4.2 實(shí)例實(shí)現(xiàn)

說(shuō)明書(shū)必須具備以下特色與要求：

·封面設(shè)計(jì)簡(jiǎn)潔且突出重點(diǎn)，包含公司名稱(chēng)、產(chǎn)品型號(hào)、文檔名稱(chēng)與產(chǎn)品圖片等元素。

·根據(jù)公司產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的需要，定制出適合以后研發(fā)產(chǎn)品使用的說(shuō)明書(shū)模板。

·在說(shuō)明書(shū)中插入圖片，使其具有美觀的圖文混排效果。

·不同的主題或者重點(diǎn)排在不同的頁(yè)面上。

·對(duì)于產(chǎn)品結(jié)構(gòu)的介紹，以標(biāo)注的形式展示。

·將繁多的內(nèi)容分欄排版。

·重點(diǎn)術(shù)語(yǔ)或者詞組插入注釋。

4.2.1 創(chuàng)建說(shuō)明書(shū)模板

創(chuàng)建模板文件前，要設(shè)置好頁(yè)面大小、樣式等基礎(chǔ)格式，然后將文檔以“.dotx”格式進(jìn)行保存。套用模板時(shí)，只需打開(kāi)模板文件，然后將其保存成“.docx”格式的文件即可。具體操作步驟如下。

1）啟動(dòng)Word 2016，創(chuàng)建一個(gè)空白文檔，并進(jìn)行頁(yè)面設(shè)置，打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話(huà)框，選擇“紙張”選項(xiàng)卡，將“紙張大小”設(shè)置為“自定義大小”，設(shè)置“寬度”“高度”微調(diào)框的值分別為“10.5厘米”和“14.8厘米”，如圖4-2所示。選擇“頁(yè)邊距”選項(xiàng)卡，將“頁(yè)邊距”的上、下微調(diào)框的值都設(shè)置為“1.27厘米”，左、右微調(diào)框的值都設(shè)置為“1厘米”，“紙張方向”設(shè)置為“縱向”，如圖4-3所示，單擊“確定”按鈕，完成文檔的頁(yè)面設(shè)置。

2）選擇“開(kāi)始”選項(xiàng)卡，單擊“樣式”功能組右下角的對(duì)話(huà)框啟動(dòng)器按鈕，打開(kāi)“樣式”任務(wù)窗格，單擊列表中的“標(biāo)題1”選項(xiàng)右側(cè)的下拉按鈕，在下拉列表中選擇“修改”選項(xiàng)，打開(kāi)“修改樣式”對(duì)話(huà)框。在“格式”欄中，將“字體”下拉列表框的值設(shè)置為“宋體”、“字號(hào)”下拉列表框的值設(shè)置為“四號(hào)”，如圖4-4所示。

3）單擊對(duì)話(huà)框中的“格式”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“段落”選項(xiàng)，打開(kāi)“段落”對(duì)話(huà)框。在“縮進(jìn)”欄中，將“特殊格式”下拉列表框的值設(shè)置為“懸掛縮進(jìn)”，并將“縮進(jìn)值”微調(diào)框的值修改為“0.74厘米”；在“間距”欄中，將“段前”“段后”微調(diào)框的值設(shè)置為“0行”，在“行距”下拉列表框中選擇“最小值”選項(xiàng)，并將“設(shè)置值”微調(diào)框的值設(shè)置為“12磅”，如圖4-5所示。設(shè)置完成后，單擊“確定”按鈕，返回“修改樣式”對(duì)話(huà)框，再次單擊“確定”按鈕，完成對(duì)“標(biāo)題1”樣式的修改。

4）使用同樣的方法，將“標(biāo)題2”樣式的格式進(jìn)行如下設(shè)置：字體設(shè)置為“宋體”，字號(hào)設(shè)置為“五號(hào)”，文字傾斜、不加粗；段落的對(duì)齊方式設(shè)置為“兩端對(duì)齊”，段前、段后間距設(shè)置為“3磅”，行距設(shè)置為“單倍行距”。

5）將“正文”樣式的格式進(jìn)行如下設(shè)置：字體設(shè)置為“宋體”，字號(hào)設(shè)置為“小五號(hào)”；段落的對(duì)齊方式設(shè)置為“兩端對(duì)齊”；為段落設(shè)置“首行縮進(jìn)”，縮進(jìn)值為“2字符”。

6）按〈Ctrl+S〉組合鍵，打開(kāi)“另存為”對(duì)話(huà)框，設(shè)置文檔保存的路徑，在“保存類(lèi)型”下拉列表框中選擇“Word模板”選項(xiàng)，在“文件名”文本框中輸入文字“說(shuō)明書(shū)模板”，如圖4-6所示。單擊“保存”按鈕，將文檔保存成模板文件。

