第四講 庫存資金的核算

我做會計工作十幾年了，整天就是算啊、記啊，很少像現在這樣說這么多的話，今天忽然有一種口干舌燥的感覺，原來做老師真的不是那么容易的。幸虧當初我沒有選擇教師這個職業，看來還是我的會計工作比較輕松啊！

前兩天給她們講述的主要是工業企業會計一些理論性的知識。從這一節開始，我將開始講述工業企業的會計核算實務，當然主要還是以我所在的企業為例來向她們講述的。理論結合實際，能夠讓這些初出茅廬的新員工學到更多實用性的知識。這一節我主要講述的是工業企業庫存現金核算的相關內容。

庫存現金是指存放在企業財務部門作為備用的資金，包括庫存的人民幣和外幣。對于這種流動性最強的貨幣資金，中國人民銀行對其有著嚴格的規定。國家規定中國人民銀行總行是現金管理的主要部門，而各級人民銀行負責對開戶銀行的現金管理進行監督和核算，開戶銀行負責現金管理的具體執行，對開戶單位的現金收支、使用進行監督管理；在銀行和其他金融機構開戶的企業，必須按照國務院發布的《現金管理暫行條例》及其實施細則的規定進行管理，并接受開戶銀行的監督。

企業在日常生產經營過程中，辦理現金收付業務時，應按照《現金管理暫行條例》規定進行，該規定主要包括以下幾個方面的內容，見表4-1。

在講到庫存現金核算的內容時，我必須向大家介紹“庫存現金限額”這個概念。庫存現金限額是指為保證企業日常零星支付按規定允許留存的現金的最高數額。庫存現金的限額，由開戶行根據開戶單位的實際需要和距離銀行遠近等情況核定。其限額一般按照單位3～5天日常零星開支所需現金確定。遠離銀行機構或交通不便的單位可依實際情況適當放寬，但最高不得超過15天。

庫存現金限額的計算有這樣一個計算公式：

庫存現金=前一個月平均每天支付的數額（不含每月平均工資數額）×限定天數

這個知識點，是每個即將從事會計工作的人員必須要掌握的知識。因此，我希望大家能夠熟練掌握這個知識點。

一、庫存現金的核算（重點）

庫存現金的核算包括備用金的核算和現金收付業務的核算。

備用金是指企業為了便于內部各部門和個人的日常零星開支，如企業業務人員的差旅費、企業員工餐費及不足轉賬起點的零星采購以及預付給廠內某些單位或職工個人的備用現金等。為了合理有效地使用資金，加強備用金的管理，企業應建立和健全備用金的預借、使用和報銷制度。有關部門和職工領取備用金時，應填寫借款單，經有關負責人批準，按規定用途支出，不得挪作他用。支用后，應在規定期限內填寫報銷單，隨附原始憑證，經有關負責人核準，向財務部門報銷。

備用金的管理可采用以下兩種方法：一種是非定額備用金（也稱臨時性備用金），另一種是定額備用金。臨時性備用金是一次借用，實報實銷的。定額備用金的管理方式是財會部門對經常需要使用備用金的部門核定備用金定額，并按定額撥付備用金，定額備用金使用后，報銷時，財會部門按核準報銷的金額付給現金，補足備用金定額。根據我多年的操作經驗，我把備用金的操作流程在圖4-1中向大家展示。

企業內部各部門或工作人員因零星開支、零星采購等需要預借備用金時，一般應由經辦人填寫借款憑證。借款憑證一式三聯，第一聯為付款憑證，財務部門作為記賬依據；第二聯為結算憑證，借款期間由出納員留存，報銷時作為核對依據，報銷后隨同報銷單據作為記賬憑證的附件；第三聯交借款人保存，報銷時由出納員簽字后作為借款結算及交回借款的收據。經辦人在填寫借款憑證時，應當如實認真地填寫借款事由、金額和借款日期并簽名，送有關領導審批后根據借款憑證編制現金付款記賬憑證。對于借用的備用金，會計上可以通過“其他應收款——備用金”賬戶來核算。

學習會計學，要注重原理的學習，吃透原理，活學活用。因此，我們在學習時一定要從原理的角度來理解和掌握課程內容。如在學習各種會計核算方法時，不能就方法論方法，要理解其理論依據；既要學會應當怎樣做，又要弄懂為什么要這樣做。要防止只注重具體業務處理，而忽略對其原理的學習。

這時，我想起了昨天我們的會計人員小明做了一個關于我企業最近備用金的會計核算，現在不妨拿過來考考大家。

提問

2017年5月28日，我企業的銷售科領取備用金1200元，作零星采購和開支使用，經辦人為小良。小良在領用備用金時，應按規定填制借款憑證，有關人員編制現金付款記賬憑證，根據現金付款憑證支付現金（或現金支票），我們的會計人員小明應該如何做會計分錄？

