4.3 企業會計過程和會計系統

企業業務活動的發生引發了物質活動、信息活動和管理活動。此處的“物”包括原材料、輔助材料和機器設備等物資，業務人員、生產人員、管理人員和工程技術人員等人力，以及貨幣和證券等資金。信息活動是對企業業務過程、物流，以及管理活動的信息進行反映和管理的活動。而會計過程是用價值手段，利用會計工具和方法對企業業務活動、物流，以及管理活動的信息進行收集、維護及報告的一系列活動，因此會計活動離不開業務過程。

4.3.1 企業會計過程

會計過程是從收集企業業務活動信息開始的，會計人員從企業業務活動的所有數據中獲取反映業務活動的價值數據，并用會計的方法和工具，按照會計規則對其進行計量、記錄和報告。圖4-4簡單地描述了會計過程。無論是基于信息化處理的會計，還是傳統的手工會計，這一過程從總體上看都是一致的，均包括確認、計量、記錄和報告4個環節，但是傳統的手工會計和基于信息化處理的會計的具體會計處理過程是有區別的。

1．傳統手工會計過程

傳統手工會計由會計人員通過運用復式簿記等方法處理經濟業務，在此基礎上編制財務報告來完成。這一過程要運用一系列的會計處理方法和程序，按照一定次序依次進行，習慣上稱其為“會計循環”。一個完整的會計循環一般包括如圖4-5所示的基本步驟。

從會計期間的角度看，會計循環是從交易或事項的確認開始。依次經過計量、記錄，實現對交易或事項的會計處理，到編制財務報告的過程。一個會計循環完成，下一會計期間依然按此順序進行。

從具體記錄方法的角度看，會計循環是從填制和審核憑證開始，依次經過登記賬簿、成本計算和財產清查等加工程序，到編制財務報告的過程。

具體敘述如下。

步驟1：識別需要記錄的會計事項

本步驟的目的是識別哪些業務事件是會計事項，并收集與會計事項有關的經濟數據。這里所說的會計事項是指那些導致組織的資產、負債或所有者權益變動的業務事件，包括如下幾個方面。

（1）報告公司與外部當事人之間資產與債務的交易，交易可能是互惠的資產與債務轉移，也可能不是。在互惠的資產與債務轉移中，公司既轉讓也接收資產（例如，銷售商品）；在非互惠的資產與債務轉移中，公司要么轉讓資產，要么接收資產（例如，支付現金股利或接受捐贈），或者要么轉讓非資產，要么接收非資產（例如，支付或接收股票股利）。通常要求在日記賬中記錄這種交易。

（2）與外部當事人無關，發生在公司內部且影響公司的資產或債務的事件。如固定資產計提折舊，以及無形資產的攤銷等。通常也要求在日記賬中記錄這類事件。

（3）超越公司控制范圍的經濟或環境事件，如資產或負債的市值變動和偶然損失都是這方面的例子。在日記賬中需要記錄這類事件。

需要說明的是，那些難于從財務角度計量的會計事項不在會計分錄中進行反映，而是在財務報表的附注中給予說明。

會計事項通常伴隨著非會計人員提供的原始憑證，在手工處理環境中，原始憑證通常是紙制的，用以記錄會計事項的數據，包括當事人、日期、金額，以及其他需要反映的內容。原始憑證既是交易的初次記錄，在法律程序和財務報表審計時也用來追蹤和核實交易。有些事件（例如，應計利息）需要由多個會計事項或原始憑證說明，這類事項在記錄時需要參照那些說明資產交易的基礎契約或其他原始憑證。

步驟2：根據會計事項數據編制會計分錄，并登記日記賬

本步驟的目的是計量會計事項的經濟影響，并以一種與會計科目表相一致的方式把它記錄下來。在這個步驟中，我們應用會計準則來指導會計計量、確認與分類。

會計事項以借貸記賬法記入日記賬，日記賬一般分為兩種類型，即普通日記賬和專用日記賬。非經常發生的分錄與涉及非常用賬戶的分錄記錄于普通日記賬中；重復發生的分錄記錄在專用日記賬中，使用專用日記賬有助于企業把會計事項按類型分組。

