第三節(jié)　供應商管理機制

一、供應商準入制度

企業(yè)在采購過程中必須對眾多的供應商進行選擇，設立供應商準入制度，目的是從一開始就淘汰和篩選掉不合格的供應商，節(jié)約談判時間。

供應商準入制度的核心是對供應商資格的要求，包括供應商的產品質量、產品價格、資金實力、服務水平、技術條件、資信狀況、生產能力等。這些條件是供應商供貨能力的基礎，也是將來履行供貨合同的前提保證。這些基本的背景資料通常要求供應商提供，并可通過銀行、咨詢公司等中介機構加以核實。

在通過對供應商的考核并認定供應商資格達到基本要求后，采購部門應將企業(yè)對具體供貨要求的要點向供應商提出，初步詢問供應商是否能夠接受，若對方能夠接受，方可準入，并且將這些要點作為雙方進一步談判的基礎。這些要點主要包括：質量和包裝要求；送貨、配貨和退貨要求；付款要求等。

二、供應商合理使用機制

供應商經過評審成為企業(yè)的正式供應商之后，就要開始進入日常的物資供應運作程序。

1. 簽訂一份正式合同

與入選的供應商要做的第一件工作，就是簽訂一份企業(yè)與供應商的正式合同。這份合同既是宣告雙方合作關系的開始，也是一份雙方承擔責任與義務的責任狀，還是將來雙方合作關系的規(guī)范文件，所以雙方應當認真把這份合同書的條款協(xié)商好，然后簽字蓋章。協(xié)議生效后，它就成為直接約束雙方的法律性文件，雙方都必須遵守。

2. 建立一個合作框架

在供應商使用的初期，采購部門應當與供應商協(xié)調，建立起供應商運作的機制，相互在業(yè)務銜接、作業(yè)規(guī)范等方面建立起一個合作框架。在這個框架的基礎上，各自按時、按質、按量完成自己應當承擔的工作。在日后供應商使用的整個期間，供應商應當盡職盡責，完成企業(yè)規(guī)定的物資供應工作。采購方應當按合同的規(guī)定，嚴格考核檢查供應商執(zhí)行合同、完成物資供應任務的情況。

3. 合作目的應為“共贏”

采購方在供應商使用管理上，應當摒棄“唯我”主義，建立“共贏”思想。供應商也是一家企業(yè)，也要生存與發(fā)展，因此也要適當盈利，所以不能只顧自己降低成本、獲取利潤，而把供應商“耗”得太慘，因為害慘了供應商，會導致采購方自身物資供應的困難，不符合企業(yè)長遠的利益。因此，合作宗旨應當是盡量使雙方都能獲得好處、共存共榮。從這個宗旨出發(fā)，采購方應處理好合作期間的各種事務，與供應商建立起一種相互信任、相互支持、友好合作的關系，并且把這個宗旨、這種思想落實到供應商使用、激勵和控制的各個環(huán)節(jié)中去。

三、供應商會見制

在與供應商建立合作關系以后，為了規(guī)范采購環(huán)節(jié)和提高采購質量，企業(yè)應在同供應商接洽中建立嚴格的供應商接待制度。供應商接待制度包括以下三個方面的要求。

1. 接待時間

為了保證采購人員有足夠的時間去進行市場調查并制訂采購計劃，而不是將絕大多數(shù)時間、精力花在接待供應商上，企業(yè)可確定供應商接待日，最好在采購小組召開例會的前一天，以便新物資采購的審核工作能及時進行，盡快給供應商一個是否進一步談判的答復。

2. 接待地點

為了規(guī)范采購人員和供應商的行為，接待地點一般定在企業(yè)采購部供應商接待室，不要在供應商提供的會議室，更不要在供應商的招待宴席上或娛樂場所中洽談業(yè)務。

3. 洽談內容

要按采購的物資類別設置專職洽談人員，負責接洽相關類別供應商；洽談內容要緊緊圍繞采購計劃、促銷計劃和供應商文件進行，不能隨意超越權限增加商品談判的內容。

四、供應商評估機制

供應商評估是供應商管理的核心，并且，供應鏈評估的結果將直接決定后續(xù)的供應商發(fā)展戰(zhàn)略，為企業(yè)采購戰(zhàn)略的有效實施提供依據(jù)。供應商評估的目的是為了更好地管理供應商，并與供應商一道致力于取得更好的供應鏈績效。而以往的供應商評估往往只側重于判斷供應商是否合格，這就違背了供應商評估的初衷。

企業(yè)應該建立一套供應商評估體系，基于統(tǒng)一的評估范疇和評估標準對所有業(yè)務領域和經營范圍的重要供應商進行評估并實施有效的管理。一般而言，供應商評估體系應包括評估標準的建立，供應商績效信息的收集統(tǒng)計、打分、公布評估結果，供應商獎懲以及制定供應商改進目標和措施等。

五、供應商激勵機制

要保持長期的雙贏關系，對供應商的激勵是非常重要的，沒有有效的激勵機制，就不可能維持良好的供應關系。在激勵機制的設計上，要體現(xiàn)公平、一致的原則。

為了保證供應商使用期間日常物資供應工作的正常進行，需采取一系列的措施對供應商進行激勵和控制。對供應商的激勵與控制應當注意以下一些方面的工作。

1. 逐漸建立起一種穩(wěn)定可靠的關系

企業(yè)應當與供應商簽訂較長時間的業(yè)務合同，如1～3年。時間不宜太短，太短了讓供應商不完全放心，不可能全心全意為搞好企業(yè)的物資供應工作而傾注全力，特別是當業(yè)務量大時，供應商會把企業(yè)看作是他自己生存和發(fā)展的依靠和希望，這就會更加激勵他努力與企業(yè)合作。隨著企業(yè)的發(fā)展，他自己也得到發(fā)展，企業(yè)倒閉他自己也跟著關門，形成一種休戚與共的關系。

