3.1 數據管理與分析

Excel在數據管理方面提供了強大的功能。本節將從介紹如何獲取數據入手，講解如何編輯分析工作表中的數據，如何對數據進行匯總計算，以及數據透視表等知識。

3.1.1 管理數據清單

所謂數據清單，就是包含相關數據的一系列工作表數據行。前面的章節在對工作表中的數據進行各種操作時，已經使用到了數據清單。而這里所要介紹的數據清單，是要把數據清單看成一個數據庫。實際上，當對工作表中的數據進行排序、分類匯總等操作時，Excel會將數據清單當成數據庫來處理。數據清單中的行被當成數據庫中的記錄，數據清單中的列被看做是數據庫中的字段，數據清單中的列名稱被看做是數據庫中的字段名稱。

1．使用記錄單

對數據清單的各種編輯操作經常要用到記錄單，學會使用記錄單對于處理數據清單很有幫助。

（1）使用記錄單

記錄單可以提供簡捷的方法在數據清單中一次輸入或顯示一個完整的信息行，即記錄。在使用記錄單向新數據清單添加記錄時，這個數據清單在每一列的最上面必須有標志。Excel使用這些標志來生成記錄單中的字段。

操作實例3-1使用記錄單在數據清單中添加數據

其具體操作步驟如下。

[1] 單擊需要添加記錄的數據清單中的任意一個單元格，如圖3-1所示。

[2] 選擇“數據”|“記錄單”命令，打開“記錄單”對話框，如圖3-2所示。

[3] 單擊“新建”按鈕。

[4] 輸入新記錄所包含的信息：如果要移到下一字段，可以按Tab鍵；如果要移到上一字段，可以按“Shift+Tab”快捷鍵。完成數據輸入后，按Enter鍵繼續添加記錄。輸入數據的記錄單如圖3-3所示。