4.2.2 添加說(shuō)明書(shū)內(nèi)容并分頁(yè)

在撰寫(xiě)文件時(shí)，通常會(huì)將指定內(nèi)容編排在同一頁(yè)上，以保證頁(yè)面的美觀。在編制說(shuō)明書(shū)前，需要預(yù)算各頁(yè)面容納的內(nèi)容，以便做出最佳的分頁(yè)處理。具體操作步驟如下。

1）在保存說(shuō)明書(shū)模板的文件夾中雙擊文件“說(shuō)明書(shū)模板.dotx”，Word 2016以該模板創(chuàng)建了名稱(chēng)為“文檔1”的空白文檔。打開(kāi)“樣式”任務(wù)窗格，單擊其中的“正文”樣式，然后在編輯區(qū)輸入說(shuō)明書(shū)的所有標(biāo)題。文字輸入完成后效果如圖4-7所示。

2）按住〈Ctrl〉鍵不放，選擇除“清洗”“浸泡”“磨漿”和“煮漿”外的文字，然后單擊“樣式”任務(wù)窗格中的“標(biāo)題1”樣式。

3）選擇“清洗”“浸泡”“磨漿”和“煮漿”文字，為其套用“標(biāo)題2”樣式。

4）按〈Ctrl+A〉組合鍵選取全部文檔內(nèi)容，利用標(biāo)尺取消文本的首行縮進(jìn)。選擇“開(kāi)始”選項(xiàng)卡，單擊“段落”功能組中的“多級(jí)列表”按鈕，在下拉列表中選擇“列表庫(kù)”第一行第二個(gè)多級(jí)列表選項(xiàng)，如圖4-8所示。

5）將插入點(diǎn)定位于標(biāo)題文字“產(chǎn)品簡(jiǎn)介”之前，切換到“布局”選項(xiàng)卡，單擊“頁(yè)面設(shè)置”功能組中的“分隔符”按鈕，從下拉列表中選擇“分節(jié)符”欄中的“下一頁(yè)”選項(xiàng)，如圖4-9所示。

此時(shí)，文檔被分為兩節(jié)：第一節(jié)為空白頁(yè)，將用于插入封面；第二節(jié)用于編輯說(shuō)明書(shū)的內(nèi)容。

6）將插入點(diǎn)移至標(biāo)題文字“主要技術(shù)參數(shù)”之后，選擇“布局”選項(xiàng)卡，單擊“頁(yè)面設(shè)置”功能組中的“分隔符”按鈕，在下拉列表中選擇“下一頁(yè)”選項(xiàng)。此時(shí)，在新頁(yè)的頁(yè)首會(huì)插入一空行，按〈Delete〉鍵將其刪除。

7）使用同樣的方法，將“3.機(jī)器結(jié)構(gòu)及工作原理”“4.豆?jié){加工工藝流程圖”“5.使用操作方式”“6.設(shè)備的維護(hù)與保養(yǎng)”和“7.注意事項(xiàng)”等內(nèi)容分隔成獨(dú)立的頁(yè)面，效果如圖4-10所示。

4.2.3 制作說(shuō)明書(shū)封面

分頁(yè)后文檔的第一頁(yè)是空白頁(yè)，用于制作說(shuō)明書(shū)的封面。具體操作步驟如下。

1）將插入點(diǎn)移至首頁(yè)，選擇“開(kāi)始”選項(xiàng)卡，單擊“段落”功能組中的“顯示/隱藏編輯標(biāo)記”按鈕，使其處于按下?tīng)顟B(tài)。將插入點(diǎn)定位于文字“分節(jié)符（下一頁(yè)）”所在行的最左側(cè)，接著單擊“樣式”任務(wù)窗格中“正文”選項(xiàng)，清除空白頁(yè)中的“標(biāo)題1”樣式。

2）選擇“插入”選項(xiàng)卡，單擊“插圖”功能組中的“圖片”按鈕，在打開(kāi)的“插入圖片”對(duì)話(huà)框中找到“素材”文件夾，選擇圖片文件“封面.jpg”，如圖4-11所示，單擊“插入”按鈕，將圖片插入到文檔中。

3）選擇插入的圖片，選擇“圖片工具”→“格式”選項(xiàng)卡，將“大小”功能組中的“高度”微調(diào)框的值設(shè)置為“14.8厘米”，使圖片與頁(yè)面具有相同的尺寸。單擊“排列”功能組中的“環(huán)繞文字”按鈕，在下拉列表中選擇“浮于文字上方”選項(xiàng)，單擊“對(duì)齊”按鈕，在下拉列表中選擇“水平居中”和“垂直居中”選項(xiàng)。調(diào)整后的說(shuō)明書(shū)封面效果如圖4-12所示。

