第二節 會展文案的特點及作用
一、會展文案的特點
（一）寫作目的的明確性
如前所述，會展文案是伴隨著會展活動的開展而產生的，因此會展文案的寫作往往服務于會展項目的需要。
（二）寫作內容的專業性
會展文案是會展機構用以傳遞信息、溝通聯系的官方文件，具有新聞性、原創性和專業性的特點。
（三）寫作項目的全面性
按照會展活動開展的階段劃分，會展文案包括計劃組織階段文案、運作實施階段文案和總結反饋階段文案，其每個階段又包含若干不同類型的文案，如計劃組織階段文案有：會展市場調查報告、會展項目立項策劃書、會展項目可行性研究報告、會展計劃等，涉及面較廣，項目內容也較為全面。
（四）寫作結構的規范性
會展文案有既定的結構元素及其表述方法，不同的文案類型有不同的結構體例和規范性的表述方法，無論是接待方案、招展函、會展合同、參展說明書、宣傳推廣方案，還是開幕式策劃方案、閉幕式策劃方案、會展事務禮儀文案等都有具體的寫作規范。因此會展文案大多可以借助模板寫作，有許多約定俗成的模板可以參照。
二、會展文案的作用
（一）領導與指導作用
會展組織通過發布會展文案來部署各項工作，傳達會展信息和決策，對其他利益相關者進行具體的領導或給予一定的指導。例如，在參展說明書中，不僅要對參展商參加展會表示歡迎，而且要說明參展手冊編制的原則和目的，提醒參展商在籌展、布展、展覽和撤展等環節要自覺遵守的相關規定等。
（二）行為規范作用
會展文案具有一定的行為規范作用，這是公文本身所具有的強烈政治性與法定的權威性等特點賦予的，而部分會展文案完全具有公文這一特性，因此這種行為規范作用又稱為法規約束作用。如會展合同是為了保證展會正常進行，維護雙方共同利益及聲譽，本著自愿、平等合作、互惠互利的原則而訂立的，也是以文件的形式制定和發布的，這些規范性公文一經發布，便成為行為規范，對相應的社會組織或個人具有約束力，應該依照公文的要求執行，不可違反，這對于維護正常的社會秩序、安定社會生活，保障人民的合法權益具有極其重要的作用。
必須指出的是，規范性公文的行為規范作用與社會道德規范不同，違反社會公德將受到輿論的譴責，而公文的行為規范作用是帶有強制性的。國家以強制手段保證它的權威，誰違反了法律、法規或規章，誰就要受到法律制裁和行政處分或經濟處罰。只有屬于規范性公文的會展文案，在它的有效范圍內，才能成為人們的行為規范，而且強制執行。
（三）傳遞信息作用
會展文案是傳遞會展信息的重要渠道，無論是招展信息、宣傳推廣方案，還是會展評估報告、展后工作總結等文案，要了解會展活動的相關信息均是通過會展文案的傳遞而取得的。會展文案的這種信息傳遞作用，使會展行業得以形成一個四通八達的信息網絡，會展組織、政府、參展商、觀眾、媒體等均是依靠文案傳遞的信息調整彼此之間的關系，保障相關工作正常地、有秩序地運轉。
（四）商務聯系作用
會展組織在處理日常事務工作中，經常要與其他相關組織進行橫向與縱向的聯系，且一次會展活動的舉辦或召開絕不是孤立地進行的，有時要向上級領導機關報告情況、請示問題，有時要與其他相關單位就工作業務進行商洽、詢問，有時也要面向公眾進行必要告知。因此在會展活動的正常運轉中，會展文案的協調商務聯絡作用就顯得越來越重要、越來越廣泛了。
（五）憑據記載作用
會展文案是會展組織進行會展活動的文字記錄。一般來說，絕大多數會展文案在傳達信息的同時，也具有一定意義上的憑據作用。這是因為，既然每一份文案都反映了制發單位的意圖，那么對其相關單位來說，就可將文案視為傳遞信息、處理問題的依據。有些文件，則具有比較明顯的憑證作用。如經過當事人雙方共同簽訂的協議書、合同等文件，它的憑證作用是作為證實簽約雙方曾經許諾和承擔的責任和義務的依據。還有一些會展文案具有明顯的記載作用，例如招展函、展后信函等都是會展活動開展的真實記錄，具有記載作用，可作為檔案以便今后查考，提供借鑒意義。
