2.3 房地產公司行政辦公類部門職能說明

房地產公司行政辦公類部門是負責公司內部大小行政事務，包括公司行政管理、法律事務管理、信息網絡管理、部門協調和溝通、計劃管理和對外公關聯系等工作的部門。不同房地產公司對行政辦公類部門稱法不同，有的稱其為總經理辦公室（簡稱為“總經辦”）或行政辦公室；規模較小的企業會設立行政人力部，兼管人力資源部部分職能，下面將對以上兩種情況的部門職能進行說明。

2.3.1 行政辦公室職能說明

房地產公司行政辦公室的職能一般包括如下范圍。

（1）企業管理：

1）廣泛收集各種信息，協助制訂公司年度、月度工作計劃的工作。

2）負責建立健全公司各項管理規章制度，并對其執行情況進行檢查。

3）參與高管計劃調整會，提供公司營運能力和市場變化相關數據，為公司領導決策提供參考信息。

4）督導公司的計劃實施工作，協助公司分析原因，提出改進措施。

5）根據公司發展規劃，組織市場預測，制定年度經營目標并分解。

6）組織編制公司各部門經濟責任制，協助完成經濟責任制的考核和兌現工作。

7）負責組織對各責任中心的季度與年度工作完成情況進行評價和考核。

8）對公司的組織結構和主要流程定期進行評估，提出調整方案建議。

9）負責公司企業文化建設工作。

10）負責公司信息化建設工作。

（2）行政事務管理：

1）負責起草公司各類文件、報告。

2）負責編寫工作總結，全面總結公司的各項工作（包括月、季、年）。

3）負責公司文件、資料的收發、傳閱，以及歸檔、借閱和分類保管，并嚴格執行保密制度。

4）督辦、檢查公司決議和公司領導安排任務的完成情況。

5）負責公司會議及各類公司活動的通知、籌辦、組織工作。

6）編寫公司大事記，定期編輯、發布公司內部通訊資料，如企業內刊。

7）負責處理各類辦公事務性工作，如公司文件、資料的打印、復印。

8）負責公司有關印章的保管、使用。

9）負責公司部門間的協調和溝通工作。

10）接待來訪、對外公關和聯絡，負責接待、處理各類投訴、來函等工作。

11）負責公司形象建設，宣傳公司品牌，協助領導和相關政府部門關系的建立、維護。

12）負責組織公司公關活動策劃和有關實施工作，協助其他部門開展各類業務公關活動。

13）負責辦理公司新設企業的營業執照及其他相關證照。

14）組織辦理企業資質、資格證書。

15）組織辦理企業相關證照的工商年檢、復檢工作。

16）統籌管理公司各企業的各類證照。

17）組織申報各類企業榮譽證書。

（3）法律事務管理：

1）負責審查公司內部各項規章制度，提供相應的法律依據。

2）負責處理與公司相關的各種法律糾紛，負責各項法律文件的起草、送發等工作。

3）負責審查公司對外簽訂的合同、協議，提出修改意見，保障所簽訂的合同、協議的合法性。

4）對公司重大投資、經濟活動提供政策法規依據支持。

5）協助下屬、控股公司對其法律事務進行辦理、指導和監督。

6）建立法律資料庫，及時搜集整理新頒布的政策法規。

7）組織公司員工的法制教育。

（4）信息網絡管理：

1）負責公司總體信息化規劃。

2）實施企業信息化工程，使企業逐步實現管理信息化，領導逐步建立健全企業內部信息資料庫。

3）負責信息管理系統的實施與推廣應用工作。

4）負責公司外部網站的建設。

5）制定公司信息系統管理的規則，并負責實施。

6）負責公司信息系統硬件配置及維護。

7）負責員工的計算機培訓工作。

8）負責與公司各部門進行協調溝通，開發應用適合該部門軟件系統。

9）公司交派的其他工作。

（5）合同與檔案管理：

1）負責公司檔案（除財務檔案以外）的歸檔整理、保管和借閱。

2）負責對業務合同進行登記保管，加強合同管理。

3）指導各部門實施檔案管理制度。

4）負責公司公文管理、印章管理，建立用印檔案，負責經濟類用印文件傳遞工作。

5）公司下發的文件和外部文件及時傳達至各部門，并做好簽收記錄，部門向上提交的文件及時送報相關領導審核，外來文件登記、分發至相關部門。

6）對公司的年度文件進行登記、管理，對公司下發的文件進行年度文件編碼。

（6）固定資產管理：

1）負責公司固定資產的實物管理。

2）公司計算機信息系統建設、維護。

3）負責公司自動化辦公設備的購買以及網絡系統建設和維護。

