1.1 認識PPT

PPT是指由PowerPoint軟件制作的演示文稿，被普遍應用于現代辦公領域。本節將帶領讀者全面地認識PPT。

1.1.1 PPT的應用領域

PPT的應用領域很廣泛，各行各業都會使用到。例如，政府機構需利用PPT制作相關的工作報告；各企業需利用PPT制作產品推介、企業宣傳等演講稿；設計類公司需利用PPT制作項目競標文稿、項目方案；而各類學校、培訓機構則需利用PPT來制作教學課件；學生需利用PPT制作畢業答辯文稿、求職簡歷等。

圖1-1所示為疫情防控宣傳PPT；圖1-2所示為WPS Office精品課的PPT。

1.1.2 PPT的組織結構

一個完整的PPT一般由5個部分組成，分別為封面頁、目錄頁、過渡頁、內容頁及結尾頁。

1.封面頁

封面頁在PPT中有著舉足輕重的作用，其設計直接影響著PPT的整體品質。在制作封面頁時，要盡量保持頁面簡潔大方、主題突出，如圖1-3所示。

2.目錄頁

目錄頁位于封面頁之后，用來展示PPT的整體結構，即內容大綱，使PPT更具條理性，如圖1-4所示。通過目錄頁，觀者可以對PPT內容有一個大致的了解。在制作PPT時，需注意目錄頁與封面頁風格應統一。

3.過渡頁

過渡頁在PPT中起著承上啟下的作用，能夠使各部分內容很好地進行銜接，如圖1-5所示。過渡頁比較適用于頁數較多的PPT。在制作過渡頁時，需注意：過渡頁中的內容應與目錄頁中的內容保持一致，風格也應統一，頁面版式可稍有變化。

4.內容頁

內容頁是整個PPT中非常重要的一部分，其表現形式有很多種，用戶可以根據自己的需求用不同的形式來傳遞觀點或內容，如圖1-6所示。

5.結尾頁

結尾頁位于PPT末尾，在結尾頁中可以寫對工作團隊表示感謝的話語，也可以寫一些勵志的話語或祝福語點明PPT主題，起到總結全文、強化影響的作用，如圖1-7所示。

1.1.3 PPT的常見文件格式

PPT的文件格式有多種，常見的有.pptx、.ppt和.ppsx這3種。

●.pptx格式是由PowerPoint 2007或以上版本生成的文件格式。當對PPT執行保存操作時，系統將默認以該格式保存。該文件格式只能用PowerPoint 2007及以上版本打開。

●.ppt格式是由PowerPoint 2003版本生成的文件格式。對于PowerPoint 2003之前版本生成的文件，系統會以兼容模式打開，但很多新的特效將不能展示。

●.ppsx格式為PPT放映格式，雙擊該文件格式，系統將以PPT放映模式來展示文件內容。在該模式下，用戶無法對文件內容進行編輯。

[實操1-1] 將入職培訓PPT保存為兼容模式

[實例資源] 第1章\例1-1

一般來說，高版本的PowerPoint可以打開低版本PowerPoint生成的PPT，但低版本的PowerPoint無法打開高版本PowerPoint生成的PPT。當因版本問題無法打開PPT時，將PPT保存為兼容模式即可。

STEP 1 打開“入職培訓.pptx”素材文件，選擇“文件”選項卡，選擇“另存為”選項，打開“另存為”對話框，單擊“保存類型”下拉按鈕，從列表中選擇“PowerPoint 97-2003演示文稿”選項，如圖1-8所示。

STEP 2 單擊“保存”按鈕，保存好后，文檔的標題欄中就會顯示“兼容模式”字樣，如圖1-9所示。此時的文檔就可在PowerPoint 2007以下版本中打開了。

新手提示

在保存為兼容模式時，系統會彈出提示對話框，告知用戶更改為兼容模式后，文檔中哪些特效或功能將不被支持。一般情況下只需單擊“繼續”按鈕，如有特殊要求，用戶可以按照“摘要”列表框中的說明逐個修改。提示對話框如圖1-10所示。

1.1.4 PPT的制作軟件

目前主流的演示文稿制作軟件有PowerPoint和WPS演示兩款。PowerPoint是Microsoft Office中的一款組件，如圖1-11所示；而WPS演示是WPS Office中的一款組件，如圖1-12所示。這兩款軟件各有千秋，用戶根據自己的使用習慣選擇即可。下面對這兩款軟件的優缺點進行總結歸納。

1.功能

PowerPoint和WPS演示的基本功能幾乎是相同的，完全能夠滿足用戶日常制作PPT的需求。但從一些比較專業的方面來說，WPS演示稍有欠缺。例如動畫功能，PowerPoint內置了多種動畫效果，動畫屬性設置很全面，動畫效果更為連貫、真實；WPS演示雖然也有多種動畫效果，但在動畫細節的處理上有所欠缺。這也是PPT愛好者傾向于選擇PowerPoint來制作PPT的關鍵所在。

2.文件兼容性

與PowerPoint相比，WPS演示的兼容性稍微差一些。利用WPS演示制作的文檔，其文件格式為.dps。將.dps文件導入PowerPoint后，系統會以兼容模式來顯示，說明兩款軟件的某些功能是不兼容的。用戶可以在保存文件時，將文件類型設置為“Microsoft PowerPoint文件(*.pptx)”，如圖1-13所示。

3.資源

從軟件資源方面來說，WPS演示比較占優勢，為用戶提供了資源下載平臺，該平臺有大量的免費資源，用戶下載后即可使用，操作非常方便。此外，WPS演示的云存儲功能也很強大，可以輕松實現多人在線編輯文檔的操作。PowerPoint在這方面稍有欠缺。