上篇　應用文寫作

概述

一、應用文的含義和作用

（一）應用文的含義

寫作是以書面語言為工具，將思維和語言文字聯結在一起的精神勞動，是在交流溝通的目的下認識和表達互相結合的過程。寫作的成果就是文章，寫作是人們創建文明、文化、科學的一種不可缺少的活動。

寫作可分為兩大類：一是文學寫作，又稱文學創作，是指語言藝術中的詩歌、散文、小說、劇本等文學作品的創作；二是實用寫作，又稱應用寫作，指黨政機關、社會團體、各行各業、企事業單位和人民群眾在處理公務和日常生活、交往中產生的社會性認識和書寫實踐活動。

應用文是國家機關、企事業單位、社會團體和個人在日常生活、學習、工作中處理公私事務、交流傳遞信息、解決實際問題時所使用的具有直接實用價值和慣用格式的文書。

應用文寫作是國家機關、企事業單位、社會團體和個人應用于日常工作和生活需要的一種寫作活動，應用文是應用寫作的成果。

（二）應用文的作用

應用文的使用非常廣泛，可以說涉及社會生活的方方面面，其作用主要有以下幾點：

1.指揮管理作用

曹丕在《典論·論文》說：“蓋文章，經國之大業，不朽之盛事?！闭f的就是文章是治理國家的工具。可以說，應用文自產生之時，就具有管理指揮的作用。社會進入21世紀，各方面發展的速度都很快，如果離開應用文寫作，各方面的管理工作就很難進行。

比如在公務活動中，上級機關發布的諸如命令、決定、批復等公文，都起著指揮作用，下級機關必須遵照執行；同時，下級機關向上級機關提交的諸如請示、報告等公文，無不反映下級機關的情況和呼聲，為上級機關的決策和指導工作提供依據；這些都體現了應用文的管理指揮作用。

2.宣傳教育作用

上級機關通過諸如命令、公告、通告和通知等應用文下達各種文件、法規和制度，向全國宣傳黨和國家的方針政策；各地區、各部門、各企業也通過諸如通報、決定等應用文推廣先進經驗，表揚先進人物，批評揭露不良現象，丑陋行為，制裁不法分子，以此來提高人們的思想政治覺悟，規范人們的行為，保障社會的安定，推動各項事業的順利進行。

3.溝通聯系作用

如今，社會各方面發展的速度越快，各種信息量就越大，應用文自然就成了聯系和溝通的紐帶。比如上下級之間的上情下達，下情上報；各單位之間的信息交流、經驗交流，以此取人之長，補己之短，互相促進，共同提高，推動社會的不斷發展。

4.憑證依據作用

應用文在社會生活和工作中，也起著憑證和依據的作用。比如上級機關下達的文件，黨和國家頒布的法規、有關方面的規章制度，都可以作為下級機關開展工作的依據；還有一些條據、合同等應用文，也可作為業務活動的憑證，一旦出現問題和糾紛，就可以依據這些憑證，通過法律追究對方的責任，維護自己的合法權益。另外，一些諸如會議記錄、介紹信、證明信等應用文，也可作為憑證依據立卷歸檔，作為文獻資料供后人查考，起著長遠的憑證作用。

二、應用文的產生和發展

（一）上古時期——應用文的萌芽期

應用文在我國已有3000多年的歷史，我國殷墟出土的甲骨卜辭，考古學家稱為“甲骨文書”，是迄今所知我國有據可查的最早的應用文。甲骨文書就其內容和形式來看，就是原始應用文的雛形。

成書于先秦時期的《尚書》，收錄了虞、夏、商、周四代文告22篇，雖然只有記言，但是已經初具應用文的體格?！渡袝肥俏覈F存最早、保存完整的歷史文獻匯編，是我國第一部應用文總集，可作為我國應用文文本雛形形成的證明。

（二）秦漢時期——應用文文體的成型期

秦統一中國后，朝廷下令統一文字，同時，也統一了文書體例。比如，把皇帝的命令稱為“制”“詔”，大臣們的上書稱為“奏”，制定了“避諱”“抬頭”、用印等制度和開頭、結尾的用語程式等。

兩漢時期，應用文的文體分類更加細致，應用文體式更加規范。這時，公文已經出現了上行文和下行文。上行文就有“章、表、奏、議、疏”之分，下行文就有“詔、令、誥、制、敕、戒、諭、教、檄”之分?！肮摹钡姆Q謂也在這一時期出現。

