第一節(jié)　采購(gòu)計(jì)劃制訂

一、編制采購(gòu)計(jì)劃的作用

制訂采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，首先要進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，從而了解有哪些可能的供應(yīng)商，以及他們提供的物料和服務(wù)的質(zhì)量、價(jià)格等。

制訂采購(gòu)計(jì)劃的作用如圖3-1所示。

二、采購(gòu)計(jì)劃的種類

一般而言，采購(gòu)計(jì)劃有年度采購(gòu)計(jì)劃、月度采購(gòu)計(jì)劃、日采購(gòu)計(jì)劃、日常經(jīng)營(yíng)需求計(jì)劃。具體如圖3-2所示。

三、編制采購(gòu)計(jì)劃的依據(jù)

制訂采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，應(yīng)考慮年度營(yíng)銷經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、年度生產(chǎn)計(jì)劃、用料清單、庫(kù)存情況、公司資金供應(yīng)情況等相關(guān)因素，對(duì)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的急需物品，應(yīng)優(yōu)先考慮。具體在制作時(shí)要考慮七點(diǎn)因素，如圖3-3所示。

1.年度營(yíng)銷計(jì)劃

除非市場(chǎng)出現(xiàn)供不應(yīng)求的狀況，否則企業(yè)年度的經(jīng)營(yíng)計(jì)劃多以營(yíng)銷計(jì)劃為起點(diǎn)。而營(yíng)銷計(jì)劃的擬訂，又受到銷售預(yù)測(cè)的影響。銷售預(yù)測(cè)的決定因素，包括外界的不可控制因素，如國(guó)內(nèi)外經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況（GDP、失業(yè)率、物價(jià)、利率等）、技術(shù)發(fā)展、競(jìng)爭(zhēng)者狀況等，以及內(nèi)部可控制因素，如財(cái)務(wù)狀況、技術(shù)水準(zhǔn)、廠房設(shè)備、原料零件供應(yīng)情況、人力資源及公司聲譽(yù)等。

2.年度生產(chǎn)計(jì)劃

一般而言，生產(chǎn)計(jì)劃源于營(yíng)銷計(jì)劃。若營(yíng)銷計(jì)劃過(guò)于樂(lè)觀，將使產(chǎn)量變成存貨，造成企業(yè)的財(cái)務(wù)負(fù)擔(dān)；反之，過(guò)度保守的營(yíng)銷計(jì)劃，將使產(chǎn)量不足以供應(yīng)客戶所需，喪失了創(chuàng)造利潤(rùn)的機(jī)會(huì)。因此，常因營(yíng)銷人員對(duì)市場(chǎng)的需求量估算失當(dāng)，造成生產(chǎn)計(jì)劃朝令夕改，也使得采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算必須經(jīng)常調(diào)整修正，從而使物料供需長(zhǎng)久處于失衡狀態(tài)。

3.用料清單

若產(chǎn)品工程變更層出不窮，會(huì)導(dǎo)致用料清單難以做及時(shí)的反應(yīng)與修訂，以致根據(jù)產(chǎn)量所計(jì)算出來(lái)的物料需求數(shù)量與實(shí)際的使用量或規(guī)格不盡相符，從而造成采購(gòu)數(shù)量過(guò)多或不及、物料規(guī)格過(guò)時(shí)或不易購(gòu)得。因而，采購(gòu)計(jì)劃的準(zhǔn)確性，有賴于維持最新、最正確的用料清單。

4.存量管制卡

由于應(yīng)購(gòu)數(shù)量必須扣除庫(kù)存數(shù)量，因而，存量管制卡記載是否正確也會(huì)影響采購(gòu)計(jì)劃的準(zhǔn)確性。這包括：料賬是否一致、物料存量是否全為良品。若賬上數(shù)量與倉(cāng)庫(kù)架臺(tái)上的數(shù)量不符，或存量中并非全數(shù)皆為規(guī)格正確物料，這將使倉(cāng)儲(chǔ)的數(shù)量低于實(shí)際的可取用數(shù)量。故采購(gòu)計(jì)劃中的應(yīng)購(gòu)數(shù)量將會(huì)偏低。

5.物料標(biāo)準(zhǔn)成本

在編訂采購(gòu)預(yù)算時(shí)，對(duì)將來(lái)擬購(gòu)物料的價(jià)格預(yù)測(cè)不容易，故多以標(biāo)準(zhǔn)成本替代。如果該標(biāo)準(zhǔn)成本的設(shè)定，缺乏過(guò)去的采購(gòu)資料等依據(jù)，也無(wú)工程人員嚴(yán)密精確地計(jì)算其原料、人工及制造費(fèi)用等組合或生產(chǎn)的總成本，則其正確性會(huì)降低。因而，標(biāo)準(zhǔn)成本與實(shí)際購(gòu)入價(jià)格的差額，即是采購(gòu)預(yù)算準(zhǔn)確性的評(píng)估指標(biāo)。