4.2.4 分欄

對(duì)文檔部分內(nèi)容進(jìn)行分欄排版，不但易于閱讀，還能有效利用紙張的空白區(qū)域。可以考慮將“清洗”“浸泡”“磨漿”和“煮漿”4個(gè)主題的內(nèi)容設(shè)置成雙欄版式，并在欄間添加分隔線。具體操作步驟如下。

1）將文字素材復(fù)制到文檔相應(yīng)的位置，效果如圖4-13所示。

2）將插入點(diǎn)移至第6頁(yè)的標(biāo)題“5.使用操作方式”的內(nèi)容之后，選擇“布局”選項(xiàng)卡，單擊“頁(yè)面設(shè)置”功能組中的“分隔符”按鈕，在下拉列表中選擇“連續(xù)”選項(xiàng)，使該標(biāo)題的內(nèi)容不受分欄影響。

3）按〈Delete〉鍵將光標(biāo)處的空行刪除，接著選擇要分欄的內(nèi)容，單擊“頁(yè)面設(shè)置”功能組中的“欄”按鈕，在下拉列表中選擇“更多欄”選項(xiàng)，打開(kāi)“欄”對(duì)話(huà)框。在“預(yù)設(shè)”欄中選擇“兩欄”樣式，接著選中“分隔線”復(fù)選框，如圖4-14所示，單擊“確定”按鈕，完成所選內(nèi)容的分欄操作。

4.2.5 管理圖文混排

相對(duì)于純文字而言，圖片直觀性強(qiáng)，而且更容易說(shuō)明問(wèn)題，因此使用圖片是文檔編排的常用手法之一。操作步驟如下。

1）在文檔的第4頁(yè)中，將光標(biāo)移至“4.豆?jié){加工工藝流程圖”之后，按〈Enter〉鍵，并將光標(biāo)移至下一行，通過(guò)“插入圖片”對(duì)話(huà)框?qū)⑺夭奈募傲鞒虉D.jpg”插入文檔中。

2）在文檔的第4頁(yè)中，將光標(biāo)移至文字“如圖（1）”之后，以指定圖片的插入點(diǎn)，然后通過(guò)“插入圖片”對(duì)話(huà)框?qū)⑺夭奈募皥D1.jpg”插入文檔中。

3）選擇插入的圖片，將鼠標(biāo)指針移至圖片右下角的節(jié)點(diǎn)上，按住左鍵并向左上角拖動(dòng)以縮小圖片。接著通過(guò)“環(huán)繞文字”下拉列表中的選項(xiàng)，將圖片設(shè)置為“緊密型環(huán)繞”。

4）選擇環(huán)繞方式后，圖片的大小和位置可能還不太理想，須再次調(diào)整圖片的大小，并將其移至段落文字的右方，如圖4-15所示。

5）用同樣的方法，將素材圖片“圖2.jpg”和“圖3.jpg”插入到第5頁(yè)中“如圖（2）”“如圖（3）”的相應(yīng)位置，將其環(huán)繞方式設(shè)置為“緊密型環(huán)繞”，適當(dāng)調(diào)整圖片的位置和大小。

為了使圖片與文本更加緊湊，可以進(jìn)行如下操作。

選中圖片，選擇“圖片工具”→“格式”選項(xiàng)卡，單擊“排列”功能組中的“位置”按鈕，在下拉列表中選擇“其他布局選項(xiàng)”選項(xiàng)，打開(kāi)“布局”對(duì)話(huà)框。選擇“文字環(huán)繞”選項(xiàng)卡，將“距正文”欄中“上”“下”“左”“右”4個(gè)微調(diào)框的值都設(shè)置為選擇“0厘米”，如圖4-16所示，然后單擊“確定”按鈕。

6）如果圖片的邊緣留有較多的空白區(qū)域，無(wú)論設(shè)置得多么緊密，都會(huì)顯得疏松。此時(shí)，可以對(duì)圖片的環(huán)繞頂點(diǎn)進(jìn)行編輯，以達(dá)到將文字緊密環(huán)繞圖片主體部分的目的。可以通過(guò)選擇“格式”選項(xiàng)卡，將其設(shè)置為“四周型環(huán)繞”，然后在“環(huán)繞文字”下拉列表中選擇“編輯環(huán)繞頂點(diǎn)”選項(xiàng)實(shí)現(xiàn)。

4.2.6 制作說(shuō)明書(shū)圖表

一般的產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)都以表格的形式介紹產(chǎn)品的配置與規(guī)格。具體操作步驟如下。