（三）魏晉南北朝時期——應用文理論的構建期

魏晉南北朝是我國文學創作走向自覺的時期，文學創作的發展促進了應用文的發展，從而也構建了應用文理論。

劉勰的《文心雕龍》，是我國第一部規模宏大的文學理論專著，也是我國第一部寫作和應用文理論巨著?！段男牡颀垺氛摿辛恕霸t策”“章表”等多種應用文文體，對其源流演變、性質作用與寫作要求作了全面深入的論述，從而奠定了我國古代應用文寫作理論的基礎。

（四）隋、唐、宋時期——應用文的發展高峰期

隋唐以來，應用文文體分類更加詳細、完備，寫作格式更加規范；公文的管理制度更加系統嚴密，而且有所創新。

當時，朝廷的應用文撰擬大多由“學士型”人才擔任，如唐代的魏徵、陸贄、韓愈，宋代的歐陽修、王安石等都是當朝大文學家，也是應用文寫作高手。

應用文文體及寫作理論研究進一步發展。如北宋李昉等人所編大型詩文總集《文苑英華》對應用文寫作的理論作了論述。北宋中期，“應用文”這一名稱已經出現。

應用文寫作成為歷代科舉考試的主要科目之一，受到歷代統治者和廣大士人的重視。

（五）元、明、清時期——應用文的穩定發展期

元明清時期，公文下行文就發展到近20個種類，被列入文體專論的應用文達50余種之多。

明代的宋濂是當朝大文章家，同時，也是應用文寫作高手。

明代王志堅所編應用文文集《四六法海》以及吳訥《文章辨體》、徐師曾《文體明晰》、清代姚鼐《古文辭類纂》等，都收集了應用文寫作理論的論述。

應用文寫作也是元、明、清時期科舉考試的主要科目之一，同時受到統治者和廣大士人的重視。

（六）辛亥革命至今——應用文的革新期和全新的發展期

1911年辛亥革命后，南京臨時政府頒布了一個公文程式條例，專門規定了公文名稱和使用范圍，廢除了幾千年封建王朝使用的制、詔、誥、敕、題、奏、表、箋等名目，表現了革命黨人反對封建專制的思想，也是公文制度上的一次重大改革。

1928年國民黨中央政府對公文程式又作了一些新規定，其中比較重要的一點是規定公文的寫作要用白話文，使用新式標點符號。

中國共產黨成立后，從建立自己的機關開始，就相應地有了自己的公文。1931年，黨制定了第一個《文件處理辦法》。

中華人民共和國成立后，黨和政府先后批準頒布了一系列有關公文寫作與文書處理的文件，并根據社會發展和現實需要不斷調整修訂。黨和國家領導人，如毛澤東、劉少奇、周恩來、鄧小平等，不僅身體力行，所撰寫文章成為當代應用文的典范，而且十分重視和強調廣大干部學習應用文寫作，這對我國應用文寫作的發展具有極大的推動作用。

20世紀80年代以來，隨著黨和國家工作重點的轉移、經濟建設的發展和科學技術的突進，應用文寫作以前所未有的強勁勢頭迅速發展。

1996年以來，黨中央和國務院又相繼頒布了修訂后的黨政公文處理辦法；2012年4月6日，中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯合印發了《黨政機關公文處理工作條例》，2012年7月1日起施行；使公文寫作與管理走向了規范化、制度化和科學化的方向。這一切都充分說明，我國應用文寫作已經進入了一個全新的發展期。

三、應用文的特點

應用文除具有一般寫作的基本特點外，還具有自身的特點：

（一）實用性

應用文最大的特點在于“實用”，“實用”是應用文與其他文學作品的主要區別之一。

一般文學作品的創作是“有感而發”，詩歌、散文、小說等文學作品主要是表達人們的喜怒哀樂，抒發理想，反映現實。而應用文的寫作主要是為了解決實際問題，是“有事而發”，無事不發。例如在購銷活動中，人們可以使用合同來維護自己的合法權益。

（二）針對性

應用文的寫作都有明確、直接的對象，甚至文種的選擇，格式的安排，詞語的運用都取決于寫作目的與讀者對象，具有極強的現實針對性。

而文學作品的閱讀對象往往不明確，沒有嚴格的針對性，像一首詩、一篇小說、一部電影劇本，誰都可以看，誰都可以不看，老少不分，雅俗共賞。

（三）時效性

應用文是針對現實生活中的具體事務而寫的，這就要求我們在規定的時間內寫成和運轉，因此它有很強的時效性。缺乏責任心或缺乏經驗，拖拖拉拉不及時準確地行文，或時過境遷再去寫，都會失去它的實用價值及意義，于事無補。