[5] 完成記錄的添加后，單擊“關閉”按鈕完成新記錄的添加并關閉記錄單，所添加的數據如圖3-4所示。

注意：

如果添加了含有公式的記錄，那么直到按Enter鍵或單擊“關閉”按鈕添加記錄之后，公式才會被計算。

注意：

在添加記錄時，如果要撤銷所做的修改，在按Enter鍵或單擊“關閉”按鈕添加記錄之前，單擊“還原”按鈕。

（2）建立數據清單的準則

Excel提供了一系列功能用在數據清單中處理和分析數據。在運用這些功能時，必須按照下述準則在數據清單中輸入數據。

[1] 避免在一個工作表上建立多個數據清單，因為數據清單的某些處理功能（如篩選等），一次只能在同一工作表的一個數據清單中使用。

[2] 在工作表的數據清單與其他數據之間至少留出一個空白列和一個空白行。在執行排序、篩選或插入自動匯總等操作時，這將有利于Excel檢測和選定數據清單。

[3] 避免在數據清單中放置空白行和列，這將有利于Excel檢測和選定數據清單。

[4] 避免將關鍵數據放到數據清單的左右兩側。因為這些數據在篩選數據清單時可能會被隱藏。

[5] 在數據清單的第一行中創建列標志。Excel使用這些標志創建報告，并查找和組織數據。

[6] 列標志使用的字體、對齊方式、格式、圖案、邊框或大小寫樣式，應當與數據清單中其他數據的格式相區別。

[7] 如果要將標志和其他數據分開，應使用單元格邊框（而不是空格或短劃線），在標志行下插入一行直線。

[8] 在設計數據清單時，應使同一列中的各行有近似的數據項。

[9] 在單元格的開始處不要插入多余的空格，因為多余的空格會影響排序和查找。

[10] 不要使用空白行將列標志和第一行數據分開。

（3）修改記錄

使用記錄單不但可以在工作表中為數據清單添加數據，還可以對數據清單進行修改。

操作實例3-2修改記錄

其具體操作步驟如下。

[1] 單擊需要修改的數據清單中的任意一個單元格，如圖3-4所示。

[2] 選擇“數據”|“記錄單”命令，打開“記錄單”對話框。

[3] 單擊“下一條”按鈕或者“上一條”按鈕找到需要修改的記錄，然后在記錄中修改信息，如圖3-5所示。

[4] 記錄修改完成后，單擊“關閉”按鈕更新當前顯示的記錄并關閉記錄單。

提示：

含有公式的字段將公式的結果顯示為標志。這種標志不能在記錄單中進行修改。

（4）刪除記錄

使用記錄單在數據清單中刪除記錄和修改記錄的方法類似。

操作實例3-3刪除記錄

其具體操作步驟如下。

[1] 單擊數據清單中的任一單元格。

[2] 選擇“數據”|“記錄單”命令，打開“記錄單”對話框。

[3] 單擊“下一條”按鈕或者“上一條”按鈕找到需要刪除的記錄。

[4] 單擊“刪除”按鈕，系統將彈出如圖3-6所示的提示框。

[5] 在該對話框中單擊“確定”按鈕，即可刪除被選中的記錄。

[6] 單擊“記錄單”對話框中的“關閉”按鈕關閉對話框。

注意：

使用“記錄單”對話框刪除記錄后就不能再恢復記錄。

（5）查找記錄

當數據清單比較大時，要找到數據清單中的記錄就不容易了。記錄單提供了快速查找數據清單記錄的功能。

如果每次要移動一條記錄，可以單擊“記錄單”對話框中的滾動條箭頭。如果要每次移動10條記錄，單擊滾動條與下箭頭之間的空白。

使用記錄單還可以對數據清單中的數據設置查找條件，所設置的條件通常為比較條件。

操作實例3-4設置條件查找數據清單中的數據

其具體操作步驟如下。

[1] 單擊數據清單中的任意一個單元格。

[2] 選擇“數據”|“記錄單”命令，打開“記錄單”對話框。

[3] 單擊“條件”按鈕，然后在記錄單中輸入查找條件。

[4] 單擊“上一條”按鈕或者“下一條”按鈕進行查找，可按順序找到符合查找條件的記錄，如果要在找到符合指定條件的記錄之前退出搜索，可以單擊“表單”按鈕。

[5] 找到記錄后，可以對記錄進行各種編輯操作。操作完畢后或者查找中想要退出“表單”對話框，單擊“關閉”按鈕即可。

2．數據清單排序

在工作表或者數據清單中輸入數據以后，經常要進行排序操作，以便更加直觀地比較各個記錄。

（1）默認的排序順序

在進行排序之前，首先來介紹Excel中數據的排序是按照怎樣的規則進行的。在對數據清單中的數據進行排序時，Excel有默認的排序順序。Excel使用特定的排序順序，根據單元格中的數值而不是格式來排列數據。在排序文本項時，Excel逐個字符從左到右進行排序。例如，如果一個單元格中的文本為“A100”，該單元格將排在內容為文本“A1”的單元格的后面，而在內容為文本“A11”的單元格的前面。

按升序排序時，Excel的排序規則如下（在按降序排序時，除了空格總是在最后外，其他的排序順序反轉）。

[1] 數字從最小的負數到最大的正數排序。

[2] 文本以及包含數字的文本，按下列順序進行排序：先是數字0～9，然后是字符“'、-、（空格）、! 、#、$、%、&、（　）、*、, 、.、/、:、; 、? 、@、\、^、-、{、|、}、～、+、<、=和>，最后是字母“A～Z”。

[3] 在邏輯值中，FALSE排在TRUE之前。

[4] 所有錯誤值的優先級等效。

[5] 空格排在最后。

（2）列數據排序

如果要對數據清單中的單列數據進行排序，可以根據需要使用排序方法。

操作實例3-5根據某一列的內容對行數據排序

其具體操作步驟如下。

[1] 在待排序數據列中單擊任一單元格。

[2] 單擊“常用”對話框中的“升序”或者“降序”按鈕。

例如，圖3-4所示的數據清單，對“語文”這一列進行升序排序，結果如圖3-7所示。

（3）多列排序

在根據單列數據對工作表中的數據進行排序時，如果該列的某些數據完全相同，則這些行的內容就按原來的順序進行排列，這就給數據排序帶來一定的麻煩。選擇多列排序可以解決這個問題，而且在實際操作中也經常會遇到按照多行的結果進行排序的情況。例如，足球比賽中是按總積分來排列名次的。往往有一些球隊總積分相同，這時就要通過凈勝球來分出名次。

