7．空當時間活用法：讓時間被更好地運用

小額投資足以致富是一個淺顯易懂的道理，然而，很少有人注意，零碎時間的掌握也足以使人變得更加高效。在一個愈加忙碌的現代社會里，越是工作出色的人，其時間也往往被分割得越厲害，無形中，時間也會相對流失得更迅速，諸如不同工作任務間隔的幾分鐘，與人會面前后，會議提前結束、延后開始的幾分鐘……這些情況下就必然會產生空當。而空當中的“等”本身就是一種焦慮源，為了舒緩這種緊張，通常我們會被暗示或建議要放松，這就是大部分公共場所總有電視的原因。

為了消磨時間而去看不喜歡也不必要看的電視節目，自然無益于效能提升。其實反思來看，將一年中的這些空當時間積累起來，往往會長達幾十甚至是幾百小時——這對于時間短缺的高效能人士而言，無疑是寶貴的時間資源。

空當時間要如何善用？首先，你需要明確的是，空當時間又可以分為兩種：

●固定空當時間

 

A在每天早起以后到準備出門之間會有30分鐘的空當，而且，只要他能夠保證自己六點鐘起床，就一定能空出這段時間來。

B每天從家中往返工作地點的上下班時間也是固定空當，畢竟，等車與搭車時間不會有太大的改變。

 

面對這種固定空當時間，將一些短時間內就可以完成的常態任務固定在這些常態空當里面做，便可以避免零碎小事干擾正式工作時的效率與節奏。

●意外空當時間

有時候，要等的人遲到了；有時候，會議提前半小時結束了，這些都是臨時的小驚喜——換個角度來想，你是不是多出了一些自己的小時間？它們都是我們可以好好利用的寶貴時間。不過，因為這些時間太意外，因此無法事先安排常態任務，于是，有時候我們就能夠將一些被劃入“緊急”范疇的瑣事預留在這些空當里做。沒錯！你看到的就是“緊急”瑣事，因為這些意外空當其實每天都有可能會發生。

將那些不需要在正式工作時間做，或者會影響到重要工作進度的事情，留到每天的零碎時間里面做，因為你一定會有零碎時間，“常態瑣事”就留在固定空當里，每天重復做，而“緊急瑣事”就留在意外空當抓緊時間進行處理。

如今智能行動裝置都已經成為了隨身設備，你可以用智能手機、平板等設備在短時間內處理完這些任務。

這樣一來，你在一天中就有更多的時間可以運用，不過前提是，你必須學會將一些事情從正式的工作上移出，留在零碎時間再做。

◆撰寫草稿大綱

 

某公司的經理正職工作非常忙碌，但他卻常常有時間將自己的經驗寫到博客上去供人參考，而這里的關鍵就在于，他在平日里會將“寫一篇博客文章”這件事情再次切割成好幾個小任務，而其中有兩個任務就是“擬定大綱”“撰寫草稿”。

他會在每天下班搭車的路上坐這兩件事情，雖然很可能只有10～30分鐘的時間，但這已經足夠他去構思文章的結構——如此一來，當他回到家中坐在電腦前的時候，就可以直接開始正式寫文章，而不需要再去浪費什么正式時間去想要寫什么了。

 

同理，你也可以按這位經理的方式，將自己擬定報告草稿、做下一項工作的任務分解等工作放在空當時間來做。

◆看重點新聞

對于高效能人士而言，每日關注本行業內的新聞是一件事關個人職業發展的重要事情，通過瀏覽新聞，他們可以獲取相關的行業資訊，從而在決策時做出更切合實際的決定。但是，如果你在坐到辦公桌前的第一件事情就是上網瀏覽新聞、看最新情報的話，那么，你一定會在不知不覺間耗費掉開頭一小時的工作時間，因為新聞永遠看不完，而且，發達的網絡會讓我們透過站點與站點的鏈接陷入知識的探索中。

這件事情并非不好，只是你很可能將它放在不對的時間做。因此，你最好要求自己只在零碎時間看新聞，因為“收集情報”對你而言是重要的每日例行任務，但這是為了可能的工作做準備，卻并非目前重要的工作進度本身，所以不能在正式工作時間做，而是要利用早起出門前、等車時段來做。

另外，現在有智能手機，更有各式各樣的新聞閱讀軟件，要在空當時間看到自己所關注的重點新聞并不是難事，甚至處理起來會更加有效率，而且，在零碎時間看新聞還可以自然而然地限制看新聞的時間，因為等地鐵或公交車來的10分鐘一到，你便不能看新聞了，所以，你自然會更加懂得抓住新聞重點來看。

◆處理電子郵件

另一個應該避免在正式工作時間做的事情就是打開你的電子郵件信箱，除非你的工作就是看信，否則，你肯定有更重要的每日進度要完成，你應該先去做那些重要緊急的每日專案。

在工作的空當之間——你一定每天都會有固定的工作空當——它可能是工作1小時后的休息時間，也可能是中午吃完飯的午休時間，此時再花費5分鐘去打開信箱、處理郵件。

其實，探究因郵件而至的任務，我們會發現，它的含義其實是“要加一些額外的任務給你”，但我們正式的、重要的工作都還沒有完成，就要兩頭忙去處理額外的任務，那自然是不切實際且干擾效率的。另外，會用電子郵件寄給你的額外任務往往也不是當下就非要完成不可的緊急任務，因此，利用零碎時間來處理郵件才是最好的工作流程安排。

◆回復朋友通訊

和電子郵件一樣——通過即時通訊軟件或短信傳來的信息，往往不是重要的信息，因此，同樣的道理，你完全沒有必要在工作時間，或者為自己設定的工作時間去處理朋友之間的聊天通訊。等到有零碎時間、尤其是意外的空當時，如會議稍微延后的5分鐘、因今天工作提前完成而剩余的10分鐘，再打開即時通訊軟件，去看看朋友傳送給你的訊息就好。

◆安排日歷行程

按大腦的思維過程來說，一坐到辦公桌前就立刻知道要做什么，并且立即開始工作，是效率最高的，所以，如果有零碎時間的話，不如給自己安排一下日歷行程：打開手機上的行事歷，重新安排一下工作應該不是什么難事。而且就像我們之前所說的，每天一定會有零碎時間，所以，一定有時間可以供你安排行事歷，因此，你不需要擔心沒有時間做這件事情，更不需要在正式工作時間去做。

◆檢視待辦清單

在正式工作時間安排待辦清單是一種極其浪費時間的舉動，待辦清單并沒有那么重要，而你之所以迫切地想要檢查它，只是想為自己找到一個逃避工作的借口、手段而已：因為眼下不想做正式工作，煩惱正式工作，因此安排待辦清單來為自己緩解壓力。

將安排待辦清單這件事情留到空當時間來做，如完成一項工作后的空當，就是最好時機，此時，你可以拿出待辦清單為自己做一個簡單的順序微調。

◆思考一些自己的事情

空當時間不一定要留給工作，你也可以留給自己：如果生活上、人際上有什么煩惱的事情，你也可以練習著在正式工作時間先將它們“暫時移開”，通過記在筆記里的方式從腦中移出、在心里暫時遺忘。然后，等到零碎的空當時間，再拿出筆記，重新思考自己的事情，將想法、感覺寫下來。

上述事情幾乎都是工作與生活中非做不可的事情，若將它們塞入空當時間，生活的整體效率將會大大提升。當然，你也需要記住：利用空當時間法，最重要的觀念即是：不要讓時間來支配你，而應該是你去支配時間。若可以建立這種正確的想法，并身體力行，你便必然可以將時間做出有效的計劃分配，完成一些更有意義的工作。