相對而言，文學作品的寫作時間性不強，像《紅樓夢》寫了10年之久，歐陽修的《醉翁亭記》寫好后又擱置了很長時間才發表。

（四）真實性

真實是應用文寫作的生命。應用文寫作必須講究真實、客觀，實事求是地反映問題，反映情況，不允許像文學創作那樣，可以虛構，進行藝術再加工，“雜取種種、合成一個”，追求藝術；也不能發揮主觀想象，夸大其詞。否則就會歪曲事實真相，蒙騙對方，誤導消費者，給社會帶來不良影響。

（五）程式性

程式性是指應用文的寫作有其特定、慣用的格式，這些格式，有的是長期以來約定俗成、相沿成習的，有的是由國家、有關部門統一制定的。如書信文書有書信文書的格式，黨政機關公文有黨政機關公文的格式，合同有合同的格式等，每一種應用文包括哪些內容、哪些在前、哪些在后、分幾部分，都應嚴格遵守，不得隨意標新立異，也不能像有些文學創作那樣，隨意編排，自由聯想，打破時空觀，講究情節的曲折變化等。應用文的格式也不是一成不變的，隨著社會的發展、人們生活習慣的變化、觀念的變化，應用文寫作格式也會變化，使它更加方便人們表情達意的需要，更加順應社會發展的需要。

（六）平實性

由于應用文注重實用，所以它的語言也講究務實，就是語言要簡潔、樸實、明白、準確和規范，便于理解執行。不能像文學創作那樣講究生動、形象、含蓄和朦朧，或以取悅打動讀者。平實是應用文寫作的基本風格。

四、應用文的分類

應用文的種類繁多，隨著社會的發展而不斷推陳出新。由于劃分標準不同，分類也有所不同。一般應用文可以分為以下幾大類：

（一）黨政機關公文類

黨政機關公文類是指《黨政機關公文處理工作條例》中所規定的15種文種。包括決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函和紀要等。

（二）日常事務文書類

日常事務文書類包括計劃、總結、述職報告、調查報告、簡報、啟事、聲明、申請書、倡議書、介紹信、證明信、求職信和條據文書等。

（三）經濟活動文書類

經濟活動文書類包括意向書、合同、招標書和投標書等。

（四）公關禮儀文書類

公關禮儀文書類包括請柬、邀請函、感謝信、表揚信、歡迎詞、歡送詞、開幕詞、閉幕詞和講話稿等。

（五）科技文書類

科技文書類包括實驗報告、實習報告、畢業論文、畢業設計報告和學術論文等。

五、應用文寫作的基本要求

應用文寫作對主旨、材料、結構、表達方式以及語言有一定的要求。

（一）應用文的主旨

1.主旨的含義

主旨又稱主題，是作者通過文章的具體材料所表達的中心思想或基本觀點。它體現了作者的寫作意圖，反映了作者對所寫事物的基本看法和評價。

2.主旨的作用

主旨是文章的靈魂，決定著文章的質量。應用文的主旨形成，往往是“意在筆先”，即根據應用文的撰寫目的而確定，根據撰寫目的搜集材料、占有材料和選擇材料，根據撰寫目的確定文體。

主旨是文章的統帥，決定著材料的取舍，結構的安排，表達方式和語言的運用等。

3.主旨的要求

應用文要發揮主旨的“靈魂”和“統帥”作用，還要做到正確、鮮明、深刻和集中。

（1）正確：就是應用文的內容要反映客觀實際，反映事物的真實面貌和本質規律，對社會生活及其發展起積極作用，符合黨和國家的路線、方針和政策。

（2）鮮明：就是應用文觀點的表達要明確，贊揚什么，反對什么，不能含糊籠統，閃爍其詞。

（3）深刻：就是應用文揭示事物的本質及客觀規律，言人所未言，提出有創新的辦法和主張。

（4）集中：就是應用文的主旨要單一。一篇應用文只能有一個中心，以此來展開，不能出現多主旨的現象。

（二）應用文的材料

1.材料的含義

材料是指作者為了撰寫目的而搜集或積累的能夠表現應用文主旨的事實和道理的資料。

材料包含兩個方面：一是指在寫作前搜集和積累的原始材料；二是指寫入應用文中的，用以支撐主旨的事實、數據和理論依據。

2.材料的作用

材料是主旨形成的基礎，又是表現主旨的支柱。一篇應用文的內容如何，首先取決于作者掌握材料的多少和好壞。“巧婦難為無米之炊”，說的就是這個道理。所以，寫作前必須大量地積累材料。

