第1章
新情況，新做法

你是否渴望過這樣一種狀態(tài)：自己雖然整日事務(wù)纏身，卻仍然能夠頭腦清醒、輕松自如地控制和處理一切。我可以很負(fù)責(zé)任地告訴你：這是有可能實(shí)現(xiàn)的。極高的效率，卓著的效果，這是在生活和工作中人人渴望的美妙境界。同時(shí)，無論你在做什么，這種境界都是你的最佳表現(xiàn)方式，是那一時(shí)刻的最佳參與狀態(tài)?？v使時(shí)光流逝，你仍能充分調(diào)動(dòng)自己的注意力。你所做的事情正是你應(yīng)該做的，并且完全出于你的承諾和興趣。你時(shí)刻待命，處于“活躍”狀態(tài)。

現(xiàn)在，這是優(yōu)異成功人士的重要行動(dòng)風(fēng)格，是所有面對(duì)過多生活問題人士保持理智的必要模式，也是令我們以最佳狀態(tài)自行付出最大努力的基本形式。

這個(gè)方法所涉及的各種技能，是大部分人早已學(xué)會(huì)的，你要做的就是在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間完整地、系統(tǒng)地運(yùn)用這些技能，從而輕松面對(duì)繁忙的工作和生活。盡管本書所描述的方法和技巧都是常識(shí)性的，而且具有廣泛的實(shí)用性，但大多數(shù)讀者還是需要對(duì)一些已經(jīng)養(yǎng)成的工作習(xí)慣做出調(diào)整，然后才能運(yùn)用本書提及的這個(gè)系統(tǒng)。不要小看這些微小的調(diào)整，它們能夠顯著改善你處理日常工作中關(guān)鍵問題的方式。不過，這方面的相關(guān)研究報(bào)告顯示，結(jié)果往往會(huì)發(fā)生變化。

本書中的這套方法，完全基于三個(gè)主要目的：（1）收集所有需要處理或者對(duì)你有用的事情（現(xiàn)在的、以后的、某一時(shí)間的；大的、小的、不大不小的），把它們統(tǒng)統(tǒng)置入一個(gè)脫離大腦意識(shí)的、條理分明的、可靠的系統(tǒng)中；（2）指導(dǎo)自己在獲取任何“輸入信息”（也就是接手任何任務(wù)）的前期就進(jìn)行分析和決策，以確保隨時(shí)擁有一套可以執(zhí)行或重新協(xié)調(diào)的“下一步行動(dòng)”可行清單；（3）管理、協(xié)調(diào)所有相關(guān)內(nèi)容，履行你在任何時(shí)間點(diǎn)對(duì)自己和他人做出的各種承諾。

本書提供了一套經(jīng)過實(shí)踐驗(yàn)證的、高效的工作流程管理方法。為推動(dòng)這套方法的實(shí)施，本書還列舉了一些實(shí)用的工具、技巧及竅門兒。你會(huì)發(fā)現(xiàn)，這些原理和方法無論是在你的個(gè)人生活中，還是在你的職業(yè)生涯里都具有廣泛的適用性，并且可以立即見效。你可以像很多人一樣：把我所描述的這種高效模式融入你的工作以及日常生活中去，讓它成為你的習(xí)慣、你的生活方式，甚至成為你人生的一部分。當(dāng)然，你也可以仿效另一些人的做法：只有在你覺得需要的時(shí)候，才把這套方法拿出來使用，以使自己重新掌控你的生活和工作。

問題：增長的需求，匱乏的資源

這些日子以來，幾乎我遇到的每個(gè)人都在抱怨自己要處理的事情過于繁多，根本沒有足夠的時(shí)間來一一完成。就在前一周授課時(shí)，我就遇到兩個(gè)有類似困惑的人。其中一位在一家大型投資公司任職，他承擔(dān)著公司的管理工作，總是擔(dān)心自己所承擔(dān)的新職責(zé)會(huì)影響他的家庭生活。另一位是中層的人力資源經(jīng)理，她計(jì)劃在一年的時(shí)間內(nèi)，把公司在該地區(qū)辦事處的人員從1 100人擴(kuò)增到2 000人。她每天都瘋狂工作，單是電子郵件，就要處理150多封。因?yàn)橹挥羞@樣，她才能在周末的時(shí)候享受正常的社交生活。

新千年伊始，就出現(xiàn)了這樣一個(gè)自相矛盾的現(xiàn)象：人們的生活質(zhì)量得到了顯著提高，但與此同時(shí)又承擔(dān)著自己力所不能及的工作，結(jié)果導(dǎo)致他們承受了越來越大的壓力。這就是俗語所說的“眼大肚子小，貪多嚼不爛”，過多的選項(xiàng)和機(jī)會(huì)會(huì)帶給我們決策和選擇壓力，而絕大多數(shù)人都對(duì)怎樣改善這種局面感到茫然無措。

工作不再有清楚的界限

我們感到身上的壓力與日俱增，一個(gè)主要原因在于：工作的性質(zhì)發(fā)生了巨大的變化，即使參加了各種培訓(xùn)，我們?nèi)耘f難以跟上變化。僅僅在20世紀(jì)的后50年中，在這個(gè)工業(yè)化的世界里，“工作”的性質(zhì)已經(jīng)由流水線裝配、制造，以及搬運(yùn)一類的活動(dòng)，轉(zhuǎn)變?yōu)楸说谩さ卖斂怂x的那種“知識(shí)工作”了。

以前，工作的內(nèi)容是非常明確的。人們耕田種地，制造機(jī)器，裝箱搬運(yùn)，擠牛奶。你知道哪些工作是需要你完成的——你可以親眼看到它。你也可以很清楚地判斷一項(xiàng)工作是否已經(jīng)完成。提高你的工作效率可以讓工作流程更有效，否則只會(huì)令你的工作過程更艱難、更漫長。

現(xiàn)在，大多數(shù)人接手的大部分工作都沒有明確的界限。我所認(rèn)識(shí)的大多數(shù)人，他們手頭上都至少堆積著半打的事情需要立刻處理，或者需要即刻改善他們自身的處境。即使他們付出所有的時(shí)間苦苦努力，也不可能把一切都做到盡善盡美。很可能你也正面臨著類似的困境：這次會(huì)議討論是否透徹？這個(gè)培訓(xùn)計(jì)劃是否會(huì)有效？主管人員的薪酬結(jié)構(gòu)是否合理？你在子女教育方面的表現(xiàn)怎樣？你所寫的博客在多大程度上趨于完美？你所安排的員工大會(huì)能否起到鼓舞士氣的作用？你能實(shí)現(xiàn)何種程度的健康水平？你所在部門的重組計(jì)劃是否行之有效？此外，還有一個(gè)值得注意的問題：要想更加出色地完成任務(wù)，我們都知道相關(guān)資料越多越好，那么現(xiàn)在你能夠搜尋到多少相關(guān)資料呢？回答是：無窮無盡！日益發(fā)達(dá)的互聯(lián)網(wǎng)為我們提供了豐富的信息資源，取之不盡、用之不竭。

