3.1 會計信息系統概述

人的一生大部分時間都可能與會計信息系統有關，無論是在孩提時代買糖果，還是在大學時代買一本教科書，都已不由自主地進行了一次會計交易。如果從超市里收到了一張賬單或者是從信用卡管理組織那里收到了每月的對賬單，則表明已經收到了會計信息。產生這些信息的系統稱為“會計信息系統”（Accounting Information System, AIS）。

我們可能僅僅作為接受者與會計信息系統發生聯系。但我們也可能在更大程度上以一種更正規的方式使用該系統。例如，我們可以在信息系統中保持詳細的交易記錄和財務報告，所有的交易都可以記錄在一個數據文件中（手工操作中將其稱為“會計賬簿”）。通過這些交易記錄可以算出每月（或每季度或每年）報表，從而比較該期間內的收入和支出情況并反映出期末時的資產和負債，這些報表稱為“損益表”和“資產負債表”。如果我們對計劃感興趣，還可以做預算。為保持銀行賬戶的精確性，在銀行給我們每月郵寄銀行對賬單時，還要準備好銀行往來對賬表。

如果有機會在一家公司實習會計工作，無論是用手工記賬，還是用計算機系統自動記賬，都會意識到實際上是在和會計信息系統打交道。本書重點講述適合各種類型的組織，特別是中小企業使用的會計信息系統。

3.1.1 會計數據及會計信息

1．會計數據

會計數據是收集、記錄的會計業務中所有事物實體的屬性和屬性值。例如，會計憑證、會計賬簿、會計報表等都是會計業務中的實體，其屬性和屬性值都是會計數據。

2．會計信息

會計信息是指在會計管理和會計決策分析工作中需要的各項會計數據，包括資產、負債信息、生產費用和成本信息，以及有關利潤實現和分配的信息等，它們都是對會計數據進一步加工處理后得到的對會計管理和決策分析有價值的信息。

在此后的章節中，不區分會計數據和會計信息，而統稱為“會計信息”。

3．會計信息的特點

會計信息除具有一般信息的特征外，還具有如下特點。

（1）數量大、種類多且來源廣

會計工作需要連續、系統且綜合地反映和監督生產經營過程，而會計信息正是在上述反映和監督過程中采集、加工并使用的價值數據。它幾乎涉及企業的所有業務和管理活動，具有信息量大、種類多且來源廣的特點。

（2）綜合性

會計信息用貨幣的形式綜合反映了生產和經營工作中的經濟活動，反映內容涉及供產銷的每個環節、企業的每個部門和每個職工，因此會計信息常反映企業的綜合運轉狀況。

（3）結構和處理邏輯的復雜性

由于會計信息具體地反映了資產、負債、所有者權益、成本和損益等方面的信息，這些信息間互相有十分密切的關系。它們的增減呈網狀結構且互相影響，并需要始終保持平衡關系，使會計信息的結構和處理邏輯變得較為復雜。

（4）客觀、真實和公允性

會計信息應客觀真實地反映經濟活動中的價值信息，絕對不允許弄虛作假以蒙騙會計用戶和政府部門。

（5）全面、完整和一致性

會計信息應全面、完整并準確地反映經濟活動中的價值信息，不允許出現差錯和誤報，否則將失去其重要作用。

（6）安全和可靠性

會計信息全面地反映企業財務狀況和企業與各方面財務關系的重要信息，因此會計信息不能受到破壞、泄露和丟失，有很強的安全及可靠性控制要求。

（7）處理的及時性。

為了實現對經濟活動的有效控制和監督，會計信息應及時反映經濟活動的狀況和存在的問題。例如，應及時將資金運動和成本耗費等會計信息反饋給管理部門。

3.1.2 會計信息系統的基本概念

1．會計信息系統的定義

與管理信息系統一樣，會計信息系統尚無明確并統一的定義。本書將繼承前面已給出的管理信息系統的定義，認為會計信息系統是一種基于會計的管理活動。它是由人、信息處理設備和運行規程三個元素組成的集成化人機交互系統，并具有如下的特征。

