第一節　信息系統的基本概念

一、信息系統相關概念

（一）信息的概念

信息化表面上看起來是信息技術的推廣應用，但實質是使信息這一信息社會的主導資源充分發揮作用。可以說推廣信息技術是手段，利用信息是目的，信息化則是實現目的的過程。那么，我們自然要問，什么是信息?

對于“信息”這個概念，不同的學科有不同的解釋。我們認為，信息（Information）是關于客觀事實的可通信的知識。

首先，信息是客觀世界各種事物的特征的反映。客觀世界中任何事物都在不停地運動和變化，呈現出不同的特征。這些特征包括事物的有關屬性狀態，如時間、地點、程度和方式等。信息的范圍極廣，比如氣溫變化屬于自然信息，遺傳密碼屬于生物信息，企業報表屬于管理信息等。其次，信息是可以傳遞的。信息是構成事物聯系的基礎。由于人們通過感官直接獲得周圍的信息極為有限，因此，大量的信息需要通過傳輸工具獲得。最后，信息形成知識。所謂知識，就是反映各種事物的信息進入人腦，對神經細胞產生作用后留下的痕跡。信息與人類認知能力相結合，產生了知識。人們正是通過獲得信息來認識事物、區別事物和改造世界的。

信息的概念不同于數據。數據（Data，又稱資料）是記錄客觀事物的、可鑒別的符號。這些符號不僅包括數字，還包括字符、文字、圖形等。數據經過處理仍然是數據，處理數據是為了便于更好地解釋。只有經過解釋，數據才有意義，才成為信息。可以說信息是經過加工并對客觀世界產生影響的數據。例如，行駛中汽車里程表上的數據不一定成為信息，只有當司機需要觀察里程表上的數據以便做出加速或減速的決定時，才成為信息。同一數據，每個人的解釋可能不同，其對決策的影響可能不同。決策者利用經過處理的數據做出決策，可能取得成功，也可能遭受失敗，關鍵在于對數據的解釋是否正確，因為不同的解釋往往來自不同的背景和目的。

信息可以從不同角度分類。按照管理的層次可以分為戰略信息、戰術信息和作業信息；按照應用領域可以分為管理信息、社會信息、科技信息等；按照加工順序可分為一次信息、二次信息和三次信息等；按照反映形式可分為數字信息、圖像信息和聲音信息等。

信息具有以下特性：

1.事實性

“事實是信息的中心價值，不符合事實的信息不僅沒有價值，而且可能價值為負，既害別人，也害自己”。

2.時效性

信息的時效是指從信息源發送信息，經過接收、加工、傳遞、利用的時間間隔及其效率。時間間隔愈短，使用信息愈及時，使用程度愈高，時效性愈強。

3.不完全性

關于客觀事實的信息是不可能全部得到的，這與人們認識事物的程度有關系。因此數據收集或信息轉換要有主觀思路，要運用已有的知識，要進行分析和判斷，只有正確地舍棄無用和次要的信息，才能正確地使用信息。

4.等級性

管理系統是分等級的（如公司級、工廠級、車間級等），處在不同級別的管理者有不同的職責，處理的決策類型不同，需要的信息也不同。因而信息也是分級的。通常把管理信息分為以下三級：

（1）戰略級。戰略信息是關系到上層管理部門對本部門要達到的目標，關系到為達到這一目標所必需的資源水平和種類以及確定獲得資源、使用資源和處理資源的指導方針等方面進行決策的信息。如產品投產、停產、新廠選擇廠址，開拓新市場等。

制定戰略要大量地獲取來自外部的信息。管理部門往往把外部信息和內部信息結合起來進行預測。

（2）戰術級。這是管理控制信息，是使管理人員能掌握資源利用情況，并將實際結果與計劃相比較，從而了解是否達到預定目的，并指導其采取必要措施更有效地利用資源的信息。例如，月計劃與完成情況的比較、庫存控制等。管理控制信息一般來自所屬各部門，并跨越于各部門之間。戰術級也稱為管理級。

（3）作業級。作業信息用來解決經常性的問題，它與組織日常活動有關，并用以保證切實地完成具體任務。例如，每天統計的產量、質量數據、打印工資單等。

5.變換性

信息是可變換的，它可以由不同的方法和不同的載體來載荷。這一特性在多媒體時代尤為重要。

6.價值性

管理信息是經過加工并對生產經營活動產生影響的數據，是一種資源，因而是有價值的。索取一份經濟情報，或者利用大型數據庫查閱文獻所付費用是信息價值的部分體現。信息的使用價值必須經過轉換才能實現。鑒于信息壽命衰老得快，轉換必須及時。如某車間可能窩工的信息知道得早，及時備料或安插其他工作，信息資源就轉換為物質財富。反之，事已臨頭，知道了也沒有用，轉換已不可能，信息也就沒有什么價值了。“管理的藝術在于駕馭信息”，就是說，管理者要善于轉換信息，實現信息的價值。

