一、行政公文的歷史回顧

建國(guó)之初，國(guó)務(wù)院就對(duì)行政公文處理非常重視，于1951年9月29日（當(dāng)時(shí)還叫政務(wù)院）首次頒布了《公文處理暫行辦法》，規(guī)定了我國(guó)行政公文為7類12種。1957年國(guó)務(wù)院秘書(shū)廳發(fā)布了《關(guān)于對(duì)公文名稱和體式的幾點(diǎn)意見(jiàn)》，對(duì)部分文種做了調(diào)整，但仍是7類12種。1981年2月，國(guó)務(wù)院頒布了《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理暫行辦法》，將行政公文的文種重新規(guī)定為9類15種。1987年2月18日，國(guó)務(wù)院頒發(fā)了《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，正式規(guī)定行政公文的種類為10類15種。1993年11月，國(guó)務(wù)院對(duì)《辦法》進(jìn)行了修訂，具體文種為12類13種。2000年8月，國(guó)務(wù)院對(duì)《辦法》再次進(jìn)行了修訂，文種定為13種，于2001年1月1日起施行。

隨著社會(huì)形勢(shì)的不斷變化，社會(huì)主義建設(shè)事業(yè)的不斷發(fā)展，以及辦公自動(dòng)化程度的不斷提高，對(duì)公文的文種和處理方法不斷地進(jìn)行調(diào)整和完善，是十分必要的，而且將來(lái)肯定還要進(jìn)行這方面的工作。

二、行政公文的主要文種

《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》對(duì)公文種類、格式、行文規(guī)則、辦理程序、立卷、歸檔和銷毀等方面，都有詳細(xì)規(guī)定。在這里，我們主要介紹一下跟寫(xiě)作關(guān)系密切的公文種類。

現(xiàn)在實(shí)行的行政公文種類分別為：（一）命令（令）；（二）決定；（三）公告；（四）通告；（五）通知；（六）通報(bào)；（七）議案；（八）報(bào)告；（九）請(qǐng)示；（十）批復(fù)；（十一）意見(jiàn)；（十二）函；（十三）會(huì)議紀(jì)要。共計(jì)13種。

三、黨的公文的歷史回顧

中共中央辦公廳1989年4月25日首次頒發(fā)了有關(guān)黨內(nèi)公文的規(guī)章《中國(guó)共產(chǎn)黨各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)文件處理?xiàng)l例（試行）》，規(guī)定黨的文件主要種類為13種。在試行了7年之后，1996年5月3日，進(jìn)行了調(diào)整修訂，正式頒布了《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》，文種確定為14種。這就是目前實(shí)行的黨的公文的規(guī)章。

四、黨的機(jī)關(guān)公文的主要文種

現(xiàn)行的黨的機(jī)關(guān)公文的14種主要文種是：（一）決議；（二）決定；（三）指示；（四）意見(jiàn)；（五）通知；（六）通報(bào)；（七）公報(bào)；（八）報(bào)告；（九）請(qǐng)示；（十）批復(fù)；（十一）條例；（十二）規(guī)定；（十三）函；（十四）會(huì)議紀(jì)要。

其中，“意見(jiàn)”、“決定”、“通知”、“通報(bào)”、“報(bào)告”、“請(qǐng)示”、“批復(fù)”、“函”、“會(huì)議紀(jì)要”，共9種文體，與行政公文基本一致。另外，“指示”、“條例”、“規(guī)定”3種文體，行政公文的主要文種中雖未列出，但在實(shí)際工作中，行政機(jī)關(guān)也經(jīng)常使用。“決議”也是行政公文中原有的主要文種，1993年修訂時(shí)從主要文種中撤銷。只有“公報(bào)”，行政公文中的對(duì)應(yīng)文體是“公告”，二者有較大的差別。而“決議”在行政公文中已經(jīng)取消。