① 以推動企業實現戰略目標為立足點。

② 以符合會計管理工作和會計變革的需求為主要目標。

③ 以解決企業會計核算和管理所面臨的問題為主要功能，充分利用現代信息處理技術，維系日常的會計交易活動，自動（或半自動）采集、存儲、處理、分析、傳遞和反饋會計信息；支持會計管理的控制功能；為企業管理（包括會計和財務管理）提供有用的分析和輔助決策信息。

2．計算機環境下的會計信息系統

（1）會計信息系統的運行平臺

隨著以計算機為代表的信息技術在會計工作中日益廣泛和深入的應用，會計信息系統已不再是單純的手工系統。計算機環境下的會計信息系統是一種基于會計的管理活動，由人、計算機軟硬件（含程序和數據文件）和運行規程三個元素組成的人機交互系統，其核心部分是功能完備的會計軟件。

（2）會計軟件

在上述會計信息系統的定義中指出了會計信息系統運行平臺的核心部件是功能完備的會計軟件。會計軟件指專門用于會計核算、管理和決策工作的計算機應用軟件，包括采用各種計算機語言編制的用于會計核算、管理和決策工作的計算機程序、設計文檔、使用說明書和相關的數據文件等。其中，程序一般存儲在電子或光電介質中，但只有將它正確地安裝到電子計算機中，使計算機硬件、網絡和軟件有機地集成，并通過會計軟件的運行才能使會計信息系統正常地工作。

（3）會計數據文件

會計信息系統是一種用于財務部門的管理信息系統，為了支持其運行，在系統開通和使用前，需要組織和存儲所有會計科目、客戶和供應商等數據文件。系統一旦運行，會計信息系統尚需組織和存儲記賬憑證、明細賬、總賬、會計報表等數據文件，以便支持各種會計核算、管理和決策的需求。

在此后的章節中，會計信息系統均指在計算機環境下的會計信息系統。

3．會計信息系統的目標

在上述會計信息系統的定義中規定了會計信息系統以推動企業實現戰略目標為立足點，以符合會計管理工作和會計變革的需求為主要目標，但尚未說清會計信息系統自身的全部具體目標。由于會計信息系統是為企業服務的，是企業會計管理工作中必不可少的組成部分，因此會計信息系統的目標應服從于企業、信息系統和會計管理三者的目標。企業的目標是通過提供客戶滿意的服務，獲取更多的利潤；信息系統的目標是為信息系統的使用者（用戶）提供決策有用的信息；會計信息系統的具體目標可以確定為向企業內外部的會計信息的使用者和決策者提供需要的會計信息，使企業為客戶提供滿意的服務并提高企業經濟效益，獲取更多的利潤。

4．會計信息系統的基本功能

在上述會計信息系統的定義中規定了會計信息系統以解決企業會計核算和管理所面臨的問題為主要功能，充分利用現代信息處理技術，并維系日常的會計交易活動，以自動（或半自動）采集、存儲、處理、分析、傳遞和反饋會計信息。因此從信息處理角度看，會計信息系統的基本功能如下。

（1）輸入功能

按照事先設定的各種會計規則和方法，記錄日常運營交易活動中的會計信息，確認能夠進入會計信息系統處理的相關信息。

（2）處理功能

加工來自企業各項業務活動中的會計數據，包括計量、分類、匯總、調整和結賬等。

（3）輸出和反映功能

輸出并反映加工前后的會計信息（含價值信息和非價值信息），包括根據既定的報表格式與時間要求生成相應的財務會計的對外會計報表和管理會計需要的內部會計報告（例如，生成產品成本報告、作業成本報告、營業費用分析報告、客戶信用度分析報告、銷售變動趨勢報告及生產率增長率報告等），然后傳送給不同的使用者，以輔助人們利用會計信息決策。

會計規則和方法是由會計人員根據信息用戶的需求綜合制定的，不是一成不變的，要隨著外界情況的變化不斷調整。在會計信息系統中，會計規則由會計人員確定；會計方法也由會計人員提出，并與信息管理人員合作將這些規則和方法轉換為機器系統中的程序。當企業出現了新的業務活動或擁有了新的資源需要管理時，會計人員應從會計工作的角度確定相應的解決方法和處理規則，并盡可能地將其轉換為機器系統可以處理的內容。

5．會計信息系統的特點

由于會計管理工作的特點，會計信息系統不僅具有管理信息系統所共有的四大特性，即開放性、集成性、人機協作性及現代管理方法和技術手段相結合性。同時，會計信息系統與企業其他子系統相比又具有以下顯著特點。