操作實例3-6根據多列數據的內容對數據行進行排序

其具體操作步驟如下。

[1] 在需要排序的數據清單中，單擊任意一個單元格。

[2] 選擇“數據”|“排序”命令，打開“排序”對話框，如3-8所示。

[3] 在“排序”對話框中，分別單擊“主要關鍵字”和“次要關鍵字”以及“第三關鍵字”下拉列表框右邊的下拉箭頭，在下拉列表中選擇需要排序的列，并設置這些列的排序順序。

提示：

如果要根據多于3列的內容進行排序，首先按照最次要的數據列進行排序。例如，如果數據清單中包含雇員信息，并希望根據部門、科室、姓和名對其進行排序，對數據清單進行兩次排序。第一次，在“主要關鍵字”下拉列表框中選擇“名”選項，然后對數據清單進行排序。第二次，在“主要關鍵字”下拉列表框中選擇“部門”選項、在“次要關鍵字”下拉列表框中選擇“科室”選項、在“第三關鍵字”下拉列表框中選擇“姓”選項，然后對數據清單進行排序。

[4] 按照當前數據清單有無標題行選擇“列表”選項組中的選項。

[5] 單擊“確定”按鈕。

例如，如圖3-9所示的成績單，所有班級的語文成績相同，如果僅僅根據語文成績來進行數據排列，則不能得出正確的結果。這時加入其他列的數據再次進行排序。如果是按圖3-8所示的“排序”對話框進行排序，則結果如圖3-10所示。“排序”對話框中有一個“選項”按鈕，單擊該按鈕將打開“排序選項”對話框，如圖3-11所示。

可以在“排序選項”對話框中設置各個選項，然后單擊“確定”按鈕返回到“排序”對話框中進行排序。

3．使用篩選

所謂篩選，指的是從數據中找出符合指定條件的數據，這也是用戶經常會遇到的問題。下面介紹各種篩選的方法。

（1）使用自動篩選

使用自動篩選方便實現篩選功能，需要注意的是，一次只能對工作表中的一份數據清單使用篩選命令。自動篩選又分為一般自動篩選、自定義篩選和自動篩選前10個等。

[1] 一般自動篩選

操作實例3-7自動篩選

其具體操作步驟如下。

單擊需要篩選的數據清單中的任意一個單元格，如圖3-12所示。

選擇“數據”|“篩選”|“自動篩選”命令。

如果要顯示只含有特定值的數據，單擊含有待顯示數據的數據列上方的下拉箭頭。

單擊需要顯示的數值，如圖3-13所示；如果要使用基于另一列中數值的附加條件，則需要在另一列中重復上述操作。

篩選的結果如圖3-14所示，數學成績在80分以上的班級有3個。

[2] 自定義自動篩選

如果要使用同一列中的兩個數值來篩選數據清單，或者使用比較運算符而不是簡單的等于來篩選數據清單，可以使用自定義自動篩選。在前面例子的基礎上，篩選出物理成績在85分以上的班級。

