1.2 實例實現

聯合公文是同級機關、部門或單位聯合發文的形式。關于聯合公文要注意的內容是：①行文的各機關部門必須是同級的；②聯合公文對于共同貫徹執行有關方針、政策或興辦某些事業，是非常有利的；③幾個平行機關或部門聯合行文，應將相對應的各機關都列為主送機關；④聯合公文應當確有必要，且單位不宜過多。

公文一般由發文機關、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關、印發機關和時間等部分組成。但不是每一份公文都全部包含這些內容。

1.2.1 Word文檔的新建

建立新的Word文檔，首先要啟動Word 2016，啟動步驟如下。

1）執行“開始”→“所有程序”→“Microsoft Office 2016”→“Microsoft Office Word 2016”命令，啟動Word 2016。

2）單擊“空白文檔”按鈕，如圖1-2所示，新建一個空白Word文檔。

1.2.2 頁面設置

由于公文的特殊性，對公文的紙張、頁邊距等均有明確的規定，因此對公文的頁面設置也有一定的要求。頁面設置要求：紙張采用A4紙，縱向，上、下頁邊距為2.54厘米，左、右頁邊距為2.5厘米。具體操作步驟如下。

1）選擇“布局”選項卡，單擊“頁面設置”功能組右下角的對話框啟動器按鈕，打開“頁面設置”對話框。

2）單擊“紙張”選項卡，從“紙張大小”的下拉列表中選擇“A4”。

3）單擊“頁邊距”選項卡，將“紙張方向”設置為“縱向”，將“頁邊距”按要求設置，上、下頁邊距為2.54厘米，左、右頁邊距為2.5厘米，如圖1-3所示。

4）單擊“確定”按鈕，完成頁面設置。

1.2.3 文字錄入

頁面設置完成以后，就可以進行文字錄入了，具體操作步驟如下。

1）將光標插入點位于文檔的首行。

2）按〈Ctrl+Shift〉組合鍵啟動中文輸入法。

3）輸入“××市四方網絡科技有限公司××市聯眾商貿責任有限公司文件”字樣，按〈Enter〉鍵將光標移到下一行。

4）用相同的方法輸入公文正文內容，如圖1-4所示。

5）將光標定位于正文尾部“××市聯眾商貿責任有限公司”后，按〈Enter〉鍵將光標移到下一行。選擇“插入”選項卡，在“文本”功能組中單擊“日期和時間”按鈕，打開“日期和時間”對話框。在“可用格式”列表框中選擇所需的日期格式，如圖1-5所示。單擊“確定”按鈕，完成時間的插入。

6）繼續錄入，完成公文其他內容的輸入。效果如圖1-6所示。

1.2.4 設置文本格式

文本格式設置是指對文本中各種字符的字體、字號、字形和顏色等的設置，也稱為對文本字符的格式化。在Word 2016中，對文本進行操作，必須先選定要設置的文本，即“先選中，后操作”。操作步驟如下。

1）選中“××市四方網絡科技有限公司××市聯眾商貿責任有限公司文件”字樣。

2）選擇“開始”選項卡，在“字體”功能組中，設置字體為“華文中宋”，字號為“初號”，加粗，字體顏色為“紅色”，如圖1-7所示。

3）選中“關于開展2019年節能宣傳周活動的通知”字樣，在“字體”功能組中，將其字體設置為“華文中宋”，字號為“二號”，加粗。

4）選中從“公司人事部、宣傳部：”到正文文檔結尾“二〇一九年三月二日”內容，在“字體”功能組中，將其字體設置為“仿宋”，字號為“三號”。

5）用同樣的方法將“主題詞”設置為“華文中宋、小二、加粗”，將抄送機關、發文單位、發文日期設置為“宋體、四號”。

6）利用格式刷，將“××發〔2019〕5號”的格式刷成和公文正文一樣的格式。

實現方法：將光標插入點置于公文正文中，選擇“開始”選項卡，單擊“剪貼板”功能組中的“格式刷”按鈕，之后用小刷子形狀的光標選中“××發〔2019〕5號”字樣，松開鼠標，即可完成格式的復制。