2. 有意識地引入競爭機制

有意識地在供應商之間引入競爭機制，促使供應商之間在產品質量、服務質量和價格水平方面不斷優(yōu)化而努力。

比如，在幾個供應量比較大的品種中，每個品種的供應可以實行AB角制或ABC角制。AB角制就是一個品種設兩個供應商，一個A角作為主供應商，承擔50%～80%的供應量；一個B角作為副供應商，承擔20%～50%的供應量。在運行過程中，對供應商的運作過程進行結構評分，一個季度或半年作一次評比。如果主供應商的月平均分數(shù)比副供應商的月平均分數(shù)低10%以上，就可以把主供應商降級成副供應商，同時把副供應商升級成主供應商。ABC角制則實行三個角色的制度，原理與AB角制一樣，同樣也是一種激勵和控制的方式。

3. 與供應商建立相互信任的關系

建立信任關系包括很多方面，比如，對信譽好的供應商的產品進行有針對性的免檢，顯示出企業(yè)對供應商的高度信任，或不定期召開供需雙方高層的碰頭會，交換意見，研究問題，協(xié)調工作，甚至開展一些互助合作。特別對涉及企業(yè)之間的一些共同的業(yè)務、利益等有關問題，一定要開誠布公，把問題談透、談清楚。供需雙方彼此之間需要樹立起“共贏”的指導思想，一定要兼顧供應商的利益，盡可能讓供應商有利可圖，只有這樣，雙方才能真正建立起比較協(xié)調可靠的信任關系。

4. 建立相應的監(jiān)督控制措施

在建立起雙方信任關系的基礎上，也要建立起比較得力的、相應的監(jiān)督控制措施，尤其是一旦供應商出現(xiàn)了一些問題，或者出現(xiàn)一些可能發(fā)生問題的苗頭之后，企業(yè)一定要建立起相應的監(jiān)督控制措施。根據(jù)情況的不同，可以分別采用以下一些措施，如圖1-5所示。

六、供應商扶持機制

1. 對供應商扶持的意義

對供應商的扶持，是指因供應商品質不夠好，為使企業(yè)本身能夠在較長時期內降低成本和提升品質，對品質和價格相對較低的中小型供應商采取一定的扶持，同時也為供應商管理和品質帶來提升，是一舉兩得的措施。要做好這項工作，在短期內需要投入一定的人力和財力。做供應商扶持的企業(yè)，通常是大中型企業(yè)，能在較長時間內降低材料成本。

在現(xiàn)代企業(yè)關系中，不管是下游的客戶還是上游的供應商，都是企業(yè)的合作伙伴，都與企業(yè)有直接或間接的關系。供應商的品質狀況會直接影響企業(yè)產品質量、成本、效率、形象等，所以每一個企業(yè)都希望供應商提供高品質的原材料。但在實際運營中，企業(yè)為了降低成本而經常采用品質一般或品質較差的原材料，導致成本與品質的矛盾，因此實行供應商扶持計劃是有必要的。

2. 對供應商扶持的流程

供應商扶持計劃一個流程下來，通常需要3～6個月時間。若時間太短，則難以取得成效；若時間太長，則企業(yè)本身成本也相對較大，且因時間太長，供應商人員配合起來也較為困難。

3. 對供應商扶持的啟動時機

對供應商扶持的啟動，需根據(jù)企業(yè)本身特點來決定。一般較完善的大型企業(yè)，如大型國際企業(yè)需要設立專門具體扶持供應商的部門，如通用汽車、福特汽車，他們會讓供應商扶持計劃持續(xù)不斷地制訂和執(zhí)行，所以不存在啟動的時機。如果是一般的大中型企業(yè)，且高層管理者不愿為此計劃花成本與資源，就需要條件相對成熟時才會啟動。對于一般的大中型企業(yè)，通常在以下四種狀況時啟動較佳。

（1）為使本企業(yè)產品走向更高端位置，計劃在品質上要有較大的提升時。

（2）企業(yè)因戰(zhàn)略轉移，希望使成本下降時。

（3）企業(yè)本身已有一批低價低品質的供應商，并且這些供應商都有長期合作的強烈愿望和基本條件時。

（4）一批長期合作且合作較好的供應商，在近段時期內品質有大幅下降時。因為此時大部分原因是供應商管理體系出了問題，用通常的抱怨不能解決根本問題，如果通過扶持供應商去改善管理體系，會有積極的作用。

4. 扶持計劃中的供應商入選條件

納入扶持計劃中的供應商，必須同時滿足以下條件，如圖1-6所示。

5. 供應商扶持計劃的啟動流程

由企業(yè)采購部門主管根據(jù)現(xiàn)已合作的供應商，從中選出合適的供應商，制定合適的可行性方案交由高層主管核準，成立供應商扶持項目小組，會同各個部門探討、了解入選供應商的各種情況，進一步篩選供應商，之后與篩選出來的供應商一起開會討論，得出最后扶持供應商名單，再制訂扶持計劃，由高層主管核準。具體步驟如圖1-7所示。