6.生產(chǎn)效率

生產(chǎn)效率的高低，將使預(yù)計(jì)的物料需求量與實(shí)際的耗用量產(chǎn)生誤差。產(chǎn)品的生產(chǎn)效率降低，會(huì)導(dǎo)致原物料的單位耗用量提高，從而使采購(gòu)計(jì)劃中的數(shù)量不夠生產(chǎn)所需。當(dāng)生產(chǎn)效率有降低趨勢(shì)時(shí)，采購(gòu)計(jì)劃必須將此額外的耗用率計(jì)算進(jìn)去，才不會(huì)發(fā)生原物料短缺的現(xiàn)象。

7.價(jià)格預(yù)期

在編訂采購(gòu)金額預(yù)算時(shí)，常對(duì)物料價(jià)格漲跌幅度、市場(chǎng)景氣情況等多加預(yù)測(cè)，甚至將其列為調(diào)整預(yù)算的因素。但由于個(gè)人主觀的判定與事實(shí)的演變常有差距，也可能會(huì)造成采購(gòu)預(yù)算的偏差。

四、編制采購(gòu)計(jì)劃的步驟

1.將物料分類

首先必須將所需采購(gòu)的物料依其本身重要性分類處理，通常可分四大類，如圖3-4所示。

2.分析與采購(gòu)相關(guān)的資料

（1）生產(chǎn)計(jì)劃。由銷售預(yù)測(cè)加上人為的判斷，即可擬訂銷售計(jì)劃或目標(biāo)。銷售計(jì)劃，是表明各種產(chǎn)品在不同時(shí)間的預(yù)期銷售數(shù)量；而生產(chǎn)計(jì)劃則依據(jù)銷售數(shù)量，加上預(yù)期的期末存貨減去期初存貨來(lái)擬訂。

（2）用料清單（BOM）。生產(chǎn)計(jì)劃只列示產(chǎn)品的數(shù)量，若想直接知道某一產(chǎn)品需用哪些物料，以及數(shù)量多少，則需借助用料清單。

該清單是由研發(fā)或產(chǎn)品設(shè)計(jì)部門擬訂的，內(nèi)容列示各種產(chǎn)品由哪些材料所制造或組合而成。根據(jù)該清單可以精確計(jì)算制造某一種產(chǎn)品的用料需求數(shù)量。而用料清單所列的耗用量即通稱的標(biāo)準(zhǔn)用量，與實(shí)際用量相互比較，可作為用料管制的依據(jù)。

【精益課堂】物料用料清單

以下提供一份物料用料清單的范本，如下表所示。

確認(rèn)：　　　　　　　　　　審核：　　　　　　　　　　制定：

（3）存量管制卡。若產(chǎn)品有存貨，則生產(chǎn)數(shù)量不一定要等于銷售數(shù)量。同樣，若材料有庫(kù)存數(shù)量，則材料采購(gòu)數(shù)量也不一定要等于根據(jù)用料清單所計(jì)算的材料需用量。因此，必須查閱物料的存量管制卡，以確切了解某一物料目前的庫(kù)存狀況，再依據(jù)用料需求數(shù)量，并考慮購(gòu)料的作業(yè)時(shí)間和安全存量水準(zhǔn)，從而算出正確的采購(gòu)數(shù)量。

【精益課堂】存量管制卡

以下提供一份存量管制卡的范本，如下表所示。

3.決定各類物料采購(gòu)數(shù)量

綜前所述，生產(chǎn)計(jì)劃、用料清單或材料需求計(jì)劃以及存量管制卡是決定采購(gòu)數(shù)量的主要依據(jù)。因而，可依圖3-5所示步驟來(lái)計(jì)算。

采購(gòu)限額的計(jì)算公式為：

生產(chǎn)需要量+最高存貨限額–期末存貨=最高采購(gòu)限額

生產(chǎn)需要量+最低存貨限額–期末存貨=最低采購(gòu)限額

4.填寫(xiě)采購(gòu)計(jì)劃表

接下來(lái)就是將計(jì)算出來(lái)的數(shù)量及其他信息填入采購(gòu)計(jì)劃表里。一般而言，一些管理規(guī)范的企業(yè)都有標(biāo)準(zhǔn)化的表格，這時(shí)就只要將相關(guān)信息填入就可以了。如果企業(yè)沒(méi)有這樣的標(biāo)準(zhǔn)化表格，則需要根據(jù)實(shí)際情況來(lái)加以制作。

【精益課堂】采購(gòu)計(jì)劃表

以下提供幾個(gè)采購(gòu)計(jì)劃表的范本供制作時(shí)參考，如下表所示。

批準(zhǔn)日期：　　　　　　　　　　　　　　　　審核日期：

批準(zhǔn)日期：　　　　　　　　　　　審核日期：　　　　　　　　　　　編制人：

批準(zhǔn)日期：　　　　　　審核日期：　　　　　　編制人：