1.2.5 設置段落格式

段落指的是以按〈Enter〉鍵作為結束的一段文本內容。在Word中以段落為排版的基本單位，每個段落都可以有自己的格式設置。

在文檔錄入過程中，如果按〈Enter〉鍵，那么表示換行并且開始一個新的段落，這時新段落的格式會自動設置為上一段落中的字符和段落格式；如果按〈Shift+Enter〉快捷鍵，則表示文字將換行但不換段；如果按〈Ctrl+Enter〉快捷鍵，則表示文字將換行、換段，并開始新的一頁。

如果刪除了段落標記，則標記后面的一段將與前一段合并，并采用該段的間距。

格式化段落主要使用“段落”功能組和“段落”對話框。在對段落進行格式化之前，必須先選中該段落。

圖1-1所示效果圖的具體操作步驟如下。

1）選中“××市四方網絡科技有限公司××市聯眾商貿責任有限公司文件”段落，選擇“開始”選項卡，單擊“段落”功能組右下角的對話框啟動器按鈕，彈出“段落”對話框，在“常規”組中，設置“對齊方式”為“居中”，在“間距”組中，將“段后”微調框的值設置為“6磅”，“行距”為“單倍行距”，如圖1-8所示。

2）將光標置于發文號“××發〔2019〕3號”之前，按一次〈Enter〉鍵，之后選中此段落，打開“段落”對話框，在對話框中設置段落“對齊方式”為“居中”，“行距”為“單倍行距”。

3）將光標置于“關于開展2019年節能宣傳周活動的通知”前，按一次〈Enter〉鍵，之后選中此段落，打開“段落”對話框，在對話框中設置段落“對齊方式”為“居中”，“段前”“段后”均設置為“0.5行”，“行距”為“1.5倍行距”。

4）選中“一年一度的節能宣傳周活動即將來臨”至“分別以書面和電子文件形式于2019年3月20日前提交公司節能減排工作領導小組辦公室。”的內容，打開“段落”對話框，在“常規”組中設置“對齊方式”為“兩端對齊”，“特殊格式”為“首行縮進”，“縮進值”為“2字符”，“行距”為“單倍行距”。

5）選中“公司人事部、宣傳部：”，將其段落的“行距”設置為“單倍行距”。

6）用同樣的方法，將落款單位、日期的“對齊方式”設置為“右對齊”，“行距”為“單倍行距”。

7）最后將主題詞、抄送機關、發文單位的“行距”設置為“最小值”，“設置值”為“12磅”。

1.2.6 使用項目符號和編號

項目符號和編號可以使要點和分類更加突出，使文檔內容顯得更加層次分明。項目符號和編號可以通過“開始”選項卡的“段落”功能組中的“項目符號”“編號”按鈕實現。具體操作步驟如下。

1）選中要添加編號的文本，“認真組織安排，全員參與”“開辟專版，交流經驗、加強宣傳”“自我檢查，深入整改”“認真總結，宣傳表彰”。（提示：可以按住〈Ctrl〉鍵配合鼠標進行選擇。）

2）單擊“段落”功能組中的“編號”按鈕，在下拉列表中選擇“編號庫”中的第二行第一個編號，如圖1-9所示。完成對所選文本內容的編號。

使用了編號以后，在刪除某一行或插入一行后，數字或字母編號會自動調整。

1.2.7 制作文件頭

文件頭由發文機關名稱和“文件”二字組成。對于聯合公文，一般應該將兩個機關名稱合并在一行內顯示，置于“文件”二字前面。要實現這樣的效果，需要使用Word中的“雙行合一”功能。具體操作步驟如下。