現代社會的特點之一，是管理信息量的增長速度十分驚人，有所謂“信息威脅”之說，這是指人類面臨要處理的信息量大到難以應付的地步，以至造成混亂的結果。例如，一年內全世界發表的化學論文多達數萬篇，如果沒有計算機，要想從中找到一篇需要的文章內容就會像大海撈針。信息的爆炸性增長造成了信息挑戰和信息威脅。面對這種情況，應用計算機等信息設備輔助作業是迎接信息挑戰的唯一出路。

（二）系統的概念

系統是由處于一定的環境中相互聯系和相互作用的若干組成部分結合而成并為達到整體目的而存在的集合。系統按其組成可分為自然系統、人造系統和復合系統三大類。血液循環系統、天體系統、生態系統等屬于自然系統，這些系統是自然形成的。所謂人造系統，是指人類為了達到某種目的而對一系列的要素作出有規律的安排，使之成為一個相關聯的整體，例如計算機系統、生產系統和運輸系統等。實際上，大多數系統屬于自然系統和人造系統相結合的復合系統，而且許多系統有人參加，是人機系統。例如信息系統看起來是一個人造系統，但是它的建立、運行和發展往往不以設計者的意志為轉移，而有其內在規律，特別是與開發和使用信息系統的人的行為有緊密的聯系。了解自然系統的運行規律及人與自然系統的關系是建立和發展信息系統的關鍵。

系統的特征包括：整體性、目的性、相關性、環境適應性等。下面對這些特征逐一討論。

1.整體性

一個系統至少要由兩個或更多的可以相互區別的要素或稱子系統組成，它是這些要素和子系統的集合。作為集合的整體系統的功能要比所有子系統的功能的總和還大。

2.目的性

人造系統都具有明確的目的性。所謂目的，就是系統運行要達到的預期目標，它表現為系統所要實現的各項功能。系統目的或功能決定著系統各要素的組成和結構。

3.相關性

系統內的各要素既相互作用，又相互聯系。這里所說的聯系，包括結構聯系、功能聯系、因果聯系等。這些聯系決定了整個系統的運行機制，分析這些聯系是構筑一個系統的基礎。

4.環境適應性

系統在環境中運轉。環境是一種更高層次的系統。系統與其環境相互交流，相互影響，進行物質的、能量的或信息的交換。不能適應環境變化的系統是沒有生命力的。

（三）信息系統的概念

信息系統（Information System）是由計算機硬件、網絡和通信設備、計算機軟件、信息資源、信息用戶和規章制度組成的以處理信息流為目的的人機一體化系統。它是一門新興的科學，其主要任務是最大限度的利用現代計算機及網絡通信技術加強企業的信息管理，通過對企業擁有的人力、物力、財力、設備、技術等資源的調查了解，建立正確的數據，加工處理并編制成各種信息資料及時提供給管理人員，以便進行正確的決策，不斷提高企業的管理水平和經濟效益。企業的計算機網絡已成為企業進行技術改造及提高企業管理水平的重要手段。

組織中各項活動表現為物流、資金流、事務流和信息流的運動。“物流”是實物的流動過程。物資的運輸，產品從原材料采購、加工直至銷售都是物流的表現形式。“資金流”指的是伴隨物流而發生的資金的流動過程。“事務流”是各項管理活動的工作流程，例如原材料進廠進行的驗收、登記、開票、付款等流程，廠長做出決策時進行的調查研究、協商、討論等流程。“信息流”伴隨以上各種流的流動而流動，它既是其他各種流的表現和描述，又是用于掌握、指揮和控制其他流運行的軟資源。在一個組織的全部活動中存在著各式各樣的信息流，而且不同的信息流用于控制不同的活動。若幾個信息流聯系組織在一起，服務于同類的控制和管理目的，就形成信息流的網，稱之為信息系統。一個組織的信息系統可以是企業的產、供、銷、庫存、計劃、管理、預測、控制的綜合系統，也可以是機關的事務處理、戰略規劃、管理決策、信息服務等等的綜合系統。

信息系統包括信息處理系統和信息傳輸系統兩個方面。信息處理系統對數據進行處理，使它獲得新的結構與形態或者產生新的數據。比如計算機系統就是一種信息處理系統，通過它對輸入數據的處理可獲得不同形態的新的數據。信息傳輸系統不改變信息本身的內容，作用是把信息從一處傳到另一處。由于信息的作用只有在廣泛交流中才能充分發揮出來，因此，通信技術的進步極大地促進了信息系統的發展。廣義的信息系統概念已經延伸到與通信系統相等同。這里的“通信”不僅指通信，而且意味著人際交流和人際溝通，其中包括思想的溝通、價值觀的溝通和文化的溝通。廣義的資訊（溝通）系統強調“人”本身不但是一個重要的溝通工具，還是資訊意義的闡釋者；所有的溝通媒介均需使資訊最終可為人類五官察覺（Sense）與闡釋（Interpret），方算是資訊溝通媒介。這里，資訊就是信息。