材料有直接材料和間接材料，歷史材料和現實材料，具體材料和概括材料，正面材料和反面材料等。

3.材料選擇的要求

選擇材料從根本上說就是根據表現主旨的需要來決定對材料的取舍。所以選擇材料的總原則是什么樣的，主旨就選用什么樣的材料。選擇材料有以下幾個方面的具體要求：

（1）選擇的材料要明旨。應用文寫作要選擇最能夠說明主旨的材料。對能夠有力說明、突出主旨的材料就留下，對與主旨無關的材料，不管多么生動，也要忍痛割愛，把它舍棄。

（2）選擇的材料要真實。因為真實是應用文的生命，因此，應用文寫作必須選擇那些真實的，足以令人信服的材料，才能得出正確可靠的結論，才具有指導意義。真實不僅要求達到整體真實，還要求達到細節的真實。真實的材料合情合理合乎邏輯，文章使用這樣的材料才會有力量。

（3）選擇的材料要典型。典型材料就是指具有廣泛代表性和強大說服力，能夠反映事物的共性和特征，揭示事物本質和規律的材料。

事物的本質往往是通過個別的、一定的現象表現出來的，但并不是任何現象都能夠深刻地反映事物的本質。所以，寫作應用文就必須選擇那些典型材料，才能很好地表現文章的主旨。

選擇典型的材料，才能以一當十。因為，只有能深刻地揭示事物本質、具有廣泛代表性的材料，才能以少勝多，以小顯大，文章使用這樣的材料，才會精當。

（4）選擇的材料要新穎。應用文的寫作要選擇那些有新鮮感，具有吸引力的材料。因為，這種清新的材料，才具有時代的氣息，才能反映日新月異的生活，才能引起讀者的興趣。

（三）應用文的結構

1.結構的含義

結構原是建筑學的術語，指建筑物的內部構造，后來借用到寫作領域來。

結構是指文章的內部構造，是如何運用材料來表現主旨的組織安排。它是作者的思路在文章中的反映，實質上是一個如何認識和反映客觀事物的問題。如果把主旨比作文章的靈魂，把材料比作文章的血肉，那么結構就是文章的骨架。

2.應用文結構的要素

應用文的結構要求完整、嚴謹，綱目清楚，層次分明，段落清晰，避免松散與重復。應用文的正文都具有開頭、主體與結尾幾大部分，但在具體安排時，還要根據不同文體的特點安排不同的結構形態。

（1）層次和段落

①層次：是指應用文主旨的表現次序，又稱“部分”“意義段”或“結構段”，它主要體現應用文內容相互間的邏輯聯系。

應用文中層次的安排方式主要有以下四種：并列層次式、遞進層次式、總分層次式和時間順序式。

②段落：這里指自然段，即應用文中能夠表達一個完整意思而又相對獨立的基本構成單位，是在行文中，由于轉折、間歇及強調等情況而自然形成的分隔和停頓。

在劃分層次之后，需要安排好段落。一是注意段與段之間的聯系；二是每段要相對完整地表達出一個中心意思，不能把一個完整的意思分成幾段來寫，也不能把不相關的意思硬放在一段之內，要注意段落的完整性與單一性；三是段落要長短適度。

（2）過渡和照應

過渡和照應是使應用文在結構中承前啟后、脈絡通暢、前后呼應的一種重要手段。

①過渡：是指應用文上下文之間的銜接轉換。過渡在應用文中主要用于兩種情況：一是層次與層次之間由總到分或由分到總，中間一般需要過渡；二是段與段之間的對比轉折處常常需要過渡；應用文常用的關聯詞，又稱承接詞，如“綜上所述”“總之”“因此”“另外”“鑒于“總的看來”“概括地說”“實踐證明”“會議認為”“會議希望”等，在應用文中起銜接的作用而應用文中常見的過渡句有：“現將有關事項通知（通告）如下”“現將有關問題函復如下”“我們的主要做法是”“今年下半年應做好以下幾項工作”等。

