一、行政公文的歷史回顧

建國之初，國務院就對行政公文處理非常重視，于1951年9月29日（當時還叫政務院）首次頒布了《公文處理暫行辦法》，規定了我國行政公文為7類12種。1957年國務院秘書廳發布了《關于對公文名稱和體式的幾點意見》，對部分文種做了調整，但仍是7類12種。1981年2月，國務院頒布了《國家行政機關公文處理暫行辦法》，將行政公文的文種重新規定為9類15種。1987年2月18日，國務院頒發了《國家行政機關公文處理辦法》，正式規定行政公文的種類為10類15種。1993年11月，國務院對《辦法》進行了修訂，具體文種為12類13種。2000年8月，國務院對《辦法》再次進行了修訂，文種定為13種，于2001年1月1日起施行。

隨著社會形勢的不斷變化，社會主義建設事業的不斷發展，以及辦公自動化程度的不斷提高，對公文的文種和處理方法不斷地進行調整和完善，是十分必要的，而且將來肯定還要進行這方面的工作。

二、行政公文的主要文種

《國家行政機關公文處理辦法》對公文種類、格式、行文規則、辦理程序、立卷、歸檔和銷毀等方面，都有詳細規定。在這里，我們主要介紹一下跟寫作關系密切的公文種類。

現在實行的行政公文種類分別為：（一）命令（令）；（二）決定；（三）公告；（四）通告；（五）通知；（六）通報；（七）議案；（八）報告；（九）請示；（十）批復；（十一）意見；（十二）函；（十三）會議紀要。共計13種。

三、黨的公文的歷史回顧

中共中央辦公廳1989年4月25日首次頒發了有關黨內公文的規章《中國共產黨各級領導機關文件處理條例（試行）》，規定黨的文件主要種類為13種。在試行了7年之后，1996年5月3日，進行了調整修訂，正式頒布了《中國共產黨機關公文處理條例》，文種確定為14種。這就是目前實行的黨的公文的規章。

四、黨的機關公文的主要文種

現行的黨的機關公文的14種主要文種是：（一）決議；（二）決定；（三）指示；（四）意見；（五）通知；（六）通報；（七）公報；（八）報告；（九）請示；（十）批復；（十一）條例；（十二）規定；（十三）函；（十四）會議紀要。

其中，“意見”、“決定”、“通知”、“通報”、“報告”、“請示”、“批復”、“函”、“會議紀要”，共9種文體，與行政公文基本一致。另外，“指示”、“條例”、“規定”3種文體，行政公文的主要文種中雖未列出，但在實際工作中，行政機關也經常使用。“決議”也是行政公文中原有的主要文種，1993年修訂時從主要文種中撤銷。只有“公報”，行政公文中的對應文體是“公告”，二者有較大的差別。而“決議”在行政公文中已經取消。

五、行政公文和黨的公文格式的基本規定

行政公文和黨的公文都非常重視行文的格式。

《國家行政機關公文處理辦法》第十條規定：“公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。”

《中國共產黨機關公文處理條例》第八條規定：“黨的機關公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、發文機關署名、成文日期、印章、印發傳達范圍、主題詞、抄送機關、印制版記組成。”

這些基本格式當有者必須具備，不當有者不得出現（如密級和緊急程度，就不是每份文件必需的）。而且每一格式項目在正式公文中出現的位置和形式，也都有嚴格的規定。

六、公文格式詳解

（一）版頭

版頭（在《條例》中稱為版頭，在《辦法》中稱為“發文機關標識”）就是我們通常所說的“紅頭”。它一般由發文機關名稱加“文件”兩字組成，也可以只有機關名稱不加“文件”二字，黨的公文還可以由發文機關名稱后加括號標明文種組成。版頭用套紅大字居中印在公文首頁上部。

版頭這一格式項目需要特別注意的問題還有：

發文機關名稱必須使用全稱或規范化簡稱，不得出現所指不明或容易誤解的情況。

幾個機關聯合發文，屬于行政公文的，要把參與發文的機關都排上，主辦機關排列在前，其他機關依次在下方整齊對應排列。機關名稱后的“文件”二字居縱向中央。黨的公文在聯合發文時，版頭可采取同樣的形式，也可以只列主辦機關名稱。

在民族自治地方，發文機關名稱可以并用自治民族的文字和漢字印刷。

（二）份號

份號是公文印制份數的順序號，行政公文要求“絕密”“機密”公文應當標明份號，黨的機關公文要求凡秘密公文都要標明份號。

份號是用自動號碼印刷機印刷的，每一份公文的份號都不一樣，這在秘密公文的管理過程中有重要意義。

份號的位置在公文首頁版心的左上角。

（三）秘密等級

秘密公文的秘密等級共有三級：“絕密”、“機密”、“秘密”。“絕密”級別最高，“機密”次之，“秘密”又次。如無保密內容，不得標注此項，以免給工作增添麻煩。密級標注在公文首頁版心右上角。

