不產(chǎn)糧食的流程都要砍掉

在執(zhí)行工作中，應(yīng)懂得化繁為簡，通過流程優(yōu)化，讓各個(gè)環(huán)節(jié)變得簡單樸實(shí)，那么任務(wù)完成時(shí)間就會大大減少，失誤率也會大大降低。

對此，在華為的內(nèi)部文章中曾有這樣的論述：

 

我們正在強(qiáng)化業(yè)務(wù)流程重整的力度，用ISO9001來規(guī)范每一件事的操作，為后繼的開放式網(wǎng)絡(luò)管理創(chuàng)造條件；用MRPⅡ管理軟件，將業(yè)務(wù)流程程式化，實(shí)現(xiàn)管理網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化，進(jìn)而強(qiáng)化我們公司在經(jīng)營計(jì)劃（預(yù)算）、經(jīng)營統(tǒng)計(jì)分析與經(jīng)營（經(jīng)濟(jì)）審計(jì)上的綜合管理。

為了使工作流程縮短，支持準(zhǔn)確度增加，工作效率大幅度提高，我們還建立了開放的多層、多級專業(yè)管理平臺，確保公司經(jīng)營活動(dòng)的迅速展開。每一個(gè)平面的責(zé)任中心分工明確，責(zé)任清晰。通過多級責(zé)任中心的協(xié)調(diào)配合，建立起開放的管理平臺。無論何時(shí)何地，任何級別的員工都能夠及時(shí)、直接、快捷地得到支持。

 

可見，流程對工作效率的影響力是巨大的，也正因如此，諸如華為等成功企業(yè)都會考慮從理順流程入手，簡化工作，以實(shí)現(xiàn)高效的時(shí)間管理。

 

華為一位中層管理者指出：“我現(xiàn)在最大的愛好之一，就是分析工作流程的網(wǎng)絡(luò)圖，每一次能去掉一個(gè)多余的環(huán)節(jié)，就少了一個(gè)工作延誤的可能，這意味著大量時(shí)間的節(jié)省。這兩年來，我去掉的各種冗余工作環(huán)節(jié)達(dá)70個(gè)，粗略評估一下，省下的時(shí)間高達(dá)3000多個(gè)小時(shí)，也就是120多天啊！”

 

崔西定律也指出：“任何工作的困難度都與執(zhí)行步驟的數(shù)目平方成正比。”所以說，高效的管理必然是一條精簡的流程。

 

自2000年華為成立資料開發(fā)部以來，資料的制作和管理經(jīng)歷了從無到有，從有到全，從全到簡，從簡到精的螺旋式發(fā)展。華為資料部員工在工作中不斷尋求更好的方法，提升工作效率。

資料開發(fā)部最初學(xué)習(xí)歐洲友商提供的關(guān)于技術(shù)、安裝、操作、維護(hù)、運(yùn)行、驗(yàn)收6本書，文檔足有兩大箱。反觀華為，資料只有一個(gè)便攜機(jī)包。經(jīng)過努力，在2005年，華為制定出《華為售后文檔體系V6.0》，資料也從6本增加到34本。暫時(shí)滿足了國內(nèi)客戶的需求。但隨著華為向海外市場拓展，新的問題又來了，客戶反映“資料不完整”。2009年，他們聯(lián)合服務(wù)部、市場部輸出了《產(chǎn)品包資料清單V2.0》，將文檔增加到113本。經(jīng)過8年兩次資料清單升級，文檔數(shù)量大大提高。但資料開發(fā)部認(rèn)為，是否完善應(yīng)由客戶說了算，因此資料開發(fā)部員工對客戶進(jìn)行了滿意度調(diào)查，調(diào)查結(jié)果顯示出眾多的問題。大客戶T說：“操作指南太專業(yè)、規(guī)模太大，沒興趣看下去。”服務(wù)工程師A說：“資料規(guī)模太大了，找不到所需要的。”開發(fā)項(xiàng)目經(jīng)理B說：“資料至少要精簡50%，查起來太費(fèi)力。”基層資料PLC說：“要交付的資料太多了，有些資料一線并不需要，工作越來越累，質(zhì)量難以保障。”

資料開發(fā)部經(jīng)過分析后，得出結(jié)論：客戶希望看到易用的資料以提高工作效率；服務(wù)工程師希望快速定位所需資料以降低成本；產(chǎn)品開發(fā)人員希望資料精簡以減少人力投入；資料部人員則希望從繁重的寫作中解放出來，做更有價(jià)值的工作。

怎么辦？資料部員工認(rèn)為必須精簡資料。最終，他們確定了以結(jié)果為導(dǎo)向的工作方法：一是轉(zhuǎn)變視角，即為客戶寫資料而不是為產(chǎn)品寫資料；二是關(guān)注客戶體驗(yàn)，即在考慮滿足客戶需求的基礎(chǔ)上，為用戶提供更好的信息體驗(yàn)；三是走近客戶，即抓住一切機(jī)會去貼近用戶，了解用戶的需要，然后再寫資料。

 

通過努力，他們做到了“零”資料，“零”并非沒資料，而是客戶感知不到資料的存在，意味著客戶相當(dāng)滿意。

在華為，流程參與者都會有效利用“ECRS分析法則”對工作進(jìn)行簡化，以實(shí)現(xiàn)流程精簡化。

所謂“ECRS分析法”，即取消（Eliminate）、合并（Combine）、重新排序（Rearrange）、簡化（Simplify）。

◎ 取消（Eliminate）

如果流程中各個(gè)環(huán)節(jié)結(jié)束后未創(chuàng)造出預(yù)期的價(jià)值，那么流程的執(zhí)行也就失去了意義，執(zhí)行流程只會平白地消耗資源。只有刪除那些冗余的流程，才能將有限的資源投入到其他流程中去，在總體上縮短流程周期。