五、行政公文和黨的公文格式的基本規(guī)定

行政公文和黨的公文都非常重視行文的格式。

《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第十條規(guī)定：“公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。”

《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》第八條規(guī)定：“黨的機(jī)關(guān)公文由版頭、份號(hào)、密級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記組成。”

這些基本格式當(dāng)有者必須具備，不當(dāng)有者不得出現(xiàn)（如密級(jí)和緊急程度，就不是每份文件必需的）。而且每一格式項(xiàng)目在正式公文中出現(xiàn)的位置和形式，也都有嚴(yán)格的規(guī)定。

六、公文格式詳解

（一）版頭

版頭（在《條例》中稱為版頭，在《辦法》中稱為“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)”）就是我們通常所說(shuō)的“紅頭”。它一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“文件”兩字組成，也可以只有機(jī)關(guān)名稱不加“文件”二字，黨的公文還可以由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱后加括號(hào)標(biāo)明文種組成。版頭用套紅大字居中印在公文首頁(yè)上部。

版頭這一格式項(xiàng)目需要特別注意的問(wèn)題還有：

發(fā)文機(jī)關(guān)名稱必須使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，不得出現(xiàn)所指不明或容易誤解的情況。

幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，屬于行政公文的，要把參與發(fā)文的機(jī)關(guān)都排上，主辦機(jī)關(guān)排列在前，其他機(jī)關(guān)依次在下方整齊對(duì)應(yīng)排列。機(jī)關(guān)名稱后的“文件”二字居縱向中央。黨的公文在聯(lián)合發(fā)文時(shí)，版頭可采取同樣的形式，也可以只列主辦機(jī)關(guān)名稱。

在民族自治地方，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱可以并用自治民族的文字和漢字印刷。

（二）份號(hào)

份號(hào)是公文印制份數(shù)的順序號(hào)，行政公文要求“絕密”“機(jī)密”公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份號(hào)，黨的機(jī)關(guān)公文要求凡秘密公文都要標(biāo)明份號(hào)。

份號(hào)是用自動(dòng)號(hào)碼印刷機(jī)印刷的，每一份公文的份號(hào)都不一樣，這在秘密公文的管理過(guò)程中有重要意義。

份號(hào)的位置在公文首頁(yè)版心的左上角。

（三）秘密等級(jí)

秘密公文的秘密等級(jí)共有三級(jí)：“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。“絕密”級(jí)別最高，“機(jī)密”次之，“秘密”又次。如無(wú)保密內(nèi)容，不得標(biāo)注此項(xiàng)，以免給工作增添麻煩。密級(jí)標(biāo)注在公文首頁(yè)版心右上角。

有關(guān)保密的法規(guī)還要求公文在密級(jí)后面標(biāo)明時(shí)限，超過(guò)時(shí)限將自動(dòng)解除秘密。

（四）緊急程度

對(duì)于事關(guān)重大、需要緊急傳遞和辦理的公文，應(yīng)標(biāo)明緊急程度，以便跟一般公文區(qū)分開(kāi)來(lái)。緊急程度分為兩級(jí)，行政公文分別叫做“特急”、“急件”，黨的公文分別叫做“特急”、“加急”。不是事關(guān)重大、需要緊急辦理的公文，不得標(biāo)注此項(xiàng)。

緊急程度的標(biāo)注一般也在首頁(yè)右上角，跟秘密等級(jí)上下排列，居秘密等級(jí)下方。

緊急電報(bào)的分級(jí)與一般公文有所不同，行政公文要求以三級(jí)標(biāo)示：“特急”、“加急”、“平急”；黨的公文要求以四級(jí)標(biāo)示：“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（五）發(fā)文字號(hào)

發(fā)文字號(hào)是公文的一個(gè)重要項(xiàng)目，位于版頭的正下方，文頭部分與正文部分的間隔橫線的正上方。黨的公文也可標(biāo)在版頭的左下方。