以上所述，是就會展文案的主要作用而言的，會展文案應該還有宣傳教育等作用，就不一一詳述了。實際上，從每一個具體的條件所起的作用來看也并不是單一的，往往同時具有幾種作用，我們應該結合起來認識和理解。
知識拓展1-3：2021第三屆北京國際工程采購大會暨展覽會招展函
近日，從中國國際工程咨詢協會和北京國際工程采購大會暨展覽會組委會獲悉，2021第三屆北京國際工程采購大會暨展覽會招展函已經發布，現將全文公布如下：
展會名稱：2021第三屆北京國際工程采購大會暨展覽會
展會簡稱：EPC EXPO 2021
展會展館：北京·中國國際展覽中心新館
展館地址：北京順義區天竺地區裕翔路88號
展覽日期：2021年11月25日—27日
展出面積：30000平方米
一、展會概況
北京國際工程采購大會暨展覽會（簡稱：工程采購大會）是由商務部指導，中國國際工程咨詢協會、寰亞（北京）國際會展有限公司主辦的工程物資設備博覽會及采購洽談型展覽會，自2018年創辦以來，在北京每年舉辦一屆，至今已成功舉辦兩屆，展覽面積累計達3萬余平方米，497家企業參展，27場專業論壇成功舉辦，3萬余人次專業觀眾參觀對接，兩期展覽會共征集1004批次在建工程、對接33批次分包工程、288批次項目投資及814批次采購需求，達成采購意向金額約716億元人民幣。采購大會現已發展成為全方位、多角度展現工程建設企業工業化、現代化發展成就，工程建設產業鏈新產品、新技術的產業博覽會，是中國工程采購行業的高端品牌展會，并將努力打造具有全球影響力的重要國際工程采購博覽會。本屆展覽會將以“融合 創新 共贏”為主題，突出國際性、科技性、專業性和人文性。同時，為了提高工程建設領域的文化含金量，展示國內新老基礎設施建設項目及一帶一路/對外承包工程建設項目業務發展成就，本屆大會將繼續設立基礎設施項目、“一帶一路”建設項目主題展區工程采購對接區、國際項目對接區等展覽及項目，以實效營銷模式為展商服務。
二、組織機構
指導單位：中華人民共和國商務部
主辦單位：中國國際工程咨詢協會
承辦單位：寰亞（北京）國際會展有限公司
協辦支持單位（重點采購單位）：
中國石油天然氣管道有限公司、泛華集團、中國機械工業建設集團有限公司等
支持單位（商協會）：
中國對外承包工程商會、中國勘察設計協會、中國建筑材料聯合會、中國建筑節能協會、中國鋼鐵工業協會、中國貿促會信息中心、尼日利亞中國總商會、武漢市商務局、北京住宅房地產業商會
三、展會期間主要論壇及熱點活動
（1）第十二屆中國國際工程采購聯盟供需合作高峰論壇；（2）第七屆對外承包工程國別市場報告會暨一帶一路項目分享交流會；（3）第二屆中國房地產創新發展論壇暨地產投融資峰會；（4）中國工程勘察設計行業創新發展高峰論壇；（5）第二屆國際工程投融資案例研討高峰會暨投融資項目對接會；（6）第三屆海外工程項目風險控制與管理論壇；（7）第二屆房屋建筑項目合作發展論壇暨技術交流研討會；（8）第二屆鐵路建設及技術創新發展論壇；（9）第二屆電力工程EPC發展論壇暨電力技術創新研討會；（10）第二屆水利建設發展論壇暨技術交流研討會；（11）第二屆工業建設項目發展論壇暨技術交流研討會；（12）第二屆智慧交通+智慧城市建設新技術交流研討會；（13）第二屆建筑裝飾創新技術交流研討會；（14）智慧建造與智慧工地技術交流研討會；（15）第二屆數字建筑論壇暨BIM技術交流應用推廣會；（16）第二屆區塊鏈與供應鏈金融論壇暨優秀案例交流分享會；（17）第二屆國際工程項目、物流合作發展論壇暨優秀案例交流分享會；（18）第二屆模板腳手架工程創新與應用技術交流會；（19）管材采購與應用交流研討會；（20）一帶一路建設與電梯產業出口機會研討會；（21）第二屆鋼材、水泥市場論壇暨技術交流研討會；（22）第二屆建筑防水新材料及應用技術成果交流會；（23）裝配式建筑技術交流研討會；（24）新技術、新工藝、新材料及新裝備發布會；（25）第三屆工程總承包現場采購對接會；（26）國際項目需求現場對接會；（27）地方PPP項目招商推介會；（28）2021北京國際工程采購大會暨展覽會優秀展商頒獎盛典。
