三、辦公自動(dòng)化在紡織企業(yè)中的應(yīng)用

辦公自動(dòng)化（OA,Office Automation）是辦公信息處理的自動(dòng)化，它利用先進(jìn)的技術(shù)，使人的各種辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)逐步由各種設(shè)備、各種人機(jī)信息系統(tǒng)來(lái)協(xié)助完成，達(dá)到充分利用信息，提高工作效率和工作質(zhì)量，提高生產(chǎn)率的目的。紡織企業(yè)辦公自動(dòng)化主要包括：工作計(jì)劃、通告管理、新聞中心、報(bào)文管理、人力資源管理、考勤管理、郵件管理、通信管理、會(huì)議管理、辦公用品管理、檔案資料管理、資源管理、系統(tǒng)工具管理、在線培訓(xùn)，等等一系列的功能。OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)有利于加強(qiáng)企業(yè)的信息流轉(zhuǎn)，支持企業(yè)管理層、業(yè)務(wù)人員、行政人員等有效獲取有用的信息資源，提高企業(yè)辦公效率。

紡織企業(yè)OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的主要功能介紹，具體如下：

（1）建立紡織企業(yè)內(nèi)部的通信平臺(tái)。如郵件系統(tǒng)，使企業(yè)內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢。

（2）建立企業(yè)信息發(fā)布的平臺(tái)。如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡(jiǎn)報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)等能夠在企業(yè)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠掌握企業(yè)的發(fā)展動(dòng)態(tài)。

（3）實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化。企業(yè)內(nèi)外部的收發(fā)文、呈批件、文件管理、檔案管理、報(bào)表傳遞、會(huì)議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會(huì)簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，提高辦公效率。利用快速的網(wǎng)絡(luò)傳遞手段，發(fā)揮信息共享功能來(lái)協(xié)調(diào)單位內(nèi)各部門(mén)的工作，減少工作中復(fù)雜環(huán)節(jié)。

（4）實(shí)現(xiàn)文檔管理的自動(dòng)化。各種文檔實(shí)現(xiàn)電子化，通過(guò)電子文件柜的形式實(shí)現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進(jìn)行使用和共享。例如，企業(yè)來(lái)了一個(gè)新員工，只要管理員給他注冊(cè)一個(gè)身份文件、一個(gè)口令，進(jìn)入系統(tǒng)就可以看到其權(quán)限范圍的與工作職責(zé)相關(guān)的規(guī)章制度、各種技術(shù)文件等等。

（5）輔助辦公。如會(huì)議管理、車(chē)輛管理、辦公用品管理、圖書(shū)管理等與日常事務(wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公。

（6）實(shí)現(xiàn)分布式辦公。擴(kuò)大了辦公區(qū)域，變革了傳統(tǒng)的集中辦公室的辦公方式，可在家中、城市各地甚至世界各個(gè)角落通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接隨時(shí)辦公。

（7）建立信息集成平臺(tái)。很多紡織企業(yè)已使用MIS系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等來(lái)管理企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)運(yùn)作起著關(guān)鍵性作用，但各系統(tǒng)都是相對(duì)獨(dú)立的、靜態(tài)的。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)有助于把企業(yè)原有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成到工作流系統(tǒng)中，使企業(yè)員工能有效獲取處理信息，提高企業(yè)整體反應(yīng)速度。

（8）搭建知識(shí)管理平臺(tái)。系統(tǒng)性利用企業(yè)積累的信息資源、專(zhuān)家技能，改進(jìn)企業(yè)的創(chuàng)新能力、快速響應(yīng)能力、提高辦公效率和員工的技能素質(zhì)。

（9）增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)控能力。強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控管理，增強(qiáng)管理層對(duì)組織的控制力，及時(shí)有效監(jiān)控各部門(mén)、各人員的工作進(jìn)度情況；實(shí)時(shí)、全面掌控各部門(mén)的工作辦理狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，從而減少差錯(cuò)、防止低效辦公。