發(fā)文字號(hào)有固定的模式：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份（發(fā)文年度）、序號(hào)（發(fā)文順序號(hào)）三部分組成。

機(jī)關(guān)代字是發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的極度簡(jiǎn)縮，但還能識(shí)別出是哪一個(gè)機(jī)關(guān)。如：“國(guó)發(fā)”是國(guó)務(wù)院的機(jī)關(guān)代字，“中發(fā)”是中共中央的機(jī)關(guān)代字，“國(guó)辦發(fā)”是國(guó)務(wù)院辦公廳的機(jī)關(guān)代字，陜西省人民政府的機(jī)關(guān)代字是“陜政字”，四川省人民政府的機(jī)關(guān)代字是“川府”，根據(jù)代字可以看出發(fā)文的是什么機(jī)關(guān)。

年份就是發(fā)文當(dāng)年的年度，用阿拉伯?dāng)?shù)字寫(xiě)全，不得縮寫(xiě)，如把1999年減縮為“99”。年份加六角括號(hào)，例如：〔1999〕。不得用圓括號(hào)或別的括號(hào)。

序號(hào)是機(jī)關(guān)發(fā)文的流水號(hào)，當(dāng)年所發(fā)的第一份公文是1號(hào)，以后依次順排即可。除命令（令）外，其他公文的序號(hào)前不加“第”字，數(shù)字前面也不加“0”。

發(fā)文字號(hào)是引用和查找公文時(shí)的重要依據(jù)，正規(guī)公文一般都要有發(fā)文字號(hào)，其組合方式也要按《辦法》和《條例》的規(guī)定執(zhí)行。

（六）簽發(fā)人

《辦法》規(guī)定：“上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人，會(huì)簽人姓名。”《條例》規(guī)定：“上報(bào)公文應(yīng)當(dāng)在發(fā)文字號(hào)右側(cè)標(biāo)注‘簽發(fā)人’，在‘簽發(fā)人’后面標(biāo)簽發(fā)人姓名。”

“簽發(fā)人”一項(xiàng)的具體位置，行政公文跟黨的公文一樣，標(biāo)在“紅頭”下方右側(cè)，也就是發(fā)文字號(hào)右邊。

公文的簽發(fā)也有嚴(yán)格的規(guī)定。行政公文“以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。”黨的公文“須經(jīng)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批簽發(fā)。重要公文應(yīng)當(dāng)由機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。聯(lián)合發(fā)文，須經(jīng)所有聯(lián)署公文的領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)簽。黨委辦公廳（室）根據(jù)黨委授權(quán)發(fā)布的公文，由被授權(quán)者簽發(fā)或者按照有關(guān)規(guī)定簽發(fā)。領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn)，并寫(xiě)上姓名和時(shí)間。若圈閱，則視為同意。”

以上各項(xiàng)格式項(xiàng)目，均屬于文頭部分，位于首頁(yè)的間隔橫線之上。

（七）公文標(biāo)題

公文標(biāo)題位于間隔橫線下方，居中排列，字號(hào)大于正文。

公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文主要內(nèi)容、文種組成。例如，在《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于調(diào)整中國(guó)人民銀行貨幣政策委員會(huì)組成人員的通知》這一標(biāo)題中，“國(guó)務(wù)院辦公廳”是發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，“關(guān)于調(diào)整中國(guó)人民銀行貨幣政策委員會(huì)組成人員”是主要內(nèi)容，“通知”是文種。

發(fā)文機(jī)關(guān)名稱根據(jù)情況可以省略，如人事部、教育部、國(guó)家語(yǔ)言文字工作委員會(huì)聯(lián)合下發(fā)的《關(guān)于開(kāi)展國(guó)家公務(wù)員普通話培訓(xùn)的通知》，標(biāo)題中就省略了發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。