另一方面，工作缺乏明確的界限導(dǎo)致每個(gè)人的工作量加大。今天，許多機(jī)構(gòu)的運(yùn)作都需要各部門之間的互相交流、彼此合作。企業(yè)中各部門之間的壁壘正在削弱（或至少需要削弱），任何部門都需要查看其他平級(jí)部門（市場部、人力資源部或某個(gè)專門的委員會(huì)）發(fā)來的電子郵件，即使是抄送的郵件也不能放過。此外，隨著網(wǎng)絡(luò)將你和朋友、家人之間的距離拉近，甚至老年人也開始上網(wǎng)，并用他們的智能手機(jī)保持聯(lián)系，你對(duì)他們產(chǎn)生的影響力也日益增大。

全新的溝通技術(shù)使得這個(gè)事實(shí)以指數(shù)級(jí)放大，即我們的工作和生活并不存在明顯界限。20世紀(jì)的第二個(gè)10年，人們對(duì)這個(gè)始終存在的難題極為關(guān)注。全球化（“我的半數(shù)團(tuán)隊(duì)成員位于中國香港，還有一個(gè)關(guān)鍵人物在愛沙尼亞”）、虛擬工作和互聯(lián)網(wǎng)功能更是起到了推波助瀾的作用，再加上我們對(duì)所酷愛的便攜式設(shè)備越來越癡迷，要知道這些便攜設(shè)備的功能比1975年滿滿一屋子計(jì)算機(jī)都要強(qiáng)大。

所以，不僅工作及其認(rèn)知界限更加模糊，更加難以界定，而且我們可以（通常應(yīng)該）用于工作的時(shí)間和空間也是如此，此外，能夠令我們生活增值的具有潛在意義的可訪問數(shù)據(jù)也在持續(xù)激增。

工作（生活）不斷變化

一般情況下，我們工作中出現(xiàn)的參差不齊、變化萬千的枝節(jié)問題，對(duì)任何人來說都是一個(gè)不小的挑戰(zhàn)?，F(xiàn)在，在這個(gè)基礎(chǔ)上還要增加另一項(xiàng)挑戰(zhàn)：工作職責(zé)的定義在不斷變化，處于更廣泛生活范圍內(nèi)的各種職責(zé)和利益也在頻繁變化。

我經(jīng)常在研討會(huì)上提問：“你們當(dāng)中，有誰從事的工作就是公司招聘你的時(shí)候要求你做的事情？在過去一年里，你們中間有多少人的個(gè)人生活從未發(fā)生任何顯著變化？”很少有人舉手。由于工作職責(zé)很可能既無明確的限制，又無特定的形式，因此，只有長時(shí)間從事某一任務(wù)明確的工作，你才有可能明白自己到底需要做什么、做多少、做到什么程度，才可以使自己的頭腦保持清醒。而且，如果你能大體掌控自己的生活——不搬家，不改變?nèi)穗H關(guān)系，你和你的愛人沒有健康問題或者生活方式問題，不發(fā)生資金問題，沒有可激發(fā)新發(fā)展方向的推動(dòng)性計(jì)劃，無須被迫變換職業(yè)——你或許可以形成某種管理節(jié)奏和管理系統(tǒng)，從而在某種程度上使工作和生活變得穩(wěn)定。

但是，很少有人能有這樣的好運(yùn)，這主要有以下三個(gè)原因：

1. 組織架構(gòu)現(xiàn)在幾乎處于一種永恒的變化之中，奮斗目標(biāo)、產(chǎn)品、合作伙伴、用戶、市場、技術(shù)，以及產(chǎn)權(quán)人都在不斷地更新變化，這必然導(dǎo)致各種現(xiàn)存的結(jié)構(gòu)、模式、角色和責(zé)任的重組和調(diào)整。

2. 與從前相比，當(dāng)今一般的專業(yè)人士具有更強(qiáng)的獨(dú)立性和自由度。他們變換職業(yè)就如同父母換工作崗位一樣頻繁，甚至連40多歲、50多歲的人也信奉時(shí)代在不斷發(fā)展的信條。他們希望更全面地融入主流社會(huì)中去，投身于“包羅萬象的發(fā)展大潮之中，無論是在專業(yè)領(lǐng)域、管理領(lǐng)域還是行政領(lǐng)域”。簡言之，人們不會(huì)長期從事任何一種單一職業(yè)。

3. 我們?cè)谖幕⑸罘绞?、技術(shù)方面的相對(duì)變化速度，使得個(gè)人更有必要加強(qiáng)對(duì)其獨(dú)特個(gè)人狀況的掌控。照顧年邁的父母，馬上辭掉工作回家照顧孩子，應(yīng)對(duì)突如其來的健康問題，或者包容生活伴侶做出的某種重大改變……這些事情發(fā)生得比以往任何時(shí)候都更加頻繁，其影響也更加深遠(yuǎn)。

現(xiàn)在很少有人能夠清楚地知道要在辦公室、家里、飛機(jī)上、車?yán)锖彤?dāng)?shù)氐目Х瑞^里做些什么——無論是在周末、周一上午、凌晨三點(diǎn)醒來時(shí)，還是在“度假”時(shí)，也不知道到底需要多大的投入才能把事情做好。我們從外部世界獲取了大量信息，同時(shí)，在內(nèi)心世界形成了同樣繁雜的觀點(diǎn)，并建成了與別人或自己達(dá)成的協(xié)議。然而，我們自身還不具備相應(yīng)的能力來處理數(shù)量如此龐大的事務(wù)。

在這個(gè)全球互聯(lián)的高科技世界，只有最快，沒有最新。在生活和工作的變化速度頗為緩慢的情況下，一旦人們突破了對(duì)新生事物的不適感，他們就會(huì)長期保持定速巡航狀態(tài)。現(xiàn)在，大多數(shù)人都生活在一個(gè)再也無法揮霍時(shí)間的世界。你閱讀本書的此時(shí)，世界正在發(fā)生變化。而且，如果你在閱讀本書的同時(shí)還要分神去考慮其他生活事務(wù)，或者你覺得有必要檢查電子郵件，以免漏掉新的重要信息，那么你確實(shí)患上了“不要錯(cuò)過火車”綜合征。

舊的模式和習(xí)慣已讓人力不從心

無論是我們所接受的標(biāo)準(zhǔn)教育、傳統(tǒng)的時(shí)間管理模型，還是當(dāng)今那些充斥市場、唾手可得的電子和紙質(zhì)管理輔助工具，都無法全面地幫助我們應(yīng)對(duì)各種新要求。如果你已經(jīng)試過使用上述任意一種處理方法或者工具，恐怕你已經(jīng)發(fā)現(xiàn)，它們都無法滿足工作中不斷產(chǎn)生和轉(zhuǎn)換的各種復(fù)雜要求。要想在這個(gè)波濤洶涌但往往是非結(jié)構(gòu)化的時(shí)代實(shí)現(xiàn)專注、輕松、良好的自我控制，人們需要全新的思維方式和工作模式。我們迫切需要挖掘出一些新方法、新技術(shù)和新工作模式，以使我們永遠(yuǎn)立于不敗之地。