步驟3：過賬

將會計事項數據從日記賬過入分類賬的過程稱之為“過賬”。過賬將日記賬中序時記錄的數據按賬戶分類，記入分類賬。分類賬通常有兩種，即總分類賬與明細分類賬。總分類賬反映各賬戶的總括信息；明細分類賬用于為某些賬戶提供明細數據，而不局限于總分類賬所能提供的匯總數據。不同的明細分類賬可以按照不同的標準對業務數據進行分類反映，例如，應收賬款明細賬將交易數據按賒銷客戶分組，應付賬款明細分類賬將交易數據按供貨商分組等。

每隔一個特定時間段（一周或一月），各個專用日記賬的總額都要被過入相應的總分類賬賬戶。因為日記賬分錄最終既要過入明細分類賬，同時還要過入總分類賬。因此總分類賬戶余額和下轄的各明細分類賬余額之和應該相同，這一規則可以作為檢驗過賬是否正確的依據，以保證賬戶記錄的正確性。

步驟4：編制調整前試算平衡表

調整前試算平衡表是總分類賬賬戶及其余額列表，會計期末所有會計事項都已記入日記賬并過入總分類賬后，需要編制調整前試算平衡表。

調整前試算平衡表是編制調整分錄、結賬分錄和轉回分錄的起點，也是檢查賬戶余額借貸是否平衡的一種便捷手段。如果借貸不平衡，則必須找出錯誤所在并糾正。當然，借貸平衡并不意味著賬戶沒有錯誤。例如，未過賬的日記賬分錄、錯誤分類的賬戶和錯誤的日記賬分錄金額都不會破壞借貸平衡。

步驟5：編制期末調整分錄并過賬

公司在調整分錄入賬前無法編制財務報表，通常，當用于確認會計事項的原始憑證不存在或無法及時取得時，要求編制調整日記賬分錄。有些會計事項在整個會計期間連續發生（例如，計提折舊和利息），也需要通過編制調整分錄記錄當期實際發生的金額。

步驟6：編制調整后試算平衡表

調整后試算平衡表列出將出現在財務報表上，除了留存收益（因為它不反映本年的凈收益和股利）外的所有賬戶及其余額。編制調整后試算平衡表的目的是在綜合考慮所有調整分錄后驗證借貸平衡。

步驟7：編制結賬分錄并過賬

結賬分錄將暫記賬戶（例如，收入、支出及股利）的余額結轉為零，結賬分錄在會計期末記入普通日記賬并過入對應的分類賬賬戶，永久性賬戶期末余額成為下一個會計期資產、負債和所有者權益的期初余額。

步驟8：編制結賬后試算平衡表

結賬后試算平衡表中僅列出結賬后永久性賬戶的余額（暫記賬戶的余額為零）。由于隨著賬戶數目和過賬工作量的增加，出錯的概率也上升，因此這個步驟是為了在結賬后檢查借貸平衡。在該表中，留存收益賬戶是唯一的余額與調整后試算平衡表中數值不同的賬戶。

步驟9：編制財務報表

財務會計的主要目標是為決策者提供有用信息，財務報表是會計循環的本期結束標志，可基于任意長的時間段編制。常見的財務報表有資產負債表、利潤表和現金流量表等。

步驟10：編制轉回分錄并過賬

當調整分錄和結賬分錄編制完畢并且已經過賬后，即可將這些賬戶用于記錄下一個會計期間的會計事項，編制調整分錄可能有助于減輕下一個會計期間某些會計分錄的編制工作。在下一個會計期間的期初，會計人員可能會編制一些轉回分錄并將其過賬，以消除經濟業務的實際發生時間與入賬時間的差異。這種轉回分錄的金額與原始分錄的金額相同，但借貸方向相反。轉回分錄將上一個會計期末的調整分錄沖回，以便處理下一個會計期間的業務。

