1.4 經(jīng)驗(yàn)技巧

1.4.1 錄入技巧

1.快速輸入省略號(hào)

在Word中輸入省略號(hào)時(shí)經(jīng)常采用選擇“插入”→“符號(hào)”菜單命令的方法。其實(shí)，只要按〈Ctrl+Alt+.〉組合鍵便可快速輸入省略號(hào)，并且在不同的輸入法下都可以采用這個(gè)方法快速輸入。

2.快速輸入當(dāng)前日期

在Word中進(jìn)行錄入時(shí)，經(jīng)常遇到輸入當(dāng)前日期的情況，在輸入當(dāng)前日期時(shí)，只需在“插入”選項(xiàng)卡的“文本”功能組中單擊“日期和時(shí)間”按鈕，在“日期和時(shí)間”對(duì)話框中選擇需要的日期格式，單擊“確定”按鈕就可以了。

3.頻繁詞的巧妙輸入

在Word中可以利用兩種功能來完成頻繁詞的輸入。

（1）利用Word的“自動(dòng)圖文集”功能

利用Word的“自動(dòng)圖文集”功能的操作步驟如下。

步驟一：建立高頻率使用詞。

如“××市四方網(wǎng)絡(luò)科技有限公司”為這篇文件中一個(gè)高頻率詞，則先選中該詞，然后單擊自定義快速訪問工具欄中的“自動(dòng)圖文集”按鈕，在下拉列表中選擇“將所選內(nèi)容保存到自動(dòng)圖文集庫(kù)”選項(xiàng)，打開“新建構(gòu)建基塊”對(duì)話框。然后輸入該“自動(dòng)圖文集”詞條的名稱（可采用實(shí)際的詞語(yǔ)名稱簡(jiǎn)寫，如“sf”），完成后單擊“確定”按鈕（注：一般情況下，“自動(dòng)圖文集”按鈕未顯示在快速訪問工具欄中，需要通過自定義方式將其添加到其中）。

步驟二：在文件中使用建立的高頻率詞。在每次要輸入該類詞語(yǔ)的時(shí)候，只要單擊自定義快速訪問工具欄中的“自動(dòng)圖文集”按鈕，然后從下拉列表中選擇要輸入的詞匯即可。

（2）采用Word的替換功能

首先對(duì)于這個(gè)頻繁出現(xiàn)的詞在輸入時(shí)可以以一個(gè)特殊的符號(hào)代替，如采用“sf”（雙引號(hào)不用輸入），完成后再在“編輯”功能組中單擊“替換”按鈕（或直接利用〈Ctrl+H〉組合鍵），在打開的“查找和替換”對(duì)話框中輸入查找內(nèi)容“sf”及替換內(nèi)容“××市四方網(wǎng)絡(luò)科技有限公司”，最后單擊“全部替換”按鈕即可快速完成這個(gè)詞的替換輸入。

4.英文大小寫快速切換

在對(duì)文件錄入時(shí)，文件中的大小寫英文字母時(shí)常需要進(jìn)行切換。對(duì)已輸入的英文詞組進(jìn)行全部大寫或小寫變換時(shí)，可以先選中需變換大小寫的文字，然后重復(fù)按〈Shift+F3〉組合鍵即可在“全部大寫”“全部小寫”和“首字母大寫、其他字母小寫”3種方式下進(jìn)行切換。

5.快速輸入大寫數(shù)字

由于工作需要，經(jīng)常要輸入一些大寫的金額數(shù)字（特別是財(cái)務(wù)人員），但由于大寫數(shù)字筆畫大多比較復(fù)雜，無論是用五筆字型還是拼音輸入法輸入都比較麻煩。在Word 2016中可以巧妙地完成大寫數(shù)字的輸入。

首先輸入小寫數(shù)字如“123456”，選中該數(shù)字后，選擇“插入”選項(xiàng)卡，在“符號(hào)”功能組中單擊“編號(hào)”按鈕，出現(xiàn)“編號(hào)”對(duì)話框，選擇“壹，貳，叁…”選項(xiàng)，單擊“確定”按鈕即可。

1.4.2 編輯技巧

1.同時(shí)保存所有打開的Word文檔

有時(shí)在同時(shí)編輯多個(gè)Word文檔時(shí)，逐一保存每個(gè)文件既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，有沒有簡(jiǎn)單的方法呢？

用以下方法可以快速保存所有打開的Word文檔。具體操作步驟如下。

用鼠標(biāo)右擊“文件”上方的快速訪問工具欄，在彈出的快捷菜單中選擇“自定義快速訪問工具欄”命令，打開“Word選項(xiàng)”對(duì)話框。在“從下列位置選擇命令”下拉列表框中，選擇“不在功能區(qū)中的命令”選項(xiàng)，在下方的列表框中選擇“全部保存”選項(xiàng)，單擊“添加”按鈕，再單擊“確定”按鈕返回，“全部保存”按鈕便出現(xiàn)在快速訪問工具欄中了。有了這個(gè)“全部保存”按鈕，就可以一次保存所有文件了。

2.關(guān)閉拼寫錯(cuò)誤標(biāo)記

在編輯Word文檔時(shí)，經(jīng)常會(huì)遇到許多綠色的波浪線，怎么去掉它？Word 2016有拼寫和語(yǔ)法檢查功能，通過它用戶可以對(duì)輸入的文字進(jìn)行實(shí)時(shí)檢查。系統(tǒng)是采用標(biāo)準(zhǔn)語(yǔ)法檢查的，因而在編輯文檔時(shí)，對(duì)一些常用語(yǔ)或網(wǎng)絡(luò)語(yǔ)言會(huì)產(chǎn)生紅色或綠色的波浪線，有時(shí)候這會(huì)影響用戶的工作。這時(shí)可以將它隱藏，待編輯完成后再進(jìn)行檢查。方法如下。

1）右擊狀態(tài)欄上的“拼寫和語(yǔ)法狀態(tài)”圖標(biāo)，從彈出的快捷菜單中取消選擇“拼寫和語(yǔ)法檢查”命令后，錯(cuò)誤標(biāo)記便會(huì)立即消失。

2）如果要進(jìn)行更詳細(xì)的設(shè)置，可以執(zhí)行“文件”→“選項(xiàng)”菜單命令，打開“Word選項(xiàng)”對(duì)話框，在左側(cè)選擇“校對(duì)”選項(xiàng)后，對(duì)“拼寫和語(yǔ)法”進(jìn)行詳細(xì)的設(shè)置，如拼寫和語(yǔ)法檢查的方式、自定義詞典等項(xiàng)。