傳統(tǒng)的時(shí)間管理法和個(gè)人管理法在過去的時(shí)代曾經(jīng)大顯身手，所以當(dāng)勞動(dòng)大軍從工業(yè)化裝配流水線中抽身出來，涌入一種全新的工作模式時(shí)，這些傳統(tǒng)的方法為我們提供了極為有益的參考，這包括對(duì)行動(dòng)對(duì)象和時(shí)機(jī)的判斷。而當(dāng)時(shí)間自身也轉(zhuǎn)化為一種工作要素時(shí)，個(gè)人日程表隨之成為一種關(guān)鍵性的工作管理工具。（20世紀(jì)80年代，許多專業(yè)人士就已經(jīng)把袖珍日程表視為工作條理化的主要手段。時(shí)至今日，仍有許多人把自己的日程表或者他們的電子郵件、工作列表奉為重要的管理工具。）有了自由支配的時(shí)間，選擇做什么事的要求也接踵而至。創(chuàng)建“1、2、3”優(yōu)先順序代碼和每日列出的任務(wù)清單，就是在過去的實(shí)踐中逐漸發(fā)展起來的幫助人們的重要選擇手段。如果你擁有做出選擇的自由，你就需要考慮到哪些是需要優(yōu)先解決的事情。

你可能已經(jīng)認(rèn)識(shí)到，盡管日程表的作用不容忽視，但是實(shí)際上，它也只能對(duì)部分繁雜事物進(jìn)行有效管理（至少在某種程度上如此），從而增進(jìn)你對(duì)所從事事務(wù)的了解。而且，已為人們所證實(shí)的是，每天的任務(wù)清單和那些簡化的優(yōu)先順序代碼，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足以應(yīng)對(duì)一個(gè)普通職業(yè)人士所面對(duì)的量大、紛繁復(fù)雜的日常事務(wù)。每天要處理幾百封電子郵件和短信息的人越來越多，他們不能忽視任何一次邀請(qǐng)和投訴，不能對(duì)訂單，或者來自公司、家庭的溝通信息不予理會(huì)。幾乎沒有人能夠基于優(yōu)先程度把所有的事務(wù)排出先后，也沒有人敢在接到老板的電話、即時(shí)信息或指令后，不立即變更自己事先確定的工作日程。

“大局”與事務(wù)的本質(zhì)

另一方面，大量的商業(yè)書籍、模型、研討會(huì)和權(quán)威專家，都極力推崇把“著眼大局”作為處理復(fù)雜問題的思路。認(rèn)清主要目標(biāo)和價(jià)值觀，為我們的工作賦予了先后次序、意義和方向。然而，在實(shí)踐中，運(yùn)用價(jià)值觀思維方式這一良好初衷卻經(jīng)常達(dá)不到預(yù)期的效果。我經(jīng)常看到這些努力往往都付諸東流了，主要出于下面3個(gè)原因：

1. 在處理每天、每小時(shí)要完成的事務(wù)時(shí)，有很多干擾因素分散了我們的注意力，以致我們無法集中足夠的精力去關(guān)注更重要的問題。

2. 由于個(gè)人管理系統(tǒng)方面存在欠缺，這引發(fā)了一種下意識(shí)的抵觸情緒，所以在面對(duì)那些棘手的重要項(xiàng)目和目標(biāo)時(shí)，這種情緒就會(huì)阻礙具體行動(dòng)的實(shí)施。而這種結(jié)果又會(huì)產(chǎn)生更加嚴(yán)重的干擾作用，并進(jìn)一步強(qiáng)化壓力。

3. 一旦提出了更高一級(jí)的要求和價(jià)值觀，我們?cè)械臉?biāo)準(zhǔn)和著眼點(diǎn)也將隨之提升，這會(huì)讓我們認(rèn)識(shí)到有更多的事務(wù)尚待完成。這通常只會(huì)在我們的肩上再加上一把稻草，讓我們不堪重負(fù)、愁眉不展。沒錯(cuò)，審視價(jià)值觀會(huì)讓我們?cè)谇鍐紊隙逊e更多的任務(wù)。

誠然，集中精力來關(guān)注主要目標(biāo)和價(jià)值觀的重要性毋庸置疑。關(guān)注主要目標(biāo)和價(jià)值觀能為我們提供一個(gè)必要的選擇標(biāo)準(zhǔn)，讓我們能就應(yīng)該停止的行動(dòng)、在過多選項(xiàng)中應(yīng)該予以關(guān)注的重大事項(xiàng)做出時(shí)而困難的抉擇。但這并不意味著我們的工作量會(huì)減輕，或者大大減少遇到的困難和挑戰(zhàn)。恰恰相反，只是牌局中的賭注提高了，但還必須一如既往地玩下去。例如，對(duì)一位人力資源部的經(jīng)理來說，僅僅通過提高工作和生活的質(zhì)量以便吸引并挽留人才，并不能使自己的工作變得輕松。而作為一位母親，在她十幾歲的女兒離家工作或讀大學(xué)之前僅剩的在家的時(shí)光，認(rèn)識(shí)到提供寶貴經(jīng)驗(yàn)的重要性同樣于事無補(bǔ)。對(duì)于具有潛在相關(guān)性和重要性的管理對(duì)象而言，其工作量并不因思考質(zhì)量和工作質(zhì)量的提高而減輕。

長期以來，在“知識(shí)工作”的新文化中存在著一種缺陷：缺少一套連貫一致并能夠在實(shí)實(shí)在在的工作中發(fā)揮卓越功效的系統(tǒng)和工具。這套系統(tǒng)必須能夠從大局著眼，從小處入手，并且使二者有機(jī)地融合在一起；必須能夠管理多個(gè)層面；必須能夠堅(jiān)持不懈地對(duì)每天衍生的眾多新生事物進(jìn)行控制；必須易于維護(hù)，能節(jié)省更多的時(shí)間和精力；必須化繁為簡。

承諾：武術(shù)家的“一切就緒的狀態(tài)”

讓我們反省一下，如果你在任何情況下、任何時(shí)間內(nèi)都能夠隨心所欲地控制自己的一切事務(wù)，情況會(huì)是怎么樣呢？如果你的內(nèi)心世界非常清澈，感受不到任何壓力，情況會(huì)是怎么樣？如果你能夠把100%的精力投入到自己選擇的工作中而不受任何外界的干擾，情形又會(huì)是怎么樣呢？

這是有可能實(shí)現(xiàn)的。有一種方法可以讓你緊緊掌控遍及生活各個(gè)角落的所有事情，同時(shí)保持放松，花費(fèi)最少的氣力完成一切有意義的工作。它能使你在這個(gè)錯(cuò)綜復(fù)雜的世界里，體驗(yàn)到武術(shù)家們所說的“心如止水”的境界，優(yōu)秀的運(yùn)動(dòng)員則稱之為“忘我”境界。事實(shí)上，你很有可能已經(jīng)體會(huì)到這種美妙的感覺了。

在這種工作狀態(tài)下，你頭腦清醒，積極的想法層出不窮。每個(gè)人都可能進(jìn)入這種狀態(tài)。要想積極有效地應(yīng)對(duì)本世紀(jì)復(fù)雜多變的生活，人們就都需要這種狀態(tài)，并且需求程度日益增強(qiáng)。對(duì)于所有人來說，如果希望使工作和生活前景保持平衡與積極穩(wěn)定，那么，這種狀態(tài)必將成為一種不可或缺的條件。世界級(jí)的劃船運(yùn)動(dòng)員克雷格·蘭伯特曾在《碧波上的心境》（Mind Over Water）一書中這樣描述這種感受：