國(guó)務(wù)院辦公廳的《辦法》要求：“公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容”，中央辦公廳的《條例》則將主要內(nèi)容稱為“公文主題”，這里的“主題”不是中心思想的意思，而是指中心事件、主要問(wèn)題，實(shí)際上就是主要內(nèi)容。在實(shí)際工作中，公文標(biāo)題中的主要內(nèi)容這一項(xiàng)又被稱為“事由”、“摘由”。

概括主要內(nèi)容是公文標(biāo)題擬定的關(guān)鍵，也是寫(xiě)作中技術(shù)性最強(qiáng)的一環(huán)。以下三種情況要盡力防止：

不明確。標(biāo)題中的主要內(nèi)容部分意義含混，令人不知所云。例如《關(guān)于盡快修復(fù)三號(hào)公路的請(qǐng)示》這一標(biāo)題，就可以有三種不同的理解：一是要求上級(jí)盡快修復(fù)三號(hào)公路；二是要求上級(jí)批準(zhǔn)本單位修復(fù)三號(hào)公路的計(jì)劃；三是要求上級(jí)出面干涉三號(hào)公路的修復(fù)事宜。到底是哪種意思呢？標(biāo)題的含糊不清，容易使人產(chǎn)生誤解，甚至可能影響工作的順利開(kāi)展。

不簡(jiǎn)練。標(biāo)題中的主要內(nèi)容是摘要性的，高度濃縮化的，不能面面俱到，臃腫龐雜。例如下面這個(gè)標(biāo)題中的事由部分：《××縣人民政府在工業(yè)會(huì)議后為貫徹省政府關(guān)于開(kāi)展增產(chǎn)節(jié)約運(yùn)動(dòng)的指示根據(jù)本縣情況提出措施計(jì)劃并增產(chǎn)指標(biāo)向市政府的報(bào)告》，說(shuō)了許多話，極力想把內(nèi)容說(shuō)得更具體、更清楚，結(jié)果反而更不清楚。

不規(guī)范。有個(gè)別公文的標(biāo)題不按照現(xiàn)行格式寫(xiě)，而是刻意仿古，或者標(biāo)新立異。例如，《呈報(bào)擴(kuò)建校舍由》這一標(biāo)題，就是仿古的寫(xiě)法，按照現(xiàn)行的格式，應(yīng)寫(xiě)成《關(guān)于擴(kuò)建校舍的請(qǐng)示》。

文種是公文標(biāo)題的第三個(gè)組成部分，每一篇公文的標(biāo)題，均應(yīng)準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

（八）主送機(jī)關(guān)

主送機(jī)關(guān)就是受理公文的機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)名稱應(yīng)當(dāng)用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱，位于公文標(biāo)題下方，正文上方，頂格排印。

下行文的主送機(jī)關(guān)可以有若干個(gè)，排列時(shí)，同類型、相并列的機(jī)關(guān)之間用頓號(hào)間隔，不同類型、非并列關(guān)系的機(jī)關(guān)之間用逗號(hào)間隔，最后用冒號(hào)。如人事部《關(guān)于開(kāi)展國(guó)家公務(wù)員普通話培訓(xùn)的通知》的主送機(jī)關(guān)：

各省、自治區(qū)、直轄市人事（人事勞動(dòng)）廳（局），教委（教育廳），語(yǔ)委（語(yǔ)言文字工作機(jī)構(gòu)），國(guó)務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu)人事（干部）部門，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)人事局：

向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，特別是上行文中的請(qǐng)示，一般只能寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)。如需其他相關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)閱知，可以抄送。

大多數(shù)公文都有主送機(jī)關(guān)，但有些向全社會(huì)普發(fā)的下行文，沒(méi)有明確的主送機(jī)關(guān)，可以沒(méi)有這一項(xiàng)。

（九）正文

正文是公文的主體，用來(lái)表述公文的內(nèi)容，位于標(biāo)題或主送機(jī)關(guān)下方。

正文的寫(xiě)作是本書(shū)的重點(diǎn)講述內(nèi)容，后面將分文體一一詳加介紹，此處從略。

（十）附件

公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后，機(jī)關(guān)署名或成文時(shí)間之前，注明附件順序和名稱。附件應(yīng)當(dāng)置于主件之后，與主件裝訂在一起。無(wú)附件的公文，省略此項(xiàng)。

