二、WPS表格的工作界面

在“新建”窗口選擇“新建表格”選項后，首先會進入一個存放著各種表格模板的窗口，包括工作計劃、財務(wù)會計、個人常用、人事行政、供應(yīng)鏈等模板，用戶可根據(jù)需要進行選擇，選擇好后即可進入WPS表格的工作界面。

WPS表格的工作界面由首頁、文件標(biāo)簽、控制按鈕、“文件”菜單、快速訪問工具欄、功能區(qū)選項卡、搜索框、功能區(qū)、編輯欄、工作表編輯區(qū)、狀態(tài)欄等組成，如圖1-1所示。

1.首頁

首頁用于管理WPS表格，包括新建表格、打開表格、查看最近打開的表格、創(chuàng)建共享表格、查看云端保存的表格等功能。

2.文件標(biāo)簽

文件標(biāo)簽用于顯示當(dāng)前新建或打開的WPS表格名稱。單擊某個文件標(biāo)簽，就可切換到相應(yīng)的表格編輯窗口。

3.控制按鈕

控制按鈕位于工作界面的右上角，包括“工作區(qū)/工作列表”按鈕（用于顯示當(dāng)前窗口中文件標(biāo)簽的數(shù)量）按鈕、“最小化”按鈕、“最大化”按鈕（“向下還原”按鈕）、“關(guān)閉”按鈕、“同步”按鈕（表格未保存時顯示為“未保存”）、“協(xié)作”按鈕、“分享”按鈕、“更多操作”按鈕和“隱藏功能區(qū)”按鈕。

4.“文件”菜單

“文件”菜單為用戶提供了“新建”“打開”“保存”“另存為”“輸出為PDF”“輸出為圖片”“打印”“分享”“文檔加密”“備份與恢復(fù)”“文檔定稿”“幫助”“退出”等選項，用戶可以通過該菜單進行相應(yīng)的操作。

5.快速訪問工具欄

常用命令（如“保存”“輸出為PDF”“打印”“打印預(yù)覽”“撤消”“恢復(fù)”等）均位于快速訪問工具欄，也可以根據(jù)需要自行添加命令。

6.功能區(qū)選項卡

功能區(qū)選項卡位于文件標(biāo)簽下方，包括“開始”選項卡、“插入”選項卡、“頁面布局”選項卡、“公式”選項卡、“數(shù)據(jù)”選項卡、“審閱”選項卡、“視圖”選項卡、“開發(fā)工具”選項卡和“會員專享”選項卡。用戶可根據(jù)需要自行選擇選項卡中功能區(qū)的各項工具來制作工作表。

7.搜索框

搜索框位于功能區(qū)選項卡的右側(cè)，用戶可通過搜索框搜索需要執(zhí)行的操作命令，還可以選擇獲取有關(guān)查找內(nèi)容的模板或幫助，或者查看搜索內(nèi)容的操作技巧。

8.功能區(qū)

在WPS表格中，單擊任意一個選項卡都可以打開對應(yīng)的功能區(qū)，每個功能區(qū)中又包含了相應(yīng)的功能集合，下面以“開始”選項卡為例進行介紹。

（1）粘貼：將剪貼板中的內(nèi)容移動或復(fù)制到當(dāng)前選擇的區(qū)域或文檔中。

（2）剪切：將選擇區(qū)域中的內(nèi)容轉(zhuǎn)移到剪貼板中暫存，再將剪貼板中暫存的內(nèi)容轉(zhuǎn)移到工作表的其他選擇區(qū)域或其他文檔中，原區(qū)域中的內(nèi)容在進行剪切操作后消失。

（3）復(fù)制：將選擇區(qū)域中的內(nèi)容在剪貼板中暫存，再將剪貼板中暫存的內(nèi)容復(fù)制到工作表的其他選擇區(qū)域或其他文檔中，原區(qū)域中的內(nèi)容在進行復(fù)制操作后保持不變。

