一、信息系統的功能結構

（一）信息源

系統信息源的區分有兩個標準，一是地點，一是時間。按地點來分，可把信息源分為內源和外源，內源數據產生于系統本身的活動，外源數據涉及系統的環境。例如，用一個高校系統來說，屬于內源數據的，如專業課程設置情況、教學計劃情況、科研情況、師資情況、設備情況、資金情況等，屬于外源數據的，如宏觀形勢或市場悄況的信息、協作單位和兄弟院校的信息、上級管理機構的指令信息等。根據時間的不同，可分為一次信息和二次信息；一次信息是由現場直接采得的信息；二次信息則是各種文件和數據庫中存貯的信息。二次信息的屬性和格式一般不符合系統的要求，因而在使用前一般均要經過變換。

（二）信息用戶

信息用戶是信息的使用者，可分為系統內部的使用者和系統外部的使用者，而系統內部的使用者又可分為有決策權的管理人員和一般的普通職員兩種。管理人員又可以按照企業職位高低分為高層領導成員、中級管理人員和基層管理人員。不同級別的管理人員對信息的需求有著很大的差別。

（三）信息管理者

信息管理者負責信息系統的設計實現，實現以后，負責信息系統的運行和協調。

（四）信息處理

從廣泛的意義上講，信息處理器是指獲取數據，將它們轉變為信息，并向信息用戶提供信息的一組裝置。信息處理器完成信息的收集、加工、傳輸、存儲、檢索和提供等方面的工作。

（1）信息收集：信息的質量很大程度上取決于原始數據收集的及時性、完整性和真實性，信息收集在確定信息需求的基礎上，注意信息收集的真實性和目的性，同時又兼顧信息收集的橫向性和反饋性。

（2）信息加工：數據要經過加工以后才能成為信息，其過程如下：數據→預處理信息→信息→決策→結果。

在上述過程中，常常應用各種數學模型和算法，通過對數據進行邏輯形式算術的處理，生成為符合一定管理決策所必需的信息，在信息加工時，必須注意加工手段的先進性，力求信息有較高的信度。

（3）信息傳輸：在系統內部信息的傳輸中，發方和收方有的是雙邊關系，有的是多邊關系，有的只收不發，有的又收又發。在整個管理系統中，某一子系統的信息輸出，可以成為另一個子系統的輸入，在管理系統內既有不同層次間的縱向信息流，也有同一層次內不同職能部門之間的橫向信息流，縱橫結合形成整個信息網。

（4）信息存儲：經處理后的信息，有的并非立即使用，有的即便立即使用，也還要作為日后的參考，因此，必須將它們存儲起來，這就需要建立信息庫。要存什么信息、信息存儲時間的長短以及存儲方式等，主要由信息系統目標確定，在信息系統目標確定以后，根據支持系統目標的數學方法和各種報表的要求確定信息存儲的要求。如為了預測學校長遠的招生規模，我們要存學校歷年來的招生信息。

（5）信息檢索和提供：一個管理系統內，一般存儲的信息量是很大的。在信息管理系統中，存儲著大量的關于財務、用戶信息、員工信息、公司歷年業績、相關公告等信息，要查找其中需要的信息，卻不是一件容易的事。因此，必須擬定科學的查找方法和手段，就像圖書館查書和找書一樣，既迅速又簡便，這種方法和手段就叫做信息檢索技術。信息處理完，就應按管理決策的要求，以各種實用的形式將信息提供給企業或者有關單位。