有關保密的法規還要求公文在密級后面標明時限，超過時限將自動解除秘密。

（四）緊急程度

對于事關重大、需要緊急傳遞和辦理的公文，應標明緊急程度，以便跟一般公文區分開來。緊急程度分為兩級，行政公文分別叫做“特急”、“急件”，黨的公文分別叫做“特急”、“加急”。不是事關重大、需要緊急辦理的公文，不得標注此項。

緊急程度的標注一般也在首頁右上角，跟秘密等級上下排列，居秘密等級下方。

緊急電報的分級與一般公文有所不同，行政公文要求以三級標示：“特急”、“加急”、“平急”；黨的公文要求以四級標示：“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（五）發文字號

發文字號是公文的一個重要項目，位于版頭的正下方，文頭部分與正文部分的間隔橫線的正上方。黨的公文也可標在版頭的左下方。

發文字號有固定的模式：由發文機關代字、年份（發文年度）、序號（發文順序號）三部分組成。

機關代字是發文機關名稱的極度簡縮，但還能識別出是哪一個機關。如：“國發”是國務院的機關代字，“中發”是中共中央的機關代字，“國辦發”是國務院辦公廳的機關代字，陜西省人民政府的機關代字是“陜政字”，四川省人民政府的機關代字是“川府”，根據代字可以看出發文的是什么機關。

年份就是發文當年的年度，用阿拉伯數字寫全，不得縮寫，如把1999年減縮為“99”。年份加六角括號，例如：〔1999〕。不得用圓括號或別的括號。

序號是機關發文的流水號，當年所發的第一份公文是1號，以后依次順排即可。除命令（令）外，其他公文的序號前不加“第”字，數字前面也不加“0”。

發文字號是引用和查找公文時的重要依據，正規公文一般都要有發文字號，其組合方式也要按《辦法》和《條例》的規定執行。

（六）簽發人

《辦法》規定：“上行文應當注明簽發人，會簽人姓名。”《條例》規定：“上報公文應當在發文字號右側標注‘簽發人’，在‘簽發人’后面標簽發人姓名。”

“簽發人”一項的具體位置，行政公文跟黨的公文一樣，標在“紅頭”下方右側，也就是發文字號右邊。

公文的簽發也有嚴格的規定。行政公文“以本機關名義制發的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發；以本機關名義制發的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發。”黨的公文“須經本機關領導人審批簽發。重要公文應當由機關主要領導人簽發。聯合發文，須經所有聯署公文的領導人會簽。黨委辦公廳（室）根據黨委授權發布的公文，由被授權者簽發或者按照有關規定簽發。領導人簽發公文，應當明確簽署意見，并寫上姓名和時間。若圈閱，則視為同意。”

以上各項格式項目，均屬于文頭部分，位于首頁的間隔橫線之上。

（七）公文標題

公文標題位于間隔橫線下方，居中排列，字號大于正文。

公文標題由發文機關名稱、公文主要內容、文種組成。例如，在《國務院辦公廳關于調整中國人民銀行貨幣政策委員會組成人員的通知》這一標題中，“國務院辦公廳”是發文機關名稱，“關于調整中國人民銀行貨幣政策委員會組成人員”是主要內容，“通知”是文種。

發文機關名稱根據情況可以省略，如人事部、教育部、國家語言文字工作委員會聯合下發的《關于開展國家公務員普通話培訓的通知》，標題中就省略了發文機關名稱。

國務院辦公廳的《辦法》要求：“公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容”，中央辦公廳的《條例》則將主要內容稱為“公文主題”，這里的“主題”不是中心思想的意思，而是指中心事件、主要問題，實際上就是主要內容。在實際工作中，公文標題中的主要內容這一項又被稱為“事由”、“摘由”。

概括主要內容是公文標題擬定的關鍵，也是寫作中技術性最強的一環。以下三種情況要盡力防止：

不明確。標題中的主要內容部分意義含混，令人不知所云。例如《關于盡快修復三號公路的請示》這一標題，就可以有三種不同的理解：一是要求上級盡快修復三號公路；二是要求上級批準本單位修復三號公路的計劃；三是要求上級出面干涉三號公路的修復事宜。到底是哪種意思呢？標題的含糊不清，容易使人產生誤解，甚至可能影響工作的順利開展。

