3.5 結構化分析案例

3.5.1 組織結構分析

小區物業管理公司主要業務部門如下。

1）一門市

它主要負責小區進戶、退戶、更戶、減戶、并戶、分戶、售房、產權分房、差價換房、注銷房產、新增房產及報修管理等業務的受理。

2）記賬室

它負責日常收取房租、管理費、清潔保安費、電梯運行費和水電費等。

3）財務部

它負責統計日常收入及開支，登記賬簿。

4）管理處

它負責售房登記、日常業務核實和協調各項業務等。

5）資料室

它負責管理各種報表及存檔資料。

6）計算機房

它包括日常報表打印、系統維護、數據庫管理和局域網管理等。

7）經理室

它包括對各項業務的審核、批復工作，以及公司日常事務性工作的處理。

物業公司各部門通過公司局域網實現信息共享、網上辦公，其系統結構如圖3.19所示。

業主可以通過網上查詢或電話咨詢等方式獲得各項收費信息，其信息來自于遠程抄表系統對水表、電表、煤氣表及熱能表數據的及時采集，并由物業管理公司在網上發布，其結構如圖3.20所示。

3.5.2 業務流程分析

小區物業管理的基本職能分為管理和服務兩個方面。

1.管理方面

（1）包括戶籍、產權、產業、租賃、租金和設備等方面的管理工作。

（2）掌握房產的變動和使用情況，使房屋及時得到維修，保持房屋的基本功能。

（3）把房屋的數量、建筑形式、完好程度和設備使用情況及時準確地記錄下來，隨時變更原始記錄。

2.服務方面功能

（1）及時登門進行日常服務，提前檢修上下水管道、暖氣管道，水管的防凍保暖，換紗窗，檢修門鎖，修換燈口、電線和開關。

（2）及時檢修鍋爐，保證供暖；及時檢修泵房、變電所，保證供水、供電；及時檢修煤氣管道，保證安全供氣；及時檢修電梯，確保其安全運行。

（3）服務管理，比如對于房屋、設備的點交、登記，建立保管卡。

（4）在房屋交接時向用戶清楚點交相關設備，明確保管責任。

（5）在日常工作中宣傳使用房屋設備的常識，加強愛護房屋設備的意識，并注意記錄設備變化情況。

（6）用戶遷入或遷出時，要進行清點。

（7）物業管理公司可以將房屋的環境衛生承包給專業的清潔公司，將保安工作委托給專業保安公司，將小區環境綠化承包給專業綠化隊。住戶只需要根據物價部門批準的收費標準，按物業管理公司的收費通知單連同租金房票按時繳納費用。

總之，物業管理的職能可歸納如下。

（1）管理物業資料，負責組織對房屋進行大、中修。

（2）管理住戶資料，負責記錄戶籍、產權、租賃情況和設備情況。

（3）負責收取租金、物業管理費、保潔保安費和電梯運行費。

（4）經用戶申請，對房屋進行有償維修。

通過調查可得，這些業務的具體處理過程如下。

（1）用戶到一門市辦理業務，若進戶或是更戶要求，可在一門市直接辦理，以更新物業管理基本信息，其他業務需要制作管理簽報，連同各種相關材料送管理處處理。

（2）管理處3天內完成核實情況，制作售房登錄表后，送資料室。

（3）資料室3天內完成審核和整理，將簽報送經理室，售房登錄表送計算機房。

（4）經理對簽報報表進行審核，若不同意，退回資料室，并當天返回管理處，以補充規定有關材料或向住戶說明不批準原因；同意的材料，由資料室在2日內完成登記工作，開具租賃憑證后送一門市。

（5）計算機房收到資料室傳來的售房登錄表后，2日內制作完成售房計算表送一門市。

（6）一門市2日內填寫售房合同，等待住戶簽訂合同，將合同交用戶付錢。

（7）住戶憑付款憑證辦理退房等相關業務，結清租金。

（8）辦結完成后，一門市將資料送至管理處，由管理處制作動態簽報，送資料室。

（9）資料室3日內完成整理所有資料的工作，報經理室，經理室3日內審批后送記賬室，更新物業管理基本信息，所有信息由統計員制作各種報表以備相關人員查詢和打印。

根據以上業務描述，可繪制日常業務流程，如圖3.21所示。

3.5.3 數據流程分析

通過分析可得，在日常管理中，主要的數據處理流程如下。

（1）一門市接收住戶的申請，要根據基礎信息決定是否受理。

（2）決定受理后，填寫動態簽報，進行審核、確認。

（3）記賬員根據動態簽報進行租金調整。

（4）記賬員根據動態簽報進行賬目調整。

（5）記賬員根據回執進行回執錄入。

（6）資料室根據動態簽報進行基礎信息修改。

（7）記賬室、資料室根據基礎信息、賬目信息進行查詢，生成報表。

根據以上的數據流程分析可繪制系統頂層圖和分解圖，如圖3.22和圖3.23所示。