操作實例3-8使用自定義自動篩選

其具體操作步驟如下。

單擊需要篩選的數據清單中的任意一個單元格，如圖3-12所示。

選擇“數據”|“篩選”|“自動篩選”命令。

單擊含有待顯示數據的數據列中“數學”單元格的下拉箭頭。

在下拉列表中選擇“自定義”選項，打開如圖3-15所示的“自定義自動篩選方式”對話框。

在“自定義自動篩選方式”對話框中，單擊“數學”文本框中第一行左邊的下拉列表框的下拉箭頭，選擇“大于或等于”選項；在右邊的文本框中輸入85。

提示：

如果要對同一列中的兩個條件進行篩選，可以選擇“自定義自動篩選方式”對話框中的其他選項。

單擊“確定”按鈕，系統將返回數學成績為85分的班級，如圖3-16所示。

[3] 自動篩選前10個

有時數據清單中的數據比較多，但是往往只需顯示最大或者最小的幾項內容，這時就可以使用自動篩選前10個功能。

注意：

使用自動篩選前10個功能，并不一定要篩選前10個，要篩選的個數可以根據需要由用戶自己設置。

操作實例3-9使用自動篩選前10個的功能

其具體操作步驟如下：

單擊需要篩選的數據清單中的任意一個單元格，如圖3-12所示。

選擇“數據”|“篩選”|“自動篩選”命令。

單擊含有帶顯示數據的數據列中含有字段單元格上的下拉箭頭。

在下拉列表中單擊“前10個”選項，打開“自動篩選前10個”對話框，如圖3-17所示。

在“自動篩選前10個”對話框中設置修改需要顯示的最大或者最小的項以及數據項數。

單擊“確定”按鈕則完成操作。

（2）使用高級篩選

使用高級篩選可以對工作表和數據清單進行更復雜的篩選操作。

如果要進行高級篩選，必須在工作表的數據清單上方至少留出3個能被用作條件區域的空行，并將含有帶篩選值的數據列的列標志復制到該條件區域的第一個空行中。因此，進行高級篩選的數據清單必須有列標志，而且要設置條件區域。這對于簡單的工作表和數據清單來說，使用高級篩選太麻煩了，但是，對于大型的工作表和數據清單是非常有用的。如圖3-17所示的是在一個學生成績表的數據清單上建立條件區域。

注意：

在條件值和數據清單中至少要留出一個空行。

操作實例3-10使用高級篩選

操作步驟如下：

[1] 單擊需要篩選的數據清單中的任意一個單元格，如圖3-18所示。

[2] 選擇“數據”|“篩選”|“高級篩選”命令，打開“高級篩選”對話框，如圖3-19所示。

[3] 在“高級篩選”對話框中，在“列表區域”和“條件區域”文本框中輸入要進行高級篩選的數據區域和條件區域；也可以通過單擊折疊按鈕，在工作表中選定區域，然后單擊折疊按鈕來選定數據區域和條件區域。

[4] 單擊“確定”按鈕，結果如圖3-20所示。

（3）取消篩選

如果要取消篩選結果，重新顯示所有的數據，可以使用以下幾種方法。

[1] 如果要在數據清單中取消對某一列進行的篩選，單擊該列首單元格右端的下拉箭頭，然后單擊“全部”命令。

[2] 如果要在數據清單中取消對所有列進行的篩選，選擇“數據”|“篩選”|“全部顯示”命令。

[3] 如果要撤銷數據清單中的篩選箭頭，選擇“數據”|“篩選”|“自動篩選”命令。

3.1.2 分類匯總數據

Excel 2003提供了較簡便的方法來創建分類匯總。當把數據組合成分離的組時，這個功能非常有用，例如，按賬戶銷售組或者按領隊開發項目時。

分類匯總是在數據清單中快捷匯總數據的方法。例如，有一個銷售數據清單，數據清單中包含了日期、賬戶、產品、單位、價格以及收入等項。可以按賬戶來查看分類匯總，也可以按產品來查看分類匯總。

用Excel的分類匯總命令，不必手工創建公式。Excel可以自動地創建公式、插入分類匯總與總和的行并且自動分級顯示數據。數據結果可以輕松地用來進行格式化、創建圖表或者打印。

分類匯總為匯總數據的方式提供了很大靈活性。使用分類匯總，可以完成以下事情：

（1）告訴Excel如何創建數據組。

（2）在數據清單中顯示一集組的分類匯總及總和。

（3）在數據清單中顯示多集組的分類匯總及總和。

（4）在數據組上執行不同的計算—— 計數項、總計項、平均項。

為了使分類匯總能夠正確工作，需要在標志列中組織數據。Excel使用列標志去決定如何創建數據組以及如何計算總和，還需要在待分類匯總的組中排序數據。如果需要在數據清單中只選定特定行，可以先篩選出所需的數據。

