第八章 從入職到離職

注重細節的入職手續

人員招聘進展順利，也有條不紊地進行著。新招的員工要陸續入職了。師傅提前提醒樂樂需要告知求職者辦理入職需要提交的資料，還需要進行身份證核實、學歷鑒定、工作背景調查、候選人提供的聯系方式等方面的核實且確實無誤后才可以進行正常的手續辦理。還特別強調了一下需要進行身份證核查的事情。入職前需要所有員工提供身份證原件進行真假核實。特別強調一點的是，需要確認身份證和本人是否為同一人。雖然身份證驗證數據顯示造假的比例不到1%或者更低，但如果出現此類人，會給企業帶來嚴重的負面影響。

樂樂想起坐飛機或火車時確實會檢查身份證是否真實。但對入職的員工也需要做這個嗎？是不是太嚴格了？樂樂嘴上不說，心里嘀咕了幾下。師傅笑著對樂樂說：“覺得這個身份證核實的工作多余是吧？”

樂樂尷尬地回應說：“我想不出為什么還要檢查新員工的身份證，有啥用呢？”

“你先按要求做，在做的過程中再想想原因。”樂樂就按照師傅的要求進行身份證的檢查，并把每一個人員的身份證和本人的外貌進行核對，看是否一致。很快把所有人的身份證都檢查完了，好像都沒有問題。樂樂還是覺得這個動作挺多此一舉的。

“樂樂，都檢查完了是吧？我來抽查一下。你看看這個人的身份證有效期。”師傅問。樂樂拿過身份證復印件一看，有效期至2013年5月20日。而現在已經是12月份了。樂樂腦門上有點冒汗，低聲說：“師傅，我沒注意，原來已經過期了。”

“每一個細節都要仔細查看。在把身份證和本人相貌核對后，在進行身份證鑒定的時候，也需要看身份證是否過期。其實如果在鑒定的時候身份證已經過期，在電腦屏幕上是會有提示的，但即使過期還是會有記錄。所以要仔細。”師傅再次強調認真仔細的重要性。

“我一直強調要核查身份證原件，還強調入職人員必須使用二代身份證。為什么？現在人員流動快、多，人員也比較復雜。你未必可以保證準備入職的這個人所提交的資料都是真實有效的，為了防范風險，需要對人員的身份證進行核查和鑒定。當然除了身份證，我們還會核實學歷、工作背景、聯系方式等，這些都是為了更好地防范一些風險，你以后會有更好的體會。先仔細按規范進行操作，一定要認真。”師傅語重心長地說。身份證鑒定完成了，樂樂開始收集準備錄用人員需要提交的資料了。

樂樂收集著入職資料，問師傅：“為什么要提交戶口本的首頁復印件呢？”

師傅說：“這個主要和購買社會保險有關，有的社保險種如果是農村戶口和城鎮戶口會有區別，所以需要提交。離職證明是如果之前工作過，就需要提交。”

樂樂又問：“師傅，為什么您讓我核對身份證上的照片和本人相貌是否相符呢？”

“現在社會相對來說比較復雜，有時候冒用他人身份證的情況也可能出現，所以這一塊我們需要核對一下。而且身份證我們只接受二代身份證并進行核實通過才行。錄用一個人需要謹慎，如果誤入職了，萬一人員有問題，后續的處理還是挺麻煩的。”師傅若有所思地回答。

樂樂想了想，輕輕地問：“師傅，是不是有什么故事？”

“嗯，員工關系方面的故事還不少呢，慢慢分享。你現在要把基礎知識都掌握好，不發生原則性的問題。”師傅說著。

樂樂記得公司要求入職人員一定要提供的資料有身份證、畢業證、學歷鑒定、戶口本首頁和個人頁的復印件，還需要提供離職證明、體檢報告原件、銀行存折復印件。需要的資料并不是特別多，但沒想到還是有不少情況出現。

第一個問題就發現有的人員學歷鑒定沒有按規定的要求到學信網站上進行打印。“我已經上了學信網啊，就是這樣的啊。”一個準備入職的女孩兒似乎很冤地說。“其實你登錄學信網后，按照上面的提示，進行打印就可以了。要有二維碼的那種才可以。我操作給你看一下。”終于搞定了這個學歷鑒定的情況。

又遇到一個集體戶口的準入職帥哥說：“李小姐，我是集體戶口，要拿到你需要的這些資料很麻煩的。通融一下啦，不用交了好不好。”樂樂為難地說：“先生，這是公司要求提供的資料，所以還是得交的。麻煩你和人才市場說說啦。”樂樂心想這個男生就是想偷懶，我自己也是集體戶口啊，首頁和個人頁是可以讓人才市場開具的，還想蒙我，沒門兒。想著想著，還不自覺笑了一下。

