1.1　辦公的基本概念

在介紹辦公自動化之前，先介紹一些有關辦公的基本概念。

1.1.1　辦公

辦公是指人類處理集體事務的一種活動。廣義地說，凡是從事非物質(zhì)生產(chǎn)的信息處理和管理活動都可以稱為辦公，人們通常把完成這些事務的活動統(tǒng)稱為辦公。

1.辦公任務

辦公活動主要有以下三項基本任務：

（1）制訂方案（安排）。

（2）組織實施（落實）。

（3）監(jiān)督控制（檢查）。

無論是部門負責人還是普通辦事員，其職責都是完成或協(xié)助完成這三項辦公基本任務。

2.辦公活動

辦公活動主要包括日常辦公事務管理和辦公信息處理兩方面。日常辦公事務管理包括工作計劃安排、組織實施、信息溝通、協(xié)調(diào)控制、檢查總結(jié)和獎勵懲罰等方面的管理工作；信息處理通常是辦公活動主體內(nèi)容，它包括如下四方面的活動：

（1）信息采集

信息采集包括聽取匯報或報告、閱讀文件、調(diào)查記錄或召開會議等活動。

（2）信息加工

信息加工包括思考、討論、摘錄、匯總、計算、排序、分類和篩選等活動。

（3）信息存儲

信息存儲包括歸檔、備份和復制等活動。

（4）信息傳遞

信息傳遞包括面談、公函、電話、傳真、電子郵件、網(wǎng)絡公告和會議傳達等活動。

1.1.2　辦公室

顧名思義，辦公室是處理辦公事務的場所，即管理人員和文職人員日常工作的場所。

隨著計算機技術和通信技術的發(fā)展，辦公室被注入新的含義。

1.傳統(tǒng)辦公室

傳統(tǒng)辦公室是配備有辦公設備（如辦公桌、辦公椅、文具、電話、傳真機、計算機、打印機和復印機等）和辦公資料（如書籍、文件和信函等）非露天的房間，它是辦公人員在辦公時間（一段固定的時間，通常是上午8：00到下午5：00）從事腦力活動的空間場所。

傳統(tǒng)辦公室存在局限性，會造成一些負面的社會效果。傳統(tǒng)辦公室將辦公活動局限于一個固定空間和時間，離開了辦公室就難以從事辦公活動，不在辦公時間內(nèi)也無法從事辦公活動。每天辦公人員從四面八方匯聚到辦公室上班，下班后又匆匆離開辦公室回家。辦公人員要將寶貴的時間耗費在上下班的途中，同時增加了交通流量，占用了大量的社會資源。

2.新型辦公室

隨著互聯(lián)網(wǎng)和通信技術的飛速發(fā)展，催生了新型辦公方式SOHO和移動辦公。新型辦公方式突破了傳統(tǒng)辦公室在時間和空間的局限性。在時間上實現(xiàn)全天候，在空間上實現(xiàn)零距離。

（1）SOHO

SOHO（Small Office & Home Office）即小型辦公和家庭辦公。

早期從事SOHO的人員主要是自由職業(yè)者，如自由撰稿人、律師、平面設計師、工藝品設計師、藝術家等。近幾年，隨著互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展，越來越多的人選擇SOHO工作方式。一大批新型的SOHO商人，或創(chuàng)辦獨立的網(wǎng)店，或借助電子商務網(wǎng)站，通過現(xiàn)代物流將物美價廉的產(chǎn)品銷售給客戶。

SOHO代表了一種更為自由、開放、有彈性的工作方式。從事SOHO的人員與傳統(tǒng)上班族最大的區(qū)別在于：工作與生活不再分割，辦公室與居家合而為一。一些房地產(chǎn)公司抓住商機，專門為SOHO族設計并開發(fā)了商、住合一的公寓。

SOHO辦公的特點是虛擬性：虛擬公司、虛擬辦公室、虛擬市場……互聯(lián)網(wǎng)為SOHO族提供了廣闊的活動平臺。

（2）移動辦公

“移動辦公”又稱“3A辦公”，即辦公人員可在任何時間（Anytime）、任何地點（Anywhere）處理與業(yè)務相關的任何事情（Anything）。辦公信息可以隨時隨地通暢地進行交互流動，工作將更加輕松有效，整體運作更加協(xié)調(diào)。

這種全新的辦公方式，讓辦公人員擺脫時間和空間的束縛。辦公人員可以在搭乘出租車時，使用手機洽談業(yè)務；或者在候機廳里，使用筆記本式計算機通過Wi-Fi上網(wǎng)辦公。

利用手機的移動信息化軟件，建立手機與計算機互聯(lián)互通的企業(yè)軟件應用系統(tǒng)，擺脫時間和空間局限，企業(yè)管理者可以隨時進行隨身化的公司管理和溝通，從而提高企業(yè)辦公效率。