（4）格式刷：復(fù)制所選內(nèi)容的格式，并將其應(yīng)用到不同位置的單元格或單元格區(qū)域中。

（5）字體：為選擇區(qū)域內(nèi)的文字設(shè)置字體。

（6）字號：為選擇區(qū)域內(nèi)的文字設(shè)置字號。

（7）增大字號：增大選擇區(qū)域內(nèi)文字的字號。

（8）減小字號：減小選擇區(qū)域內(nèi)文字的字號。

（9）加粗：將選擇區(qū)域內(nèi)的文字加粗。

（10）傾斜：將選擇區(qū)域內(nèi)的文字傾斜。

（11）下劃線：在選擇區(qū)域內(nèi)的文字下方增加下劃線。

（12）邊框：為選擇區(qū)域增加框線。

（13）繪圖邊框：為選擇區(qū)域手動繪制框線。

（14）填充顏色：為選擇區(qū)域設(shè)置背景顏色。

（15）字體顏色：為選擇區(qū)域內(nèi)的文字設(shè)置顏色。

（16）清除：清除單元格中的所有內(nèi)容，或者選擇性地只清除格式、內(nèi)容、批注或特殊字符等。

（17）頂端對齊：沿單元格頂端對齊選擇區(qū)域內(nèi)的內(nèi)容。

（18）垂直居中：使選擇區(qū)域內(nèi)的內(nèi)容在單元格中上下居中。

（19）底端對齊：沿單元格底部對齊選擇區(qū)域內(nèi)的內(nèi)容。

（20）減少縮進量：減少單元格中邊框與文字之間的距離。

（21）增加縮進量：增大單元格中邊框與文字之間的距離。

（22）左對齊：將選擇區(qū)域內(nèi)的內(nèi)容靠左對齊。

（23）水平居中：將選擇區(qū)域內(nèi)的內(nèi)容居中對齊。

（24）右對齊：將選擇區(qū)域內(nèi)的內(nèi)容靠右對齊。

（25）兩端對齊：將文字左右兩端同時對齊，并根據(jù)需要增加字間距。

（26）分散對齊：將段落兩端同時對齊，并根據(jù)需要增加字符間距。

（27）合并居中：將選擇的多個單元格合并為一個單元格，且將合并后的單元格內(nèi)容居中顯示。

（28）自動換行：當(dāng)單元格中內(nèi)容過多時，自動顯示為多行，以顯示單元格中的全部內(nèi)容。

（29）數(shù)字格式：為選擇區(qū)域內(nèi)單元格中的內(nèi)容設(shè)置格式，如數(shù)值、文本、百分比、貨幣、日期或時間等。

（30）中文貨幣符號：為選擇區(qū)域內(nèi)各單元格中的數(shù)值型數(shù)據(jù)前加上中文貨幣符號。

（31）百分比樣式：將選擇區(qū)域內(nèi)各單元格中的數(shù)值型數(shù)據(jù)設(shè)置為百分比，小數(shù)位數(shù)為0。

（32）千位分隔樣式：為選擇區(qū)域內(nèi)各單元格中的數(shù)值型數(shù)據(jù)添加千分位分隔符，小數(shù)位數(shù)為2。

（33）增加小數(shù)位數(shù)：使選擇區(qū)域內(nèi)各單元格中的數(shù)值型數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)增加。

（34）減少小數(shù)位數(shù)：使選擇區(qū)域內(nèi)各單元格中的數(shù)值型數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)減少。

（35）條件格式：根據(jù)條件使用數(shù)據(jù)條、色階和圖標(biāo)集，以突出顯示相關(guān)單元格、強調(diào)異常值，以及實現(xiàn)數(shù)據(jù)的可視化效果。