（1）系統的龐大復雜性

會計信息系統是企業管理信息系統的一個子系統，但也是一個可以獨立存在和運行的系統。它由多個職能子系統組成，如賬務處理子系統、工資核算子系統、固定資產核算子系統、材料核算子系統和成本核算子系統等。其內部結構較為復雜，各子系統在運行過程中完成信息的收集、加工、傳送及使用，并連接成為一個有機的整體。

（2）與企業其他管理子系統的聯系十分復雜

由于會計信息系統全面地反映企業各個環節的價值信息，所以與其他管理子系統和企業外部的聯系也十分復雜。會計信息系統從其他管理子系統和系統外界獲取信息，然后將處理結果提供給有關系統，因此會計信息系統的外部接口較復雜。

（3）確保會計信息的真實、公允、全面、完整、安全和可靠

會計信息系統應確保存放在系統中的會計信息的真實、公允、全面、完整、安全和可靠，為此系統應對會計信息的采集、存儲、處理，以及加工等操作提供有關的控制和保護措施。

（4）內部控制嚴格

會計信息系統中的數據不僅在處理時要層層復核，保證其正確性，還要保證在任何條件下以各種方式進行核查核對，留有審計線索，防止罪犯破壞，為審計工作的開展提供必要的條件。

（5）會計核算程序的規范性和科學性

由于會計學本身是一門體系完整且方法嚴謹的學科，對每類經濟業務的處理都規定了嚴格的準則和方法。因此，會計信息系統對企業經營管理活動的會計核算程序一定要符合要求，具有很強的規范性和科學性。

6．會計信息系統的主要應用

（1）生成外部報告

企業使用會計信息系統生成專門報告，滿足投資者、債權人、稅務人員、監管機構和其他部門和人員的信息需求。這些報告包括財務報表、所得稅申報表，以及監管銀行和公共部門等機構所需的報告。由于這些報告格式和所需的內容對于許多機構來說相對固定并相似，軟件供應商能夠根據相應的法規提供會計軟件，自動處理這些報告。因此所需的信息一旦被記錄下來，將比過去在手工處理的環境下更快并更方便地生成外部報告。

（2）支持日常事務處理

管理者需要會計信息系統處理企業運行中的日常事務，如處理客戶訂單、提供商品和服務、為客戶開發票，以及收現金等。計算機系統善于處理重復性交易事項，目前有許多會計軟件支持這些日常事務。其他技術，如掃描產品編碼的掃描儀能夠提高業務處理的效率。

（3）非日常性的決策

各機構還需要信息系統幫助制定非日常性的決策。例如，哪種產品銷路好且獲利高；哪一類顧客最常來購物及其信用度等。這個信息對于計劃生產新產品、確定產品存貨量，以及向顧客推銷產品至關重要。非標準化的信息需求需要動態并隨機地查詢數據庫中的數據。

（4）計劃與控制

信息系統還要提供計劃與控制功能，有關預算和標準成本的信息存儲在信息系統中，生成的報告自動將預算指標與實際數進行比較。使用掃描儀記錄買進和賣出的項目，可以低廉的成本收集大量的信息，如收入和費用分析能夠在個別的產品層面上進行。歷史數據能夠從數據庫調出，在電子數據表或其他程序中使用，以預測增長率和現金流量。計劃制訂人員能夠使用數據挖掘技術（使用軟件搜索數據庫中海量的歷史數據）揭示長期的發展趨勢和相互的關系。

（5）實施內部會計控制

內部會計控制包括制定的政策，以及用于保護企業資產不丟失或不被盜用和維護財務數據準確性的會計控制。在計算機會計信息系統內設立控制規則以幫助實現以上目標是可能的。例如，信息系統能夠使用口令阻止個人對沒有授權的數據表格和報告的訪問和非法輸入。此外，數據登錄表格在設計上能夠自動檢測錯誤并阻止可能違反已有規則的數據輸入。

7．會計信息系統的使用者

會計信息系統所產生的會計信息有眾多的使用者，這是由于企業具有很多的利益人士和集團。他們經常會利用企業產生的會計信息進行分析，以做出各種判斷和決策。一般來說，會計信息的使用者可分為內部使用者和外部使用者。