1）將插入點(diǎn)置于文字“主要技術(shù)參數(shù)”之后，選擇“插入”選項(xiàng)卡，單擊“表格”功能組中的“表格”按鈕，在下拉列表中選擇“插入表格”選項(xiàng)，打開(kāi)“插入表格”對(duì)話(huà)框，將“列數(shù)”“行數(shù)”微調(diào)框的值分別設(shè)置為“2”和“6”，如圖4-17所示。單擊“確定”按鈕，完成表格的初步制作。

2）將光標(biāo)定位于表格的單元格中，選擇“表格工具”→“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡，在“表格樣式選項(xiàng)”功能組中，取消“標(biāo)題行”和“第一列”復(fù)選框的選中；在“表格樣式”功能組中選擇“網(wǎng)格表2-著色1”選項(xiàng)，如圖4-18所示。

3）在表格中輸入各項(xiàng)規(guī)格的文本內(nèi)容，如圖4-19所示。

4.2.7 插入圖形標(biāo)注

標(biāo)注用于對(duì)產(chǎn)品的使用方法或結(jié)構(gòu)進(jìn)行說(shuō)明。通過(guò)插入自選圖形，可以為文檔的指定部分添加標(biāo)注圖形。具體操作步驟如下。

1）將素材圖片“T-30.jpg”插入到“3.機(jī)器結(jié)構(gòu)及工作原理”的內(nèi)容之后，設(shè)置圖片環(huán)繞文字方式為“四周型”，并調(diào)整圖片大小。

2）選擇“插入”選項(xiàng)卡，單擊“插圖”選項(xiàng)組中的“形狀”按鈕，在下拉列表中選擇“標(biāo)注：彎曲線型”樣式。

3）在剛插入的圖片附近按住左鍵并拖動(dòng)鼠標(biāo)，然后將標(biāo)注點(diǎn)拖到圖片的出水管處，接著調(diào)整標(biāo)注框的大小，并輸入文字“出水管”，使其居中對(duì)齊。在拖動(dòng)過(guò)程中可以配合〈Alt〉鍵以設(shè)定圖框的大小。

4）單擊標(biāo)注框的邊框，選擇“繪圖工具”→“格式”選項(xiàng)卡，在“形狀樣式”功能組中，單擊“主題填充”列表框的其他按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“細(xì)微效果-藍(lán)色，強(qiáng)調(diào)顏色1”選項(xiàng)，如圖4-20所示。

5）在“繪圖工具”→“格式”選項(xiàng)卡中，單擊“形狀輪廓”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“箭頭”→“其他箭頭”選項(xiàng)，打開(kāi)“設(shè)置形狀格式”窗格，將“結(jié)尾箭頭類(lèi)型”下拉列表框設(shè)置為“圓形箭頭”，如圖4-21所示。“出水管”標(biāo)注框設(shè)置完成。

6）按住〈Ctrl〉鍵不放，拖動(dòng)制作好的標(biāo)注圖形進(jìn)行快速?gòu)?fù)制操作，接著拖動(dòng)黃色標(biāo)注點(diǎn)以調(diào)整標(biāo)注線的指向和位置，最后將標(biāo)注框中的文字修改為“水箱”。使用相同的方法制作出其余的4個(gè)標(biāo)注圖形，并將其中的文字分別修改為“開(kāi)關(guān)”“擋位開(kāi)關(guān)”“出水管”和“豆?jié){出口”，根據(jù)圖框中的文字調(diào)整標(biāo)注的大小，效果如圖4-22所示。

4.2.8 添加注釋

在說(shuō)明書(shū)中通常會(huì)出現(xiàn)一些專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)，可以通過(guò)添加注釋的方式對(duì)它們進(jìn)行說(shuō)明。在實(shí)例中為電源添加腳注，為介紹T-30豆?jié){機(jī)的起源添加尾注。具體操作步驟如下。

1）將插入點(diǎn)定位于文檔第4頁(yè)中“接好相匹配的電源”文本之后，選擇“引用”選項(xiàng)卡，單擊“腳注”功能組中的“插入腳注”按鈕，如圖4-23所示。在光標(biāo)處輸入腳注文本“電源是家庭用電，220V。”，如圖4-24所示。

2）在文檔的第2頁(yè)選擇正文文字“T-30豆?jié){機(jī)”，選擇“引用”選項(xiàng)卡，單擊“腳注”功能組中的“插入尾注”按鈕，在光標(biāo)處輸入尾注內(nèi)容：“20世紀(jì)初期，經(jīng)過(guò)國(guó)研人的不斷創(chuàng)新，國(guó)研首臺(tái)全自動(dòng)豆腐豆?jié){機(jī)出現(xiàn)在人們的生活中。”。

3）以“豆?jié){機(jī)說(shuō)明書(shū)”命名，保存文件。

至此，豆?jié){機(jī)的說(shuō)明書(shū)制作完成。