2．基于信息化環境的會計過程

基于信息化環境的會計處理由于使用了計算機這種具有龐大存儲容量、高速運算能力的設備，以及能夠代替人工進行會計核算的軟件系統，因而極大地擴展了會計信息系統的資料處理、信息生成和數據管理能力。相對于手工會計處理系統，計算機會計信息系統能夠接收和存儲更大容量、更多類別的業務資料，可以更為快速并更可靠地執行既定的會計處理步驟，更及時與全面地收集業務信息，同時也能夠更為快捷和靈活多樣地輸出會計信息。計算機會計信息系統可以把會計人員從煩瑣的手工賬務處理中解脫出來，使他們把更多的時間和精力用到對會計資料和信息的分析和利用上。圖4-6所示為企業級計算機會計信息系統處理會計數據的過程。雖然不同系統的設計思路不同，數據流程也存在差異，但通用會計處理系統的數據處理流程必須克服手工會計處理的缺欠，使處理更為高效合理，更能發揮會計的作用。

步驟1：建立賬套

第一次使用會計信息系統處理會計業務之前，需要同手工會計那樣準備空白憑證和會計報表等，即首先要創建一個會計處理的環境。所不同的是，計算機環境下建立的會計賬套是計算機數據庫文件，以后的會計資料都將以數據文件的形式存儲在計算機中，計算機賬套的建立為下一步的會計處理準備了基礎條件。

步驟2：初始化設置

賬套建立之后，還需要如同手工會計那樣確定會計科目、設定會計處理流程，并使會計人員明確會計原則等讓計算機系統明確日常處理需要遵守的會計原則、系統執行的處理流程、需要使用的基本會計資料，以及執行系統功能的會計人員等，以保證會計處理能夠在計算機環境下正確、連續并順利地進行，這就是初始化設置。初始設置一旦完成，只要企業相關的基本信息沒有變化，無須再行設置。同時因為初始設置是系統運行的基礎，因此有些參數，如已使用的會計科目和憑證類型等一旦確定，在同一會計年度內將不允許修改，否則將影響系統的正確運行。

步驟3：日常會計處理

初始化完成后，可以開始日常會計處理。企業級會計信息系統的日常處理大致可以分為如下步驟。

（1）企業經濟業務一發生，會計信息系統就從各經濟業務系統直接獲取會計核算需要的原始信息。

（2）根據核算的明細要求和核算內容的不同，由不同的會計子系統進行相應的核算和管理。如果不需要進行明細核算和管理，則直接將數據以會計憑證的形式傳遞到總賬子系統，否則由其他核算子系統進行相應的核算與管理。以工資的核算為例，從人力資源管理系統獲取企業員工的基本信息，員工的基礎工資信息、出勤信息、考核信息、工資調整信息，以及扣款信息等后，由會計信息系統的工資管理子系統計算各職工當月的工資及應繳所得稅等。然后根據各職工所處的崗位，將需要計入成本的職工的工資數據傳遞給成本核算子系統作為成本核算的依據，同時將匯總后的工資數據以會計憑證的形式傳遞給總賬子系統進行總分類核算。

（3）由總賬子系統核算總分類數據，并生成會計報告。總賬子系統的處理過程包括由憑證處理、登賬、轉賬等構成的日常處理和由對賬、結賬等構成的期末處理。

（4）總賬子系統將核算完成的總括核算信息傳遞給報表子系統，完成會計報表的生成與管理，并在財務報表的基礎上進行財務分析。

（5）總賬子系統將核算完成的總括核算信息傳遞給各業務子系統，作為進一步決策的參考。

4.3.2 會計過程與其他業務過程之間的關系

從4.3.1節所述的會計處理過程中，我們可以看到企業級會計信息系統中會計處理過程與業務過程存在著緊密的聯系，把這種聯系抽取出來即可更深刻地理解會計過程與業務過程的關系。圖4-7描述了會計過程與業務過程的關系，這一關系也正好反映了會計活動是對企業經濟活動過程進行反映和控制的本質。