劃船運(yùn)動(dòng)員們用這樣一個(gè)詞語來描述這種無摩擦的狀態(tài)：蕩秋千（swing）。這使我們回想起在后院蕩秋千時(shí)的那種愜意和歡娛——一種簡單的循環(huán)往復(fù)的運(yùn)動(dòng)，完全憑借來自秋千自身的沖力。秋千承載我們，我們絲毫不需要用力。我們蕩起雙腿，讓秋千在空中劃過的弧度越來越高，但是，這主要是地球引力的功勞。與其說我們蕩秋千，還不如說我們被蕩了起來。船推動(dòng)著你前行，是船身渴望著快速地向前，在它的航線上，在它的自然狀態(tài)中，只有速度在吟唱著。我們的任務(wù)僅僅是與船身并肩作戰(zhàn)，拼命地?fù)]槳加快速度，避免拖其后腿，而過于用力又會(huì)阻礙船速。如果努力變成了為努力而努力，那么結(jié)果就會(huì)適得其反，這種努力反而會(huì)在過程中又化解了自身。形形色色一心往上爬的人想拼命擠進(jìn)貴族階層，然而，他們挖空心思卻只能證明自己并不身屬此類。貴族們并不需要努力，他們?cè)缫呀?jīng)達(dá)到了這種境界。蕩秋千就是這樣一種“進(jìn)入狀態(tài)”的境界。

“心如止水”的比喻

空手道中用“心如止水”來形容一切就緒的狀態(tài)。想象把一粒石子投入沉寂無聲的池塘中，池塘中的水會(huì)有何反應(yīng)呢？答案是：依照所投入物體的質(zhì)量和力度做出相應(yīng)的反應(yīng)，然后又歸于平靜。池水既不會(huì)反應(yīng)過激，也不會(huì)置之不理。

水自然存在，自然而為。它可以淹沒一切，卻不會(huì)被淹沒。它可以靜止不動(dòng)，卻不會(huì)寂寞難耐。它可以被迫改變流向，卻依然百折不撓。這一點(diǎn)你是否明白？

空手道中的擊拳動(dòng)作，其力量來自速度，而不是肌肉，即揮拳最后階段急劇的“爆發(fā)”。這就是為什么瘦小柔弱的人，也能夠?qū)W會(huì)用雙手劈開木板和磚塊。這并不是靠皮糙肉厚或者憑借蠻力，而是靈活地運(yùn)用一種能夠隨著高速度而形成集中沖擊的能力。但是如果肌肉緊張，動(dòng)作就會(huì)慢下來。因此，在高級(jí)階段的武功訓(xùn)練中，對(duì)平衡和放松狀態(tài)的教學(xué)并不亞于對(duì)其他方面的要求。清除雜念、保持清凈和適當(dāng)反應(yīng)是關(guān)鍵所在。

任何造成你反應(yīng)過度或反應(yīng)不足的事情都可能反過來控制你，事情往往如此。不能處理好自己的電子郵件、項(xiàng)目、未讀的雜志、關(guān)于下一步行動(dòng)的思考、與孩子或者老板的關(guān)系，都可能導(dǎo)致比預(yù)期差得多的結(jié)果。很多人對(duì)于一些事情，要么給予過分的關(guān)注，要么不屑一顧，這僅僅是因?yàn)樗麄儫o法做到“心如止水”地行事。

你能在需要時(shí)使自己進(jìn)入“高效狀態(tài)”嗎？

回想你上一次感覺自己工作高效時(shí)的情形。很可能你當(dāng)時(shí)認(rèn)為自己能夠控制一切，絲毫沒有緊張的感覺。你全身心投入到工作中去，時(shí)間的概念似乎消失了（怎么已經(jīng)到了午餐時(shí)間？），而且你還明顯感受到工作取得了進(jìn)展。你希望再次體驗(yàn)這樣的感覺嗎？

如果你早已遠(yuǎn)離了那種理想狀態(tài)，并感受到自己對(duì)工作漸漸失去了控制、壓力重重、痛苦不堪，你是否能再次回歸那種狀態(tài)呢？這就是本書的宗旨所在，它將告訴你如何才能回歸“心如止水”的境界，幫助你把全部的才智發(fā)揮得淋漓盡致，因此，本書將對(duì)你的生活具有重大的指導(dǎo)意義。許多人面臨的一個(gè)挑戰(zhàn)，是缺乏有關(guān)他們脫離工作狀態(tài)的時(shí)間參考點(diǎn)。在日常生活中，大多數(shù)人都處于持續(xù)、漫長的半壓力狀態(tài)，他們不知道局面可以完全不同——還存在另一種可以改善其處境的積極狀態(tài)。希望本書能促使你提高自身的承受能力，認(rèn)識(shí)到你具備減輕壓力的技巧。

原則：有效地處理內(nèi)心的承諾

在數(shù)十年的培訓(xùn)工作中，我指導(dǎo)過數(shù)千人。在這個(gè)過程中，我發(fā)現(xiàn)了一個(gè)極為常見的現(xiàn)象，即由于人們對(duì)自己做出的承諾或者承擔(dān)的義務(wù)管理不當(dāng)，導(dǎo)致他們承受著重重壓力的折磨。所以，學(xué)會(huì)對(duì)承諾事項(xiàng)加以控制，可以有效緩解壓力。即使是那些并沒有明顯體驗(yàn)到壓力的人，如果他們學(xué)會(huì)了更加有效地對(duì)生活中懸而未決的問題加以控制，那么在放松自我、集中精力、提高效率方面也會(huì)有明顯的改善。

恐怕你已經(jīng)與自己達(dá)成了許多協(xié)議（這一點(diǎn)也許你根本沒有意識(shí)到）。而每一項(xiàng)協(xié)議，無論大小，都時(shí)時(shí)刻刻被你自身的無意識(shí)所緊密追隨。這些就是“未完成的事情”或者“懸而未決的問題”。它們可能是“根除世界上的饑餓問題”這類重大事務(wù)，也可能是“雇用一個(gè)新助手”之類的一般性事件，或是“更換走廊燈泡”一類的瑣碎小事。

為了能夠高效應(yīng)對(duì)這一問題，首先，你必須明確并收集所有那些“經(jīng)常喚醒你模糊記憶”的事情，搞清它們對(duì)你而言的真正意義，然后決定如何推動(dòng)它們。這看起來極為簡單，但在實(shí)際操作中，大多數(shù)人都難以始終如一地堅(jiān)持下去。他們?nèi)狈φJ(rèn)識(shí)或動(dòng)力，而最可能的原因是，他們沒有意識(shí)到忽略這種做法將會(huì)付出的代價(jià)。

管理承諾時(shí)的基本要求

如果希望出色地管理好所有的工作，那么，你需要做到下面幾點(diǎn)：

第一，如果這件事總占據(jù)著你的頭腦，你的思維就會(huì)受阻。任何一件你認(rèn)為還沒有完成的事情，都必須被置于一個(gè)客觀、可靠的體系中，或者是我稱為“文件夾”的工具之中——必須經(jīng)?；卦L并予以清理。

第二，在明白你的工作到底是什么后，你還必須做出判斷：需要采取什么行動(dòng)來推動(dòng)工作進(jìn)程。

第三，一旦決定了需要采取的行動(dòng)方案，你必須在某一個(gè)你會(huì)經(jīng)常查閱的系統(tǒng)中保存好與這些行動(dòng)相關(guān)的提示信息。