操作實例3-11創建分類匯總

其具體操作步驟如下。

[1] 在需要分類匯總的數據清單中，單擊任意一個單元格，如圖3-21所示。

[2] 選擇“數據”|“分類匯總”命令，打開“分類匯總”對話框，如圖3-22所示。

[3] 在“分類匯總”對話框中，單擊“分類字段”下拉列表框，從中選擇需要用來分類匯總的數據列，所選的數據列應已經排序。

[4] 單擊“匯總方式”下拉列表框，在下拉列表中選擇所需的用于計算分類匯總的函數。

[5] 在“選定匯總項（可多個）”列表框中，選中與需要對其匯總計算的數值列對應的復選框。

[6] 設置“分類匯總”對話框中其他的選項。

若想要替換任何現存的分類匯總，選中“替換當前分類匯總”復選框。

若想要在每組之前插入分頁，選中“每組數據分頁”復選框。

若想在數據組末段顯示分類匯總及總和，選中“匯總結果顯示在數據下方”復選框。

[7] 單擊“確定”按鈕，完成分類匯總操作。

如圖3-23所示的是分類匯總后的結果。

對數據進行分類匯總以后，如果要查看數據清單中的明細數據或者單獨查看匯總總計，則要用到分級顯示的內容。

在圖3-23中，工作表左上方是分級顯示的級別符號，如果要分級顯示包括某個級別，則單擊該級別的數字。

分級顯示級別符號下方還有隱藏明細數據符號，單擊它可以在數據清單中隱藏數據清單中的明細數據，如圖3-23所示。

分級顯示級別符號下方有顯示明細數據符號，單擊它可以在數據清單中顯示數據清單中的明細數據，如圖3-24所示。

分級顯示級別符號下方還有隱藏明細數據符號，單擊它可以在數據清單中隱藏數據清單中的明細數據，如圖3-24所示。

操作實例3-12刪除分類匯總

其具體操作步驟如下。

[1] 在需要分類匯總的數據清單中，單擊任意一個單元格，如圖3-21所示。

[2] 選擇“數據”|“分類匯總”命令，打開“分類匯總”對話框。

[3] 在“分類匯總”對話框中單擊“全部刪除”按鈕。

3.1.3 數據透視表

閱讀一個具有大量數據的工作表是很不方便的，用戶可以根據需要，將這個工作表生成能夠顯示分類概要信息的數據透視表。數據透視表能夠迅速方便地從數據源中提取并計算需要的信息。

1．數據透視表簡介

數據透視表是一種對大量數據快速匯總和建立交叉列表的交互式表格。它可以用于轉換行和列，以便查看源數據的不同匯總結果，可以顯示不同頁面以篩選數據，還可以根據需要顯示區域中的明細數據。

2．數據透視表的組成

數據透視表由7個部分組成，分別是頁字段、頁字段項、數據字段、數據項、行字段、列字段和數據區域。各組成部分的功能如下。

（1）頁字段。數據透視表中指定為頁方向的源數據清單或者表單中的字段。

（2）頁字段項。源數據清單或者表單中的每個字段，列條目或者數值都將稱為頁字段列表中的一項。

（3）數據字段。含有數據的源數據清單或者表單中的字段項稱為數據字段。

（4）數據項。數據項是數據透視表字段中的分類。

（5）行字段。在數據透視表中指定為行方向的源數據清單或者表單中的字段。

（6）列字段。在數據透視表中指定為列方向的源數據清單或者表單中的字段。

（7）數據區域。含有匯總數據的數據透視表中的一部分。

3．數據源

在Excel中，可以利用多種數據源來創建數據透視表。Excel可利用的數據源有如下幾種。

（1）Excel已有的數據清單或者數據庫。

（2）外部數據源。它包括數據庫、文本文件或者除了Excel工作簿以外的其他數據源（可以是Internet上的數據源，也可以是經過合并計算的多個數據區域以及另外一個數據透視表）。