四、展覽內容
（一）工程總承包、建筑設計與咨詢、建筑信息化展區
（1）國內新老基礎設施建設項目展示，一帶一路/對外承包工程建設項目展示，歷屆展會的亮點展區，以業主建設單位、央企工程總承包單位為核心，重點展示國內新老基礎設施項目、一帶一路/對外承包工程項目輝煌成就，對接最新項目信息、采購信息、投資信息；
（2）集中展示優秀分包企業、優秀設計院所、工程咨詢企業；
（3）建筑信息化優勢企業展示：BIM軟件、信息化新技術、高清晰度測量和定位技術、數字化協同和移動技術、物聯網和高級分析技術、新型設計和施工技術等建筑信息化產品。
同期召開“中國工程勘察設計行業創新發展高峰論壇”“第七屆對外承包工程國別市場報告會暨一帶一路項目分享交流會”“數字建筑論壇暨BIM技術交流應用推廣會”“智慧建造與智慧工地技術交流研討會”“第二屆數字建筑論壇暨BIM技術交流應用推廣會”等多場重量級會議。
（二）大會主題功能區——對接區
（1）工程采購對接區特邀300家業主建設單位，工程總承包單位按采購計劃分場次、時段，有組織地和展商對接；
（2）國際項目對接區特邀以駐華使館、外國業主為主要組成部分的50家機構按項目需求，分場次、時段，有組織地和展商對接。
同期召開“第十二屆中國國際工程采購聯盟供需合作高峰論壇”“第二屆國際工程投融資案例研討高峰會暨投融資項目對接會”“工程總承包現場采購對接會”“國際項目需求現場對接會”“地方PPP項目招商推介會”“第三屆海外工程項目風險控制與管理論壇”“第二屆房屋建筑項目合作發展論壇暨技術交流研討會”“第二屆水利建設發展論壇暨技術交流研討會”“第二屆工業建設項目發展論壇暨技術交流研討會”。
（三）建筑材料與裝飾材料展區
該展區展品涉及石材、建筑陶瓷與衛生潔具、建筑玻璃、水泥及混凝土、砂漿、墻體屋面材料、金屬材料、木材、合成高分子建筑材料、氣硬性膠凝材料、防水材料、絕熱、吸聲材料等。該展區同期將召開“建筑防水新材料及應用技術成果交流會”“第二屆建筑裝飾創新技術交流研討會”。
（四）管材管件展區
該展區展品涉及管材及配件、管道和石油專用管材、型材、塑料管及復合管等同期將召開“管材采購與應用交流研討會”。
（五）裝配式建筑與集成房屋展區
該展區展品涉及鋼筋混凝土結構裝配式建筑、鋼結構裝配式建筑、木結構裝配式建筑；彩鋼活動房屋、輕鋼結構房屋、木屋、集成房屋等。該展區同期召開“裝配式建筑技術交流研討會”。
（六）電力能源展區
該展區展品涉及新能源和可再生能源：風力發電，太陽能技術，能源消耗監控及服務，環境調研，動力及風動力裝置，再循環系統（固體、液體、蒸汽），潮能等；電力設備：電站設備，變電設備和電力傳輸設備，高、低壓電氣開關，電力控制系統檢測設備，電纜電線材料，發電機組設備；電纜控制設備、電容器等；照明：室外燈具、建筑燈具、照明設備等；水利設備和技術；核能：核工程、核電站及相關項目、技術及科研成果等。該展區同期將召開“第二屆電力工程EPC發展論壇暨電力技術創新研討會”。
（七）交通工程技術與設施展區
該展區展品涉及交通安全、交通管理及智能交通、停車設備及輔助設備、交通基礎設施建設及各種測繪儀器等。該展區同期將召開“第二屆鐵路建設及技術創新發展論壇”“第二屆智慧交通+智慧城市建設新技術交流研討會”。
（八）模板腳手架展區
該展區重點展示新型“建筑模板和腳手架”“模板及腳手架生產設備”配套產品等。該展區同期將召開“模板腳手架工程創新與應用技術交流會”。
（九）電梯展區
該展區重點展示電梯整機產品，并且同期將召開“一帶一路建設與電梯產業出口機會研討會”。
（十）工程物流服務展區
該展區重點展示國際工程物流、大件運輸等服務，并且同期將召開“第二屆國際工程項目、物流合作發展論壇暨優秀案例交流分享會”。
（十一）工程施工機械設備展區