檢驗(yàn)這種模式的一個(gè)重要訓(xùn)練

我建議你拿筆記下目前盤踞在你大腦中的那些最重要的工作或狀況。哪一件事最讓你心煩意亂？哪一種情況最容易分散你的注意力？哪一個(gè)問題令你興趣濃厚？或者哪一種局面以哪種方式消耗了你大量的精力？也許，正是“擺在你面前的”某項(xiàng)工作或者某種狀況必須要處理，而且越早處理越好。

也許，你馬上就要背上行囊外出度假。出發(fā)之前，你還有幾個(gè)重大決策要敲定。你剛剛收到的電子郵件事關(guān)部門某個(gè)亟待解決的新問題?；蛟S你剛剛繼承了一筆600萬美元的遺產(chǎn)，而你不知道該如何處置它，等等。

明白了嗎？好，請(qǐng)用簡單的一句話來描述一下，你希望得到的理想結(jié)果是什么。換句話說，事情怎樣才算得上是完成了呢？這可能非常簡單，就像“去夏威夷度假”、“處理有關(guān)客戶X的事情”、“與蘇珊協(xié)調(diào)大學(xué)里的情況”、“弄清新的部門管理結(jié)構(gòu)”、“實(shí)施新的投資策略”，或者“研究關(guān)于曼紐爾閱讀問題的解決方案”。你現(xiàn)在都清楚了嗎？好極了。

現(xiàn)在，請(qǐng)寫下為了推動(dòng)事情的進(jìn)展，你需要采取的下一步實(shí)際行動(dòng)。假設(shè)你手頭沒有其他事情，只有這一件事情需要立即完成，那么你下一步的具體行動(dòng)是什么？你會(huì)不會(huì)給某人打電話或者發(fā)短信？會(huì)不會(huì)寫一封電子郵件？會(huì)不會(huì)取出紙和筆，來一場頭腦風(fēng)暴？會(huì)不會(huì)去上網(wǎng)搜索數(shù)據(jù)？會(huì)不會(huì)去五金店買釘子？有沒有可能與你的伙伴、助手、律師或你的老板面對(duì)面地談上一會(huì)兒呢？你會(huì)怎么樣呢？

你找到答案了，是嗎？好極了。

你能從這短短2分鐘的思考中挖掘出什么有價(jià)值的東西嗎？如果你同那些在研討會(huì)上完成此項(xiàng)訓(xùn)練的大多數(shù)人一樣，那么，你就會(huì)體驗(yàn)到，至少你的控制力增強(qiáng)了一點(diǎn)，精神放松了一些，注意力也更集中了。此外，對(duì)于某些長久以來一團(tuán)亂麻的局面，你似乎也有了動(dòng)手解決它的沖動(dòng)。設(shè)想一下，在生活和工作中，這種驅(qū)動(dòng)力放大1 000倍時(shí)將會(huì)是怎樣一番景象。

如果這個(gè)小試驗(yàn)?zāi)軐?duì)你產(chǎn)生一些積極影響，請(qǐng)你想一想：究竟是什么發(fā)生了變化？根據(jù)你的經(jīng)驗(yàn)，是什么促使局面得到了改觀？形勢(shì)本身并不會(huì)向前發(fā)展，至少在這個(gè)物質(zhì)世界中這一點(diǎn)是千真萬確的。有所改變的，只是你更加明確了所期盼的結(jié)果，并確定了下一步需要采取的行動(dòng)方案。真正發(fā)生改變的，是有關(guān)梳理、關(guān)注與平和心態(tài)的重要因素：你如何處理自身的狀況。

然而，是什么創(chuàng)造了這一切呢？答案不是“進(jìn)行組織整理”或者“確定優(yōu)先事項(xiàng)”，而是“思考”。你不需要進(jìn)行太多思考，你只需要幾分鐘，就能排除無關(guān)壓力，集中精力利用必要的機(jī)會(huì)和資源。人們會(huì)進(jìn)行很多思考，但大多數(shù)思考只涉及某個(gè)問題、項(xiàng)目或者某種狀況——而不涉及思考本身。如果你真的采用了書中建議的措施，你就需要構(gòu)建以結(jié)果和行動(dòng)為導(dǎo)向的思維方式，而這種思維方式需要你有意識(shí)地進(jìn)行培養(yǎng)。因?yàn)槿说姆磻?yīng)是自發(fā)的，而思維卻不是。

“知識(shí)工作”的本質(zhì)

歡迎了解有關(guān)“知識(shí)工作”的真實(shí)本質(zhì)和操作原則：你對(duì)工作投入的思考，應(yīng)該比你現(xiàn)在實(shí)際付出的多，但是比你預(yù)想的要少。就像彼得·德魯克的描述：“在知識(shí)工作中，沒有人指派任務(wù)，需要由工作者自己確定。‘這項(xiàng)工作的預(yù)期成果是什么’是一個(gè)有助于提高知識(shí)工作者工作效率的關(guān)鍵性問題，這個(gè)問題可能會(huì)導(dǎo)致一些極具風(fēng)險(xiǎn)性的決定。通常，沒有正確的答案，只有不同的選擇。想要獲取高收益，一定要確認(rèn)預(yù)期結(jié)果。”

要弄清人們工作和生活中涌現(xiàn)出的各種事務(wù)的真實(shí)面目，要決定為此需要采取的種種行動(dòng)，都將消耗人們大量的精力。因此，許多人對(duì)此產(chǎn)生了抵觸情緒。實(shí)際上，我們從來沒有學(xué)過在行動(dòng)之前要進(jìn)行周密思考；大部分的日?；顒?dòng)也都以待處理事宜的形式（比如工作中未處理的公文，或者家里要洗的衣服，等等）展現(xiàn)在我們面前。所以大多數(shù)人認(rèn)為，根本沒必要（除非必須）先屏氣凝神地思考，進(jìn)而去確認(rèn)預(yù)期結(jié)果和必要的下一步行動(dòng)。然而事實(shí)上，思考結(jié)果是促使希望轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的最有效的手段之一。

為什么有些事情總是縈繞在你的心頭

在通常情況下，你對(duì)一些事情總是念念不忘，這是因?yàn)槟阆Ｍ鼈兊臓顩r能有所改善，另外：

·你還沒有明確地認(rèn)定它們的預(yù)期結(jié)果是什么。

·你還沒有確定你下一步的具體行動(dòng)到底是什么。

·你還沒有把關(guān)于預(yù)期結(jié)果和即將采取行動(dòng)的提示信息存入你所依賴的系統(tǒng)中去。

這就是為什么你忘不掉這些事情的原因了。直到你澄清了所有問題，做出一切必要的決定，并把預(yù)期結(jié)果保存到那個(gè)系統(tǒng)中去（同時(shí)要確保你能在必要情況下隨時(shí)訪問和查詢這個(gè)系統(tǒng)），你的大腦才會(huì)放松下來。你可以騙過別人，但是你卻無法愚弄自己的大腦。它能夠明察秋毫：你是否已經(jīng)做出了必要的決定，是否已經(jīng)把有關(guān)預(yù)期結(jié)果和行動(dòng)的提示信息寄存于一個(gè)安全可靠的地方，以便這些信息能在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候提醒你采取行動(dòng)。如果你沒有做好這些工作，那么，你的大腦就一分鐘也不會(huì)停止運(yùn)轉(zhuǎn)。通常情況下，當(dāng)你對(duì)某件事還沒有依照上述的處理方法處理時(shí)，你的某根神經(jīng)仍然會(huì)持續(xù)不斷地對(duì)你施加壓力，這只會(huì)增加你的精神負(fù)擔(dān)。

