1.1.3　使用數據透視表替代公式和函數

下面通過一個示例來對比在匯總和統計大量數據時，使用公式／函數與使用數據透視表的便捷性之間的差異，從而更好地體現出數據透視表在數據匯總和統計方面所具有的優勢。

1．使用公式和函數

如圖1-1所示為不同商品在各個地區的銷量明細，圖1-1中僅列出了部分數據，實際上包含標題行在內共有51行數據。現在需要分別統計各個地區所有商品的總銷量。

本例中的數據只有4列，并不復雜，但是如果使用公式和函數來實現本例的統計需求，則需要分兩步完成。首先需要從B列提取出不重復的銷售地區的名稱，然后根據提取結果，按地區名稱對相關商品的銷量進行求和。操作步驟如下：

（1）在F2單元格中輸入下面的公式，然后按Ctrl+Shift+Enter快捷鍵，提取出第一個銷售地區的名稱，如圖1-2所示。

     {=INDEX($C$2:$C$51,MATCH(0,COUNTIF(F$1:F1,C$2:C$51),0))}

圖1-1　要統計的數據

圖1-2　提取第一個銷售地區的名稱

注意：通過按Ctrl+Shift+Enter快捷鍵輸入的公式是數組公式，Excel會自動在這類公式的兩側添加大括號。如果用戶手動輸入大括號，則會導致公式出錯。書中在公式兩側印上大括號，是為了便于讀者從外觀上區分數組公式與普通公式。

（2）將F2單元格中的公式向下復制，直到單元格顯示#N/A為止，此時將提取出所有銷售地區的名稱且是不重復的，如圖1-3所示。

圖1-3　提取出所有不重復的銷售地區的名稱

（3）提取出不重復的銷售地區的名稱后，在G2單元格中輸入下面的公式，然后按Enter鍵，計算出第一個銷售地區的所有商品的總銷量，如圖1-4所示。

     =SUMIF(C:C,F2,D:D)

圖1-4　計算第一個銷售地區的所有商品的總銷量

（4）將G2單元格中的公式向下復制，計算出其他銷售地區的所有商品的總銷量，如圖1-5所示。

圖1-5　統計各個銷售地區的所有商品的總銷量

通過上面的示例可以看出，要使用公式和函數的方法來完成本例中的計算，需要掌握INDEX、MATCH、COUNTIF、SUMIF等函數的用法，還要掌握單元格引用和數組公式等概念和技術，在短時間內同時掌握這些內容并非易事。

2．使用數據透視表

如果使用數據透視表來完成本例中的計算，可顯著降低操作難度，操作步驟如下：

（1）單擊數據區域（本例為A1:D51）中的任意一個單元格，然后在功能區的“插入”選項卡中單擊“數據透視表”按鈕，如圖1-6所示。打開“創建數據透視表”對話框，不做任何更改，直接單擊“確定”按鈕，如圖1-7所示。

（2）Excel自動新建一個工作表，在其中創建一個空白的數據透視表，并顯示“數據透視表字段”窗格，如圖1-8所示。

圖1-6　單擊“數據透視表”按鈕

圖1-7　“創建數據透視表”對話框

圖1-8　默認創建一個空白的數據透視表

（3）使用鼠標將窗格中的“銷售地區”字段拖動到“行”區域，將“日銷量”字段拖動到“值”區域，即可統計出各個銷售地區的所有商品的總銷量，如圖1-9所示。

提示：將“日銷量”字段拖動到“值”區域之后，該字段在“值”區域中會顯示為“求和項:日銷量”。

通過對比以上兩種方法可以看出，第一種方法需要用戶熟練掌握多個函數的綜合運用及數組公式等相關技術。對于一般用戶而言，學習這些內容需要耗費較長的時間。第二種方法不需要使用公式和函數，只需通過單擊和拖動，即可快速完成數據的匯總和統計，對于用戶是否掌握公式和函數沒有任何要求，因此適合所有的Excel用戶。

圖1-9　統計各個銷售地區的所有商品的總銷量