 

2009年，任正非向華為全體員工發(fā)出指示：讓一線直接決策！他曾經(jīng)百般周折地將一個(gè)龐大的企業(yè)集團(tuán)牢牢地控制在手中，而如今，在一線上奔忙的員工卻漸漸缺少了創(chuàng)業(yè)時(shí)的激情和敏銳。他發(fā)現(xiàn)：企業(yè)中設(shè)置了過多流程控制點(diǎn)，冗余的環(huán)節(jié)阻礙了上傳下達(dá)的流暢性，降低了員工工作效率。

 

任正非認(rèn)為，取消流程中的冗余環(huán)節(jié)，是優(yōu)化工作程序、提高工作效率的第一步。使用這種方法時(shí)，必須充分考慮企業(yè)的內(nèi)部控制環(huán)境。

◎ 合并（Combine）

合并的作用不僅在于化零為整，更在于能疊加優(yōu)勢、消除劣勢。在華為，如果當(dāng)前的工作環(huán)節(jié)皆不能被取消，那么管理者就會換個(gè)思路，將各個(gè)環(huán)節(jié)適當(dāng)加以合并。合并是指將兩個(gè)或兩個(gè)以上的事務(wù)或環(huán)節(jié)合為一個(gè)。

（1）工序、工具的合并。

在很多情況下，各個(gè)環(huán)節(jié)之間的生產(chǎn)能力不平衡，有的環(huán)節(jié)人手短缺，有的環(huán)節(jié)則人浮于事，忙閑不均，將這些環(huán)節(jié)加以調(diào)整和合并，往往能去劣存優(yōu)，取得立竿見影的效果。

（2）合并上下環(huán)節(jié)。

將一項(xiàng)任務(wù)的多個(gè)環(huán)節(jié)分別交給幾位執(zhí)行者，可以大大加快企業(yè)內(nèi)部物流和信息流的速度。但是，從上一個(gè)環(huán)節(jié)到下一個(gè)環(huán)節(jié)的交接過程，也可能是一次發(fā)生錯(cuò)誤的機(jī)會。因此，為避免出現(xiàn)交接時(shí)的失誤，可將多個(gè)環(huán)節(jié)的工作任務(wù)交由一位執(zhí)行者全權(quán)負(fù)責(zé)。

 

華為通常會指定一位員工負(fù)責(zé)一個(gè)產(chǎn)品或服務(wù)的全過程——從下訂單到發(fā)貨或從服務(wù)開始到結(jié)束。這些員工在服務(wù)業(yè)組織中被稱為“個(gè)案員”或“個(gè)案經(jīng)理”，是客戶與企業(yè)的單一接觸點(diǎn)。

 

（3）合并相似的環(huán)節(jié)。

常言道，熟能生巧。對于任務(wù)相同或相似的環(huán)節(jié)，可以將之合并，由一位執(zhí)行者來完成該環(huán)節(jié)的操作，在最大程度上減少在人力和時(shí)間方面的浪費(fèi)。

 

2007年，華為在人力資源部的主持下，對員工的崗位職責(zé)和操作流程進(jìn)行重新分析，合并一些任務(wù)相同或相似的作業(yè)環(huán)節(jié)，提高單個(gè)工作環(huán)節(jié)的工作效率。

 

◎ 重新排序（Rearrange）

所謂“重新排序”，是將所有作業(yè)環(huán)節(jié)按照合理的邏輯重排順序，或者改變其他要素順序后，通過改變各環(huán)節(jié)的順序（如前后工序的對換、手的動(dòng)作改換為腳的動(dòng)作、生產(chǎn)現(xiàn)場機(jī)器設(shè)備位置的調(diào)整等），使各環(huán)節(jié)重新組合，使作業(yè)更有條理，工作效率更高。

工作流程中可能只有幾個(gè)環(huán)節(jié)，也可能有數(shù)以百計(jì)的作業(yè)環(huán)節(jié)。如果各環(huán)節(jié)排序不當(dāng)、不合邏輯，會造成工作秩序的極大混亂，無形中延長了作業(yè)時(shí)間。

 

任正非曾在一次市場慶功及科研成果表彰大會上發(fā)表講話，他要求：“員工參加管理，不斷地優(yōu)化從事工作的流程與工作質(zhì)量……改革一切不合理的流程。”自此，員工們開始著手對不合理的流程進(jìn)行變革，對不合理的環(huán)節(jié)進(jìn)行重新排序。

 

◎ 簡化（Simplify）

對于一些復(fù)雜的環(huán)節(jié)，可以借助一些現(xiàn)代手法予以簡化，如信息技術(shù)。信息技術(shù)可以成為一個(gè)流程加速的強(qiáng)大工具，如果用于基礎(chǔ)扎實(shí)的流程，信息技術(shù)能夠大大增強(qiáng)它的能力。

 

以數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)傳送為例，華為采用機(jī)器代替部分人力數(shù)據(jù)采集工作，降低了人為差錯(cuò)率；而自動(dòng)化的數(shù)據(jù)傳送，避免了對已經(jīng)存在于一個(gè)系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入，省掉數(shù)據(jù)不匹配帶來的麻煩。這兩方面節(jié)省了大量時(shí)間。

 

其實(shí)，越是復(fù)雜的流程，越可以用精簡的方法加以改善。借助“ECRS分析法”來設(shè)計(jì)工作流程中的每個(gè)環(huán)節(jié)，可以使得流程由復(fù)雜變?yōu)楹唵危瓿扇蝿?wù)所需的時(shí)間也會因此而大大減少。