4．建立數據透視表

使用數據透視表不僅可以幫助用戶對大量數據進行快速匯總，還可以查看數據源的匯總結果。

假設有如圖3-21所示的一張數據清單，現在要以這張數據清單作為數據透視表的數據源來建立數據透視表。

操作實例3-13建立數據透視表

其具體操作步驟如下。

[1] 單擊數據清單中的任意一個單元格。

[2] 選擇“數據”|“數據透視表和數據透視圖”命令，打開“數據透視表和數據透視圖向導—3步驟之1”對話框，如圖3-25所示。

[3] 在“請指定待分析數據的數據源類型：”選項組中選中“Microsoft Office Excel數據列表或數據庫（M）”單選按鈕，在“所需創建的報表類型：”選項組中選中“數據透視表（T）”單選按鈕，然后單擊“下一步”按鈕，打開如圖3-26所示的“數據透視表和數據透視圖向導—3步驟之2”對話框。

[4] 在“選定區域”文本框中輸入要建立數據透視表的數據源區域，或者通過文本框右側的折疊按鈕來選擇數據源區域，如果要選擇工作簿以外的數據源，單擊“瀏覽”按鈕，打開“瀏覽”對話框，如圖3-27所示，通過該對話框可以選擇數據源。

[5] 單擊“下一步”按鈕，打開如圖3-28所示的“數據透視表和數據透視圖向導—3步驟之3”對話框。

[6] 單擊“布局”按鈕，打開“數據透視表和數據透視圖向導— 布局”對話框，如圖3-29所示。在該對話框中，按照提示信息將右側的字段按鈕拖動到左側的草圖上來構造數據透視表，然后單擊“確定”按鈕。

[7] 在“數據透視表和數據透視圖向導— 3步驟之3”對話框中單擊“完成”按鈕，系統將生成數據透視表，如圖3-30所示。

5．注意問題

創建數據透視表時需要注意以下問題。

（1）在運行數據透視表向導之前，應單擊數據清單中的任意一個單元格，那么在“數據透視表和數據透視圖向導— 3步驟之2”對話框中，向導會自動填入數據清單的單元格引用。

（2）Excel將忽略使用“篩選”菜單中的命令所設置的所有篩選條件，數據透視表處理數據的范圍包括數據清單中的所有數據。要從篩選后的數據創建數據透視表，可以使用“高級篩選”命令提取符合條件的數據放到工作表中的其他位置，再以所提取的數據區域創建數據透視表。

（3）在數據透視表中，Excel會自動創建總計和分類匯總。如果作為源的數據清單已經包含了總計和分類匯總，那么在創建數據透視表之前需把它們刪除。

（4）因為Excel把數據清單中第一行的數據作為數據透視表的字段名稱，所以作為源的數據清單或數據庫必須含有列標題。

（5）若要使數據透視表更易于更新并且當數據源改變時它也能隨之更新，需要給每個源區域命名，而且創建數據透視表時還應使用這些名稱。如果已命名的區域經擴展后包含了更多的數據，那么可以更新數據透視表以便加入這些數據。