你的大腦并不總是那么管用

有趣的是，你的大腦中至少有一部分是相當(dāng)愚蠢的。如果它夠聰明且符合邏輯的話，它就應(yīng)該只在你需要處理某件事的時(shí)候才提醒你。

你有沒有一支電池耗盡了的手電筒？而你的大腦一般是在什么時(shí)候，才提醒你該買電池了呢？你又是在什么時(shí)候，才發(fā)現(xiàn)電池沒電了呢？這不能算是反應(yīng)靈敏的表現(xiàn)吧。如果你的大腦天資聰穎，它就應(yīng)該當(dāng)且僅當(dāng)你在商店里看到電池時(shí)才給你提醒，而且能一并告知你相應(yīng)的電池型號(hào)。

從你今天早晨醒來到現(xiàn)在，你是否想到了一些需要處理但還未動(dòng)手解決的事情呢？你是不是不止一次地想到了它們呢？為什么？不斷地考慮那些毫無進(jìn)展的事情純粹是浪費(fèi)時(shí)間和精力，而且這往往只會(huì)使你更加焦慮不安。

許多人的腦子里總在接連不斷地放電影，特別是當(dāng)我們談到有許多事要處理時(shí)，這種現(xiàn)象會(huì)更加嚴(yán)重。人們把許許多多懸而未決的問題委托給大腦來處理，但你的大腦卻無法有效處理它們。研究現(xiàn)已證明，你的大腦會(huì)不由自主地幫你記錄所有的未盡事宜，即便大腦記住了所有未盡事宜，它也不會(huì)（像最初設(shè)想的那樣）主動(dòng)給你準(zhǔn)確的提醒，反而會(huì)給你希望思考的其他事項(xiàng)帶來干擾，繼而會(huì)降低你的工作效率。

“材料”的轉(zhuǎn)化

我是這樣定義“材料”（stuff）的：進(jìn)入你的精神或現(xiàn)實(shí)世界中但尚未找到歸屬的任何事情，你尚未確定它對(duì)你的真正意義、預(yù)期結(jié)果和下一步具體行動(dòng)的所有事情。對(duì)很多人來說，他們的組織整理系統(tǒng)沒有發(fā)揮應(yīng)有的功效，原因在于沒有首先完成對(duì)“材料”的轉(zhuǎn)化。只要它們還保持著“材料”的身份，人們便無法加以控制。

多年以來，我所見過的幾乎所有任務(wù)清單純粹都是一些列舉“材料”的單子，而不是顯示必須完成的實(shí)際工作的清單。它們僅僅代表著尚未解決事項(xiàng)的部分提示信息，而這些事項(xiàng)也有待轉(zhuǎn)化為預(yù)期結(jié)果和行動(dòng)方案，即真正意義上的工作提綱和工作細(xì)節(jié)。

你會(huì)在任務(wù)清單上看到的典型事項(xiàng)包括：“媽媽”、“銀行”、“醫(yī)生”、“保姆”、“營銷副總裁”等?？吹竭@些事項(xiàng)后，你往往會(huì)感到壓力更大，而不會(huì)變得輕松。這是因?yàn)?，盡管這種做法可以促使你付出努力或做出決定，但它同時(shí)會(huì)發(fā)出心理召喚：“要考慮我！”如果你此時(shí)沒有精力或興趣去思考或做出決定，它只會(huì)令你不知所措。

材料的存在本質(zhì)上并不是一件壞事。就其本質(zhì)而言，如果某些事情吸引了我們的注意力，那么，它們往往以材料的形式表現(xiàn)出來。但是，一旦我們?cè)试S“材料”進(jìn)入我們的生活和工作中，就需要對(duì)其定義并做出解釋。在專業(yè)領(lǐng)域里，我們的工作需要我們以分鐘為單位，就電子郵件或者我們的戰(zhàn)略晨會(huì)記錄進(jìn)行思考、評(píng)估，做出決定并付諸執(zhí)行。這是你的固有工作內(nèi)容。如果你無須思考這些事情，你就可以忽略這些要求。就個(gè)人而言，我們可能會(huì)自欺欺人，容忍日常生活方式問題（家庭、家族、健康、財(cái)務(wù)、職業(yè)或關(guān)系問題）安然存在于我們的意識(shí)中，這是因?yàn)槲覀兾茨軐?duì)所需要的特定結(jié)果和必要行動(dòng)進(jìn)行定義。

在一次研討會(huì)臨近結(jié)束時(shí)，一家生物工程公司的資深經(jīng)理在重新審視她最初列出的任務(wù)清單時(shí)感嘆不已：“天哪，這簡直是一堆根本無法完成的工作，毫無章法可言！”就大多數(shù)個(gè)人管理系統(tǒng)中所謂的計(jì)劃清單而言，這是我聽到過的最生動(dòng)形象的描述了。絕大多數(shù)人一直在調(diào)整那些性質(zhì)原本模糊不清、內(nèi)容殘缺不全的任務(wù)清單。但是，他們?nèi)匀粵]有認(rèn)識(shí)到，到底需要整理多少內(nèi)容，管理哪些細(xì)節(jié)，才能獲得真正的回報(bào)。如果他們希望自己的組織整理工作富有成效，就應(yīng)該收集一切有待考慮的問題，然后完成思考過程。

過程：管理你的行動(dòng)

你幾乎可以像訓(xùn)練運(yùn)動(dòng)員那樣來訓(xùn)練你自己，在處理必要事項(xiàng)時(shí)表現(xiàn)得快速、敏捷、積極主動(dòng)和精力集中。你可以更加積極有效地思考問題，輕松自如地控制事態(tài)的發(fā)展。你可以將工作和生活中各個(gè)層面的事務(wù)都收集起來，完成更多的工作，同時(shí)消耗更少的精力。此外，你還可以針對(duì)收集到的全部“材料”進(jìn)行前期決策，為你的工作和生活制定出一套標(biāo)準(zhǔn)的事務(wù)處理模式。

然而，在你達(dá)到這個(gè)境界之前，你首先需要培養(yǎng)一個(gè)習(xí)慣：清除大腦中的全部事務(wù)。正如我們看到的那樣，單純的時(shí)間管理、信息管理或者優(yōu)先事務(wù)管理都無法實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。畢竟：

·你不可能通過管理時(shí)間，把5分鐘變成6分鐘。

·你無法管理大量的信息，過量的信息只會(huì)被遺忘和忽視——否則，當(dāng)你走進(jìn)圖書館或者上網(wǎng)的時(shí)候，腦子非爆炸不可。

·你無法管理事務(wù)的優(yōu)先級(jí)，因?yàn)槭聞?wù)是否優(yōu)先完全是你的主觀決定。

事實(shí)上，管理你的行動(dòng)是管理好你全部“材料”的關(guān)鍵所在。

管理行動(dòng)的重要性

你想利用自己的時(shí)間做什么事情？你要把獲取的信息運(yùn)用到哪件事情上？你要把有限的精力花費(fèi)在哪件事情上？這些是人們分配有限資源的時(shí)候必須做出的選擇。這些問題的本質(zhì)是，在某個(gè)時(shí)間，你應(yīng)該做什么。也就是說，我們要如何管理行動(dòng)。