（36）表格樣式：將單元格區(qū)域快速轉(zhuǎn)換為具有自己樣式的表格。

（37）單元格樣式：突出顯示單元格，讓工作表上的重要數(shù)據(jù)更加醒目。

（38）求和：對選擇的連續(xù)單元格中的數(shù)值進行求和。

（39）篩選：快速提取表格中需要的信息。

（40）排序：將選擇區(qū)域內(nèi)的內(nèi)容按升序或降序排列。

（41）填充：按照一定的規(guī)則，朝任意方向?qū)卧竦膬?nèi)容填充至相鄰單元格中。

（42）單元格：更改所選單元格的格式，將文本格式的單元格內(nèi)容轉(zhuǎn)換為數(shù)值格式或者超鏈接。

（43）行和列：對所選行列進行調(diào)整行高列寬、插入、填充、隱藏等操作。

（44）工作表：對當(dāng)前工作表進行插入、刪除、更改名稱、更改工作表標(biāo)簽顏色等操作。

（45）凍結(jié)窗格（取消凍結(jié)窗格）：鎖定工作表中某一部分的行和列，使其在滾動其他部分時可見（取消所有行和列的鎖定，以滾動整張工作表）。

（46）表格工具：將選擇區(qū)域內(nèi)的文本型數(shù)字轉(zhuǎn)換為數(shù)字或?qū)?shù)字轉(zhuǎn)換為文本型數(shù)字，或在選擇單元格中錄入當(dāng)前日期。

（47）查找：對工作表中文本或其他內(nèi)容進行查找。

（48）符號：在工作表中插入鍵盤中未提供的符號，如序號、單位、表情符號等。

9.編輯欄

編輯欄從左到右依次是名稱框、工具按鈕和編輯區(qū)。

（1）名稱框

名稱框可用于顯示當(dāng)前單元格的地址（也稱單元格的名稱）。單元格地址由行和列組成，如A2單元格表示的是第一行第二列所在的單元格。另外，也可在輸入公式時單擊名稱框右側(cè)的下拉按鈕，在打開的下拉列表中選擇常用函數(shù)。

（2）工具按鈕

當(dāng)用戶在單元格中輸入內(nèi)容時，名稱框右側(cè)的工具按鈕就會出現(xiàn)“取消”按鈕、“輸入”按鈕和“插入函數(shù)”按鈕，分別用于撤銷和確認在當(dāng)前單元格中的操作，以及在當(dāng)前單元格中插入函數(shù)。

當(dāng)公式輸入完成后，若用戶想在選擇運用公式的單元格時，編輯區(qū)內(nèi)只顯示結(jié)果而不顯示公式，則可以單擊“瀏覽公式結(jié)果”按鈕，運用公式的單元格中將只顯示結(jié)果，再次單擊該按鈕則可以返回公式的表現(xiàn)形式。

（3）編輯區(qū)

編輯區(qū)也稱為公式欄區(qū)，用于顯示當(dāng)前單元格中的內(nèi)容，也可以直接在欄內(nèi)對當(dāng)前單元格進行輸入和編輯操作。

10.工作表編輯區(qū)

工作表編輯區(qū)是由多條垂直和水平的線段組成的表格區(qū)域，位于編輯欄的下方。表格中行與列的交叉部分叫作單元格，是組成表格的最小單位，單個數(shù)據(jù)的輸入和修改都可在單元格中進行。工作表編輯區(qū)的左上角是全選按鈕，右上角是水平拆分框，頂部是列標(biāo)簽，底部是工作表標(biāo)簽、水平滾動條與滾動框和垂直拆分框，左側(cè)是行標(biāo)簽，右側(cè)是垂直滾動條與滾動框，它們可以用于單元格和工作表的編輯操作。

（1）“全選”按鈕

“全選”按鈕位于行標(biāo)簽與列標(biāo)簽的交叉位置，單擊該按鈕可選中工作表中的全部單元格，相當(dāng)于按【Ctrl+A】組合鍵的操作效果。

（2）拆分框

當(dāng)工作表內(nèi)容較多、不能完全顯示但又希望看到多個位置的數(shù)據(jù)時，可以通過單擊拆分框來實現(xiàn)拆分窗口的操作。拆分后的工作表右側(cè)和底部各自形成一個新的垂直/水平滾動條或滾動框，再次單擊拆分框則可取消拆分。