（6）在下列情況下不能利用數據透視表向導檢索外部數據：

[1] 如果要使用報告模板檢索數據，但報告模板中不含有數據透視表，必須先打開報告模板，然后創建基于外部數據的數據透視表。

[2] 如果要使用參數查詢檢索數據，必須首先創建參數查詢，然后創建基于外部數據的數據透視表。

[3] 如果要使用Web查詢在Internet上檢索數據，必須先創建網絡查詢，然后創建基于含有外部數據的數據透視表。

6．刪除數據透視表

對于建立了數據透視表的數據清單，不能直接在其中刪除數據。如果要刪除其中的數據，只能刪除整個數據透視表。

在刪除數據透視表之前，首先應選擇“視圖”|“工具欄”|“數據透視表”命令啟動“數據透視表”工具欄。

操作實例3-14刪除數據透視表

其具體操作步驟如下。

[1] 在數據透視表中單擊任意一個單元格。

[2] 單擊“數據透視表”工具欄中的“數據透視表”按鈕。

[3] 在彈出的菜單中選擇“選定”|“整張表格”命令。

[4] 選擇“編輯”|“清除”|“全部”命令即可刪除數據透視表。

7．添加和刪除字段

可以根據需要添加和刪除數據透視表中的字段。

操作實例3-15在數據透視表中添加和刪除字段

其具體操作步驟如下。

[1] 單擊數據透視表中的任意單元格，如圖3-30所示。

[2] 單擊“數據透視表”工具欄中的“數據透視表向導”按鈕，打開“數據透視表和數據透視圖向導— 3步驟之3”對話框，如圖3-28所示。

[3] 單擊“布局”按鈕，打開“數據透視表和數據透視圖向導— 布局”對話框，如圖3-29所示。若要添加字段，可以將右邊的字段按鈕拖動到數據區中所需的字段類型處；若要刪除某字段，可以將該字段按鈕拖放到數據區域之外，然后單擊“確定”按鈕返回“數據透視表和數據透視圖向導— 3步驟之3”對話框。

[4] 單擊“完成”按鈕完成操作。修改如圖3-30所示的數據透視表后，結果如圖3-31所示。

注意：

在刪除了某字段時，與該字段相連的數據將從數據透視表中刪除。

8．修改分類匯總

在使用數據透視表對數據進行分類匯總時，可以根據需要設置分類匯總的方式。在Excel中，使用數據透視表對數據進行分類匯總時，默認的匯總方式為求和。下面介紹修改數據透視表的分類匯總方式的方法。

例如，圖3-31所示的數據透視表中，所有項的匯總方式都為求和。

現在為求平均值，需要修改其中一個班的匯總方式。

操作實例3-16修改分類匯總

其具體操作步驟如下。

[1] 選擇要修改匯總方式的字段名。

[2] 單擊“數據透視表”工具欄中的“字段對話框”按鈕，打開“數據透視表字段”對話框。

[3] 在“數據透視表字段”對話框中的“分類匯總”列表框中選擇“平均值”選項。

[4] 單擊“確定”按鈕完成修改。

9．更改布局

如果數據透視表的布局不合理，可以對其進行更改。

操作實例3-17更改數據透視表布局

其具體操作步驟如下。

[1] 單擊數據透視表中的任意單元格。

[2] 單擊“數據透視表”工具欄中的“數據透視表向導”按鈕，打開“數據透視表和數據透視圖向導— 3步驟之3”對話框，如圖3-28所示。

[3] 單擊“布局”按鈕，打開“數據透視表和數據透視圖向導—布局”對話框，如圖3-29所示，將字段按鈕拖動到行、列或頁所需的位置后，單擊“確定”按鈕，返回“數據透視表和數據透視圖向導— 3步驟之3”對話框。

[4] 單擊“完成”按鈕完成操作。

10．設置格式

為了使數據透視表變得更加美觀，可以對數據透視表的格式進行設置。

操作實例3-18設置數據透視表格式

其具體操作步驟如下。

[1] 單擊數據透視表中的任意單元格。

[2] 單擊“數據透視表”工具欄中的“數據透視表向導”按鈕，打開“數據透視表和數據透視圖向導— 3步驟之3”對話框，如圖3-28所示。

[3] 單擊“選項”按鈕，打開“數據透視表選項”對話框，如圖3-32所示。

[4] 根據需要在“數據透視表選項”對話框中對數據透視表的格式進行設置。

[5] 單擊“確定”按鈕，完成數據透視表的格式設置。

對數據透視表的格式進行設置時，需要注意以下問題。

（1）可以在創建數據透視表時設置選項，方法是在“數據透視表向導—3步驟之3”對話框中單擊“選項”按鈕。

（2）要自動套用數據透視表格式，應確認已選中“數據透視表選項”對話框中的“自動套用格式表”復選框。無論是自動套用格式之前還是自動套用格式之后，任何應用于數據透視表的手動設置格式都優先于使用“自動套用格式”命令所設置的格式。

（3）要從數據透視表中刪除所有的格式，應取消“自動套用格式”復選框，并選中“常規”選項。

（4）如果每次更新數據透視表時都要刪除格式，應取消“保留格式”復選框。

（5）當更改布局或更新數據透視表時，Excel將不保存對單元格邊框的更改。

（6）要在數據透視表中對所有外部行標和列標使用合并單元格，可選擇“數據透視表”工具欄中的“數據透視表”|“表選項”命令，然后在打開的對話框中選中“合并標志”復選框。