第1章 Word文檔的制作

Word是一種廣為流行的文字處理工具。在日常辦公中，用戶可以使用Word制作招聘廣告、用工合同、保密協議、工作總結等。本章將以案例的形式，介紹Word的基本操作及文本處理。

1.1 制作招聘廣告

招聘廣告是用來公布招聘信息的廣告，是企業招聘員工的重要工具。下面將以制作招聘廣告為例，詳細介紹Word的基本操作及文本編輯功能。

1.1.1 新建招聘文檔

制作招聘廣告的首要步驟就是創建Word文檔。在Word中有多種創建空白文檔的方法，下面介紹其中常用的一種。

STEP 1 雙擊桌面上的Word快捷方式圖標啟動Word，在打開的界面中選擇“空白文檔”選項，如圖1-1所示。

STEP 2 系統會以“文檔1”對新建的文檔進行命名并將其打開，如圖1-2所示。

1.1.2 保存招聘文檔

文檔創建和編輯完成后，需要及時保存，以防止停電等突發狀況導致文檔丟失。

1.手動保存

STEP 1 在Word編輯界面中，單擊“文件”選項卡，或單擊其上方的“保存”按鈕，如圖1-3所示。

STEP 2 在打開界面的左側列表中，選擇“另存為”選項，并在“另存為”界面中單擊“瀏覽”按鈕，如圖1-4所示。

STEP 3 在打開的“另存為”對話框中，選擇保存位置，并為文檔設置好名稱，完成后，單擊“保存”按鈕，如圖1-5所示。

STEP 4 完成保存操作后，標題欄變成了“公司招聘”，如圖1-6所示。

2.自動保存

針對各種不可預料的狀況，Word中有自動保存功能。該功能可以每隔一段時間自動保存文檔，在很大程度上減少了用戶損失。用戶可根據情況設置自動保存時間。

STEP 1 在Word編輯界面中，單擊“文件”選項卡，在打開界面的左側列表中，選擇“選項”選項，如圖1-7所示。

STEP 2 在“Word選項”對話框中，選擇“保存”選項1。在“保存文檔”選項組中，設置“保存自動恢復信息時間間隔”為“5”分鐘2。完成后，單擊“確定”按鈕3，如圖1-8所示。此后，系統會每5分鐘進行一次自動保存操作。當出現問題后，文檔會恢復到最近一次保存的內容。

應用秘技

為了確保文檔在任何Word版本中都可以被打開，可以將其保存為兼容模式。具體操作為：在“另存為”對話框中，單擊“保存類型”下拉按鈕，從列表中選擇“Word 97-2003文檔”選項，如圖1-9所示。

1.1.3 輸入招聘內容

新建空白文檔之后，接下來就可以輸入文本內容了。

1.輸入標題

STEP 1 在“開始”選項卡的“字體”選項組中，單擊“字體”下拉按鈕，選擇所需的字體，這里選擇“微軟雅黑”選項，如圖1-10所示。

STEP 2 在“開始”選項卡的“字體”選項組中，單擊“字號”下拉按鈕，選擇所需的字號，這里選擇“小二”選項，如圖1-11所示。

STEP 3 輸入標題文字“正漾工程有限責任公司招聘”。需注意：公司名稱是虛構的，如有雷同，純屬巧合。完成后，按【Enter】鍵另起一行，如圖1-12所示。

2.輸入正文

STEP 1 在“開始”選項卡的“字體”選項組中，將“字體”設置為“宋體”，將“字號”設置為“小四”，如圖1-13所示。

STEP 2 輸入文本內容，輸入完成后按【Ctrl+S】組合鍵進行保存即可，如圖1-14所示。

1.1.4 編輯招聘內容

輸入文本內容后，為了使整個文檔看起來更加舒適、美觀，可以對文本內容進行編輯。

1.編輯一級標題格式

STEP 1 選中一級標題文本內容，在“開始”選項卡的“字體”選項組中，單擊“加粗”按鈕，為文本添加加粗效果，如圖1-15所示。

STEP 2 在“開始”選項卡的“段落”選項組中，單擊“居中”按鈕，將標題居中顯示，如圖1-16所示。

STEP 3 在“開始”選項卡中單擊“段落”選項組的對話框啟動器按鈕，如圖1-17所示。

STEP 4 打開“段落”對話框，在“縮進和間距”選項卡中將“段后”設為“1.5行”1，單擊“確定”按鈕2，如圖1-18所示。

2.編輯二級標題格式

STEP 1 選中二級標題“一、單位簡介”文字，在“開始”選項卡中單擊“字號”下拉按鈕，從列表中選擇“四號”選項，如圖1-19所示。

STEP 2 在“開始”選項卡中單擊“加粗”按鈕，為二級標題添加加粗效果，如圖1-20所示。

STEP 3 選中二級標題文本，在“開始”選項卡的“剪貼板”選項組中，雙擊“格式刷”按鈕，如圖1-21所示。

STEP 2 打開“段落”對話框，在“縮進和間距”選項卡中單擊“特殊格式”下拉按鈕，從列表中選擇“首行縮進”1，“縮進值”默認“2字符”2，單擊“確定”按鈕3，如圖1-24所示。按照上述方法，設置其他正文內容即可。

