精簡會議，提高效率

企業要想實現高效管理，就要進行會議精簡。為了提高整體的工作效率，管理者應該提高會議組織及召開的規范化程度，避免浪費參會者的時間與精力。企業想要通過會議召開進行決策制定、討論解決方案，進行工作安排，為了提高會議效率，保證會議質量，必須建立明確的會議制度，使會議組織者、主持人、參會人員能夠相互配合，在有限的時間內達到會議目的。

◆高效會議擬采取的措施

在了解高效會議特征的基礎上，對企業面臨的具體問題進行分析，通過采取如下措施提高會議效率：

（1）落實會議管理制度。通過切實執行會議管理制度，提高會議組織與召開的規范化水平，確保整個會議有序進行，提高會議質量，在會議期間進行決策制定，達成會議目的，通過會議召開為企業今后的戰略實施奠定基礎。具體而言，要用會議管理制度對會議類型、會議流程、會議安排及參會者需遵守的原則等進行規范，有關會議文件、會議決議、會議事項等的落實工作，應該做好具體分工。在會議召開之前，要對會議價值進行評估。明確各個部門的責任，避免人力資源的浪費。

某家大型生產制造企業擁有近1500名員工，每周二召開周例會，會議參與人員主要是各部門領導以及生產部的骨干人員，參與人數在20人左右，而生產部與會人員達到12人，會議中生產部和其他部門爭吵已經成為常態，導致各部門參與積極性較低，每次都有人請假，而因為生產部和其他部門難以達成一致意見，會議綱要等文件需要經過多次修改，會議效率低下，決策執行效果不佳。

分析：公司是否存在完善的會議管理制度與流程，雖然周會議每周都要召開，但結果并不理想，我們有理由質疑其必要性，公司高層領導應該結合公司管理運營實際狀況對是否要召開周例會進行分析，如果必須要召開，也應該建立完善的會議管理制度與流程，對周例會進行規范管理。

周例會的內容主要就是進行階段性工作報告以及下一階段工作任務分配，建議召開會議前，讓各部門提交工作總結及計劃，由公司某位高層領導擔任會議主持人把控會議流程，維護會議秩序，并讓秘書或文字能力較強的人負責寫會議綱要，會議結束前讓各部門與會人員確認并簽字。

上述案例是國內企業會議管理中很容易遇到的問題，建立系統完善的會議管理體系與流程是確保會議高效開展的重要基礎，但僅有這些是不夠的，還要在會議前做充分的準備工作，多和與會人員溝通交流，化解部門間的矛盾沖突，讓各部門認識到會議順利召開創造的價值。同時，對于違反會議規章制度的與會人員要進行公開懲罰，長此以往，會議秩序、效益及體驗將得到有效改善。

（2）通過充足的準備提高會議效率。會議組織者要提前做好各項準備工作，在正確理解領導意圖的基礎上，將其指導思想融入到會議當中；在會議召開之前，明確會議的時間、地點，對會議參與人員的情況進行針對性的了解與把握；提前做好會議有關事項的安排，制定完善的方案；注重會議組織，協調好各方關系，如果有必要，要妥善安排參會者的住宿、交通、就餐，還好做好會議期間的安保工作，避免重要信息的遺失與泄露，確保會議能夠如期、正常開展，減少意外情況的發生，并做好緊急預案。

◆嚴格按照會議目標進行

部分會議效率較低的原因在于，會議沒有圍繞既定主題進行，為了解決這個問題，會議主持人與參會人員必須相互配合，為達到會議目標而共同努力。

（1）按時召開會議，安排好會議期間各個議題所占用的時間，由主持人進行時間控制，將所有人的發言限制在一定時間范圍內，從整體角度出發控制會議進度，提高會議時間的利用率，準時結束會議。若在有限時間內無法討論出最終的結果，就要暫時擱置相關議題，放到下一次會議中。如果企業有特殊需要，必須要在會議中得出結論，就要提前向參會人員說明，在會議期間營造良好的氛圍，促使參會者積極發言，提高會議效率，節約時間。

（2）明確會議的核心主題。召開會議是為了達到一定的目標，這是在會議期間不能忽視的一點。會議召開的主要目的包括：制定決策、促進溝通、實施管理。無論是要達到何種目的，都要注重實際行動。可以在會議中對具體行動加以闡明，也可以對行動效果進行評估。如果只是空談理論而沒有行動，會議是沒有意義的。

（3）采用民主化方式。為參會者自由發言提供平臺，在會議討論環節，要調動所有人參與的積極性，在思維碰撞過程中激發靈感。另外，在有人發言時，要避免他人無端干擾，同時要保證其發言切合主題，在必要時進行打斷。如果各方持有不同意見，需要處理好情緒問題，避免整體氣氛過于緊張。此外，要對會議觀點進行總結。

（4）注重總結。會議召開期間，在恰當時機由會議主持人進行總結，對上一個環節人們發表的觀點、討論的內容進行概括，并形成統一觀點，若總結不到位，則需及時完善。

（5）維護會場秩序。提早通知會議時間，避免有人遲到，如果參會者無法出席會議，需向會議組織者、主持人請假。會議室內需保持安靜，提醒參會者將手機設置靜音。

◆做好會議后續工作

會議之后的決策落實及執行情況也能夠對整體會議效率產生影響。為了提高會議效率，會議組織者必須重視會議后續工作。

（1）評估會議效果。評估標準包括：會議目標的完成進度、參會人員的反饋情況等，要對會議中的優秀經驗進行總結，發現問題，不斷改進。

（2）會議資料回收。會議資料包括會議的核心內容、會議議程等，在會議結束之后需要進行回收。

（3）及時下發會議紀要。在會議期間對重要內容進行記錄，會議召開完畢，要制定會議紀要，列明各項任務的執行者與具體落實時間，還要對其執行效果進行監測，真正體現會議的價值。要知道，會議召開并不是目的，而是為了通過會議為公司今后的工作落實提供有效參考，進而推動企業的進步。

（4）落實與監督。會議最終的落實情況能夠體現會議價值。會議組織者應該對會議決議的執行情況及具體工作的進度進行監督，將結果呈報給管理者，使他們及時了解當前公司的發展狀態。