這似乎是顯而易見的。然而，就你所關(guān)心的項(xiàng)目、事務(wù)、未盡事宜的具體行動(dòng)來說，其數(shù)量之大往往會(huì)令你震驚，更別說那些有待識(shí)別和決定的方案了。實(shí)際上大部分人都有很多自己沒有意識(shí)到的事務(wù)在等待他們完成。常常聽到有人抱怨“我沒有時(shí)間去……”，這是完全可以理解的，因?yàn)樵S多任務(wù)似乎勢(shì)不可當(dāng)?shù)叵蚰阌縼?。之所以有這種感覺，是因?yàn)闆]人能執(zhí)行任務(wù)！你所能做到的僅僅是執(zhí)行這個(gè)任務(wù)中的某一個(gè)具體行動(dòng)步驟。在多數(shù)情況下，那些具體的行動(dòng)步驟可能只需要一兩分鐘就可以完成，而正是這些不起眼的行動(dòng)在推動(dòng)整個(gè)任務(wù)的完成。

在培訓(xùn)成千上萬名專業(yè)人士的實(shí)踐中，我發(fā)現(xiàn)，他們的突出問題并不是缺乏時(shí)間（盡管他們自己這樣認(rèn)為）。問題的關(guān)鍵在于，他們無法斷定到底要干些什么，下一步需要采取哪些行動(dòng)。就像在用雷達(dá)監(jiān)視敵情，你應(yīng)該在發(fā)現(xiàn)異常的第一時(shí)間做出反應(yīng)，而不能等到問題嚴(yán)重了才手忙腳亂地處理。認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，會(huì)讓你在行動(dòng)管理中受益頗豐。

搞定事項(xiàng)分為兩類：（1）“已做好”（結(jié)果）和（2）“正在做”（行動(dòng)）。對(duì)于大多數(shù)人的大多數(shù)關(guān)注對(duì)象而言，這些內(nèi)容很難自行凸顯。

采用自下而上的方法

經(jīng)過多年的觀察，我發(fā)現(xiàn)自下而上的工作方法——即從當(dāng)前活動(dòng)和任務(wù)的最底層入手來處理事務(wù)——對(duì)提高個(gè)人工作效率最具實(shí)用價(jià)值。一般觀點(diǎn)認(rèn)為，最恰當(dāng)?shù)淖鍪路椒☉?yīng)該是自上而下地進(jìn)行處理：首先確定個(gè)人或組織的目標(biāo)和前景，然后定義工作的主要目標(biāo)，最后把焦點(diǎn)集中到實(shí)施計(jì)劃的細(xì)節(jié)問題上。然而實(shí)際情況是，大多數(shù)人總是陷于日常繁雜的事務(wù)中難以脫身，進(jìn)而嚴(yán)重阻礙了他們?nèi)ゼ芯倲埓缶郑宰韵露系姆椒ǚ炊有兄行А?/p>

完全掌控各種事務(wù)（無論是文件夾中的還是腦海中的），并且采取一切有效方法保持這種清爽的狀態(tài)，將成為拓寬視野的最佳途徑。如此一來，你的創(chuàng)造力就獲得了解放，它將更加有力地支持你著眼于新的高度，使你更有信心進(jìn)行開拓創(chuàng)新。這是一種自由、舒展和精神振奮的奇妙感覺，只有采用自下而上的方法處理事務(wù)的人才能體會(huì)到。

一旦處理底層具體行動(dòng)的做法融入你的日常事務(wù)處理模式中，你就為進(jìn)行更高一級(jí)的思維活動(dòng)做好了充分準(zhǔn)備。事實(shí)上，在你的日常工作以外，有更多有價(jià)值的事情在等待你思考。但如果你在底層具體行動(dòng)方面的控制管理能力不夠的話，就很可能無暇旁顧了。這就像穿著寬大的泳衣游泳——你不得不用手提著泳褲防止它掉下去，根本無心抬頭打量方向是否正確。

我接觸過許多經(jīng)理人，他們?cè)诎滋焯幚碇鞣N繁雜瑣碎的事務(wù)，到了晚上，頭腦里仍塞滿了對(duì)公司前景以及個(gè)人前途的考慮和展望。這是沒有妥善地管理工作流程的必然結(jié)果。

對(duì)行動(dòng)的橫向管理和縱向管理

你需要從橫向和縱向兩個(gè)角度，來控制各種事務(wù)、項(xiàng)目和行動(dòng)。橫向控制是把你涉及的所有行動(dòng)都管理起來，保證毫無遺漏地加以執(zhí)行。這就好像是一部進(jìn)行不間斷、全方位掃描的雷達(dá)，它的對(duì)象是一天里任何一件能夠吸引你關(guān)注的事項(xiàng)：藥店、女兒的男朋友、董事會(huì)會(huì)議、瑪薩姑媽、一條呼入短信、戰(zhàn)略計(jì)劃、午餐、辦公室里枯萎的植物、一位抱怨不停的顧客、需要擦的皮鞋、你要去買郵票、構(gòu)思明天的演示內(nèi)容、存支票、預(yù)訂旅館、取消一次員工會(huì)議、晚上去看一場電影，等等。你也許會(huì)對(duì)自己在短短一天時(shí)間里需要考慮和處理如此之多的事情感到驚訝不已，因此，你需要配備一個(gè)完善的系統(tǒng)來輔助你記錄這些事務(wù)，并在需要時(shí)及時(shí)給出必要的提示，從而確保你能夠輕松、快速地將注意力從一件事情轉(zhuǎn)移到另一件上。

相比之下，縱向控制則是對(duì)每個(gè)具體主題或項(xiàng)目進(jìn)行思考和協(xié)調(diào)，并跟蹤其進(jìn)展情況。比如，吃晚飯時(shí)，你和你的配偶談?wù)撈鹣乱淮味燃?，這時(shí)，你內(nèi)心深處的“監(jiān)控雷達(dá)”開始鎖定這一信息——你們將去哪里，什么時(shí)候去，將做些什么，要做什么準(zhǔn)備等；或者你的公司即將進(jìn)行部門重組，你和老板需要商討一些決策；或者你僅僅需要挑選一個(gè)日期，在那天給一位顧客打一個(gè)電話。從廣義上講，這就是“項(xiàng)目規(guī)劃”，它的焦點(diǎn)聚集在某一事務(wù)、狀況或某一個(gè)人身上，勾勒出執(zhí)行過程中的一切（至少對(duì)目前來說）必要想法、細(xì)節(jié)、重要環(huán)節(jié)，以及事情的先后次序。

橫向控制和縱向控制的目標(biāo)是一致的：解除你的心理負(fù)擔(dān)，并把事情做好。恰到好處的行動(dòng)管理能讓你輕松自如地游歷于廣闊的工作和生活天地中，同時(shí)，對(duì)項(xiàng)目的適度關(guān)注能讓你徹底了解和掌控項(xiàng)目所需的具體環(huán)節(jié)。