STEP 4 當鼠標指針變成刷子形狀時，通過拖動鼠標，選中其他二級標題，此時被選中的文本已經應用了相同的格式，如圖1-22所示。完成后，按【Esc】鍵退出。

STEP 3 選中落款文字1，在“開始”選項卡的“段落”選項組中單擊“右對齊”按鈕2，如圖1-25所示，使文本右對齊。

STEP 4 打開“段落”對話框，將“段前”設為“1行”1，“行距”設為“單倍行距”2，單擊“確定”按鈕3，如圖1-26所示。

STEP 5 設置完成后，查看文檔的最終效果，如圖1-27所示。

1.1.5 打印招聘文檔

文檔制作完成后，通常需要以紙質形式呈現出來。在打印之前，需要對文檔的頁面進行設置，下面進行介紹。

1.設置打印份數

單擊“文件”選項卡，選擇“打印”選項1，在“打印”界面的“份數”數值框中設置打印份數2，如圖1-28所示。

2.設置打印范圍

在“設置”下方的下拉列表中選擇“打印所有頁整個文檔”選項，如圖1-29所示。

3.設置打印方向和紙張大小

STEP 1 在“設置”下方的下拉列表中按需選擇“縱向”或“橫向”選項，如圖1-30所示。

STEP 2 再選擇合適的紙張大小，如圖1-31所示。

4.設置打印版式并選擇打印機

STEP 1 在“設置”下方的下拉列表中選擇合適的打印版式，如圖1-32所示。

STEP 2 單擊“打印機”下拉按鈕，從列表中選擇用于打印文檔的打印機，如圖1-33所示。

最后，在預覽窗口中，快速瀏覽頁面，確認無誤后，單擊“打印”按鈕即可打印文檔。

1.2 制作入職通知書

入職通知書是用人單位向應聘者發出的入職邀約，內容包含入職所需材料、入職流程明細、入職事項說明等。下面將以制作入職通知書為例，來介紹這種類型的文檔編排操作。

1.2.1 設置入職通知書字體格式

為了提升文檔整體的美觀程度，一般在輸入內容后，需要對其格式進行一些必要的設置。1.1節中已介紹了文本格式的基本設置，1.2節將重點介紹一些特殊格式的設置操作，例如設置文本間距、添加文本下畫線等。

STEP 1 打開“入職通知書”原始文檔，先選中標題文本，將其居中顯示，并設置好其字體、字號，按【Ctrl+B】組合鍵將其加粗顯示，如圖1-34所示。

STEP 2 打開“字體”對話框，切換到“高級”選項卡1，將“間距”設為“加寬”2，將“磅值”設為“1.5磅”3，單擊“確定”按鈕4，如圖1-35所示。

STEP 3 在正文中將小標題以及落款文本加粗顯示，將落款文本設置為右對齊，如圖1-36所示。

STEP 4 選中正文中的空格處，在“開始”選項卡的“字體”選項組中單擊“下劃線”按鈕，可為其添加下畫線，如圖1-37所示。

STEP 5 將鼠標指針放置在下畫線中間，適當按幾次【Space】鍵來調整下畫線的長度，如圖1-38所示。

STEP 6 將鼠標指針放置在文檔起始處，將輸入法設為英文狀態。按【Shift+_】組合鍵，即可輸入一條下畫線，連續多按幾次可延長下畫線長度，如圖1-39所示。

1.2.2 設置入職通知書段落格式

字體格式設置完成后，為了讓頁面布局更直觀，可以對段落格式進行適當的設置，例如設置段落行距、段前段后間距，以及為段落添加項目符號等，下面進行詳細介紹。

1.設置段落基本格式

STEP 1 將鼠標指針放置在標題文本中，打開“段落”對話框，將“段前”設為“0.5行”，將“段后”設為“1行”，如圖1-40所示。

STEP 2 設置好后，單擊“確定”按鈕即可查看設置效果，如圖1-41所示。

STEP 3 將鼠標指針放置在文本起始處，打開“段落”對話框，將“段前”和“段后”均設為“0.5行”，單擊“確定”按鈕，完成設置操作，設置后效果如圖1-42所示。

STEP 4 將鼠標指針放置在正文起始處，將“段前”設為“1行”，同時將落款文本的“段前”設為“3行”，結果如圖1-43所示。

STEP 5 全選正文內容，打開“段落”對話框，將“行距”設為“1.5倍行距”，如圖1-44所示。

STEP 6 將“特殊格式”設為“首行縮進”，此時“縮進值”默認“2字符”，如圖1-45所示。

應用秘技

用戶可以手動控制首行縮進。具體操作為打開頁面標尺，將鼠標指針定位在需要縮進的段落起始位置，將標尺上方的“”滑標向右拖動2個字符，如圖1-46所示。

2.設置項目符號以及編號

STEP 1 選中需要添加項目符號的正文文本，單擊“項目符號”下拉按鈕1，從列表中選擇合適的樣式2，如圖1-47所示。此時被選中的段落已添加了相應的項目符號，如圖1-48所示。

STEP 2 選中需要添加編號的正文文本，單擊“編號”下拉按鈕1，從列表中選擇合適的樣式2，如圖1-49所示。為正文文本添加編號的效果如圖1-50所示。

STEP 3選中其他要添加編號的文本，在“編號”列表中選擇相同樣式的編號，為其他文本添加該編號樣式，如圖1-51所示。

疑難解答

Q：如何快速地移動文本？

A：選中需要移動的文本并按【F2】鍵，狀態欄左下角會顯示“移至何處？”，如圖1-52所示。將鼠標指針置于新的位置，按【Enter】鍵即可。

Q：如何刪除頁眉橫線？

A：選中頁眉橫線上的回車符1，在“開始”選項卡中單擊“邊框”下拉按鈕2，從列表中選擇“無框線”選項即可3，如圖1-53所示。

Q：如何通過滾動條快速定位文檔？

A：在長文本中，如果想要快速定位文檔，可以使用滾動條來實現。將鼠標指針移到滾動條的合適位置，右擊，彈出快捷菜單，從中選擇合適的命令進行定位即可，如圖1-54所示。