1）選中“××市四方網絡科技有限公司××市聯眾商貿責任有限公司文件”字樣。

2）選擇“開始”選項卡，在“段落”功能組中單擊“字符縮放”按鈕，在下拉列表中選擇“雙行合一”選項，如圖1-10所示。

3）在彈出的“雙行合一”對話框中可以看到“文字”列表框中要進行雙行合一的文字和預覽效果，如圖1-11所示。（注意：在操作過程中，如果對預覽效果不滿意，可通過空格對要處理的文字進行調整，直至達到滿意效果。）

4）單擊“確定”按鈕，完成文本“雙行合一”的設置。

如果發文機關超過兩個，也可以用插入表格的方法來實現機關名稱的合并顯示。

1.2.8 繪制水平直線

在發文號和發文標題之間有一條水平直線，要求線條顏色為紅色，粗細為3磅。具體操作步驟如下。

1）選擇“插入”選項卡，單擊“插圖”功能組中的“形狀”按鈕，在下拉列表中的“線條”組中選擇“直線”選項，如圖1-12所示。

2）將光標移到文本中，光標變成十字指針，在發文號與標題之間的合適位置，按住鼠標左鍵的同時按住〈Shift〉鍵，水平拖動鼠標即可繪制出一條水平直線。

3）選中剛剛繪制的直線，選擇“繪圖工具”→“格式”選項卡，單擊“形狀樣式”功能組右下角的對話框啟動器按鈕，彈出“設置形狀格式”窗格。在窗格的“線條”組中選擇“實線”單選按鈕，設置“顏色”為“紅色”，設置“寬度”的值為“3磅”，如圖1-13所示。

4）用相同的方法，為文檔最后的主題詞、抄送機關、發文單位三行添加黑色、0.75磅的下畫線。

1.2.9 頁碼設置

公文中需要插入頁碼，要求頁碼位于頁面底端，居中顯示。頁碼格式為1、2、3……，起始頁碼為1，具體操作步驟如下。

1）選擇“插入”選項卡，單擊“頁眉和頁腳”功能組中的“頁碼”按鈕，在下拉列表中選擇“設置頁碼格式”，如圖1-14所示。打開“頁碼格式”對話框，設置對話框中“編號格式”為“1，2，3…”，在“頁碼編號”組中選擇“起始頁碼”單選按鈕，并在其后的微調框中設置起始頁碼的值為“1”，如圖1-15所示。單擊“確定”按鈕，完成頁碼格式的設置。

2）再次單擊“頁碼”按鈕并在下拉列表中選擇“頁面底端”級聯菜單中的“普通數字2”選項，如圖1-16所示。

1.2.10 保存文檔

文檔首次保存，單擊“保存”按鈕，在彈出的“另存為”對話框中，設置保存路徑和文件名，文件名為“聯合公文”，如圖1-17所示。

設置完成后，單擊“保存”按鈕，即可實現文檔的保存。

在日常工作中，為了避免死機或突然斷電造成文檔數據的丟失，可以設置自動保存功能。具體操作如下。

執行“文件”→“選項”菜單命令，彈出“Word選項”對話框，選擇“保存”選項，選中“保存自動恢復信息時間間隔”復選框，并在后面的數值框中輸入自動保存的間隔時間，如圖1-18所示。

公文具有特定的格式，為了保持公文格式的統一，可以將公文保存成公文模板，供以后使用。打開“另存為”對話框，在對話框中設置模板文件的名稱，并將“保存類型”設置為“Word模板”，如圖1-19所示。設置完成后單擊“保存”按鈕即可。

由于公文具有其特殊性，有些公文為了防止其他人修改或刪除重要內容，可以為其進行加密保護，具體操作步驟如下。

執行“文件”→“信息”菜單命令，在右側單擊“保護文檔”按鈕，在下拉列表中選擇“用密碼進行加密”選項，如圖1-20所示。彈出“加密文檔”對話框，如圖1-21所示。輸入密碼，單擊“確定”按鈕，實現對文檔的加密。