區(qū)、本部門(mén)、本單位所承擔(dān)的接待任務(wù)情況，制定具體的實(shí)施方案，包括考察點(diǎn)、內(nèi)容簡(jiǎn)介、行車路線、之間距離、行駛時(shí)間、停車地點(diǎn)、上下車位、參觀路線、會(huì)議、合影、簽約，以及迎送、陪同等其他有關(guān)事項(xiàng)。必要時(shí)，上級(jí)接待部門(mén)應(yīng)對(duì)各有關(guān)接待單位和部門(mén)所編制的實(shí)施方案和接待安排進(jìn)行審查、優(yōu)化和指導(dǎo)。

各考察點(diǎn)在接到任務(wù)通知后，要根據(jù)要求做好準(zhǔn)備工作，落實(shí)考察內(nèi)容、場(chǎng)地布置、引導(dǎo)、介紹、匯報(bào)、講解、資料、接待服務(wù)等各項(xiàng)工作，保證參觀、考察活動(dòng)順利進(jìn)行。