不簡練。標題中的主要內容是摘要性的，高度濃縮化的，不能面面俱到，臃腫龐雜。例如下面這個標題中的事由部分：《××縣人民政府在工業會議后為貫徹省政府關于開展增產節約運動的指示根據本縣情況提出措施計劃并增產指標向市政府的報告》，說了許多話，極力想把內容說得更具體、更清楚，結果反而更不清楚。

不規范。有個別公文的標題不按照現行格式寫，而是刻意仿古，或者標新立異。例如，《呈報擴建校舍由》這一標題，就是仿古的寫法，按照現行的格式，應寫成《關于擴建校舍的請示》。

文種是公文標題的第三個組成部分，每一篇公文的標題，均應準確標明公文種類。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

（八）主送機關

主送機關就是受理公文的機關。主送機關名稱應當用全稱或者規范化簡稱或者同類型機關的統稱，位于公文標題下方，正文上方，頂格排印。

下行文的主送機關可以有若干個，排列時，同類型、相并列的機關之間用頓號間隔，不同類型、非并列關系的機關之間用逗號間隔，最后用冒號。如人事部《關于開展國家公務員普通話培訓的通知》的主送機關：

各省、自治區、直轄市人事（人事勞動）廳（局），教委（教育廳），語委（語言文字工作機構），國務院各部委、各直屬機構人事（干部）部門，新疆生產建設兵團人事局：

向上級機關行文，特別是上行文中的請示，一般只能寫一個主送機關。如需其他相關的上級機關閱知，可以抄送。

大多數公文都有主送機關，但有些向全社會普發的下行文，沒有明確的主送機關，可以沒有這一項。

（九）正文

正文是公文的主體，用來表述公文的內容，位于標題或主送機關下方。

正文的寫作是本書的重點講述內容，后面將分文體一一詳加介紹，此處從略。

（十）附件

公文如有附件，應當在正文之后，機關署名或成文時間之前，注明附件順序和名稱。附件應當置于主件之后，與主件裝訂在一起。無附件的公文，省略此項。

（十一）發文機關署名

黨的機關公文要求署名，署名用全稱或規范化簡稱，位于正文下方偏右。行政公文不要求一定署名，根據情況，可署可不署。如有署名，位置同黨的公文。如不署名，公章蓋在成文日期上。署名和下面的成文日期之間，要有一定的間隔。

（十二）成文時間

成文時間一般以領導人簽發的日期為準；如系聯合行文，以最后簽發機關的領導人簽發日期為準。會議通過的重要公文，以會議通過日期為準。

成文日期要寫明年、月、日，不得簡寫，用漢字書寫，位于正文或機關署名下方偏右。

會議通過的重要公文，如決議、決定，以及條例、規定等法規性文體，成文日期不在文后，而是加括號標注于標題下方居中位置。

（十三）印章

除會議紀要和以電報形式發出的以外，公文均應加蓋公章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋公章。聯合下發的公文，聯合發文機關都要加蓋公章。

（十四）印發傳達范圍

又稱附注，加括號標注于成文日期下方左邊。無需特別說明者，可以省略此項。

以上各項，均屬公文的主體部分。

（十五）主題詞

國務院辦公廳規定：“公文應當標注主題詞。上行文按照上級機關的要求標注主題詞。”1994年國務院辦公廳秘書局印發了重新修訂的《國務院公文主題詞表》，并規定，“自1994年6月1日起，凡國務院、國務院辦公廳印發的文件和各地區、各部門報送國務院、國務院辦公廳的文件，均按該詞表標引主題詞。”

中央辦公廳也規定：黨的機關公文要“按上級機關的要求和《公文主題詞表》標注”主題詞，“位于抄送機關上方”。

公文主題詞是為適應辦公自動化的需要，在實踐中總結出來的能表達公文基本內容的規范化的單詞和詞組。現在，所有的公文都要標注主題詞，上報的公文要求更嚴格，要按上級機關的要求和《公文主題詞表》標注。

一篇公文的主題詞要能反映公文的主要內容和文種，主題詞的數量一般三到五個。

（十六）抄送機關

抄送機關指主送機關之外的其他需要閱知公文內容的上級、下級和不相隸屬機關。抄送機關名稱標注于主題詞下方，印制版記（印發機關和時間、份數）上方。

（十七）印制版記

印制版記由公文印發機關名稱、印發日期、印制份數組成，位于公文末頁下端。

印發機關，一般是發文機關的辦公機構。印發日期，是實際印制的日期，與公文的成文日期意義不同。

除以上格式外，行政公文和黨的公文還都規定了公文的用紙規格：一般采用長297毫米、寬210毫米的國際標準A4型。