②照應：是指應用文前后內容的關照呼應。照應指上下文之間相互關照、呼應，即前面提示的內容，后面要有連續、回應，后面表述的內容，在前面應有提示；內容與標題、結尾與開頭以及行文各層次之間都要有相互呼應，以使全文前后連貫、自然。照應在應用文中最常見的是首尾呼應，開頭與標題呼應，前后內容的呼應。如有些“總結”“報告”等應用文，除了在開頭部分概述文章的要點外，在結尾處也總結一下，這就是首尾呼應。

（3）開頭和結尾

①開頭：應用文的開頭最常見的寫法是開門見山。它的作用主要是統領全篇，展開下文。由于寫作內容、文體、目的等的不同，應用文的開頭方式也不盡相同。常用的開頭方式有以下六種：

一是概敘式：即在開頭部分用敘述的方法，概括地寫出寫作對象的基本情況，或寫出工作的基本過程。這種開頭，多見于“報告”“調查報告”“總結”等文種。

二是目的式：即在開頭部分以簡明的語言，說明行文的目的。常用“為了”“為”等詞作發端。“通知”“計劃”“報告”等文種常用這種方式。

三是原因式：即在開頭部分交代行文的原因，或對文章內容的背景、基本情況作簡要的介紹。這種開頭方式有時用“因為”“由于”“鑒于”等表示原因的詞語表達，有時用所闡述的情況予以表述。“調查報告”“總結”“通報”“通知”等文種常用這種方式。

四是規定式：即那些有明文規定如何開頭，或雖無明文規定，但大家習慣上用法比較一致的文種的開頭方式，如“合同”等文種。

五是提問式：即在開頭部分先提出問題，然后引起下文。“調查報告”“學術論文”的開頭有時用這種方式。

六是引述式：即在開頭部分引用上級文件精神，或下級來文，或有關法令，以此作為撰寫該文的根據?！皥蟾妗薄芭鷱汀薄皬秃薄巴ㄖ钡任姆N常用這種方式開頭。

在實際寫作時，以上這些開頭方式，可以靈活選用。不論選用哪種方式，都要根據主旨表達的需要、文種的要求和結構安排的整體需要來決定。

②結尾：結尾在應用文中有著重要的作用。好的結尾不僅能使文章結構完整嚴謹，還能突出文章主旨，加深讀者印象。與開頭一樣，應用文的結尾方式也是多種多樣的，常用的有以下五種：

一是總結式：即在結尾部分對全文主旨進行簡要的概括，使讀者對全文有一個總的印象?！翱偨Y”“調查報告”“學術論文”等篇幅較長，內容較多的文種常用這種方式結尾。

二是希望式：即在結尾部分提出希望，展望未來，昂揚斗志。這種方式常用于“計劃”“總結”“報告”等文種的結尾。

三是說明式：即在結尾處交代說明一些與文件內容有關的問題，以引起讀者的注意。

四是請求式：即在結尾處提出請求指示、請求批準、請求批復、請求給予解決等要求。“請示”“函”等文種常用這種結尾方式。例如，“以上意見當否，請批示”“意見如無不妥，請批轉有關單位執行”等。

五是規定式：即有明文規定如何結尾，或雖無明文規定，但是大家習慣上用法比較一致。例如，“合同”的結尾寫法就比較正規，不得隨意更換其他內容。

結尾的方式還不止以上幾種，具體選用哪一種，要根據實際情況而定。有的應用文主要內容寫完后，事盡言止，就不再寫結尾，這叫自然收結。這種無結尾的結尾方式在應用文中也很常見。應用文的結尾最忌當斷不斷、畫蛇添足、拖泥帶水。

