2.1 通訊錄整理

公司通訊錄維護，有的由辦公室秘書負責，有的由人力資源部負責。如在HR部門，一般交由人事專員負責。

公司通訊錄樣表，見表2.1。

表2.1 公司通訊錄

通訊錄維護雖然簡單，但也會出錯。例如：離職人員沒有刪除，新進人員沒有增加；轉崗人員沒有轉移到新部門；職務變動，沒有體現；手機有變化，沒有更改；部門名稱變了，沒有替換。

通訊錄的維護也有“輸入—加工—輸出”的過程。新手要注意維護的依據：公司組織架構調整的通知、新進離職調動人員的人事信息、員工通過郵箱等告知的聯系方式的變更，都要注意及時收集。對人名、職務稱呼要尤為注意，一不小心寫錯了、寫低了，容易引起領導、同事的不滿。

要注意：通訊錄是為便于公司內部人員工作溝通而設置的，所以信息大多比較詳盡。這就給獵頭公司提供了方便，當他們通過一些手段搞到通訊錄時，該公司的人員信息就“一網打盡”了。所以，有些公司的通訊錄上只有姓名、手機號碼、郵箱等必要信息，不寫職務，或只寫公司領導職務，部門經理、一般員工的職務不寫。

通訊錄的欄目也隨著時代的發展不斷變化，例如：尋呼機、小靈通早已退出通信領域，因此不會在如今的通訊錄上出現。隨著互聯網、移動互聯網的發展，通訊工具也在不斷更新，QQ、微信等也會出現在某些公司的通訊錄上。