（3）行標(biāo)簽

行標(biāo)簽用于顯示工作表中的行，以1、2、3、4…的形式編號。

（4）列標(biāo)簽

列標(biāo)簽用于顯示工作表中的列，以A、B、C、D…的形式編號。

（5）工作表標(biāo)簽

打開新建的WPS表格時，系統(tǒng)默認只有一張工作表Sheet 1（Sheet 1是WPS表格打開的一個空白工作簿的工作表標(biāo)簽暫定名）。工作表名稱顯示于工作表標(biāo)簽上，單擊工作表標(biāo)簽可進行工作表的切換；雙擊工作表標(biāo)簽可重命名該工作表；選擇工作表標(biāo)簽，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中可對當(dāng)前工作表進行插入、刪除、復(fù)制、移動、重命名、保護、隱藏或取消隱藏等操作。

（6）滾動條與滾動框

滾動條與滾動框有垂直與水平之分：單擊垂直滾動條，可使工作表在垂直方向移動；單擊水平滾動條，則可使工作表在水平方向移動。利用滾動條，用戶可以很方便地在工作界面中查看整張工作表的內(nèi)容。滾動條與滾動框的使用方法如下。

①單擊上、下、左、右箭頭，表格將往上、下、左、右各移動一個單位。

②拖曳滾動條，移到想要的位置上。

③單擊滾動框：如在滾動框上方區(qū)域處單擊，則往上移動一個屏幕；如在滾動框下方區(qū)域處單擊，則往下移動一個屏幕；左右移動方式與之類似。

11.狀態(tài)欄

狀態(tài)欄位于工作界面的底部，包括“JS宏”按鈕、自定義狀態(tài)欄、“護眼模式”按鈕、“閱讀模式”按鈕、視圖切換按鈕、縮放滑塊和“全屏顯示”按鈕。

（1）“JS宏”按鈕

單擊“JS宏”按鈕可執(zhí)行錄制宏的命令，然后系統(tǒng)將根據(jù)設(shè)置的一系列預(yù)定義規(guī)則來替換一定的文本模式，但其在會計與財務(wù)管理中使用較少。

（2）自定義狀態(tài)欄

在狀態(tài)欄空白區(qū)域處單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中可更改狀態(tài)欄中所顯示的信息，如平均值、計數(shù)、最大值、最小值和求和等。當(dāng)用戶選擇了單元格或單元格區(qū)域后，其相應(yīng)的計算結(jié)果將會根據(jù)用戶在快捷菜單中選擇的選項在狀態(tài)欄中顯示。

（3）“護眼模式”按鈕

在日常辦公中，長時間使用計算機會造成使用者用眼疲勞，不利于后續(xù)的工作，此時，可單擊“護眼模式”按鈕，工作表編輯區(qū)將變?yōu)榫G色的背景，可以很好地緩解使用者的用眼疲勞，再次單擊該按鈕則可取消護眼模式。

（4）“閱讀模式”按鈕

財務(wù)工作者常常會面臨數(shù)據(jù)龐大的表格，查找數(shù)據(jù)時很容易出現(xiàn)差錯，此時，可單擊“閱讀模式”按鈕，然后會發(fā)現(xiàn)當(dāng)前單元格同一行和列的數(shù)據(jù)都被填充顏色突出顯示，查找數(shù)據(jù)也更方便。同時，用戶還可通過該按鈕右側(cè)的下拉按鈕來改變填充的顏色，再次單擊該按鈕則可取消閱讀模式。

（5）視圖切換按鈕

視圖切換按鈕包括“普通”按鈕、“頁面布局”按鈕和“分頁預(yù)覽”按鈕3種，通過單擊該按鈕可快速更改工作表的顯示方式。

（6）縮放滑塊

拖曳縮放滑塊可以縮放整個工作表編輯區(qū)。

（7）“全屏顯示”按鈕

單擊該按鈕可以全屏顯示工作表，退出時可單擊按鈕或按【Esc】鍵。