新員工小李回答：

我很高興沒有一個人有不同意見，看來這批新員工的操作能力還是可以的，但愿她們在以后的操作中也能像現在這樣熟練而準確。

在庫存現金的核算中，還有現金收付業務的核算。下面我們一起來看看現金收付業務核算的相關內容。

對于企業發生的每筆現金收付業務，都應當設置“現金日記賬”，根據收付款憑證，按照業務發生順序逐筆登記。每日終了，應當計算當日的現金收入合計額、現金支出合計額和結余額，將結余額與實際庫存額核對，做到賬實相符。在總分類核算中，應設置“現金”賬戶，該賬戶屬資產類賬戶。該賬戶借方登記現金收入金額，借方余額反映庫存現金結余款；貸方登記現金的支出金額。為了及時、詳細、連續地反映現金的收入、付出和結存的情況，便于企業安排、管理現金的收支活動，工業企業還應設置“現金日記賬”進行序時登記。現金日記賬多采用三欄式，也可以采用多欄式。賬內以現金收入和支出的對應賬戶設置專欄。現金日記賬的收入欄和付出欄，同出納人員根據審核簽證后的收付款憑證，按照現金收付業務發生的順序逐筆登記。每日終了要加到本日現金收付總額、結出余額，并與庫存現金實有數核對相符。

綜合上述所講的內容，結合我們企業最近幾天發生的有關庫存現金的業務，我給大家列舉以下幾個實例。

 

2017年5月31日，我企業會計人員小明在我的簽字許可下，從銀行提取現金2500元來補充企業的庫存現金。之后，小明做了如下的會計分錄：

2017年6月1日，我收到企業銷售部送來的現金，其中貨款10000元，增值稅1700元。小明做了如下的會計分錄：

銷售員小良因公出差，預借差旅費1500元。小明做了如下會計分錄：

二、庫存現金的清查（重點）

工業企業應當每天對現金進行清查，在清查時若發現有待查明原因的現金短缺或溢余，應通過“待處理財產損溢——待處理流動資產損溢”科目核算，待查明原因后再進行處理。根據不同的原因，會計人員應做不同的會計處理，見表4-2。

這一節馬上又要講完了，看著這些新員工個個都精神飽滿的樣子，我很高興。其中還有個新員工對我說：“梅梅主任你講的會計課比我們大學時教我們會計學的那些教授講得都好，那些教授們就會照本宣科，而你會結合實際來講。我感覺原來沒有弄清的關系，在你生動的理論加實際的講解下全理解了。”聽到這位新員工的表揚，我渾身的疲倦頓時消失得無影無蹤了。就在這時，財務部的會計員小明給我打電話，說今天在進行庫存現金清查時，出現了一些錯誤，讓我過去看一下。

 

在今天的庫存現金清查過程中發現現金溢余850元，經過仔細調查，我發現這850元的溢余現金中有400元是企業出納人員少付員工小良的借支款，其他450元無法查明原因。根據上述情況，我們的會計人員小明做了如下的會計處理。

在現金清查的過程中發現現金溢余850元：

查明原因后，會計人員小明又做了如下的會計處理：

處理完這個問題之后，離我的培訓結束時間還有25分鐘，恰好我可以以剛才的實例來考查一下學員們的學習情況。

提問

我企業今天的庫存現金清查時，發現現金短缺了800元，經過會計人員的調查，發現這短缺的800元中100元應由出納賠償，300元應由保險公司賠償，還有400元無法查明原因。我們應如何做會計處理？

新員工小周回答：

首先，企業在現金的清查過程中發現現金短缺800元，應做如下的會計處理：

其次，經查明原因后，做如下的會計處理：

新員工小周回答得非常好。從這點出發，我們可以看到會計工作其實是一項非常嚴謹的工作，處于這個位置上，需要我們養成認真、謹慎的習慣，只有這樣才能少出差錯。你也許會發現一個特點，凡是身邊做會計的朋友都會非常謹慎。因為他們在長期的會計工作環境里，會養成謹慎、細心的習慣，這種工作習慣也會滲透到生活里。比如，很多會計會在辦公室留一件雨衣和一把傘，去超市買東西時總會對同一類商品做一番對比后才決定購買哪個品牌。

今天的培訓到此結束了，公司的現金清查也結束了。回到辦公室，財務部的會計人員都問我新員工學習得怎么樣。我對她們說：“這些新員工不愧是重點學校畢業的，理解能力、學習能力都非常強，希望培訓結束之后的她們能為公司的會計工作帶來幫助。”