4.3.3 會計信息系統與業務過程的關系

會計信息系統是完成會計目標，進行會計處理的直接工具。它要從業務過程獲得業務數據和信息，然后應用特定的方法和規則做出確認、計量、記錄、分類及匯總，并且以財務報表或其他報表的形式，向會計信息使用者傳達企業的經營成果和財務狀況。圖4-8簡單描述了企業各項業務活動與會計信息系統各子系統的對應關系。

圖4-8上部分是業務過程，下部分是會計信息系統，虛線表示了會計業務的“分離”過程。由于總賬及報表處理功能是會計信息系統所獨有的，不屬于業務系統的范疇，因此圖中并沒有直接與之對應的業務循環。

從圖4-8中我們可以看到，企業級會計信息系統與業務處理系統是相互集成的。業務系統數據可以直接實時傳遞到會計信息系統，由會計信息系統加工成各類會計信息使用者需要的信息。業務系統與會計信息系統之間的這種集成避免了部門級會計信息系統存在的“會計信息孤島”問題。

我們需要明確的是，目前有些企業級會計軟件系統由于是在部門級會計系統基礎上向外擴展形成的，因此雖然建立了與業務系統（主要是進、銷和存部分）的接口，并能夠利用自動轉賬實現業務系統與會計系統的連接，但是與本書所說的企業級會計信息系統還是不完全一致的。筆者認為企業級會計信息系統的本質應該是實現整個企業業務數據和財務數據、業務過程和財務過程的集成。

4.3.4 傳統部門級會計信息系統的局限性

企業傳統的面向功能的業務過程以產品為導向，形成了一種按照職能明確劃分的金字塔式的管理結構。傳統的企業管理信息系統正是基于這種管理結構形成了按照結構中不同的部門組織形成各自部門的信息系統，部門信息系統本身又按照部門需要完成的各項職能劃分成不同的子系統（或功能模塊）的體系結構。我們從企業會計處理的角度看，作為企業管理信息系統一部分的傳統部門級會計信息系統體系本身存在著一定的局限性。

1．原始數據采集輸出的局限

傳統部門級會計信息系統處理的數據主要有兩個來源渠道：一是其他各業務職能部門信息系統加工的結果；二是會計部門直接輸入的數據。由于會計系統未能和各個業務信息系統集成起來，因此會出現下面的問題。

（1）業務部門信息系統傳遞給會計信息系統的數據只能通過業務部門系統的程序事先定義好其數據格式和內容，而無法做到會計信息系統直接從業務職能部門的信息系統中提取需要的數據。從而使得無論業務部門發生什么樣的業務事件，會計系統從中獲取的數據內容和形式都是一樣的，造成采集到的數據有極大的局限性，同時也極大地限制了會計信息系統采集數據的靈活性。

（2）由于會計系統與各個業務系統缺乏集成，因此無法做到業務部門處理某一項業務的同時也能實時傳輸會計系統需要的信息。導致會計數據通常是在業務發生后收集，而不是在業務發生時實時采集。這就使得會計信息系統從數據獲取源頭開始就不能保證會計信息的及時性，而只能是滯后的。

（3）傳統部門級會計信息系統僅采集和處理組織業務事件數據中符合會計事項定義的數據。對一個業務事件來說，一方面會計系統需要的只是反映該業務事件數據的一小部分，而且一般是匯總后的結果；另一方面會計系統采集的是整個業務過程數據的一小部分。如果某項業務活動影響企業的財務報表，反映此業務事件的數據就要按照會計的規則匯總輸入到會計系統，不影響企業財務報表的數據就不輸入。從而使得系統能夠輸出的信息內容有限，會計信息所承載的作為信息使用者決策依據的作用就可能由于使用者不能獲取關于業務活動的全面而詳細的信息而大打折扣。

（4）系統的輸入是記賬憑證，記賬憑證中的數據來自原始憑證中業務活動詳細數據匯總后的結果，而記賬憑證中的數據又被進一步匯總記入日記賬和分類賬。數據被匯總記入日記賬或分類賬后，難以將其分解以反映業務的本來面目，從而必然限制會計人員所能提供的信息類型和信息的詳細程度。