入職人員陸續提交了完整的資料，樂樂伸了個懶腰，終于快弄完了，可以準備去吃飯了。正高興呢，師傅走過來，隨手翻了一下資料，抽出一張紙給樂樂看。樂樂看了半天，沒發現啥情況。“師傅，這不就是一張銀行存折復印件嗎？有啥問題？”

“你仔細看看上面的名字，這個人在我們準備錄用的名單中嗎？”師傅有點嚴厲地說。

“天啊，這個人是誰啊，怎么混進來的？”樂樂大叫一聲。

“等會吃完飯，你去問一下吧。再把資料好好核查一下。”師傅交代。

檢查一個入職資料我竟然出了這些問題，真是不應該。我可要認真仔細找到方法才行。樂樂邊吃邊想。

中午的時候，樂樂找到了提交這份資料的人員，原來是這個入職人員懶得去復印存折就隨手把他姐姐復印過的一份現成的存折復印件交了上來。樂樂找到候選人，嚴肅地說：“我們規定是要提交自己的銀行存折復印件，你怎么這么不聽話嘛。”候選人伸伸舌頭說：“那你當時也沒看到嘛，不怪我哈！明天我就補交給你。”

“好，一言為定。”資料真是不檢查不知道，一檢查嚇一跳。

還有個別人員沒有提交離職證明，缺漏資料的人員還是不少。怎么會這樣？樂樂想了一下，覺得自己做事的方法不夠好，總覺得自己可以記得住所有需要提交的資料就不做記號。如果把所有需要提交的資料及人員做一份表格不是會更好一些嗎？樂樂打算下午聯系這些人員，讓他們提交漏缺的資料并把資料收集表格做好。

下午一上班，樂樂就把自己收集資料的情況和目前的狀況和師傅說了一遍，師傅讓樂樂趕緊先收集好需要的資料，還有不完善的地方讓她再仔細想想。樂樂聯系了一個候選人讓其提交離職證明，對方說確實提交不了，因為公司沒辦法開具這個。樂樂說：“怎么會這樣呢？那怎么辦？”掛了電話，樂樂與其他幾個人員聯系并確認可以提交資料后開始做表格。等會可得好好請教師傅。樂樂用 Excel 畫了個入職資料提交表(見表8-1)。

以后就可以收到什么資料就在上面畫個勾，每一批人員就用一張，應該會減少出錯的機會。自己可以做的事都完成了，樂樂想到師傅常說要注意還有什么不完善的地方。自己都按要求完成了，實在想不出來。樂樂便拿著自己做的資料收集表并帶著問題來到師傅桌前。“師傅，目前收集的資料情況您過一下目。這是我做的一份表格，您看看。”

師傅邊看邊點頭，贊許地看著樂樂。“做得不錯。挺好挺好。”

“師傅，有一個人提交不了離職證明，怎么辦？他說公司開具不了。”樂樂感覺很無奈。

“這樣的情況確實有可能出現。大部分是因為公司流程不完善，無法給員工開具這些資料。這樣的情況，我們可以讓他們填寫個人聲明。你看看模板是這樣的。”

“可以讓他們簽這個聲明，并要按本人的指模。”樂樂點點頭，明白了。那辦入職的時候可以讓那個男生簽這個。“師傅，您說還有缺漏，是什么呢？我想不出來。”樂樂歪著小腦袋看著師傅。

“好。你想一下，你收集了這么多人員提交給你的資料。但你能證明是他們提交給你的嗎？”師傅笑著問。

“嗯……嗯……好像真證明不了。”樂樂想了想。

“如果提交的資料有問題的時候，你怎么找到證據呢？沒辦法了，對吧？”師傅又問。

“對啊，確實是這樣。”

“所以我們要讓入職者在提交的復印件上寫明本復印件與原件一致，如有虛假，本人承擔一切責任這句話。特別要記住，一定要簽名，還需要寫上先于入職時間的日期。這些都很重要。

其實人資工作看起來不難，做起來也不難，但很多細節關鍵點要把握好，否則就會出問題。有時候可能還會遇到有的員工遲遲不提交規定的資料，最后出現問題的時候反而會使我們被動。這些我們也有相應的文檔可以盡量避免這種情況發生。你可以看看這個文檔。”師傅拿出了一張員工入職通知書。

“這些資料也需要讓員工簽名，這樣就會避免一些特殊情況的發生。”師傅語重心長。

約好了新員工，也讓員工們帶好入職需要的資料。師傅坐在一邊，要求每個人在提交的資料上寫上“本件與原件相符，如有虛假，本人愿意承擔一切責任”的字樣并簽名、寫日期。每個人提交的資料包括：

(1) 身份證、學歷證復印件；

(2) 戶口本的首頁及個人頁的復印件；

(3) 離職證明；

(4) 體檢報告。

每一步都要認真仔細，樂樂默默對自己說。