（十一）發(fā)文機(jī)關(guān)署名

黨的機(jī)關(guān)公文要求署名，署名用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，位于正文下方偏右。行政公文不要求一定署名，根據(jù)情況，可署可不署。如有署名，位置同黨的公文。如不署名，公章蓋在成文日期上。署名和下面的成文日期之間，要有一定的間隔。

（十二）成文時(shí)間

成文時(shí)間一般以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；如系聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。會(huì)議通過(guò)的重要公文，以會(huì)議通過(guò)日期為準(zhǔn)。

成文日期要寫(xiě)明年、月、日，不得簡(jiǎn)寫(xiě)，用漢字書(shū)寫(xiě)，位于正文或機(jī)關(guān)署名下方偏右。

會(huì)議通過(guò)的重要公文，如決議、決定，以及條例、規(guī)定等法規(guī)性文體，成文日期不在文后，而是加括號(hào)標(biāo)注于標(biāo)題下方居中位置。

（十三）印章

除會(huì)議紀(jì)要和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，公文均應(yīng)加蓋公章。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋公章。聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)都要加蓋公章。

（十四）印發(fā)傳達(dá)范圍

又稱附注，加括號(hào)標(biāo)注于成文日期下方左邊。無(wú)需特別說(shuō)明者，可以省略此項(xiàng)。

以上各項(xiàng)，均屬公文的主體部分。

（十五）主題詞

國(guó)務(wù)院辦公廳規(guī)定：“公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。”1994年國(guó)務(wù)院辦公廳秘書(shū)局印發(fā)了重新修訂的《國(guó)務(wù)院公文主題詞表》，并規(guī)定，“自1994年6月1日起，凡國(guó)務(wù)院、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的文件和各地區(qū)、各部門報(bào)送國(guó)務(wù)院、國(guó)務(wù)院辦公廳的文件，均按該詞表標(biāo)引主題詞。”

中央辦公廳也規(guī)定：黨的機(jī)關(guān)公文要“按上級(jí)機(jī)關(guān)的要求和《公文主題詞表》標(biāo)注”主題詞，“位于抄送機(jī)關(guān)上方”。

公文主題詞是為適應(yīng)辦公自動(dòng)化的需要，在實(shí)踐中總結(jié)出來(lái)的能表達(dá)公文基本內(nèi)容的規(guī)范化的單詞和詞組。現(xiàn)在，所有的公文都要標(biāo)注主題詞，上報(bào)的公文要求更嚴(yán)格，要按上級(jí)機(jī)關(guān)的要求和《公文主題詞表》標(biāo)注。

一篇公文的主題詞要能反映公文的主要內(nèi)容和文種，主題詞的數(shù)量一般三到五個(gè)。

（十六）抄送機(jī)關(guān)

抄送機(jī)關(guān)指主送機(jī)關(guān)之外的其他需要閱知公文內(nèi)容的上級(jí)、下級(jí)和不相隸屬機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)名稱標(biāo)注于主題詞下方，印制版記（印發(fā)機(jī)關(guān)和時(shí)間、份數(shù)）上方。

（十七）印制版記

印制版記由公文印發(fā)機(jī)關(guān)名稱、印發(fā)日期、印制份數(shù)組成，位于公文末頁(yè)下端。

印發(fā)機(jī)關(guān)，一般是發(fā)文機(jī)關(guān)的辦公機(jī)構(gòu)。印發(fā)日期，是實(shí)際印制的日期，與公文的成文日期意義不同。

除以上格式外，行政公文和黨的公文還都規(guī)定了公文的用紙規(guī)格：一般采用長(zhǎng)297毫米、寬210毫米的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型。