該展區重點展示工程車輛及配件、泵、發電機、混凝土機械，以及其他施工機械設備。
（十二）綜合展區
綜合展區綜合展示各類展品。
五、展會特色
（1）該展會是全國工程總承包采購的頂級盛會——EPC2021，吸引了央企及地方總包商的高度參與，采購單位展區極具特色。歷屆均設立以央企總承包商為核心的百家采購單位展團，如2019屆采購大會以中國建筑、中鐵國際、中國能建、中石化煉化、中江國際、中航國際、中國電工、中水對外、中成集團、中國土木、中國新興、浙江交工、威海國際、浙建集團、北京城建、青建國際、中鼎國際、湖南建工、北京建工、北京住總、兵團建工、河北建設、河北建工、煙建集團等120家央企及地方總包商組成的采購方，以每家單位標準展位的形式參展，在展示企業近年來國內、國際工程建設成就的同時匯聚了各單位的最新擬在建項目及采購需求計劃，是歷屆展會的亮點，極大滿足了供采雙方點對點、面對面的交流、對接與合作需求。本屆展會采購展團將以新老基礎設施建設與對外承包工程、“一帶一路”建設項目主題展區的形式繼續展出。
（2）該展會擁有20多個重點采購展團，舉辦300多場總包商采購對接會深入挖掘項目需求，定向匹配采購意向。在往屆采購單位展區的基礎上，為提高采購效率，主辦方提前邀約、現場組織更多的總包方直接采購，為此專門開辟了“工程總承包采購對接區”，分場次、分行業、分時段地組織采購方陸續與展商見面，面對面高效對接，計劃安排300家采購單位參與采購對接，館內更有20家重點采購企業設展采購。
（3）該展會舉辦50多場國際項目展示、洽談、撮合，對接國際采購、投資及產能合作機會。“一帶一路”倡議一直是全球關注的焦點，國際基礎設施項目的落地是“一帶一路”發展的重要支柱，展覽現場還將邀請多個國家的大使館，并將在展期單獨設立國際項目交流對接區，向其推薦“一帶一路”重點項目與合作領域。大會將繼續為中國蓬勃發展的國際產業投資與國際合作服務、為“一帶一路”沿線各國(地區)進一步開展廣泛而深入的項目交流和產業合作服務，為其他展商留下無限的商機。同時，各國大使館也將組織該國企業商會代表齊聚展會，開展與中國市場的深度交流。
（4）工程產業鏈頂尖企業“重”裝亮相。該展會匯聚工程總承包、設計咨詢、建筑及裝飾材料、管材管件、模板腳手架、電梯、裝配式建筑與集成房屋、工程物流、電力能源、交通工程技術與設施、工程施工機械設備等行業的頭部及創新企業攜最新拳頭產品“重”裝亮相。
（5）該展會有20多場論壇及活動對接全產業鏈需求展覽，其間將舉辦第十二屆采購峰會等28場專項論壇及活動，涵蓋建筑產業鏈上下游，為全產業鏈相互學習、交流與合作創造條件，是企業展示創新、對接需求的最佳平臺。
六、全方位立體傳播
本屆展會通過整合媒體資源，實現電臺、電視臺、紙質媒體、移動媒體、新媒體、自媒體的立體式傳播。在利用傳統媒體傳播的同時，利用微博、微信及百余家自媒體聯盟，手機客戶端的宣傳，實現精準高效傳播。
部分合作媒體資源：《建筑時報》、《工程機械》、《智能建筑與智慧城市》、建筑新網、優酷、騰訊、愛奇藝、搜狐、網易、百度視頻、中國網、鳳凰、環球網、千龍網、中外在線新聞網、今日頭條、搜房網新聞、央廣網、中國木材網、網易新聞、58建材網、建筑英才網、建材網、jc68建材之家、我的建筑網、慧聰網建材、中國裝飾網、中國建筑裝飾網、一點資訊首頁推薦、中華整木網、千龍網新聞、中國門窗網、綠色建材網、中國建材商網、中國衛浴網、慧聰網涂料、房天下家居、中國地產金融網、天天快報、中裝新網、慧聰網裝飾材料、UC頭條客戶端、中國建材市場網、中國建材網、消費日報網、建材之家、中國陶瓷網、鳳凰網財經、現代裝飾網、搜狐網新聞、中國建筑藝術網、九正建材網、中國產業經濟信息網、中國經濟新聞網、角馬能源、中筑鋼結構網、鐵甲工程機械網等。
（資料來源：工程采購大會暨展覽會，https://baijiahao.baidu.com/s?id=1675616335437879688）