2．信息存儲的局限

（1）會計分錄通常基于業務活動的原始憑證或其他相關數據取得。當某業務事件是會計事項時，該交易歷史記錄就被送至會計部門。由于沒有實現會計系統和各個業務信息系統的集成，從而使得所有會計信息系統采集并存儲的數據都在其他業務系統中同時保存，極易導致數據不一致、信息隔閡和信息冗余。

（2）一項業務活動往往牽涉多個部門，各個部門的信息需求各具特色，同時也存在一定的共性。為了從各個角度記錄并報告業務活動，對每個業務活動需要從多少個角度管理，就需要有多少個信息系統，如訂貨活動需要從以下這幾個角度進行管理：

● 生產部門確定貨物數量和進貨時間以便安排生產進度；

● 采購部門定價、下訂單并尋找適當的供貨商執行進貨；

● 財務部門了解訂單以便安排物料資金；

● 人事部門根據采購員業績確定傭金；

● 倉庫部門根據訂單確定入庫時間和入庫數量，安排倉庫和倉位；

● 執行經理需要知道訂單以監督并評價這筆業務。

在傳統信息系統體系結構中，系統設計者通過為每種角度各建立一套信息系統來解決信息客戶需求的多樣性問題。各個系統有各自的分類方法，它們各自從同一業務事件中選擇并記錄該業務數據的一個子集。各個子集之間有差異，也有共性。雖然這樣做滿足了各種信息使用者（業務管理者）的需求，結果卻是業務數據的重復記錄、維護和報告，增加了開支，惡化了數據的一致性。信息使用者迷失于各種系統錯綜復雜的處理過程、分類方法和數據中。

3．數據處理和加工方面的局限

（1）傳統的會計信息系統需經過一系列順序的循環活動，會計核算嚴格按照“填制憑證——登記賬簿——編制報表”的順序一層層地進行。這種會計流程雖然在內部牽制方面能發揮一定的作用，但是會延長時間，降低會計報告的及時性，而且使得會計信息內容單一化。

（2）會計數據通常是在業務發生后采集，會計數據加工是將滯后采集的數據進行排序、過賬、匯總及對賬等。財務報告不能直接利用，必須經過若干后臺加工才能提交到使用者手中。在經濟環境瞬息萬變的今日，信息的實時性決定了它的有效性和控制力度。會計信息的滯后性不能使管理者從會計信息系統中得到所需的信息，降低了會計信息的相關性，失去了其應有的價值。

（3）傳統自動化會計信息系統基于會計科目表來組織數據，編制會計報表。系統設計人員調查用戶的信息需求設計賬戶分類方案，依據這個賬戶分類方案來存儲并匯總數據。許多組織建立多套會計科目表以滿足財務會計、管理會計和稅務會計的需要，生產部門、銷售部門、公司總部和外地分支機構也各有各的會計科目表。為了同時支持多種會計科目表，系統開發人員和用戶都需要做大量艱苦的工作，以保證信息的協調一致。即便我們成功地建立了滿足信息用戶當前需求的會計科目表，由于經濟環境的變動導致信息用戶的需求不斷變動，因此現有的會計科目表會很快過時。一旦會計科目表做了修改，必然影響信息的記錄、過賬、結賬、試算平衡和前后期會計數據的可比性，這種嚴重的依賴性給系統的實施和維護帶來了困難。

（4）雖然傳統部門級會計信息系統替代了手工操作，但會計流程自動化僅僅是手工會計工作的翻版，大部分會計系統按照會計部門職能分解為材料核算子系統、工資核算子系統、銷售核算子系統、固定資產核算子系統、成本核算子系統、賬務處理子系統，以及報表編制子系統等相對獨立的模塊。各模塊下再進行細分，形成一個名副其實的“金字塔”式結構。因此各核算子系統之間彼此分隔，成為一個個獨立的信息孤島，會計數據傳輸往往是滯后且零散的。