（四）應用文的表達方式

寫作的表達方式是多種多樣的，主要有記敘、描寫、抒情、說明和議論，這五種表達方式各具特點。它們在寫作中，有的單獨使用，有的交互使用，更多的是交互混合使用。

應用文寫作中常用的表達方式主要有敘述、說明、議論等三種。

1.敘述

應用文的敘述，要求作者有一個立足點和觀察點。要么從自我出發，要么就是從與敘述對象的平行地位出發，所以敘述時要確定人稱。

應用文的敘述，也與一般文章相同，分為順敘、倒敘、插敘、補敘。

2.說明

說明是對事物、事理和人物所作的具體或概括的介紹或解說。

常用的說明方式有定義和表述說明、分類和比較說明、數據與圖表說明等。

說明的文字必須言簡意賅，只要能把事物形狀、性質、特征、關系和功用等解說清楚，或把人物的經歷、特點和成就等表達明白，就是好的說明。

3.議論

議論就是作者通過事實材料及邏輯推理闡明道理，表明自己的見解、主張以及駁斥別人觀點的一種表達方式。

議論有三個要素：論點、論據、論證。

議論分為兩大類，立論和駁論。立論，是正面闡述自己的觀點，駁論是反駁他人的論點。在一篇文章中，有的是典型的立論或駁論，有的則交叉使用，破立結合。

論證的方法很多，常用的有歸納法、演繹法、舉例法、引典法、比較法、類比法和駁論法等。

（五）應用文的語言

1.語言的含義

語言是人類特有的用來表達意思、交流思想的工具。

在文章的寫作中，一方面，語言是文章思想內容的具體表現，構成文章最基本的材料就是語言，沒有語言就沒有任何文章；另一方面，文章以語言作為表情達意的工具，沒有好的語言任何好思想、好材料、好結構都無法表現。

2.應用文的語言特點

（1）以書面語體為主

應用文的寫作雖然并不排斥通俗的口語和富有美感的文學語言，但從總體而言，還是強調書面語的運用。

應用文中的公文應使用規范化的書面語言，因規范化的書面語言詞義嚴謹周密，不產生歧義，從而能認真執行。如在公文用語中，使用“商榷”“面洽”“誕辰”“不日”“業經”“擬”等書面語言，而不使用“商量”“面談”“生日”“不幾天”“早已經過”“打算”等口語，以示莊重。

（2）大量使用模式化與專門化詞語

①稱謂詞：即表示稱謂關系的詞。

第一人稱：用“本”“我”，后面加上所代表的單位簡稱，如部、委、辦、廳、局、廠或所等。

第二人稱：用“貴”“你”，后面加上所代表的單位簡稱。

第三人稱：用“該”，“該”在應用文中使用廣泛，可用于指代人、單位或事物，如“該廠”該部”“該同志”“該產品”等。在文件中正確使用“該”字，可以使應用文簡明、語氣莊重。

②開端詞：是用以引出應用文撰寫的根據、理由或應用文的具體內容的詞。常用的開端詞有：根據、茲、茲因、茲有、查、按照、為了、遵照、敬悉、驚悉、關于；……收悉、……查、為……特……、……現……如下等。

③經辦詞：是用以引出被追敘事實的詞，如：茲經、業經、前經、即經。

④過渡詞：即承接上文轉入下文時使用的關聯、過渡詞語，如：為此、據此、故此、鑒此、綜上所述、總而言之、總之等。

⑤請示詞：用于向受文者表示請求與希望。主要有：希、即希、敬希、請、望、敬請、煩請、懇請、希望等。

⑥征詢詞：用于征詢對方意見和反映，具有探詢語氣。如：是否可行、妥否、當否、是否妥當、是否可以、是否同意等。

⑦結尾詞：即置于正文最后，表示正文結束的詞語。分以下幾種：

用以結束上文的詞語，如：特此報告、函告、特予公布、此致、謹此、此令、此復、特此等。

再次明確行文的具體目的與要求，如：……為要、……為盼、……是荷、……為荷等。

表示敬意、謝意、希望，如：敬禮、致以謝意、謹致謝忱等。

3.應用文語言運用的要求

（1）準確：準確地記載與傳遞信息是撰寫應用文的基本要求，遵循這一要求，應用文的語言表述必須符合客觀實際，符合邏輯，即概念準確而恰當，還要符合語法修辭的規范。

（2）簡潔：應用文在寫作中，既要言之有物，又要簡明扼要，做到有話則長，無話則短，盡量做到句內無余字，篇內無剩語，只有這樣，才能提高行文效率，處理更多的信息。

（3）樸實：應用文是處理辦理事務的工具，又是溝通信息的基本方式，因此，強調用語樸實。樸實，即文風要樸實無華，語言實在，強調直接敘述。不追求華麗辭藻，也不搞形象描寫，更不用含蓄、虛構的寫作技巧，若故作艱深，就會令人望而卻步，影響行文的效果。

（4）規范：應用文語言的規范是指行文必須符合國家有關規定，例如：標點符號的用法，運用名稱應注意的事項，運用時間和數字時應注意的事項，簡化字的使用，縮寫詞語和簡稱的注意事項等，以及有些專業文書寫作的規定用語，都必須統一按規定使用，照章辦事，不得各行其是，以免造成混亂，影響辦事效率。