04 事前有準備，通常能事半功倍

雖然這只是我個人的經驗，但我還是認為辦公桌的整潔度與工作效率成正比。

過去，我總是被工作追著跑，辦公桌永遠堆著處理不完的文件，亂到不能再亂。每當我想要整理桌面時，卻又告訴自己：“雖然我知道應該把桌面整理干凈，但現在還有更重要的事要做，等我把項目做完之后，再來整理好了。”當然，最后我的桌面還是非常亂，沒有一點變整齊的跡象。

現在就不一樣了。因為我發現，整齊干凈的辦公桌不只看起來清爽，還能提高工作效率。因此，即使工作再怎么趕，我還是會先整理好桌面，再繼續工作。

通常愿意花時間動手整理的人，反而能提前結束工作。這是因為經過整理的桌面，能省去找文件或文具的時間，讓工作節奏更緊湊，做事會更有干勁，工作效率也會因此提升。

相反地，面對雜亂的辦公桌，只會令人沮喪，還沒開始做事心情就焦躁不安。所以，在開始工作前，務必先動手整理工作環境，這樣能讓你保持愉悅的心情，并且更有效率地工作，更快達成目標。

零碎時間，你會利用嗎？

對于第一次見面的客人，以及曾經送禮給我的朋友，我會寄出自己親筆書寫的謝卡，向對方表達感謝。不過，雖然只是一張謝卡，還是要表現出自己的心意，不能太隨便。

寫一張謝卡至少需要十五分鐘的時間，有時候甚至需要半個小時以上。如果優先處理其他比較重要的工作，這件事很容易會一延再延，沒辦法順利做完。

因為寫謝卡的過程總是不太順利，不知不覺中，每次當我想到要寫謝卡，就會覺得壓力很大。雖然這只是一件簡單的工作，但是，開始一樣充滿困難。

后來，我想到一個解決的辦法，就是利用工作的空當，完成可以在十五分鐘內寫完的謝卡。于是，我的工作行程表中，只要是通勤時間，或會議的中場休息時間，就會看到“寫謝卡”這三個字。

不過，說永遠比做容易。每當我準備好開始動筆時，總是會遇到各種狀況。像是：公文包里忘了放寫謝卡專用的筆；要在那么多信封上寫同樣的寄件人地址，想到就沒力；忘記在簽名處蓋落款章，等等。因為開始的過程非常不順利，讓我忍不住覺得：“唉！這個辦法實在太瑣碎又太麻煩了，不如在公司處理還比較容易。”所以，沒多久我就放棄了利用工作空當寫謝卡的計劃。

但是，經過認真思考之后，我發現如果能夠利用工作中的零碎時間，其實是很有效率的方式。因此，我決定檢討失敗的原因，重新設定計劃。于是，我開始思考：“有什么方法可以讓我把謝卡順利寫好并寄出去呢？”

經過檢討之后，我馬上找出問題，就是沒做好事前準備。找到問題之后，自然就能得到解決的方法。

做好準備，隨時都能輕松開工

解決利用工作空當寫謝卡的方法，就是做好事前準備工作。首先，買好一百張明信片和郵票。然后，刻一個有公司地址、職稱和我的姓名的大圖章，并且準備好落款章。接著，在一百張明信片的正面貼上郵票、蓋上地址圖章。像這樣先做好準備，等到開始寫謝卡的時候，只要再填入收件者姓名和地址，寫好感謝的話并到郵局寄出，工作就完成了。

另外，為了節省時間，在謝卡的最后則用紅色的落款章代替簽名。不過，還是要讓對方感受到自己的誠意；因此，我會針對不同客戶，準備各種手刻的感謝章，當然，這些印章也是我事先準備好的。

因為已經做好充足準備，在寫謝卡的時候，只要從這些事先蓋好印章的明信片中，挑選出符合收件者特性的印章就可以了。

最后，我會把蓋好章的明信片，以十張為單位裝進信封里，隨時放在公文包里備用。這樣一來，我在辦公室以外的地方也能以最有效率的方式把謝卡寫好。

所以，只要能先把事前的準備工作仔細做好，就能節省工作時間，提升工作效率。最重要的是，想要成功完成一件事，如果在起步階段能順利進行，就會讓你信心大增，因此，接下來的過程中即使遇到困難，也能更堅強地挺過去。

總之，在工作之前，請記得做好事前準備，這樣能讓你事半功倍，更快做出成果。