（1）會計信息的內部使用者

會計信息的內部使用者是指企業內部各級管理者，包括總經理、各部門和班組的領導等，會計信息是企業內部各級管理人員正確并有效地制定運營決策和控制的重要依據。

【案例1】某企業已建成企業級的會計信息系統

在企業總經理的辦公電腦上可隨時查詢和監控企業的生產、銷售、利潤等計劃或預算的執行情況，從而及時發現問題，據此對計劃或預算做出適當地調整；在采購部經理的辦公電腦上可隨時查詢和監控庫存的存貨量實時變化的信息，從而制訂適時的采購計劃；在企業財務總監的辦公電腦上可隨時查詢和監控企業生產、運營成本和現金流量等信息，據此可及時并有效地調動和控制企業的現金收支；企業各班組長也可在他們的辦公電腦上隨時查詢和監控下屬員工的生產耗費及其與標準或定額成本間的差異，據此以實施對生產作業的成本控制。

（2）會計信息的外部使用者

會計信息的外部使用者是指與企業有著利益關系的外部人士和團體，主要包括股東、債權人、審計師、客戶、供應商、政府機構，以及其他社會公益組織等。其中，股東是企業的投資者和所有者。雖然他們不參與企業日常性的經營和管理，但是十分關心企業的經營成果的會計信息，以分析和評估企業的獲利能力，進而做出買賣企業股票的投資決策；債權人從企業的盈利和財務狀況等會計信息得出企業的償債能力，從而做出對企業的貸款政策；外部審計師主要根據會計信息系統提供的財務報告和記錄的交易信息，為公眾提供各種投資咨詢服務；企業有納稅義務，政府稅務部門以企業會計信息系統提供的財務報表和其他會計信息作為課稅的依據等。

【案例2】 ELERBE公司使用會計信息系統

ELERBE公司的雇員使用會計信息系統用于以下幾個方面的工作。

1．準備外部報告

控制員需要會計信息系統編制投資者和債權人所需的財務報告，以及政府相關部門需要的所得稅和工資稅額。

2．處理日常交易

● 記錄客戶的訂單、送貨和貨款給付情況，需要系統能夠正確并有效地處理這些事務。

● 根據書的銷售情況支付作者的版稅，管理者需要系統根據產品（書）記錄銷售數據，并根據作者歸集作品的銷售情況。

● 對客戶的查詢做出反應，客戶經常會打電話詢問產品的完工程度、訂單和支付情況等，這類信息應易于獲取。

（3）幫助管理者制定非日常性決策

一位作者提議開發一種新的產品，編輯必須決定是否采納這項提議，信息系統將用于考慮過去銷售業績和相關產品的生產成本以評估這種新產品的盈利能力。

ELERBE公司正在考慮直接在網上銷售其部分產品，除商品銷售數據庫中的信息，該公司將對因特網發展成本和現有成本進行比較。

（4）幫助制訂計劃和進行控制

每年公司都要制定生產成本的預算，預算將建立在最近一年的銷售額和對第二年預計銷售量的基礎上。信息系統能夠保存并構建預算數據，并能夠生成比較預算生產成本和實際成本的報告。

（5）保持內部控制

ELERBE公司希望確保正確地記錄客戶訂單中的客戶編號、產品編號、價格和數量，公司希望數據登錄系統在接收訂單后能夠方便地查詢和確定客戶及產品的編號，并自動記錄銷售價格（來自價格表）。

3.1.3 會計信息系統在管理信息系統中的地位

會計信息系統是企業管理信息系統中的一個重要的子系統。根據會計信息系統的定義，它是一個處理會計業務，并為企業管理者和決策者提供會計、財務、定向和決策信息的實體，它通過收集、存儲、傳輸、加工、分析、反饋和利用會計信息跟蹤、反映和控制經濟活動。由于會計是以貨幣的價值形式反映和監督企業整個生產經營活動過程的，因此會計信息系統反映的內容涉及供產銷每個環節、企業的每個部門及員工。由此可見，會計信息是企業生產、管理決策中使用最多且最廣泛的信息，在現代企業決策中處于十分重要的地位，會計信息系統在企業管理信息系統中的重要地位是由它本身的特點決定的。