4）負責公司有關業務和管理信息數據庫的建設與維護。

5）負責公司內部計算機網絡及相關設備的維護、保養。

6）負責公司固定資產、辦公設備在規定年限內做好報廢及更新工作。

（7）后勤事務管理：

1）負責部分辦公用品的統一采購、發放與管理。

2）負責公司各類書籍的購置、分類、保管、借閱、管理工作。

3）負責公司領導及各級干部辦公的后勤支持，如出差安排訂票、訂餐、禮儀安排等。

4）負責公司車輛的調配、保養維護等。

5）負責員工食堂、宿舍的管理。

6）負責辦公區的安全、衛生等管理。

7）負責其他公司事務，如禮品采買、節日禮品發放等。

8）上級交辦的其他工作。

（8）黨建、團建及工會管理：

1）負責公司黨建、紀檢監察、精神文明建設工作及其具體事務。

2）負責公司的對內、對外宣傳工作。

3）負責公司共青團工作及其具體事務。

4）負責公司工會的各項事務。

（9）工作協調。

1）對外協調：

①負責安排公司領導與政府及相關職能部門的前期接洽、約見接待工作，協助做好外聯、公關工作。

②負責來人來訪安排接待、約見工作。

③代表公司出席政府有關部門、行業有關管理機構召開的會議。

④搜集整理并組織編輯公司的對外宣傳資料。

⑤與新聞媒體建立聯系及合作關系，統一管理公司對外信息的發布。

⑥公司危機管理。

⑦參與公司重大新聞發布會組織籌備工作。

2）對內協調：

①協調各部門做好證件、協議、圖紙、工具書籍的發放、歸檔管理工作。

②協調各部門承辦的專項會議（招投標、合同評審等），協調開發項目中的拆遷工作。

2.3.2 行政人力部職能說明

在小型的房地產公司中，行政辦公類部門和人力資源類部門的部門職能可以合并在同一部門中，設置行政人力部負責行政和人力兩方面的事務，其具體的部門職能如下。

（1）公司人事管理工作：

1）協助公司領導制定、控制、調整公司及各部門的編制、定員。

2）協同各部門辦理員工的招聘工作，為各部門提供符合條件的員工。

3）協助公司領導和各部門做好員工的考核、轉正、任免、調配等工作。

4）協同各部門對員工進行培訓，提高員工的整體素質及工作能力。

5）負責員工工資的管理工作。

6）負責正式員工勞動合同的簽訂。

7）負責保存員工相關個人檔案資料。

8）負責為符合條件的員工辦理養老保險和大病統籌等相關福利。

9）根據工作需要，負責招聘臨時工及對其的管理工作。

10）負責為員工辦理人事方面的手續和證明。

（2）公司行政管理工作：

1）制定公司行政管理制度，匯編公司各項制度，監督檢查各部門執行的情況。

2）負責對員工進行遵守勞動紀律的教育及考勤工作的管理。

3）根據董事會批準的行政費用總額度，每月制定公司行政費用預算，并嚴格控制行政費用的支出。

4）負責公司資產的管理，建立固定資產、低值易耗品等物品的購買、驗收、使用登記及定期檢查使用情況的制度。

5）負責公司印章和介紹信的管理，嚴格執行印章和介紹信的使用規定。

6）負責公司文件的管理工作。

7）根據公司行政管理制度，做好電話、傳真和復印機等設備的使用和管理。

8）負責對外的接待及票務、住宿等工作。

9）根據總經理的指示，積極組織好公司級的重大會務活動和日常的辦公會議。

10）負責公司大事記工作。

11）負責辦理營業執照、代碼證、統計證、稅務證等的換發年檢工作。

12）負責法律事務的管理指導工作。

（3）公司后勤管理工作：

1）負責公司車輛的管理和調度工作，建立車輛檔案，做好車輛的維修、保養工作，定期檢查車輛使用情況，加強對駕駛員、非駕駛員的安全教育工作。

2）負責公司外圍環境衛生的管理。

3）負責公司辦公地點安全、保衛、消防工作的管理。

4）負責員工食堂工作的管理。

（4）公司公共關系管理工作：

1）負責公司本部來訪人員的接待工作。

2）負責公司內的重大危機的協調處理工作。

3）負責公司與各政府主管部門的日常關系的協調處理。

4）負責信訪接待工作。

5）負責對派出所、安委會、居委會等單位的聯系工作。

（5）公司文化建設管理工作：

1）統一負責公司企業文化的建設和維護。

2）負責公司內部的宣傳工作，編輯及印刷公司宣傳材料。

3）統一負責公司的對外宣傳工作，安排公司人員相關配合工作。

4）負責公司文體娛樂等集體活動的組織安排。