最重要的技巧：把一切事務(wù)趕出大腦

如果你把所有事務(wù)都存儲(chǔ)在大腦里，那么，你就無法真正地獲得我承諾的那種輕松控制感。你將發(fā)現(xiàn)，這套方法中包含的那些行為和技巧是你早就掌握的。但與其他方法不同的是，必須將“材料”全部存入文件夾中，而不是遺留在大腦中。這套方法適用于一切事務(wù)——重大的或者微小的，私人的或者工作上的，突發(fā)的或者常規(guī)的，絕無例外。

我想你可能有過這樣的經(jīng)歷：當(dāng)你的工作（比如某個(gè)龐大的項(xiàng)目）或者生活達(dá)到某一個(gè)階段時(shí)，你需要坐下來平靜一下，拿起紙和筆列出一張清單來幫助你進(jìn)行分析和思考。然后，你會(huì)覺得生活或工作更有重點(diǎn)，也更容易掌控。如果你這樣做過的話，對(duì)于我所講的方法你就能有所體會(huì)。你的外部世界沒有發(fā)生任何改變，而你對(duì)此感覺尚好。真正顯著改變的，是你對(duì)待自身內(nèi)部世界的方式。一旦你的頭腦中涌現(xiàn)出具有潛在意義的事情，這種情形就會(huì)發(fā)生。然而，大多數(shù)人只有在生活、工作變得一團(tuán)糟，令他們難以忍受、不得不采取措施時(shí)，才會(huì)開始草擬工作清單。盡管如此，這個(gè)清單通常情況下也僅僅涉及使他們備受折磨的那些具體問題。但是，如果你能夠把這種做法轉(zhuǎn)化為你現(xiàn)在生活和工作中運(yùn)行模式的一種常態(tài)，并使之貫穿于你生活中的各個(gè)領(lǐng)域（不僅僅在處理“緊急情況”時(shí)如此），那么，你才算達(dá)到了我所描述的“心如止水”的境界。以我的經(jīng)驗(yàn)來說，這個(gè)過程通常能完善我們的觀點(diǎn)和經(jīng)驗(yàn)。還等什么？

在實(shí)際行動(dòng)過程中，我盡量讓自己憑直覺去挑選要采取的行動(dòng)，而不是重新思考那些事務(wù)的來龍去脈。因?yàn)槲以缫褜?duì)事務(wù)進(jìn)行了周密嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼遄茫玫慕Y(jié)果都是純粹可執(zhí)行的行動(dòng)。所以我不會(huì)再次浪費(fèi)時(shí)間進(jìn)行思考，否則，就是徒勞無益地耗費(fèi)創(chuàng)造力，徒增挫折和壓力。

任何要辦理的事務(wù)都需要你進(jìn)行思考，這是無法回避的，你的大腦會(huì)緊緊地抓住那些未經(jīng)思考的事情不放。但是，大腦負(fù)載這些未盡事宜的能力是有限度的，一旦超越了這個(gè)限度，它的思考效率就會(huì)急劇下降。

大腦中肩負(fù)短期記憶的那部分組織——往往負(fù)責(zé)存儲(chǔ)不完整、尚未決定和沒有組織安排好的材料——其功能類似于個(gè)人計(jì)算機(jī)中的RAM（隨機(jī)存儲(chǔ)器）。你的意識(shí)就好像是計(jì)算機(jī)的CPU（中央處理器），是一個(gè)負(fù)責(zé)處理的工具，而不是一個(gè)存儲(chǔ)場所。你每次只能考慮兩三件事情。但是那些未處理完的事務(wù)仍然存儲(chǔ)于短期記憶空間里。大腦保存材料的能力是有限的。要想讓大腦高效工作，就像讓CPU高速處理任務(wù)一樣，必須保證RAM里的排隊(duì)任務(wù)盡量減少。很多人終日忙忙碌碌，大腦的存儲(chǔ)空間早已不堪重負(fù)。他們時(shí)常感到心神不寧、坐臥不安、執(zhí)行能力減弱，這是因?yàn)樵谒麄儍?nèi)心深處，超負(fù)荷的精神負(fù)擔(dān)無時(shí)無刻不在侵?jǐn)_他們的注意力?，F(xiàn)在，認(rèn)知科學(xué)方面的最新研究已經(jīng)證實(shí)了這個(gè)結(jié)論。研究表明，因?yàn)槿狈尚刨嚨娜蝿?wù)解決計(jì)劃或系統(tǒng)，努力跟進(jìn)我們承諾完成的事務(wù)會(huì)讓精神不堪重負(fù)，并使得我們的思維過程受阻。

現(xiàn)在讓我們暫停一下，審視一下你自己。在剛剛過去的幾分鐘里，你是不是已經(jīng)走神兒了，腦子里冒出一些與你現(xiàn)在的閱讀內(nèi)容毫不相干的事情了？你的大腦很可能開了小差，跑到一些未處理完的事情上去了。這些事情從你大腦的RAM里一躍而起，沖著你大吼大叫。而你又是怎樣做的呢？除非你把它記下來，放在一個(gè)可靠的收集工具中（“可靠”是因?yàn)槟阒雷约簩⒑芸旎仡^處理這個(gè)問題），否則，它只會(huì)跟你糾纏不休，或者至少會(huì)加劇某種未被平息的緊張狀況。那將導(dǎo)致最糟糕的結(jié)果：事情毫無進(jìn)展，而壓力徒然激增。

糟糕的是，你的大腦是個(gè)認(rèn)真負(fù)責(zé)的器官，雖然你對(duì)某些事情感到無能為力、無可奈何，可你的大腦仍然會(huì)毫不懈怠地一個(gè)勁兒地提醒你。大腦中從來就不存在過去或者將來的概念，也就是說，一旦你告訴自己有些事情需要處理，并把這一信息傳遞到你的RAM中，那么大腦中的某些區(qū)域就會(huì)立即認(rèn)定：你應(yīng)該自始至終努力完成那件事情。對(duì)于任何你應(yīng)該去解決的問題，大腦都會(huì)自動(dòng)認(rèn)為你應(yīng)該立刻著手辦理。一旦你把兩件事同時(shí)放入大腦，那你就注定會(huì)失敗，因?yàn)槟愀緹o法同時(shí)對(duì)付它們。就這樣，無孔不入的壓力一下子冒了出來，而這種壓力卻常常會(huì)讓你丈二和尚摸不著頭腦，更別說順利解決了。

大部分人處于這種精神狀態(tài)的時(shí)間太久了，反而習(xí)以為常，殊不知這種狀態(tài)是不正常的。就像萬有引力無時(shí)不在，以至于萬有引力的感受者們甚至意識(shí)不到引力的存在。只有當(dāng)人們徹底擺脫了這種壓力的束縛，獲得一種完全不同的體驗(yàn)時(shí)，他們才可能認(rèn)識(shí)到自己曾經(jīng)承受著多么大的壓力。這就像房間里持續(xù)存在的嗡嗡聲，不停下來的話你根本注意不到它們。

那么，有擺脫這種壓力和噪聲的辦法嗎？當(dāng)然有。以下章節(jié)將告訴你具體做法。